Structurer avec les procédures de pilotage en lien avec les projets

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2 OF3-1 Structurer avec les procédures de pilotage en lien avec les projets Le pilotage et la coordination des projets nécessitent la définition et l élaboration en préalable d outils décrivant les modes opératoires, afin de permettre à chaque acteur de l organisation de prendre sa place. Les descriptions des modes d affectation des ressources, des modalités d organisation des activités, des prévisions en temps passés et les conditions financières sont partagées afin de faciliter une mobilisation générale des ressources au service du projet. Public visé Directeur (trice) Assistant (e) financière Responsables de secteur Chargé (e) de projet Compétences mobilisées dans le cadre de la formation Élaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels Conduire un projet Piloter la structure (volet directeur) Modalités d intervention Formation collective et personnalisée sur le site de la structure Mise en place d outils adaptés, à disposition des participants Objectifs généraux Soutenir, par une formation collective de l équipe d encadrement, à la construction d outils de pilotage et de suivi des projets. Formation orientée et adaptée aux besoins de la structure, permettant aux stagiaires une appropriation des méthodes afin de pouvoir les transposer dans leur pratique professionnelle. La formation vise à développer les compétences de l ensemble des salariés dans la compréhension et la mise en œuvre des méthodes de gestion et de suivi des projets. Ce module vise à permettre l appropriation des modes opératoires d une gestion en mode projet grâce à la systématisation des communications internes. Compétences requises Connaissance et maîtrise d internet Connaissance des modes organisationnels Connaissance des procédures internes de la structure Durée en jours Structure < à 10 : 1 Entre 11 et 29 : 2 Entre 30 et 49 : 3 + de 50 : : 4 Objectifs pédagogiques Permettre de développer leurs compétences sur la rédaction de modes opératoires et procédures en lien avec les projets 24 2

3 OF3-1 Thématiques abordées Construire le schéma de procédure interne Les référentiels La construction des processus La construction des logigrammes Les outils-types Procédure Mode opératoire Supports de communication Garantir des modes opératoires homogènes Comment mettre en place les procédures? Comment exploiter les données de suivi des projets? Comment mettre en place les mesures correctives? Communiquer vers les équipes Comment partager les procédures? Comment organiser les remontées de données pour le suivi des projets? Comment expliciter les écarts? Comment revoir l organisation de l activité pour mettre en place les mesures correctives? 3

4 OF3-2 Manager et piloter les activités RH en mode projet Module OF2-8 obtenu et validé pour participer au module OF3-2 Le passage à une organisation en mode projet implique de profondes modifications dans la structuration de l activité, des modes de gestion financière et impacte la gestion des ressources humaines. L accent mis sur la gestion des temps passés, la valorisation des compétences au service des projets, la contribution de l ensemble d une équipe au projet associatif imposent de repenser les modes de gestion et de prise en compte des collaborateurs dans la participation à la performance collective. Public visé Directeur (trice) Assistant(e) financier(e) Assistant (e) de direction Responsables de secteur Chargé (e) de projet Compétences mobilisées dans le cadre de la formation Élaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels Conduire un projet Piloter la structure (volet directeur) Animer et coordonner une équipe Planifier, assurer la logistique Gérer des emplois du temps Ce mode de travail est donc une opportunité pour revoir l affectation des ressources humaines, l organisation des activités en reliant étroitement gestion des temps passés et répartitions analytiques. La formation vise à développer les compétences de cadres en charge des RH dans la compréhension et la mise en œuvre des méthodes de travail et de gestion des temps en lien avec les projets. Compétences requises Connaissance et maîtrise d internet Connaissance des modes organisationnels Connaissance des procédures internes de la structure Modalités d intervention Formation collective et personnalisée sur le site de la structure Mise en place d outils adaptés, à disposition des participants Objectifs généraux Soutenir par une formation collective à l identification d un modèle de gestion et de planification des actions en lien avec la gestion des ressources humaines. Renforcer les compétences managériales de l encadrement en charge de piloter l activité en mode projet. Durée en jours Structure <à 10 : 1 Entre 11 et 29 : 1 Entre 30 et 49 : 2 + de 50 : : 3 Objectifs pédagogiques Former et outiller les participants du service moyens généraux de l axe transversal de la structure afin de permettre une prise en main dans leur quotidien professionnel. Permettre de faire évoluer leurs compétences sur les modules de formation RH. Former les personnels, à chaque niveau de responsabilité, à intégrer, analyser et évaluer sa contribution aux objectifs liés aux projets relevant des axes de l offre de services. 4

5 OF3-2 Thématiques abordées La gestion des agendas et la valorisation du temps passé en mode projet Point sur les procédures RH en lien avec les plannings horaires Comment planifier les horaires? Comment construire des tableaux de bord et planifier les RH? Comment réaliser le suivi? Comment communiquer entre les salariés et la Direction? Comment formaliser les procédures? La gestion des congés / absences Point sur les procédures RH en lien avec les plannings congés o Comment gérer les compteurs et plannings? o Comment construire des tableaux de bord? o Comment planifier et contrôler le suivi o Comment communiquer entre les salariés et la Direction o Comment formaliser les procédures? Les ordres de mission Point sur les procédures en lien avec les ordres de missions Les frais de déplacement Point sur les procédures en lien avec la gestion des frais de déplacement Comment gérer les véhicules et les distances? Comment contrôler les déplacements des salariés? Comment formaliser les procédures? La gestion des heures supplémentaires Point sur les procédures RH en lien avec la gestion des heures supplémentaires Comment gérer les heures supplémentaires? Comment réaliser des tableaux de suivi et consolider? Comment communiquer entre les salariés et la Direction? Comment formaliser les procédures Les feuilles de temps (CRA Agespro) Point sur les procédures RH en lien avec les rapports d activités Comment gérer les rapports d activités? Comment communiquer entre les salariés et la direction? Comment formaliser les procédures? Les éléments préparatoires à la paie Comment consolider les Cra et préparer des éléments de paies? Comment réaliser le lien entre congés et les éléments préparatoires à la paie? Comment consolider les frais et préparer des éléments de paies? Le pilotage des temps par projet Comment contrôler les activités des salariés en lien avec les objectifs? Comment réaliser des tableaux de suivi et des statistiques sur l activité de la structure? Comment rassembler l information qualitative et quantitative sur les actions et les activités menées? Le contrôle de cohérence Comment contrôler les activités des salariés en lien avec les objectifs? 5

6 OF3-3 Mettre en place le contrôle de gestion en lien avec les projets et organiser le suivi continu des temps et des projets Module OF2-8 obtenu et validé pour participer au module OF3-2 La réussite du projet et l atteinte des objectifs s appuient sur un pilotage doublé d un contrôle de l exécution des projets. Les indicateurs de suivi élaborés en préalable vont servir d outils de suivi et contrôle permettant de réajuster à tout moment afin de garantir l atteinte des objectifs et la sécurisation de la maquette financière du projet. Les affectations de ressources humaines, les modalités d organisation des activités, les ventilations de temps passés et les répartitions analytiques sont relevées et analysées attentivement afin de sécuriser l atteinte finale du projet. La formation vise à développer les compétences de des salariés concernés en matière de suivi de la mise en œuvre des méthodes de gestion et d organisation des projets, en lien avec les systèmes d information structurant l activité et la gestion. Public visé Compétences mobilisées dans le cadre de la formation Directeur (trice) Conduire un projet Assistant (e) financière Piloter la structure (volet directeur) Responsables de secteur Contribuer à la définition des conditions Chargé (e) de projet de la gestion budgétaire et financière. Formaliser les outils de gestion. Gérer sur les plans comptable et financier. Modalités d intervention Formation collective et personnalisée sur le site de la structure Mise en place d outils adaptés, à disposition des participants Objectifs généraux Favoriser par une formation collective de l équipe d encadrement la construction d outils de pilotage et de suivi des projets. Formation orientée et adaptée aux besoins de la structure, permettant aux stagiaires une appropriation des méthodes afin de pouvoir les transposer dans leur pratique professionnelle. Compétences requises Connaissance et maîtrise d internet Connaissance des règles de gestion Connaissance des modes organisationnels Connaissance des procédures internes de la structure Durée en jours Structure <à 10 : 2 Entre 11 et 29 : 2 Entre 30 et 49 : 3 + de 50 : : 4 Objectifs pédagogiques Permettre de développer leurs compétences en contrôle de gestion en lien avec les projets. Former les personnels, à chaque niveau de responsabilité, à définir, piloter et évaluer la contribution aux objectifs liés aux projets. 6

7 OF3-3 Thématiques abordées Mettre en place les outils de suivi et de pilotage les projets Quels outils? Quelles méthodes? Quel pilotage? Mettre en place la chaine de supervision Quels outils? Quelle communication vers les équipes? Comment anticiper les risques? Mesurer les impacts Faire le lien avec La direction Les financeurs Les publics Les salariés Comment évaluer Quels outils? Quelles méthodes? Quel pilotage? Mettre en place le contrôle de gestion Comment assurer le suivi du temps passé? Comment suivre les objectifs? Comment mobiliser les référents pour une mise en œuvre des remontées? Comment piloter? Comment évaluer et mesurer les écarts? Comment suivre les indicateurs? Comment utiliser les tableaux de bord et du suivi de projets? Comment capitaliser Quels outils? Quelles méthodes? Quel pilotage? 7

8 8 OF3-4 Capitaliser sur ses projets et optimiser les systèmes de classement Module OF3-1 obtenu et validé pour participer au module OF2-5 Le pilotage et l évaluation permettent l atteinte des objectifs fixés par les financeurs. Ils facilitent également l agrégation des données et des méthodes de travail afin de construire une démarche professionnelle avérée et tournée vers la performance. La sécurisation des actions nouvelles peut s appuyer alors sur la capitalisation de techniques de travail structurées autour de l impact sur l activité, la fiabilité de la maquette financière du projet et l analyse globale des ressources mises au service du projet. Public visé Directeur (trice) Assistant(e) financier(e) Responsables de secteur Chargé (e) de projet Compétences mobilisées dans le cadre de la formation Élaborer des projets de changement, piloter des projets institutionnels Conduire un projet Piloter la structure (volet directeur) Aider à l'élaboration des orientations Modalités d intervention Formation collective et personnalisée sur le site de la structure Mise en place d outils adaptés, à disposition des participants Objectifs généraux Construire dans le cadre d une formation collective de l équipe d encadrement une démarche de capitalisation à partir des outils de pilotage des projets. Formation orientée et adaptée aux besoins de la structure, permettant aux stagiaires de mettre en place les bonnes pratiques afin de capitaliser les informations clés des projets menés. La formation vise à favoriser l utilisation des données issues de l évaluation pour attester des compétences des salariés dans la mise en œuvre des méthodes de gestion et de suivi des projets, ainsi que sur l impact de ce travail collaboratif au bénéfice du public. Ce module vise à mieux coordonner les modes de gestion des intervenants dans le projet pour assurer la synthèse des contributions, la pluralité d analyse des facteurs de réussite et de difficultés dans l atteinte des objectifs. Compétences requises Connaissance et maîtrise d internet Connaissance des modes organisationnels Connaissance des procédures internes de la structure Durée en jours Structure <à 10 : 3 Entre 11 et 29 : 3 Entre 30 et 49 : 4 + de 50 : : 5 Objectifs pédagogiques Favoriser les capacités d analyse et de synthèse des données agrégées dans le cadre du pilotage des projets pour permettre le redéploiement, le développement voire la diffusion. Former les personnels, à chaque niveau de responsabilité, à participer à l évaluation et à la capitalisation d expériences projets constructives.

9 OF3-4 Thématiques abordées Comment capitaliser autour des projets? Comment anticiper les risques? Comment optimiser les systèmes d information existants? Comment anticiper les futurs contrôles de service fait? Comment optimiser les circuits d information? Les cartographies La distinction entre l axe transversal et l axe opérationnel Les référentiels Les catégories Les procédures et modes opératoires Quelle durée de vie pour chaque document? Quelle pièce justificative? Quelle réflexion mener autour de la dématérialisation? La valorisation à envisager vers : L expert-comptable et/ou le Commissaire aux comptes La gouvernance Les financeurs Les salariés Les méthodologies à employer 9