Business Project Management : Cycle de vie des documents et workflow

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1 Business Project Management : Cycle de vie des documents et workflow Iut de Tours Département Information-Communication Option Gestion de l Information et du Document dans les Organisations Page 1 sur 8

2 1/ ou Gestion de projet 1.1/ Définitions : 1.1.1/ Gestion de projet La gestion de projet ou conduite de projet est une démarche visant à structurer, assurer et optimiser le bon déroulement d un projet suffisamment complexe pour devoir : Etre planifié dans le temps : c est l objet de la planification, Etre budgétisé, Maîtriser et piloter les risques, Atteindre le niveau de qualité souhaité, Faire intervenir de nombreuses parties prenantes : c est l objet des organisations qui identifient maîtrise d'œuvre et maîtrise d'ouvrage, Responsabiliser le chef de projet ou le directeur de projet, mettre en place un comité de pilotage, Suivre des enjeux opérationnels et financiers importants, L objectif du projet doit être précisé de façon claire, chiffrée et datée. Et son résultat appelé «livrable» doit être conforme à des normes de qualité et de performances prédéfinies, pour le moindre coût et dans le meilleur délai possible. Lorsque la gestion de projet porte sur un ensemble, un groupe de projets concourant à un même objectif, on parle de gestion de programme / le projet On appelle projet un ensemble finalisé d activités et d actions entreprises dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite de l enveloppe budgétaire allouée. Contrairement aux opérations, qui sont des processus répétitifs, l'essence d'un projet est d'être innovante et unique. Un projet, dès qu il est suffisamment complexe et a des enjeux importants, consiste en un ensemble d actions visant un résultat défini, connu et mesurable. Il est limité dans le temps et comporte toujours une notion de nouveauté et de changement. On distingue deux types de projet : des projets-ouvrage dont le résultat est unique (un pont, un logiciel), et des projets-produit (un nouveau modèle de voiture, une nouvelle boisson) dont l objectif est la mise au point d un ou d une gamme de produit(s) ou service(s), qui sera diffusé à plus ou moins grande échelle. Un projet peut aussi consister en une opération de rationalisation interne complexe. Page 2 sur 8

3 Le projet est un objectif extraordinaire (au sens littéral du mot) qui combine quatre aspects : Fonctionnel : réponse à un besoin Technique : respect des spécifications Délais : respect des échéances Coûts : respect du budget Il existe des tentatives de standardisation de la gestion de projet. On peut par exemple citer le PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), l'icb (International project management association Competence Baseline), et le standard international ISO /Les différents types de gestions : 1.2.1/Le Jalonnement L approche par jalons est un acte de direction, qui permet de bien structurer le projet dans le temps, en y apportant de nombreuses garanties pour le maître d œuvre : sa progression est mieux suivie dans le temps. En effet, les jalons permettent de faire le point sur le projet et de n engager la phase suivante que si tout va bien. Les décisions actées lors de cette revue de changement de phase sont des éléments stables sur lesquelles peut être bâtie la suite du projet. Il se préoccupe moins du contenu de chaque phase, que de l appréciation de son résultat, où le client est amené à se prononcer. Phase préliminaire : la réflexion sur l intérêt du projet en lui-même, en termes d opportunité stratégique, suivant la manière dont se présente l avenir Jalon de lancement du projet : on décide qu il y a lieu de lancer un projet spécifique, et on y consacre un chef de projet, une équipe, des moyens, un responsable et un budget. Phase d expression du besoin : la définition de ce que l on attend, le périmètre, ce sur quoi on va évaluer le projet, ce qui est important et ce qui l est moins. Jalon de validation du besoin : le client valide l expression de ses besoins (ainsi les évolutions dans l approche des besoins pourront être tracées et justifieront d éventuels ajustements du plan projet), ce sont les bases sur lesquelles le projet va être bâti. Phase de faisabilité : l étude de ce qui est techniquement et économiquement faisable. Consultation des maîtres d œuvres possibles, comparaison des propositions techniques et financières des réalisateurs possibles. Jalon du choix de la solution : signature du contrat qui précise ce qui sera fait et la manière de le faire. Phase de développement : le maître d œuvre coordonne les travaux sur le produit papier, pour préciser ce qui doit être fait jusqu au dernier boulon. Jalon de lancement du chantier: quand le produit papier est suffisamment défini, on peut faire le point avant de lancer les travaux de réalisation. Phase de réalisation : le chantier est lancé, les travaux avancent pour transférer le produit papier dans le réel. Phase de vérification: sur le produit réel ou sur le produit papier, on vérifie que les caractéristiques attendues sont bien au rendez-vous. Jalon de qualification : après vérification, la définition de référence du produit est la bonne et ne sera plus modifiée. Page 3 sur 8

4 Jalon de livraison (et recette) encore appelée acceptation : on remet le produit entre les mains du client, qui en devient propriétaire. C est la fin du projet proprement dit. Phase d exploitation, qui commence le plus souvent par la levée des réserves, et voit la fin de la relation contractuelle / Le découpage en phases : Une méthode communément employée afin de conduire un projet à son terme en respectant les impératifs de qualité, coût et délai est le découpage du projet en phases. Chaque phase est accompagnée d une fin d étape destinée à formaliser la validation de la phase écoulée avant de passer à la phase suivante. Habituellement, on retrouve les phases suivantes : Étude préliminaire (ou préalable dite aussi de faisabilité ou encore d opportunité) A ce stade, le but est de déterminer le périmètre du projet et sa faisabilité, c est-à-dire de définir ce qui sera inclus dans les objectifs du projet, ce qui ne le sera pas et si le projet doit bien être lancé. On y analyse : les risques de faire : quelles sont les difficultés auxquelles il faut s attendre dans le déroulement du projet et les moyens de les prévenir, et les risques de ne pas faire : quels sont les enjeux pour l entreprise ou l organisme si le projet n était pas lancé et mené à terme. Le projet n est véritablement lancé que si cette première phase est concluante. Lancement ou initialisation Cette phase de lancement est l occasion de définir : L organisation du projet, c est-à-dire : o la composition de l équipe projet à mobiliser, o les différents experts à solliciter, le chef de projet ou directeur de projet à nommer, la lettre de mission à rédiger, o le comité de pilotage à constituer. Le planning des tâches à réaliser avec leur ordonnancement, leur durée, leur affectation de ressources et les moyens techniques nécessaires, les différents jalons. L environnement technique éventuel à préparer. Le budget du projet à engager. Les moyens de contrôler les résultats. Étude générale et étude détaillée (ou spécifications) Le but de cette phase est de concevoir ou de spécifier ce qui doit être réalisé ou fabriqué pour atteindre l objectif (on rédige éventuellement un cahier des charges). Ces études associent la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'œuvre. Recherche et détermination de solutions pour le gestionnaire de projet Cette phase consiste à étudier différentes solutions ou architectures techniques et fonctionnelles en fonction de contraintes de compétences, d équipement, de délais ainsi que des aspects financiers et Page 4 sur 8

5 de commercialisation. Les choix doivent être ensuite validés par la réalisation de maquettes ou de prototypes et éventuellement la mise sur un marché test. Les écarts mesurés permettent de rectifier les choix. Réalisation et contrôle ou fabrication C est lors de cette phase que le projet est réalisé ou fabriqué, c est-à-dire que les tâches permettant de mettre en œuvre le nouveau produit, bien ou service sont réalisées. Pour contrôler l avancement de ces tâches et le respect des délais on utilise des outils de gestion de projet notamment des logiciels qui permettent, en cas de retard ou dépassement des délais, de planifier à nouveau la suite du projet. Dans cette phase sont également réalisés les tests : test unitaire, test d'intégration, test de performance. Recette Dès la mise à disposition ou la réception du livrable, il est nécessaire de procéder à des vérifications de manière à contrôler la conformité du résultat fabriqué avec la commande qui avait été passée lors des spécifications. Les contrôles s effectuent sous forme de tests rigoureux à partir des cahiers de tests qui ont été préparés. Diffusion ou déploiement Le produit est mis à disposition du marché ou des utilisateurs, c est ici qu entre en action la politique de communication et d une manière plus générale ce qu on désigne par l accompagnement du changement. Suivi des performances et de la qualité Les outils de suivi ont été établis dès la préparation du projet, en même temps qu ont été définis les objectifs de performance et de qualité / Le découpage en activités WBS Une troisième approche, connue sous le nom de méthode WBS (Work Breakdown Structure), procède à un découpage statique en activités avec des entrées et des résultats identifiés ainsi qu une responsabilité confiée à une personne nommée, et ceci jusqu au niveau de décomposition optimal nécessaire pour : maîtriser la durée d une activité, connaître les ressources requises, connaître le coût d une activité. 2/Le cycle de vie des documents : Le cycle de vie d'un document comporte trois étapes successives : élaboration, maintenance (ou conservation), élimination. Page 5 sur 8

6 2.1/ L élaboration : Le document est créé puis transmis à un ou plusieurs destinataires pour avis. Il est ensuite validé par une personne ayant autorité pour le faire et il ne pourra plus, dès lors, être modifié, si ce n'est avec l'accord de cette personne. 2.2/ La Maintenance : Le document validé est transmis à l'entité chargée de le conserver aussi longtemps que le prescrivent les règles et normes en vigueur (externes telles que la réglementation, internes telles que les référentiels d'archivage et les plans de classement). Cette entité peut prendre la forme d'un système électronique. Pendant toute cette phase, le document est conservé dans des conditions telles que non seulement il est toujours lisible et intelligible, mais qu'il reste aussi crédible et fiable, c'est à dire qu'on ne peut pas le soupçonner d'avoir été altéré ou falsifié. 2.3/ L élimination : L'étape finale peut être la destruction du document, si celui-ci s'avère ne plus être utile et si la loi le permet. Elle peut être aussi un changement de statut, entraînant le maintien en vie du document, mais pour d'autres raisons que celles qui avaient entraîné sa création et par une autre entité que celle qui était chargée de le conserver ; c'est par exemple le cas de tous les documents qui sont conservés uniquement comme témoignage historique ou pour des raisons patrimoniales. 3/ Workflow 3.1 Définition On appelle "Workflow" la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqué dans la réalisation d'un processus métier Le terme de Workflow pourrait donc être traduit en français par Gestion électronique des processus métier. Un processus métier représente les interactions sous forme d'échange d'informations entre différents acteurs De façon pratique, un Workflow peut décrire : le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais à respecter, les modes de validation Il fournit en outre, à chacun des acteurs, les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. 3.2 Typologies de workflow On distingue généralement deux types de Workflow : Le workflow procédural (aussi appelé workflow de production ou workflow directif) correspondant à des processus métiers connus de l'entreprise et faisant l'objet de procédures pré-établies : le cheminement du workflow est plus ou moins figé ; Le workflow ad hoc basé sur un modèle collaboratif dans lequel les acteurs interviennent dans la décision du cheminement : le cheminement du workflow est dynamique. Page 6 sur 8

7 3.3 Workflow pour la gestion de projets Présentation La gestion de projets est aujourd'hui normalisée et structurée par de nombreux processus garantissant la qualité et la traçabilité des actions. La conformité aux nouvelles législations impose aussi un niveau de formalisme plus important de la gestion des projets. Le workflow au sein de la gestion de projets devient donc indispensable pour assurer les délais et respecter les exigences de la gouvernance de l'entreprise. Sponsors, chefs de projet, équipes projet, responsables de tâches, clients, partenaires et fournisseurs sont les acteurs du workflow de gestion de projet Il intervient a différentes phases du projet : Définition du projet Quelques exemples de processus automatisés : Proposition de projet Validation de la charte du projet Validation du cahier des charges du projet Validation du plan de communication Planification du projet Quelques exemples de processus automatisés : Analyse et gestion des risques Validation de l'organigramme des tâches Validation du planning Suivi du projet Quelques exemples de processus automatisés : Analyse et gestion des problèmes Affectation de tâche Validation du rapport d'avancement de projet Gestion des changements et modifications Gestion des configurations Gestion de la clôture du projet Page 7 sur 8

8 2.3.3 Workflow du cycle de vie des documents Page 8 sur 8