Guide de reprise utilisateurs des données de l ENT EDUC Accès

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1 Guide de reprise utilisateurs des données de l ENT EDUC Accès Atos Version : 1.1 Date 20/06/2012 Référence: ENT-Picardie-UO5-PPP Guide_de _reprise

2 Table des matières Préambule Sauvegarde des données Educ Accès Module Documents Données Documents personnels Données documents des centres d intérêts Gestion des documents par le protocole WebDav Module Signets Données Signets personnels Données Signets des centres d intérêt Module Contacts Données dossiers de contacts Données Contacts ENT Module Agenda Données Agenda personnel de 21

3 Préambule Ce guide s adresse aux utilisateurs qui souhaitent reprendre des données issues de l ENT Educ Accès pour les insérer dans l ENT Leo. Il est possible que les plateformes Educ Accès et Leo ne soient pas disponibles simultanément. Il est donc nécessaire de sauvegarder les données Educ Accès sur un équipement personnel (PC, clé USB,..). Les données que vous devez reprendre manuellement sont les données de type personnel : signets, agendas, contacts du carnet d adresse documents personnels. Objet du document Ce document est un guide d accompagnement des utilisateurs pour la sauvegarde de leurs données situées dans l ENT Educ Access. 3 de 21

4 1. Sauvegarde des données Educ Accès 1.1. Module Documents Les documents personnels sont repris par les utilisateurs concernés sur leur ENT Educ Acces. Les référents peuvent déléguer aux responsables de communautés la reprise de documents concernant les centres d intérêts Données Documents personnels Accéder à Mon Porte document : Visualiser mon Explorateur de documents et sélectionner votre compte. Cliquer sur Voir le projet 4 de 21

5 A partir de l écran projet, vous pouvez sélectionner les fichiers à reprendre et les télécharger (max 25 Mo par téléchargement) sur votre espace de stockage sécurisé (disque local par exemple). Vous pourrez trier, à partir de votre disque dur local, vos documents afin de ne conserver que ceux que vous souhaitez injecter dans Leo par la suite. 5 de 21

6 Vous pourrez trier, à partir de votre disque dur local, vos documents afin de ne conserver que ceux que vous souhaitez injecter dans Leo par la suite Données documents des centres d intérêts Ce paragraphe vous concerne si le référent vous a délégué la reprise de vos communautés. Si votre poste est en Windows7, vous ne pourrez pas utiliser le protocole WebDav. Connexion à Educ Accès avec un compte utilisateur. Accéder à Mon Porte document : Visualiser mon Explorateur de documents et sélectionner un centre d intérêt dont vous devez reprendre le contenu. 6 de 21

7 Sélectionner les fichiers à reprendre sans dépasser 25 Mo (taille limite de téléchargement) Un écran de contrôle s affiche. 7 de 21

8 Lorsque la compression est prête, le téléchargement peut être lancé. Le fichier compressé va être enregistré dans le dossier de votre choix. Choisir le dossier d enregistrement. 8 de 21

9 Enregistrer dans un dossier puis Fermer la fenêtre de téléchargement. Les fichiers peuvent alors être décompressés dans le dossier pour être repris dans l ENT Leo, à votre rythme et selon vos besoins. Assurez-vous de conserver vos données dans un espace sécurisé, jusqu à la reprise de ceux-ci dans le nouvel ENT Gestion des documents par le protocole WebDav L utilisation d un favori réseau utilisant le protocole WebDav va faciliter la tâche de sauvegarde des documents. Si vous disposez de poste de travail en Windows XP ou Windows 2003, vous pouvez utiliser le protocole WebDav qui permet d accéder directement aux dossiers et documents de l'ent à partir de votre ordinateur personnel sans se connecter au site WEB de Pour pouvoir accéder à ces documents, vous devez commencer par établir un dossier web. Etablir un dossier Web avec Windows XP ou Windows 2003 Pour mettre en correspondance un dossier web sous Windows XP ou Windows 2003 : Connexion à Educ Accès avec votre compte. Ouvrir Mon Porte Document pour afficher l explorateur de document 9 de 21

10 Sélectionnez un projet Cliquer sur Voir le projet Cliquez sur l onglet Documents dans la vue de l application. Dans la barre d action, cliquez sur la du bouton Nouveau, puis sélectionnez Dossier web dans le menu déroulant. Copiez l adresse URL dans la zone de texte Emplacement du dossier web. 10 de 21

11 URL: Ouvrez Favoris réseau sur votre bureau. Faites un double-clic sur Ajouter un favori réseau. L assistant Ajout d un Favori réseau apparaît. Cliquez sur Suivant. 11 de 21

12 Sélectionnez Choisir un autre emplacement réseau. Dans la zone de texte Adresse réseau ou Internet, collez l adresse URL, puis cliquez sur Suivant. 12 de 21

13 À l invite du système, entrez vos nom et mot de passe et cliquez sur Suivant. Dans la zone de texte Entrez un nom pour cet emplacement réseau, tapez un nom puis cliquez sur Suivant. 13 de 21

14 Cliquez sur Terminer. Un nouveau favori réseau est alors créé. 14 de 21

15 Pour ouvrir votre dossier Web sur Educ Accès, il suffit de cliquer sur le favori et de saisir vos identifiants. Vous pouvez alors ouvrir un répertoire et faire glisser les documents à sauvegarder sur un disque local. Exemple : Documents du Centre d intérêt Musique copiés dans un répertoire local. 15 de 21

16 Vous pourrez ainsi facilement trier vos documents personnels et ceux de vos centres d intérêts afin de sélectionner ceux qui seront repris dans Leo. Assurez-vous que le répertoire de conservation de vos données soit sûr jusqu au transfert vers Leo Module Signets La reprise des signets est réalisée manuellement. Ce chapitre rappelle les procédures d accès aux signets permettant d en sauvegarder les caractéristiques Données Signets personnels Connexion au site Educ Accès avec un compte utilisateur (exemple d un enseignant). A la page d accueil, un pavé Mes signets décrit les signets personnels de l utilisateur. Le lien Gérer mes signets permet d accéder aux caractéristiques de celles-ci. 16 de 21

17 En parcourant les dossiers de signets, vous affichez les caractéristiques des Signets Les propriétés des signets ne sont pas exportables. Elles doivent être mémorisées par copie d écran ou saisie, par exemple dans un tableau, afin de sauvegarder les informations pour les ressaisir sur Leo Données Signets des centres d intérêt Ce paragraphe vous concerne si le référent vous a délégué la reprise de vos communautés. Connexion au site Educ Accès avec un compte utilisateur (exemple d un enseignant). Sélectionner un centre d intérêt dans sa rubrique. 17 de 21

18 Accédez au pavé Signets du centre d intérêt : Cliquez sur Gérer les signets En parcourant le dossier, vous accédez aux propriétés des signets. Les propriétés des signets ne sont pas exportables. Elles doivent être mémorisées par copie d écran ou saisie, par exemple dans un tableau, afin de sauvegarder les informations pour les ressaisir sur Leo Module Contacts Les contacts sont des données personnelles. Ces contacts peuvent être issus de l annuaire académique (contacts ENT) ou non (contact hors ENT). La reprise des contacts est réalisée par chaque utilisateur. 18 de 21

19 Données dossiers de contacts Connexion au site Educ Accès avec un compte utilisateur (exemple d un élève). Sélectionnez le module Mes contacts. Permet d afficher les contacts de ses différents dossiers. Mémoriser les noms des différents dossiers de contacts de mon carnet d adresse : Famille, Amis, etc. Vous pourrez recréer des groupes dans Leo Données Contacts ENT Vous pouvez exporter les contacts dans un fichier. 19 de 21

20 Enregistrer le fichier d export sur votre équipement personnel ou votre espace personnel dans l établissement en vous assurant de la conservation des données. Le nouvel ENT Leo vous permettra d importer ce fichier pour reprendre vos contacts Module Agenda Données Agenda personnel Les agendas personnels sont repris par les utilisateurs. Connexion au site Educ Accès avec un compte utilisateur (exemple d un élève). A la page d accueil, sélectionner l icône Mon Agenda L agenda de l utilisateur s affiche. 20 de 21

21 Noter les éléments du calendrier à reprendre dans votre agenda du nouvel ENT. Les propriétés des agendas ne sont pas exportables. Elles doivent être mémorisées par copie d écran ou saisie, par exemple dans un tableau, afin de sauvegarder les informations pour les ressaisir sur Leo. 21 de 21