Allegro INVOICE subito. Prise en main rapide

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1 Allegro INVOICE subito Prise en main rapide

2 1 Table des matières 1 Démarrer votre facturation Se connecter Information utilisateur Propriétés du dossier Paramètres - Généraux et Logo Créez vos clients Créez vos produits Descriptif Prix Facturation Préparer votre facture Imprimez Envoyez votre facture Facturez de suite (sans avoir créé vos clients, les produits) Créer le client Créer le produit... 9

3 1 Démarrer votre facturation 1/12 Avant de pouvoir facturer vos différents clients, il est indispensable de procéder à quelques paramétrages. Très simple, il s agit de placer dans Subito les données utiles pour que vos factures soient légales et surtout complètes. 1.1 Se connecter Vous avez reçu votre login et votre mot de passe, ainsi que le lien pour utiliser Allegro INVOICE subito. Lancer votre navigateur (Internet explorer, Firefox, Google Chrome, Safari.) et introduisez ou copiez l adresse reçue : Introduisez votre nom d utilisateur et mot de passe et Subito se lance

4 1.2 Information utilisateur 2/12 Cliquez sur votre nom (login) en haut à droite : Apparaît l écran reprenant vos données personnelles : Vous pouvez les modifier, ainsi que le mot de passe. Cliquez sur Enregistrer pour sauver vos données. Attention Pour toutes les opérations, vous devez obligatoirement cliquer sur «Enregistrer» pour sauver vos données. Allegro vous posera la question si vous quitter une application sans sauver. Si vous n enregistrez pas : pour enregistrer ou enregistrer et quitter l application.

5 1.3 Propriétés du dossier Choisissez le menu Paramètres, sous-rubrique Propriétés du dossier. 3/12 Complétez les zones disponibles, n oubliez pas de compléter le deuxième onglet Il reprend les données de votre compte bancaire qui sera indiqué sur votre facture!! Tip Soyez le plus précis et le plus complet possible lors de l encodage de vos données. Elles sont réutilisées en plusieurs endroits dans Subito : Factures, listes, etc

6 1.4 Paramètres - Généraux et Logo 4/12 Dans le menu paramètres, choisissez à présent Généraux et Logo Par défaut, c est la ligne PARAM qui servira comme données de base (vous ne pouvez pas le modifier) Cliquez sur la ligne PARAM Choisissez l image de votre logo à placer sur les factures Et enregistrez votre fichier Tip Vous êtes à présent prêt à facturer. Les clients, les produits peuvent être créés pendant la facture. Il peut être cependant plus confortable de créer les clients et les produits au préalable.

7 2 Créez vos clients 5/12 Pour créer les clients, cliquez sur l icône client, Subito vous affiche les clients déjà créés. Tip Partout avec Subito, il vous suffit de cliquer sur créer une nouvelle fiche. pour Pour accélérer votre encodage, vous pouvez utiliser une recherche sur base du numéro de TVA : Lorsque vous cliquez sur Rech TVA, apparaît un écran qui vous permet d encoder le numéro de TVA de votre client, d obtenir les données pour les copier dans la fiche client Donnez un code à votre client, enregistrer votre fiche client et passer à la suivante.

8 3 Créez vos produits 6/ Descriptif Cliquez sur l application : Gestion des produits Ensuite cliquez sur Complétez la fiche (certaines valeurs existent déjà) et enregistrer la description 3.2 Prix Cliquez ensuite sur l onglet prix Subito vous affiche les prix existants Cliquez sur Et introduisez votre prix Enregistrez votre prix. Encodez vos articles à la suite. Tip Pour accélérer vos encodages, Subito vous propose des touches de raccourci : F2 pour enregistrer, Shift +F2 pour enregistrer et nouveau, Ctrl + F2 pour enregistrer et fermer.

9 4 Facturation 7/ Préparer votre facture Cliquez sur facturation Ventes et ensuite sur nouveau : Choisissez le client Ensuite vous pouvez : introduire des produits, «produits» une ligne texte, «manuel» un article manuellement un commentaire interne. Enregistrez votre document.

10 4.2 Imprimez Envoyez votre facture Vous pouvez imprimez le document : cliquez sur l icône 8/12 document électronique que vous pouvez imprimer, archiver, envoyer ou encore cliquez sur Notify : suivant vous permet d envoyer directement votre facture par . l écran Introduisez un sujet à votre mail (obligatoire) Choisissez votre destinataire Le nom de fichier de votre facture Cliquez sur Envoyer. 5 Facturez de suite (sans avoir créé vos clients, les produits) Il est possible de créer votre facture sans avoir, au préalable créé vos clients, vos produits. Subito vous propose de créer votre client ou votre produit à partir de l écran de facturation :

11 5.1 Créer le client 9/12 Cliquez sur, cet icône disponible à plusieurs endroits, permet d ouvrir l application correspondante : ici nouvelle facture. Cliquez sur nouveau pour créer votre client au sein du programme de création de factures. L écran de création des clients s ouvre et vous permet de créer votre client comme expliqué plus haut, voir chapitre Créer le produit De même vous pouvez créer votre produit à partir de l écran de facturation : Cliquez sur l icône nouveau, l écran de création des produits s ouvre : Créez votre produit, voir chapitre 3

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