Termes de références

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1 Termes de références Mission n 12INI133 Togo / ppui du CCM Togo dans le pilotage des subventions du Fonds Mondial Demandeur : CCM I. Contexte Le TOGO est, à ce jour, bénéficiaires de trois subventions du Fonds Mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme : Tuberculose : série 6 TGO-607-G07-T (phase II en cours via le PNUD) VIH-SID : série 8 TGO-809-G08 et G09-H (phase II en cours via le Ministère de la Santé et PSI Togo) Paludisme : série 9 TGO-910-G10 et G11-M (phase I en cours via le Ministère de la Santé Plan Togo) Des difficultés persistances dans le suivi des subventions et des principaux récipiendaires ayant été soulevées (notamment par l audit réalisé par le Fonds Mondial en 2011), le CCM Togo a fait appel à GMS pour l aider à mettre en place les réformes nécessaires à son bon fonctionnement. Différentes missions de GMS (en 2011 et ) ont permis d établir les principaux documents normatifs (règlement intérieur du CCM, Manuel de procédures, plan de suivi stratégique, plan de mobilisation des ressources, politique de gestion des conflits d intérêts, plan de communication). Cependant, l absence de et expert auprès du Secrétariat Permanent chargé de suivi stratégique au moment de la mission GMS n a pas permis de couvrir l ensemble des besoins du CCM sur ces aspects. Le est aujourd hui en place (composé de 7 membres) et l expert sénior est en cours de sélection (son recrutement sera effectif avant le 15 octobre 2010). Sur la base de ce travail fait par GMS, le CCM souhaite l appui de l Initiative 5% pour finaliser la mise en place des mécanismes de suivi stratégique des subventions du Fonds Mondial via notamment la mise en place des tableaux de bord et la formation des membres du comité de suivi stratégique. II. Description de la mission d expertise 1) Objectif général de la mission L objectif général de cette mission est de renforcer la capacité du CCM Togo en suivi stratégique des subventions du Fonds Mondial. 2) Objectifs spécifiques - ccompagner le CCM et les Principaux Récipiendaires dans la mise en place des tableaux de bord des subventions - Former les membres et le secrétariat du à l utilisation des tableaux de bord 3) Description des activités Dans le cadre de leur mission, les consultants auront à conduire les activités suivantes : 1. Mise en place des tableaux de bord pour le suivi des subventions (1 e mission) 12INI133 1

2 1.1. Présentation générale de l outil au CCM et aux principaux récipiendaires concernés 1.2. Identification des subventions en cours nécessitant un tableau de bord 1.3. Mise en place et personnalisation des tableaux de bord (sur place puis à, entre les deux premières missions) 1.4. ccompagnement du CCM et des principaux récipiendaires dans la sélection des indicateurs (notamment programmatiques) de chaque tableau de bord 1.5. ccompagnement dans la saisie des données (sur place et à ) 1.6. ccompagnement du CCM dans la validation des tableaux de bord des subventions 1.7. Délégation des tâches d actualisation des tableaux de bord aux membres et personnels compétents, soit 6 personnes : (i) le consultant chargé de M&E recruté par UNICEF, (ii) son Homologue au SP CCM, (iii) le Comptable financier du SP CCM, (iv) le Coordonnateur National du Secrétariat permanent du CCM et (v) deux membres du comité de suivi stratégique 2. Renforcement des capacités du Comité de Suivi stratégique et de l expert chargé d appuyer le Secrétariat permanent sur le suivi stratégique (2 e mission) 1.1. ccompagnement dans la définition des modalités de supervision (manuels, etc.), du rôle et des responsabilités de chacun Renforcement des capacités des membres du CCM et du Secrétariat Permanent en suivi stratégique : organisation d un atelier de formation des membres du CCM et du Secrétariat Permanent au suivi stratégique, via notamment l utilisation des tableaux de bords et autres outils de suivi. Cet atelier d une semaine concernera 11 personnes c est-à-dire, les 7 membres du comité de suivi stratégique + les 4 autres cités ci-dessus ((i) le consultant chargé de M&E recruté par UNICEF, (ii) son Homologue au SP CCM, (iii) le Comptable financier du SP CCM, et (iv) le Coordonnateur National du Secrétariat permanent du CCM Formation de l expert senior du Secrétariat Permanent : le CCM Togo a choisi de recruter un spécialiste du suivi-monitorage au Secrétariat Permanent. Le renforcement de capacités de cet expert se fera en fonction de son expérience et de son profil de poste (et en particulier de son niveau d implication dans le suivi-monitorage des subventions et la production attendue des tableaux de bord) 3. ccompagnement et suivi du CCM dans le suivi stratégique des subventions (missions 3, 4 et 5) Ce suivi se déroulera sur une période de 8 mois après la formation du (soit un appui de 12 mois au total). Il permettra d accompagner le CCM dans la mise en œuvre pratique du suivi stratégique et notamment lors de 3 réunions de suivi stratégique. Ces réunions de suivi stratégique ayant lieu à la fin de chaque cycle de suivi stratégique, ce sera l occasion, pour le chef de mission et l expert local de revenir sur les éventuelles difficultés de renseignement et de présentation des tableaux de bords. 4) Résultats à atteindre Le CCM dispose des outils nécessaires pour un suivi stratégique de ses subventions. Le joue pleinement son rôle d appui auprès des principaux récipiendaires qui remplissent les tableaux de bord selon le calendrier prévu. 12INI133 2

3 III. Expertise demandée Profil d expert demandé 1) Nombre d experts : 3 experts (dont 1 expert chef d équipe et 1 expert local) 2) Nombre d'homme/jours : 141 H/j 3) Profil des experts Pour cette mission, l équipe sera composée des deux experts internationaux (dont un chef d équipe) et d un expert togolais. Profil des experts internationaux. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans Lutte contre le VIH/SID / Paludisme / Tuberculose, renforcement des systèmes de santé (RSS) et suivi/évaluation dans les pays en développement. - Excellentes connaissances du fonctionnement du Fonds Mondial et du fonctionnement des CCM. C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience indispensable similaire à la mission de renforcement des capacités de CCM / formation au Dashboard. - Expérience en renforcement des capacités et en suivi/évaluation d acteurs locaux pour la mise en œuvre de programmes financés par le Fonds Mondial. - Pour le chef de mission : expérience préalable en tant que chef de mission. Profil de l expert technique togolais. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations ou en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative 12INI133 3

4 - Excellente maîtrise d Excel - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans la Lutte contre le VIH/SID / Paludisme / Tuberculose - Excellentes connaissances des acteurs locaux qui interviennent dans la Lutte contre le VIH/SID / Paludisme / Tuberculose C. Expérience professionnelle spécifique - Connaissance du fonctionnement et des procédures Fonds Mondial (notamment en termes de suivi & évaluation) appréciées. IV. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : octobre - septembre ) Date de démarrage : 15 octobre La mission débutera par un briefing avec le demandeur, portant sur la présentation de la mission, des objectifs et de la méthodologie envisagée, des résultats à atteindre. 3) Date de fin : 14 Octobre 2013 La mission se terminera par une évaluation et un débriefing de la mission avec le demandeur. 4) Durée effective : 141 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert senior/chef d équipe est 58 jours sur répartis sur 5 missions, et sur un suivi et appui à de l expert local et du Comité de Suivi Stratégique et de l expert basé auprès du Secrétariat Permanent (voir détails en point 5). La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert international n 2 est 29 jours répartis sur 2 missions et de l appui à (voir détails en point 5). La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert local est 54 jours répartis sur 5 missions (voir détails en point 5) et sur un suivi régulier du et de l expert basé auprès du Secrétariat Permanent (voir détails en point 5). 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit, et sera ajusté en fonction de la tenue des réunions du CCM et du Comité de suivi stratégique : 12INI133 4

5 Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 chef d équipe Préparation de la mission, étude des documents (subventions, Tableau de bord) daptation / mise en place du/des tableau(x) de bord Finalisation des tableaux, manuels et formation des membres du CCM et du comité de Suivi Stratégique ccompagnement du comité de Suivi Stratégique dans l organisation et la tenue de la Réunion de suivi stratégique ccompagnement du comité de Suivi Stratégique dans l organisation et la tenue de la Réunion de suivi stratégique et évaluation ccompagnement du comité de Suivi Stratégique dans l organisation et la tenue de la Réunion de suivi stratégique et évaluation finale Suivi mensuel et rédaction du rapport final Lomé Lomé Tsévié Lomé Octobre Octobre Octobre Novembre Décembre Durée (H/J) expert Dashboard Janvier Février Lomé Mars vril Mai Lomé Juin Juillet Total Durée (H/J) Expert local 12INI133 5

6 V. Livrables - Un tableau de bord de subvention pour chaque subvention active comme convenu par le CCM lors de la 1 e mission - Les outils de supervision mis en place - Le guide de l utilisateur pour le tableau de bord de la subvention destiné au CCM - Concernant l atelier de formation en suivi stratégique : questionnaires pré-test et post-test des connaissances établis pour chaque participant afin d évaluer leur progression. VI. Rapport de mission - Un compte rendu (maximum de 5 pages et suivant modèle fournit) devra être remis après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. - Un rapport de mission plus conséquent (selon modèle fournit) devra être remis dans un délai de 15 jours suivant la fin de la mission. - Langue du rapport : français. - Le compte rendu et le rapport de mission devront être envoyés par mail à FEI, au CCM et au CRCS. VII. Informations pratiques 1) Modalité de travail - Bureau : le CCM mettra à disposition des experts une salle de réunion au SP CCM (équipé de connexion internet WI-FI) - Lieu : Lomé - La logistique sera assurée par le secrétariat du CCM dans la limite de ses moyens. o Transport local : les experts disposeront d un budget pour leurs déplacements locaux durant les missions. Ces déplacements ne pourront être assurés par le SP CCM qui ne dispose pas de suffisamment de véhicules. o Communication : le SP CCM dispose de deux lignes téléphoniques mais les crédits étant limités par mois, elles ne pourront pas être utilisées par les experts pour leurs communications ; ils disposeront d un budget dédié à ces dépenses. o Papeterie : les experts disposeront d un budget pour les achats de papeterie nécessaires à la mission (réunions, atelier, encre ) 2) Matériel à disposition - Ordinateur équipé de Microsoft Excel 2003 ou 2007: non disponible au moment de l écriture des TDR. - ccès internet : Fourni par le CCM-Togo - Imprimante couleur : non disponible au moment de l écriture des TDR. 3) Services et personnes utiles à la mission - Personne référent pour la réalisation de la mission : 12INI133 6

7 PIGNNDI kou. Coordonnateur National du Secrétariat Permanent du CCM-Togo Tel : (00228) / (00228) Mobil : (00228) / (00228) Mail : - La mission sera suivie sur place par le Coordonateur du Secrétariat Permanent CCM et son équipe. Mail : 12INI133 7

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