Présentation du logiciel CTB3D. Centrale de Tableaux de Bord 3 Dimensions

Transcription

1 Présentation du logiciel CTB3D. Centrale de Tableaux de Bord 3 Dimensions Le logiciel offre une méthode simple de centralisation de compte rendus normés sous forme de tableaux Excel pour éditer des tableaux de bord. Il permet de centraliser des informations en provenance de sources multiples et d'éviter les ressaisies. Le logiciel permet de constituer un réservoir d'information multi-axes pour éditer le plus simplement possible des tableaux de bord "glissants" d'une date à l'autre, d'un centre de responsabilité à l'autre ou suivant tout autre type d'axe. Le logiciel permet : d'importer très simplement de multiples tableaux normés saisis avec Excel. de relire ces informations suivant tout axe d'analyse, (par date, centres,etc) de préparer des tableaux de bord faits normalement sous Excel à partir des informations du cube avec ajout de calculs, de graphiques, etc d'éditer automatiquement les tableaux préparés en modifiant une date, un centre, etc. Le réservoir d'information peut aussi être saisi manuellement et comporte des équations pour, par exemple, agréger les valeurs réalisées des 12 mois d'une année en trimestres, semestres ou année.

2 Exemple du tableaux de bord d'activité d'un réseau commercial Le logiciel permettra de consolider tous les mois Un compte rendu d'activité (non comptable) envoyé par chaque magasin, (effectif présent, indicateurs physiques sur les clients, les ventes et les stocks). Une synthèse exportée de votre comptabilité analytique : le compte d'exploitation par magasin par exemple. Une synthèse sur les achats et ventes par famille de produits Pour que vous puissiez analyser mensuellement puis annuellement votre activité en Comparant l'efficience des magasins entre eux Editant des bilans par produits glissants par zone commerciale et magasin, famille de produits, etc. Etudiant votre cheminement réel par rapport à vos prévisions En fin d'année l'outil vous permettra aussi de préparer plus simplement un budget annuel à partir de ratios physiques et financiers. A tout moment des données sur votre environnement (marché, prix) peuvent être saisies directement dans le cube.

3 Exemple du tableau de bord d'un fabricant Le logiciel permettra de consolider tous les mois Un compte rendu d'activité rempli par les différentes équipes de l'entreprise, (effectif présent et temps de travail, volumes produits ou traités par famille de produits, indicateurs physiques de qualité,etc.) Une synthèse exportée de votre comptabilité analytique. Une synthèse sur les achats et ventes par famille de produits Pour que vous puissiez analyser mensuellement puis annuellement votre activité en Editant des tableaux de bord d'évolution de la productivité et de la qualité des équipes, au total ou par famille de produits. Etudiant votre cheminement réel par rapport à vos prévisions En fin d'année l'outil vous permettra de préparer plus simplement un budget annuel à partir de ratios physiques et financiers. Il peut permettre aussi de simuler les coûts et charges de travail de nouveaux produits en partant des ratios d'activité des équipes actuelles par famille de produits.

4 Accès au logiciel CTB3D Menu d accès au cube. Nous allons suivre le lien central nommé «Cube»

5 Lecture du cube : Premier tableau lu Les indicateurs en vert comportent une équation. L unité et un commentaire concernant cet indicateur apparaissent en bas de l écran. Les chiffres avec un fond rouge comportent un commentaire qui peut être lu avec l icône «post-it» du bas de l écran.

6 Lecture du cube : Les indicateurs sont lus par année Le tableau est modifié en 2 clics : sur Dates puis sur une année. Le centre TOTAL peut être modifié, de même que le type, la zone, etc.

7 Lecture du cube : Indicateurs de la direction commerciale par mois Le centre a été modifié et l année 2004 peut être lue suivant ses 2 semestres, 4 trimestre ou 12 mois.

8 Lecture du cube : Le CA de 2003 par produit et par département L indicateur Total Chiffre d'affaires en 2003 est lu par produit et département.

9 Lecture du cube : Sélection d indicateurs et de centres Les éléments des axes peuvent être sélectionnés pour lire un tableau plus petit, (ici les années, les indicateurs et centres ont été sélectionnés). Tout peut être mis en mémoire : le sens de lecture, les dates ou autres éléments choisis, les sélections.

10 Saisir le cube : Saisir directement des chiffres Tous les chiffres peuvent être saisis directement dans le cube ou bien être importés d un tableur Excel. Une note peut être saisie pour chaque chiffre, (cases rouges).

11 Saisir le cube : Importer un tableur Le tableur Excel nommé Indicateurs X Centres 04_2004 a été ouvert. Son contenu s affiche et les chiffres peuvent être importés en cliquant sur le bouton correspondant. Ce tableur contenait

12 Saisir le cube : Le tableur importé Le tableur est saisi normalement avec Excel. Il peut contenir ou non des équations, avoir des indicateurs qui ne font pas partie du cube, être présenté de manière libre.

13 Saisir le cube : La face cachée du tableur importé Le tableur peut être chargé dans le cube simplement s il contient les codes présentés en vert en regard des lignes et colonnes à importer. Ce tableur peut être créé automatiquement avec ses codes à partir du cube.

14 Saisir le cube : Agréger le réalisé des mois en trimestres, Après importation de 12 tableurs mensuels, ou moins, toutes les autres fréquences peuvent être calculées. Sur cet exemple le cube contenait les 4 premiers mois de 2004.

15 Saisir le cube : Calculer des équations Les équations entre indicateurs, entre types, ou de sommation d un total peuvent être calculées après saisi ou importation sur tout tableau quelque soit le sens de lecture du cube.

16 Saisir le cube : Saisir les équations en clair Les équations entre indicateurs sont saisies simplement par cliquage. L équation en français, en haut de l écran, est composée au fur et à mesure.

17 Editer un tableau de bord : Présentation Des modèles de tableurs peuvent être édités simplement à partir du cube. Ils peuvent comporter des calculs, des graphiques et tout type de présentation.

18 Editer un tableau de bord : Le tableau peut glisser Le même tableau est demandé pour la direction commerciale. Tout tableau peut «glisser» d un élément à l autre sur tous les axes qui ne sont pas en ligne et en colonne. On pourrait demander le même tableau pour la direction commerciale et pour un produit particulier.

19 Editer un tableau de bord : Les graphiques Les tableaux édités à partir du cube peuvent contenir des graphiques Excel. Ils «glisseront» en même temps que les chiffres du tableau. De même un tableau peut être constitué à partir de plusieurs "vues" différentes du cube. Elles seront toutes rappelées en une fois.

20 A qui est destiné CTB3D PME, service, commerçant désirant mettre en place un réservoir unique d'informations destiné à alimenter le plus simplement possible un tableau de bord. Alimentation : simple à mettre en place (quelques tableaux à collecter tous les mois). D'autres données peuvent être saisies directement dans le cube (budgets, prix, taux de change, etc) Edition : Imprimez directement les tableaux vus à l'écran ou bien préparez et automatisez un tableau de bord qui sera utilisé tous les mois et sur différents axes d'analyse. Avantages : = Vous conservez l'historique de vos budgets et réalisations = Chaque information n'est saisie (stockée) qu'une fois. = La base d'information est unique pour plusieurs modes de lecture (à un instant T, en historique, au total ou par produit, etc). = La même base d'information peut être utilisée par plusieurs personnes ayant des responsabilités différentes.

21 Ce que n'est pas CTB3D... Ce logiciel n'est pas une base OLAP... Les outils de ce type ont été faits pour exploiter une ou plusieurs bases de données afin d'en extraire l'information, de l'agréger puis de la restituer sous de multiples axes. Ils offrent des possibilités d'agrégation (Ex. départements -> région -> pays) automatiques et permettent le "drill-down" (Passer d'un total à son détail). Ce que ne fait pas CTB3D. Avec ce type de logiciel = La création de l'interface entre les données de multiples logiciels existants (compta ou autre) et la base OLAP est plus complexe. = La consolidation de "compte rendus" simples envoyés par vos correspondants (services, magasins, etc) n'est pas immédiate. Il faut transcrire les tableaux en base de données avant de les charger dans le cube OLAP. = La base OLAP ainsi constituée ne peut pas être saisie. Toute chose que CTB3D fait très simplement. Les outils OLAP sont faits pour vous permettre d'analyser dans tous les sens les informations de vos bases de données existantes. CTB3D est fait pour vous permettre de créer et d'utiliser un réservoir "normé" qui sera alimenté puis utilisé avec un logiciel dont la connaissance est répandue : le tableur.

22 Les options : Personnalisation du cube Les titres des axes du cube peuvent être renommés pour refléter au mieux vos catégories d analyse, sauf les 2 axes dates et types. Trois axes sont optionnels et peuvent être supprimés. Il restera alors un cube avec des indicateurs, des centres, des types (prévu/réalisé) et des dates. Le contenu des axes (les listes) est libre et peut être saisi manuellement ou importé de tableurs existants. Les couleurs des lignes comportant une équation et des chiffres comportant une note peuvent être choisies. t être saisi manuellement ou importé de tableurs existants.

23 Les options : Les autres options Touche "plein-écran" pour lire plus facilement les grands tableaux. Impression des notes, des définitions des différents axes avec leurs équations et commentaires. Archivage complet du cube en fichier ZIP pour simplifier les archivages de sécurité. Gestion de tous les fichiers (tableurs, listes, Zip, etc.) à partir du logiciel pour ne pas avoir à retourner sous Windows pour voir, déplacer ou effacer un fichier. Exportation de la totalité ou d une partie du cube en «fichier plat» pour utiliser les informations avec d autres logiciels. Consultation du journal des importations et des calculs d équations faites sur chaque «tranche» de cube. Il est possible d'importer des notes saisies sous Excel à la place des chiffres. Le logiciel fonctionne en «ligne de commande» et les procédures d importation de tableur, d édition de tableaux de bord peuvent être automatisées et lancées à partir d un autre logiciel ou d icônes.

24 Les caractéristiques d un cube Le nombre de cube différent sur un même poste est illimité Chaque cube peut être utilisé en réseau local depuis plusieurs postes Sept axes : Indicateurs, Centres, Dates, Types, Activités, Produits et Zones. Les axes soulignés peuvent être nommés autrement. Le nombre d'élément par axes n'est pas limité, sauf pour les dates qui ne peuvent contenir que 100 années fois 2 semestres plus 4 trimestre plus 12 mois par année, soit dates au total. Equations libres entre les indicateurs et les types. Agrégation de dates, avec choix par indicateur du calcul de la somme, de la moyenne ou d absence de calcul. Calcul du total des axes Centres, Activités, Produits et Zones ou bien calcul d une colonne «Autre» = Total somme des autres éléments.

25 Les caractéristiques du logiciel Fonctionne sous Windows 32 bits : Windows 98, ME, NT, 2000 et XP Taille sur disque d environ 10 méga-octets avec un cube vide. Taille minimale de la résolution écran : 800 x 600. Les écrans principaux peuvent être redimensionnés et conservent la mémoire de leur taille. Processeur minimum recommandé : 2 Ghz Un manuel d emploi complet est disponible à l écran Le logiciel peut être facilement personnalisé avec votre logo.

26 Synoptique des menus du logiciel 1 Manuel Cube 1 Cube 2 Cube 3 etc Définitions Cube Outils & Options i Importations Fr An Ouvrir un cube <= Retour Créer un cube Titres des axes Contenu des axes Supprimer un cube Synthèse nombre d'éléments <= Retour Coordonnées mailto:cube@ebsoft.org Version XX du jj/mm/aa Copyright Informations sur le PC Gestion des archives et exportation <= Retour Contenu du cube Gestion des tableurs et cubes en mémoire Modifier les années des cubes en mémoire Indexer le cube Autres options Indicateurs Dates par fréquences Types Prévus, réel Tableau Archiver le cube en fichier ZIP Voir le contenu d'une archive ZIP Récupérer une archive ZIP Tableau de modification Centres Activités Produits Effacer les chiffres de ce cube Effacer les valeurs à zéros Année à changer <= Retour Zones <= Retour Exporter en tableur Envoyer par à ebsoft <= Retour Export d'un fichier plat <= Retour Modifier