UNIVERSITÉ IBN ZOHR. Faculté des Sciences Juridiques Économiques et Sociales. Informatique. Les tableurs. Mohamed HACHIMI

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1 UNIVERSITÉ IBN ZOHR Faculté des Sciences Juridiques Économiques et Sociales Informatique Les tableurs Mohamed HACHIMI FILIÈRE SCIENCES ÉCONOMIQUES ET GESTION DEUXIÈME ANNÉE Semestre 3

2 Table des matières Préface 4 1 Découverte d un tableur 5 2 Gestion d un classeur 12 3 Saisir et modifier des données 17 4 Selection et manipulation des cellules 25 5 Mise en forme des cellules 29 6 Créer un graphique 44 7 Le calcul avec un tableur 53 8 Fonctions logiques 72

3 Table des matières 3 9 Fonctions de comptage Fonctions de Recherche 92

4 Préface Ce polycopié est écrit à l intention des étudiants de la deuxième année de la filière sciences économiques et gestion. Il est conçu pour couvrir le programme d Informatique du semestre 3 : Les tableurs. Ce document ne vous dispense pas de l assiduité au cours en ligne et ses activités. En effet, nous n y trouverez pas les outils interactifs (QCM, Forum, Agenda,... ) et les explications filmées nécessaires à la compréhension de l utilisation d un tableur qui, en général, sont donnés dans la plate-forme du cours. Pour faciliter la compréhension visuelle par le lecteur de ce document, nous avons adopté les conventions typographiques suivantes : Saisie Touche Boîte [Bouton] Menu Commande : Noms de dossier, noms de fichier, texte à saisir. : Frappe d une touche sur le clavier : Noms des onglets et les boîte de dialogues. : Boutons de commandes qui sont dans les dialogues : Noms des menus du tableur : Noms des commandes ou options dans les menus du tableur Commande : Noms des commandes dans les menus contextuels : Les commandes séparées par doivent être appliquées l une après l autre. Par exemple, l instruction Format Ligne Masquer signifie aller dans le menu Format et choisir l option Ligne, puis cliquer sur Masquer.

5 1 Découverte d un tableur 1. Qu est-ce qu un tableur Un tableur est un logiciel permettant d effectuer automatiquement des calculs sur des données stockées dans un tableau. Il s agit d un logiciel de création et de manipulations interactives de tableaux numériques. Ces tableaux peuvent contenir des mots ou des chiffres mais là où un tableur devient intéressant, c est que nous pouvons également y inscrire des formules de calcul, et effectuer des calculs entre différentes cellules des tableaux. Le tableur peut servir aussi bien pour des activités de secrétariat afin de saisir et d organiser de nombreuses données, qu à un niveau de prise de décision en permettant de d effectuer des synthèses, des bilans et des simulations. Il existe plusieurs tableurs. Cela dit, deux d entre eux se distinguent : Excel, de la suite bureautique Microsoft Office Calc, de la suite bureautique OpenOffice Le premier est le plus répandu mais le nombre d utilisateurs du second, logiciel gratuit, ne cesse d augmenter. Notons cependant que tous les tableurs utilisent les mêmes principes et que le passage des uns aux autres est généralement très aisé. De même, les versions de chacun de ces tableurs évoluent. Les exemples illustrant ce cours ont été élaborés avec Excel 2003 et beaucoup des copies d écrans seraient différentes avec Excel 2007 et ses successeurs, par exemple. Mais, une fois de plus, les principes restent inchangés et le passage d une version à l autre ne pose aucune difficulté importante. Dans la suite de ce cours, nous allons considérer que Microsoft Excel est installée sur votre ordinateur.

6 1 Découverte d un tableur 6 2. Environnement du travail d un tableur 2.1. Démarrage d un tableur Sous Microsoft Windows, vous pouvez lancer un tableur de différentes façons : A partir du menu démarrer : Choisir Démarrer Tous les programmes, puis sélectionner la suite contenant le tableur, puis le tableur. A partir de la barre des tâches : Cliquer sur le bouton de barre des tâches associé au tableur, mais à la condition que l icône du tableur ait été placée sur la barre des tâches. A partir du Bureau : Double-cliquer sur l icône du Bureau associé au tableur, mais à la condition que l icône du tableur ait été placée sur la barre des tâches. Dans tous ces cas, vous obtenez un document vierge, nommé Classeur1 (pour Excel) ou Sans nom 1 (pour Calc). A partir d un fichier existant : Double-cliquer sur un fichier dont l extension est associée au tableur (par exemple,.xls pour un fichier Excel jusqu à 2007,.xlsx ensuite, ou.ods pour un fichier Calc). Le document concerné s ouvre directement dans le tableur. Les fichiers créés par un programme donné possèdent son extension (par exemple, les fichiers Calc d Open Office ont une extension.ods). Grâce à cette extension, Windows peut associer une application et une icône au fichier document.

7 1 Découverte d un tableur Présentation de l interface Si vous avez lancé votre tableur, il affiche (un court instant) sa fenêtre d annonce suivie immédiatement par son écran. Voici deux présentations, Excel 2003 et OpenOffice Calc. On peut donc remarquer que les deux interfaces sont graphiquement très proches et seuls quelques petits détails changent. L écran d un tableur a un aspect qui dépend du système et de vos réglages antérieurs : vous pouvez le personnaliser comme vous le voulez. Ne soyez donc pas surpris si vous constatez de minimes différence avec ce que nous allons vous présenter.

8 1 Découverte d un tableur 8 Ainsi, l écran du tableur est composée principalement des éléments suivants : Une barre de titre : Elle affiche le nom du tableur et le nom du document actif se trouvant à l écran. Une barre de menus : Elle permet d accéder aux différentes fonctions du tableur; Deux barres d outils : Elles comportent une série d icônes, servant à lancer directement les commandes les plus utilisées sans avoir à passer par les menus. Une barre de formule : Elle donne l adresse de la cellule active et indique son contenu. La barre de formule permet ainsi de saisir les données à insérer dans les cellules. Feuille de calcul (avec son quadrillage) : C est la partie blanche quadrillée qui occupe l essentiel de l écran. Elle correspond à la zone de travail. Une cellule est l un des petits rectangles délimités par le quadrillage. Cellule active : La cellule active est le nom donné à la cellule prête à recevoir des données. Elle est entourée par un trait gras Le ruban remplace, depuis la version 2007, la traditionnelle barre de menus qu on trouvait dans les versions précédentes d Excel. Le ruban qui vise l efficacité dans la manière de travailler. Il rassemble les commandes les plus utilisées dans des groupes prédéfinis à partir d onglets. 3. Terminologie Avant de pouvoir employer efficacement un tableur, il est indispensable de maîtriser certains termes, comme : Classeur, Feuille de calcul, Cellule, Valeur et Format d une cellule.

9 1 Découverte d un tableur 9 Le classeur : Un fichier d un tableur est nommé classeur. Il contient une ou plusieurs feuilles de calcul, présentes sous forme d onglets en bas de la page. Un nouveau classeur contient par défaut trois feuilles de calcul. Néanmoins, il est possible de paramétrer le nombre de feuilles par défaut, ainsi que d ajouter ou de supprimer à volonté des feuilles d un classeur. Le nombre maximal de feuilles d un classeur n est plus limité, depuis la version 2002 d Excel, que par la quantité de mémoire disponible. Une feuille de calcul : Un tableur présente les données et les formules sous forme d un tableau (lignes et colonnes) appelé feuille de calcul. Une feuille de calcul est constituée de lignes (numérotées à l aide de chiffres) et de colonnes (étiquetées à l aide de lettres). Une feuille de calcul peut contenir un nombre variable de lignes et de colonnes. Excel propose depuis la version 2007 plus d un million de lignes sur plus de seize mille colonnes. Une cellule : Une cellule est l intersection entre une ligne (horizontale) et une colonne (verticale) de la feuille de calcul. Elle est identifiée par la combinaison de la lettre de sa colonne et du numéro de sa ligne, ce qui porte le nom de coordonnées ou parfois d adresse. Par exemple, dans chaque feuille, la cellule qui se trouve à l intersection de la colonne A et de la ligne 1 est donc identifiée par sa référence A1. La valeur et le format d une cellule : Chaque cellule peut recevoir un contenu : on parle de valeur. Cette valeur peut être soit : saisie directement (nombre, texte, date, etc.), calculée : dans ce cas, il s agit d une formule. Une cellule possède également un format, qui représente la façon dont le tableur va afficher la donnée.

10 1 Découverte d un tableur L utilisation de la souris Pour faire fonctionner un tableur, on utilise le clavier mais aussi la souris. Rappelons, pour ceux qui n ont pas une grande expérience de l ordinateur, quelques mots et expressions courants qui décrivent l usage de cette souris. Pointer sur Cliquer : Positionner l extrémité du pointeur de la souris sur l élément que l on veut pointer à l écran. : Appuyer une fois sur le bouton gauche de la souris Double-cliquer : Appuyer deux fois, assez rapidement, sur le bouton gauche de la souris Faire glisser Valider : Appuyer sur le bouton de la souris et le maintenir enfoncé tout en déplaçant la souris, puis relâcher le bouton. : Exécuter une action : soit en appuyant sur la touche Entrée, soit en cliquant sur un bouton marqué [OK] ou [Oui] S il faut appuyer sur le bouton droit de la souris, il sera indiqué : faire un clic droit Menu contextuel Toutes les parties qui composent votre feuille de calcul sont des objets. Par exemple une cellule, une colonne, une ligne, un graphique, une feuille complète. Pour ouvrir un menu contextuel, pointez sur un objet (cellule, en-tête de colonne,... ) et faites un clic droit.

11 1 Découverte d un tableur 11 La force du menu contextuel est d adapter la liste des commandes disponibles au contexte de votre activité. Ainsi, lorsque vous cliquez sur une cellule, vous n accédez pas aux mêmes commandes que si vous sélectionnez un graphique ou une colonne. En effet, le menu propose un extrait des commandes les plus utilisées concernant l objet sélectionné Quitter le tableur Pour quitter le tableur, avez aussi plusieurs possibilités. Les deux qu on vous conseille sont les suivantes : Avec la souris : Cliquer sur la case de fermeture de la barre de titre qui se trouve en haut à droite de la fenêtre du tableur ou Choisir la commande Fichier Quitter. Avec le clavier : Appuyer simultanément sur les touches Alt + F4.

12 2 Gestion d un classeur 1. Créer un classeur Par défaut, un classeur vierge contenant des feuilles de calcul vierges est ouvert à l écran. Si ce n est pas le cas, on peut créer un nouveau classeur avec un nom provisoire en utilisant l une des méthodes suivantes : Cliquer avec l icône Nouveau de la barre d outils Sélectionner la commande Fichier Nouveau Pour Excel, une boîte de dialogue apparaît. Cliquer sur Nouveau classeur. 2. Enregistrer un classeur Enregistrer un nouveau classeur : Après avoir crée un nouveau classeur, vous devez donc l enregistrer pour pouvoir l utiliser à nouveau. Pour cela :

13 2 Gestion d un classeur 13 Cliquer dans la barre d outils sur l icône Enregistrer ou cliquer sur la commande Fichier Enregistrer. Une boîte de dialogue Enregistrer sous s affiche. Naviguer jusqu à l emplacement de stockage souhaité et saisir un nom pour le fichier, qui possède en principe un nom par défaut. Le tableur propose plusieurs formats de fichiers pour l enregistrement de votre travail pour faciliter des transferts entre logiciels. Vous pouvez choisir un autre format que le format par défaut, en cliquant sur la flèche déroulante située à côté de Type et en sélectionnant le format adéquat dans la longue liste qui s affiche. Enregistrer un classeur existant : Lorsque vous travaillez sur un classeur existant, vous apportez des modifications à ce classeur. Pour que ces modifications soient conservées, vous devez les enregistrer. La boîte de dialogue Enregistrer sous n apparaît pas car ce classeur a déjà un nom. Dans ce cas, seules les modifications seront enregistrées. 3. Ouvrir un classeur existant Pour ouvrir un classeur existant, utiliser l une des méthodes suivantes : Utiliser le bouton Ouvrir de la barre d outils Standard, Sélectionner la commande Fichier Ouvrir. Dans les deux cas, la boîte de dialogue «Ouvrir» s affiche : Sélectionner le dossier contenant le document à ouvrir,

14 2 Gestion d un classeur 14 Cliquer sur le document voulu, Cliquer sur le bouton Ouvrir. 4. Fermer un classeur Pour fermer un classeur, utiliser l une des méthodes suivantes : Cliquer dans la case de fermeture située dans la barre de titre de la feuille. Sélectionner la commande Fichier Fermer. 5. Renommer les feuilles du classeur Par défaut, les feuilles du classeur porte un nom provisoire. Pour leur donner un nom plus explicite, on choisi l une des méthodes suivantes : Double-cliquer sur l onglet dont vous voulez changer le nom et Taper le nouveau nom. L onglet de la feuille d Excel passe alors en mode modification comme le montre la photo à gauche, cependant Calc affiche une boîte de dialogue. Dans les deux cas, il suffit de saisir le nom de la feuille est de valider par la touche Entree. Faire un clic droit sur l onglet de la feuille dont l on veut changer le nom. Dans le menu contextuel qui s affiche, sélectionner Renommer.

15 2 Gestion d un classeur 15 Sélectionner la commande Format Feuille Renommer et taper le nouveau nom. 6. Supprimer les feuilles du classeur Utiliser l une des méthodes suivantes : Faire un clic droit sur l onglet de la feuille que l on veut supprimer. Dans le menu contextuel qui s affiche, sélectionner Supprimer. Sélectionner la commande Edition Supprimer la feuille. 7. Insérer les feuilles du classeur Utiliser l une des méthodes suivantes : Faire un clic droit sur l onglet d une feuille. Dans le menu contextuel qui s affiche, sélectionner Insérer Feuille. Sélectionner la commande Insertion Feuille 8. Déplacer ou copier des feuilles dans un classeur Utiliser l une des méthodes suivantes :

16 2 Gestion d un classeur 16 A l aide de la souris, on fait un cliquer-glisser sur l onglet de la feuille à déplacer vers sa nouvelle position. Faire un clic droit sur l onglet de la feuille que l on veut déplacer. Dans le menu contextuel qui s affiche, sélectionner Déplacer ou copier, puis sélectionner la nouvelle Position. S il s agit d effectuer une copie de la feuille, on clique sur l option «Créer une copie» pour l activer. 9. Masquer / Afficher les feuilles du classeur Cliquer sur l onglet de la feuille que vous voulez Masquer puis sélectionner Format Feuille Masquer. Sélectionner Format Feuille Afficher. Dans la fenêtre qui s ouvre, choisir la feuille à afficher.

17 3 Saisir et modifier des données 1. Barre de formule La barre de formule permet de voir et de modifier le contenu des cellules. Si on commence à taper quelque chose dans une cellule, la barre de formule se meuble alors et fait : apparaître deux icônes : La croix pour annuler l entrée et la coche pour la valider, dupliquer le contenu de la cellule active et afficher son adresse. Par exemple, la figure suivante montre que la cellule active est B2, qu elle contient le texte "Ce qu on tape s affiche ici" et que son contenu n est pas encore validé! Avec la barre de formule, on peut observer exactement ce que contient une cellule. Ce point est très important, car on constate, par la suite, que le contenu réel d une cellule et ce qu elle affiche à l écran peuvent être différents. 2. Saisir des données Introduire des données dans une cellule s appelle saisir ou entrer des informations. opérations sont nécessaires pour cela : Trois 1. Sélectionner la cellule choisie en cliquant dessus 2. Taper les données que l on veut. Ces données sont appelées l entrée de la cellule. 3. Quand on a terminé, on doit confirmer la saisie pour l enregistrer dans la cellule : valider l entrée.

18 3 Saisir et modifier des données 18 Pour valider l entrée, vous avez les possibilités suivantes : Cliquer dans une autre cellule Cliquer sur l icône en forme de coche de la barre de formule Appuyer sur la touche Entree. Dans ce cas l entrée est validé et le pointeur se déplace vers le bas. Appuyer sur l un des flèches de direction. Dans ce cas l entrée est validé et le pointeur se déplace sur la cellule voisine, selon la direction choisie. Appuyer sur Ctrl + Entree. Dans ce cas l entrée est validé et le pointeur ne se déplace pas. Tant qu on n a pas «validé» une entrée, on peut l annuler avec la touche Echap Esc de votre clavier ou bien en cliquant sur la croix de la barre de formules. En cas d erreur pensez à «annuler» en utilisant ou à rétablir en utilisant. Saisir du texte et des chiffres Il y a trois types d informations que vous pouvez entrer dans les cellules d une feuille de calcul : du texte, des chiffres et des formules. Les autres objets, tels que les graphiques et les dessins "flottent" au-dessus des cellules. Nous allons aujourd hui vous inviter à saisir des informations dans certaines cellules. Pour cela, prenez une nouvelle feuille de calcul et sélectionnez la cellule A1, si elle ne l est pas déjà. Tapez, par exemple : Ventes de matériels informatique au cours de l année Ne vous souciez pas encore de la mise en forme. Ce texte, assez long, déborde de sa cellule et envahit les voisines de droite ; c est normale tant que ces dernières restent vides. Néanmoins, le texte est contenu dans sa totalité dans la cellule où il a été tapé. Tapez ensuite les informations suivantes.

19 3 Saisir et modifier des données 19 Le tableur reconnaît ce qu on tape. En effet, si c est du texte, il va l aligner sur le bord gauche de la cellule. En revanche, s il s agit d un chiffre, il l aligne sur le bord droit. Que faites-vous pour afficher ce qui suit? Surtout, ne tapez pas "4 000,00 dh" à la place de "4000". En effet, il est inutile de saisir le texte "dh" et les zéros après la virgule, ils feront l objet d un traitement spécial appelé «Format». Saisir des dates et des heures La manipulation des dates et des heures représente une part importante des calculs effectués dans le tableur. Pour saisir une date, il faut saisir les barres de obliques " / " ou un tiret " - " entre le jour, le mois et l année ; par exemple : 18/10/2013 ou Pour saisir une heure, il faut ajouter les deux points " : " entre les heures et les minutes ; par exemple : 19:30. Les dates et les heures s alignent aussi sur le bord droit de la cellule! En réalité, le contenu de la cellule est un nombre calculé par Excel. En effet, pour Excel une date est le nombre écoulé depuis 1/1/1900. Saisir des pourcentages Pour entrer un pourcentage, tapez le signe " % " juste après le nombre. Lorsque vous saisissez un nombre suivi d un signe de pourcentage " % ", le nombre est interprété comme un centième de sa valeur. Par exemple, 5 % est interprété comme 0,05.

20 3 Saisir et modifier des données 20 Vous pouvez afficher un nombre sous forme de pourcentage. Sélectionnez la cellule concernée et cliquez sur le bouton Style de pourcentage de la barre d outils. Le bouton Style de pourcentage multiplie automatiquement les valeurs par 100 et ajoute le caractère " % ". Ainsi, 0,05 devient 5 % mais 5 devient 500 %! Encore, le format Style de pourcentage limite l affichage en arrondissant le chiffre. 3. Créer une formule simple La feuille de calcul suivante est ouverte, nous vous proposons de calculer le contenu de la cellule D4. De tête, la valeur à porter dans D4 est Vous pouvez donc imaginer des calculs plus complexes. C est pourquoi la bonne manière consiste à demander au tableur d effectuer le calcul pour vous. Tout l art consiste donc à bien poser une formule de calcul : 4000*6 Cela peut se réécrire ainsi : (Le contenu de B4) * (Le contenu de C4) ou simplement B4 * C4 Cette fois, vous devez informer le tableur que vous voulez saisir une formule et non pas du texte ou des chiffres. Le code approprié est de mettre le signe égal " = " au début de la formule. Notre formule devient : = B4 * C4 Ne vous préoccuperez pas des références des cellules (B4 et C4), car vous pouvez les désigner au tableur à l aide de la souris. Ainsi, vous évitez tout risque d erreur. Ceci est dit, pour créer la formule à placer en D4 respectez bien la démarche suivante : 1. Sélectionner la cellule D4

21 3 Saisir et modifier des données Insérez le signe = 3. Pointez la cellule B4 avec la souris et cliquez dessus 4. Tapez sur l astérisque *, sur le clavier 5. Pointez la cellule C4 avec la souris et cliquez dessus La cellule cible D4 restant toujours active, la cellule pointée s entoure d un cadre et sa référence est automatiquement reportée à la fois dans la barre de formule et dans la cellule cible. 6. Validez Après la validation, vous devez constater un principe important : La cellule active affiche le résultat du calcul, cependant la barre de formule indique son contenu réel, ici une la formule de calcul. 4. Copier la formule Vous avez appris à créer une formule de calcul et vous l avez insérée dans D4. Maintenant, vous devrez calculer le contenu des cellules D5 et D6. On pourrait logiquement se dire qu il faut recomposer la formule dans D5 et D6 : Dans D5, composer la formule : = B5 * C5

22 3 Saisir et modifier des données 22 Dans D6, composer la formule : = B6 * C6 Mais en réalité, il est bien plus efficace de recopier une formule que de la réécrire chaque fois qu elle est nécessaire. En effet, vous voyez que notre formule est répétitive, seul le numéro de ligne doit s adapter. L un des grands avantages d un tableur est d être capable de recopier une formule aussi souvent que nécessaire pour créer un modèle. Ceci offre un gain de temps important lorsque une même formule peut être recopiée un grand nombre de fois. Pour copier dans D5 et D6 la formule se trouvant dans D4. Utilisez la démarche suivante : 1. Sélectionnez la cellule D4. Elle s entoure d un cadre gras. Notez que cadre dispose d une case spéciale (dans son coin inférieur droit) appelée case ou poignée de copie. 2. Pointez la case de copie de D4, de sorte que le pointeur devienne un + 3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4. Tirez vers le bas de façon à sélectionner les cellules D5 et D6 5. Lâchez le bouton de la souris. La copie s effectue instantanément et les cellules D5 et D6 affichent le résultat des calculs

23 3 Saisir et modifier des données 23 Ne pas s occuper du symbole qui est apparu en bas à droite de la zoné sélectionnée. Quand on recopie une formule, le tableur modifie lui-même les références des cellules : ainsi en recopiant vers le bas, la formule =B4*C4 devient =B5*C5 puis =B6*C6. On verra plus tard dans ce cours comment ce comportement du tableur peut-être changé, mais oubliez cela pour l instant. 5. Modifier le contenu d une cellule Vous pouvez modifier directement le contenu d une cellule dans la cellule même ou dans la barre de formule. Pour placer le contenu d une cellule en mode d édition, utiliser l une des méthodes suivantes : Double-cliquez sur la cellule contenant les données à modifier. Cliquez sur la cellule contenant les données à modifier, puis cliquez n importe où dans la barre de formule. cliquez sur la cellule et appuyez sur la touche F2 du clavier. Cette opération place le point d insertion à la fin du contenu de la cellule. Pour remplacer complètement le contenu de la cellule, il suffit de retaper directement le nouveau contenu qui va se substituer à l ancien. 6. Déplacements du curseur Pour saisir ou modifier une donnée dans une cellule, vous devez avant tout sélectionner la cellule dans la feuille de calcul. peut être déplacé de plu- Pour aller de cellule en cellule, le pointeur de sélection : sieurs manières dans un tableur. Se déplacer avec la souris On peut utiliser la souris, toujours plus intuitive. Il suffit de cliquer sur la feuille de calcul et la cellule dont vous avez besoin. Si elle n est pas apparente, utiliser les barres de défilement pour la rechercher. Se déplacer au clavier Voici une liste des touches que vous pouvez utiliser pour vous déplacer.

24 3 Saisir et modifier des données 24 Entrée Tab Home Maj + Tab PgUp PgDn Alt + PgUp Alt + PgDn Ctrl + PgDn Ctrl + PgDn Ctrl + Home Ctrl + End F5 Pour vous déplacer d une cellule vers la direction choisie : vers la gauche ou la droite, vers le haut ou le bas. déplace le curseur d une cellule vers le bas. Déplace le curseur une cellule vers la droite. Déplace le curseur en début de ligne. Déplace le curseur une cellule vers la gauche Pour se déplacer d un écran vers le haut. Pour se déplacer d un écran vers le bas. Pour se déplacer d un écran vers la gauche. Pour se déplacer d un écran vers la droite. Pour se déplacer à la feuille de calcul précédente. Pour se déplacer à la feuille de calcul suivante. Pour revenir au coin supérieur gauche de la feuille de calcul : Retour en A1. Pour se déplacer à la dernière cellule contenant du texte, un chiffre ou une formule. Pour se déplacer à une cellule précise du classeur, Si vous voulez par exemple la cellule BZ445. En appuyant sur la touche F5, La boîte de dialogue apparaît.

25 4 Selection et manipulation des cellules Avant de passer une commande devant s appliquer à un objet ou à plusieurs d objets, il faut le ou les sélectionner. 1. Sélectionner une plage de cellule La sélection d un ensemble de cellules permet d appliquer des opérations (de mise en forme, par exemple) à l ensemble, et évite ainsi de faire et refaire les mêmes manipulations pour chaque cellule. Avec la souris : Il y a deux manières. Pointer sur la première cellule qui fera partie de la sélection. Puis faire glisser la souris jusqu à la fin de votre sélection, ou Pointer sur la première cellule de la plage à sélectionner, maintenir la touche Maj appuyée et cliquer sur la dernière cellule de la plage. Avec le clavier : Pointer sur la première cellule de la plage, appuyez sur F8 : l indicateur Étendre la sélection (EXT) s affiche dans la barre des tâches. À l aide des touches fléchées, déplacer le curseur jusqu à la fin de la plage à sélectionner.

26 4 Selection et manipulation des cellules 26 Pour annuler la sélection, appuyer sur la touche Esc, ou bien cliquer à un endroit quelconque sur la feuille ou encore se déplacer avec une des flèches de direction du clavier. 2. Sélectionner des plages disjointes Pour faire une sélection multiple Sélectionner la première plage, maintenez appuyée la touche Ctrl, sélectionnez la seconde plage avec la souris, et ainsi de suite... lorsque la dernière plage a été sélectionnée relâchez la touche Ctrl. Sélectionner la première plage avec la touche F8, puis appuyer sur Maj + F8 l indicateur devient Ajouter à la sélection (AJT), déplacer le curseur au début de la deuxième plage, appuyer sur F8, sélectionner la plage avec les touches de direction, et ainsi de suite... lorsque la dernière plage a été sélectionnée appuyez sur F8. Les plages de cellules sélectionnées sont noircies (sauf la première cellule de la dernière plage sélectionnée qui reste blanche 3. Sélectionner une ligne ou une colonne Pour sélectionner une ligne ou une colonne, cliquer sur son numéro dans les en-têtes de ligne ou colonne.

27 4 Selection et manipulation des cellules Sélectionner plusieurs lignes ou colonnes Cliquer sur le numéro de la première ligne ou de la première colonne de la sélection, puis faire glisser le pointeur sur les numéros suivants. Sélectionnez la première colonne ou la première ligne, appuyez sur Maj, sélectionner les lignes ou colonnes voisines avec les touches de direction. 5. Sélectionner toute la feuille de calcul Pour sélectionner toutes les cellules d une feuille, cliquer sur le petit carré gris se situant à l intersection des en-têtes de ligne et de colonne de la feuille de calcul. La combinaison Ctrl + A est aussi très pratique aussi pour «sélectionner tout» le document. 6. Insérer et supprimer des cellules Lorsque que l on modifie les données d une feuille de calcul, il est possible que : certaines données ne soient plus valides et on souhaiterait les supprimer ; la structure du tableau ne soit pas adaptée pour en accueillir de nouvelles et, dans ce cas, on souhaiterait insérer de nouvelles cellules.

28 4 Selection et manipulation des cellules 28 Pour supprimer des cellules : Pour supprimer une cellule, il suffit de 1. Sélectionner les cellules concernées ; 2. Choisir la commande Edition Supprimer. La boîte de dialogue suivante apparaît : Choisir le bouton «Décaler les cellules vers la droite» ou «Décaler les cellules vers le bas» selon la situation puis cliquer sur le bouton OK. Cette boîte de dialogue permet aussi la suppression de lignes et de colonnes contenant les cellules sélectionnées. Pour insérer des cellules : Pour insérer une cellule, il suffit de 1. Sélectionner la ou les cellules à droite ou au-dessous desquelles viendront se placer les nouvelles cellules ; 2. Choisir la commande Insertion Insérer. La boîte de dialogue suivante apparaît : Comme pour la suppression de cellule, choisir l option que l on veut. Le tableur insère autant de cellules qu il y en a de sélectionner, en choisissant le sens de décalage des anciennes (vers la droite ou vers le bas). Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur les cellules sélectionnées, puis cliquer sur Insérer ou Supprimer dans le menu contextuel. Cette boîte de dialogue permet aussi l insertion d un nombre de lignes ou colonnes identique à celui des lignes ou colonnes contenant les cellules sélectionnées.

29 5 Mise en forme des cellules Dans la plupart des cas, les feuilles de calcul des utilisateurs sont présentées sans aucune mise en forme particulière : les options de mise en forme par défaut sont suffisamment pertinentes pour qu il ne soit pas nécessaire de s en préoccuper. Pourtant, recourir aux nombreuses options proposées par les tableurs (polices de caractères, couleurs, alignements, présentation des titres) permet de renforcer l intérêt et la lisibilité des données. Ceci est dit, il faut bien distinguer la mise en forme des cellules (choix des polices, couleur, bordures, alignement etc.) de la mise en forme des données, qui définit la façon dont sont affichés dates et nombres de la feuille de calcul. 1. Mise en forme rapide La plupart des modifications de mise en forme s effectuent à l aide de la barre d outils Mise en forme. Son aspect peut varier selon les tableurs. Nous présentons ici celle de Excel Elle propose toutefois généralement des boutons permettant de jouer sur les éléments suivants : Police et taille des caractères Police : En venant cliquer sur le petit dévidoir vous affichez la liste des polices disponible. Il suffit de cliquer sur le nom de la police qui vous convient. Taille de la police : En venant cliquer sur le petit dévidoir vous affichez la liste des tailles de la police disponibles. Plus le nombre choisi est grand, plus les caractères seront gros.

30 5 Mise en forme des cellules 30 Style de la police Gras : Ce bouton bascule appliquant ou supprimant la mise en gras pour la plage sélectionnée. Italique : Ce bouton bascule appliquant ou supprimant la mise en italique pour la plage sélectionnée. Souligné : Ce bouton bascule appliquant ou supprimant le style souligné pour la plage sélectionnée. Alignements Aligner à gauche : Ce bouton aligne à gauche le contenu des cellules sélectionnées (valeur par défaut pour le texte). Centrer : Ce bouton centre le contenu des cellules sélectionnées. Surtout employé pour les titres et les étiquettes de colonne. Aligner à droite : Ce bouton aligne à droite le contenu des cellules sélectionnées (valeur par défaut pour les nombres). Fusionner et centrer : Ce bouton centre les données sur une cellule unique s étendant sur plusieurs colonnes. Sert essentiellement pour la présentation des titres. Mise en forme des nombres Monétaire : Ce bouton applique le style monnaie par défaut aux cellules sélectionnées. Pour changer le style, utiliser la commande Format Style. Style de pourcentage : Ce bouton applique le style pourcentage aux cellules sélectionnées. Vous pouvez changer ce style avec la commande Format Style. Séparateur de milliers : Ce bouton permet de séparer les milliers dans les cellules sélectionnées. Vous pouvez changer ce style avec la commande Format Style. Euro : Ce bouton permet de formater en euros les cellules sélectionnées. Ajouter une décimale : Ce bouton permet d augmenter le nombre de chiffres affichés après la virgule dans les cellules sélectionnées. Réduire les décimales : Ce bouton permet de réduire le nombre de chiffres affichés après la virgule dans les cellules sélectionnées. Retraits Diminuer le retrait : Décaler le contenu de la cellule vers la gauche lorsqu un retrait a été appliqué.

31 5 Mise en forme des cellules 31 Augmenter le retrait : Décaler le contenu de la cellule vers la droite. Bordures et couleurs Bordures : Ajoute une bordure à la cellule ou à la plage de cellules sélectionnée. Pour appliquer la dernière bordure utilisée, il suffit de cliquer sur l icône lui-même. Pour utiliser une autre bordure, cliquez sur le petit dévidoir style de bordure dans la palette qui s ouvre., puis sélectionnez un Couleur de remplissage : Permet de définir la couleur du fond de l objet sélectionné, ou modifie ou supprime la couleur. Couleur de police : Permet de mettre le texte sélectionné avec dernière couleur utilisée, ou de modifier sa couleur. A noter que lorsqu une cellule est sélectionnée, la barre d outils format met alors en surbrillance les attributs actifs (police, taille, type police, alignements,... ). 2. Mise en forme élaborée Vous pouvez disposer de beaucoup plus d options en sélectionnant une plage, puis en ouvrant la fenêtre Format de cellule (Excel) ou Formatage des cellules (Calc). Pour cela, il y a deux possibilités : Faire un clic droit et dans le menu contextuel, cliquez sur Format de cellule (Excel) ou Formater les cellules (Calc) Cliquer sur la commande Format Cellule... (Excel) ou Format Cellules... (Calc) Nous présentons ici la fenêtre Format de cellule de Excel 2003.

32 5 Mise en forme des cellules 32 La boîte de dialogue Format de cellule qui apparaît permet de définir aussi bien le format des données (comme nous l avons dit précédemment) que celui des cellules, grâce à différents onglets. Cette boite de dialogue comprend 6 onglets : 2.1. Appliquer un format de nombre L onglet Nombre permet d ajuster le format de nombres. Par exemple, on peut sélectionner le nombre de décimales que les nombres doivent avoir. D autres possibilités sont offertes allant des formats usuels comme les formats standards, monétaire, scientifique ou encore dates jusqu aux formats plus spéciaux comme les codes postaux. Il est aussi possible de définir des formats personnalisés.

33 5 Mise en forme des cellules 33 Pour modifier le format de nombre : 1. Sélectionnez la ou les cellules à formater (mettre en forme) 2. Choisissez l onglet Nombre dans la boîte de dialogue Format de cellule Excel propose plusieurs formats qui sont classés en catégories. 3. Dans la zone Catégorie, sélectionnez le format voulu (Nombre, Monétaire, Date, heure, Pourcentage...) Chaque catégorie a ses propres options d affichage : nombre de décimales ou type d affichage, etc. 4. Réglez, si nécessaire, les différents paramètres du format, puis validez par OK L application d un format de nombre ne modifie pas la valeur réelle contenue dans la cellule mais uniquement la façon dont elle apparaît. Ainsi, un nombre saisi avec des décimales peut être affiché avec plus ou moins voire pas de décimales, mais tout calcul sur la cellule contenant ce nombre se fera avec ses décimales Alignement des données Par défaut Excel aligne (horizontalement) le texte sur le bord gauche de la cellule et les nombres sur le bord droit. Pour un affichage optimale des données sur votre feuille de calcul, vous pouvez éventuellement repositionner les données dans les cellules. Outre l alignement horizontal, qui peut d ailleurs s ajuster directement depuis la barre d outils, l onglet Alignement permet aussi de régler l alignement vertical, de changer l orientation du texte et de choisir d autres options d alignement. Pour modifier l alignement des données dans la cellule : 1. Sélectionnez la ou les cellules à mettre en forme 2. Choisissez l onglet Alignement dans la boîte de dialogue Format de cellule 3. Sélectionnez les options désirées et validez par OK Si le contenu de la cellule est plus large que la colonne, vous pouvez sélectionner la case à cocher Renvoyer à la ligne automatiquement. Ainsi, le contenu sera affiché sur plusieurs lignes. La case à cocher Ajuster permet d ajuster automatiquement le contenu de la cellule.

34 5 Mise en forme des cellules Modifier la police ou sa taille Vous pouvez changer la police ou la taille de la police de cellules ou plages sélectionnées dans une feuille de calcul. Vous pouvez aussi modifier la police ou la taille de police utilisée par défaut dans les nouveaux classeurs. Pour mettre en forme une cellule ou une plage de cellule: 1. Sélectionnez la ou les cellules à mettre en forme 2. Ouvrez la boîte de dialogue Format de cellule 3. Sélectionnez l onglet Police

35 5 Mise en forme des cellules Choisissez la police et la taille désirées 5. Choisissez les attributs de mise en forme (Style, Couleur, souligné..), puis 6. Validez par OK Appliquer des bordures et des motifs Pour appliquer ou modifier les formats de bordures et de motifs, il faut : 1. Sélectionner les cellules à mettre en forme ; 2. Ouvrir la boîte de dialogue Format de cellule 3. Cliquer sur l onglet Bordure et construire la bordure désirée. On distingue les bordures extérieures (contour) et les bordures internes (Intérieur) auxquelles peuvent être associées des lignes avec des styles et des couleurs différents. Trois boutons de présélections permettent : d ôter toutes les bordures ; de mettre une bordure sur l ensemble du contour du tableau ; de mettre toutes les bordures intérieures.

36 5 Mise en forme des cellules Choisir l onglet Motifs. Il est alors possible de définir une couleur de fond et un motif avec sa couleur : 5. Valider puis cliquer en dehors de la sélection Protection La protection des cellules s utilise avec la commande Outils Protection Protéger la feuille. Lorsque vous protégez la feuille, toutes les cellules dont la case verrouillée est cochée ne pourront être modifiées. Si vous désirer laissez une ou plusieurs cellules non protégés vous devez décocher la case verrouillée correspondante en utilisant l onglet Protection de la boîte de dialogue Format de cellule avant de protéger la feuille.

37 5 Mise en forme des cellules 37 L onglet Protection permet aussi de masquer ou de verrouiller les formules associées aux cellules. 3. Mise en forme de caractères individuels Généralement, une mise en forme porte sur des cellules entières. Il est toutefois possible de mettre en forme séparément des caractères, mots, nombres, phrases, etc., au sein d une cellule. Il suffit pour cela de sélectionner les caractères, et d appliquer le format souhaité. Si vous augmentez la taille de caractères individuels, le tableur ajuste généralement la hauteur de la ligne en conséquence, comme si vous aviez appliqué cette modification à toute la cellule. 4. Ajuster la largeur des colonnes et la hauteur des lignes Il y a plusieurs façons de redimensionner les lignes et les colonnes Ajuster la largeur des colonnes Pour agrandir ou diminuer la largeur d une colonne ou de plusieurs colonnes, on peut :

38 5 Mise en forme des cellules 38 Avec une boîte de dialogue Cliquez sur une cellule de la colonne à modifier ou sélectionnez des cellules de plusieurs colonnes. Cliquez sur la commande Format Colonne Largueur La boîte de dialogue suivante apparaît Entrez la nouvelle largeur, puis validez par OK. Avec la souris On peut aussi diminuer ou agrandir une colonne directement avec la souris. Pour cela, il faut : 1. Pointer sur le trait se trouvant à droite de la lettre de la colonne. Le pointeur change de forme en double flèche. 2. Faire glisser pour déplacer la branche de la colonne jusqu à la taille désirée. Pour diminuer ou agrandir plusieurs colonnes avec la souris : 1. Sélectionnez les colonnes concernées. 2. Pointez sur le trait se trouvant à droite d un groupe de colonnes. Le curseur se transforme en 3. Faire glisser pour déplacer la branche de la colonne se trouvant à gauche du trait jusqu à la taille désirée.

39 5 Mise en forme des cellules 39 Pour redimensionner à la longueur de la plus longue entrée d une colonne : 1. Pointer sur le trait se trouvant à droite de la lettre de la colonne voulue afin de faire apparaître le curseur formé de la flèche à deux directions ; 2. Double-cliquer. La colonne prend alors exactement l espace occupé par l entrée la plus longue. On peut aussi utiliser la commande Format Colonne Ajustement automatique. Le message «#####» peut aussi apparaître dans une cellule lorsque sa taille n est pas suffisante pour afficher son contenu. Il convient alors de redimensionner la cellule pour voir apparaître la valeur Masquer ou afficher des colonnes Pour masquer une ou plusieurs colonnes : 1. Cliquez sur une cellule de la colonne à masquer ou sélectionnez des cellules de plusieurs colonnes. 2. Cliquez sur la commande Format Colonne Masquer Pour afficher une ou plusieurs colonnes déjà masquées : 1. Sélectionnez les deux colonnes encadrant la colonne à afficher ou les colonnes encadrant les colonnes à afficher. 2. Cliquez sur la commande Format Colonne Afficher

40 5 Mise en forme des cellules Ajuster la hauteur des lignes Pour agrandir ou diminuer la hauteur d une ligne ou de plusieurs lignes, on peut : Avec une boîte de dialogue Cliquez sur une cellule de la ligne à modifier ou sélectionnez des cellules de plusieurs lignes. Cliquez sur la commande Format Ligne Hauteur La boîte de dialogue suivante apparaît Entrez la nouvelle hauteur, puis validez par OK. Avec la souris On peut aussi diminuer ou agrandir une lignes directement avec la souris. Pour cela, il faut : 1. Pointer sur le trait se trouvant au dessous du numéro de la ligne. Le pointeur change de forme en double flèche. 2. Faire glisser pour déplacer la branche de la ligne jusqu à la taille désirée. Pour diminuer ou agrandir plusieurs lignes avec la souris : 1. Sélectionnez les lignes concernées. 2. Pointez sur le trait se trouvant au dessous d un groupe de lignes. Le curseur se transforme en

41 5 Mise en forme des cellules Faire glisser pour déplacer la branche de la ligne se trouvant à au dessous du trait jusqu à la taille désirée. Pour redimensionner à la hauteur de la plus grande entrée d une ligne : 1. Pointer sur le trait se trouvant au dessous du numéro de la ligne voulue afin de faire apparaître le curseur sous la forme ; 2. Double-cliquer. La ligne prend alors exactement l espace occupé par l entrée la plus haute. On peut aussi utiliser la commande Format Ligne Ajustement automatique Masquer ou afficher des lignes Pour masquer une ou plusieurs lignes : 1. Cliquez sur une cellule de la ligne à masquer ou sélectionnez des cellules de plusieurs lignes. 2. Cliquez sur la commande Format Ligne Masquer Pour afficher une ou plusieurs lignes déjà masquées : 1. Sélectionnez les deux lignes encadrant la ligne à afficher ou les lignes encadrant les lignes à afficher. 2. Cliquez sur la commande Format Ligne Afficher

42 5 Mise en forme des cellules Mise en forme conditionnellle La mise en forme conditionnelle permet d attribuer automatiquement un format spécifique à une cellule (motif, police... ) en fonction de son contenu (numérique, chaîne de caractères ou logique (vrai/faux)). La mise en forme conditionnelle est donc un outil de mise en relief des données, utile dans tous les domaines Attribuer une mise en forme conditionnelle Pour attribuer une mise en forme conditionnelle à une plage de cellules 1. Sélectionner la cellule ou les cellules pour lesquelles vous souhaitez ajouter une mise en forme conditionnelle. 2. Cliquez sur la commande Format Mise en forme conditionnelle. La boîte de dialogue qui apparaît vous permet de paramétrer les conditions en fonction de votre projet. 3. Indiquez les critères de mise en forme puis cliquez sur le bouton Format 4. Choisissez le format applicable aux cellules répondant au critère indiqué :

43 5 Mise en forme des cellules Copier une mise en forme conditionnelle Pour copier les mises en forme dans d autres cellules : 1. Sélectionnez les cellules qui utilisent les mises en forme conditionnelles que vous souhaitez copier. 2. cliquez sur l icône Reproduire la mise en forme de la barre d outils Mise en forme. 3. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en forme Modifier ou supprimer une mise en forme conditionnelle Pour changer des mises en forme, lorsque la boîte de dialogue est ouverte, cliquez sur le bouton [Format... ] correspondant à la condition que vous souhaitez modifier. Pour supprimer une ou plusieurs conditions, cliquez le bouton [Supprimer... ] lorsque la boîte de dialogue est ouverte et cochez les conditions que vous ne souhaitez plus.

44 6 Créer un graphique 1. Introduction En plus des tableaux, les tableurs proposent un second moyen de représenter les données de manière synthétique : les graphiques. Les graphiques peuvent être incorporés dans une feuille de travail (avec le tableau associé) ou indépendants dans leur propre feuille (feuille graphique). Un graphique est lié à la feuille de calcul dont ses données sont issues. Si la feuille de calcul est modifiée, le graphique sera automatiquement mis à jour. Pour créer un graphique, il faut d abord avoir des données dans une feuille de calcul. Le long ce chapitre, nous allons considérer l exemple d une société qui veut, à l aide d un graphique, analyser et comparer les ventes de ses vendeurs. Le tableur vous permet de construire des graphiques de toutes sortes, automatiquement ou en vous vous faisant aider par un Assistant, bien que seulement quelques uns soient utilisables en pratique. Avant de vous lancer dans la création, réfléchissez à choisir le bon graphique selon la nature de vos données et le message à faire passer.

45 6 Créer un graphique Graphique express Pour créer rapidement un graphique de base est très simple : D abord, sélectionnez les données qui devront apparaître dans votre graphique, y compris les titres (étiquettes) de lignes et de colonnes. Ensuite, appuyez sur Alt + F1 ou F11. Pour notre exemple, retenez la plage A4:E9 en excluant les totaux. Excel crée instantanément un graphique à barres verticales (histogramme), en appliquant les paramètres par défaut. Notez que le graphique par défaut (histogramme simple) est créé sur une nouvelle feuille graphique nommée, par défaut, Graph1. Ce graphique est souvent suffisant en un premier temps. Néanmoins, vous pourrez toujours modifier, développer et améliorer ce graphique par la suite.

46 6 Créer un graphique L Assistant graphique Le principe de l Assistant est simple. Vous passez dans 4 boîtes de dialogues qui représentent les étapes de création du graphique. Au bout de la 4ème étape, votre graphique sera créé sur base des paramètres que vous aurez définis. A chaque étape, vous avez la possibilité de continuer, de reculer ou de quitter l Assistant. Pour cela, utilisez les boutons [Précédent], [Suivant] ou [Annuler] situés dans le bas de la boîte. Pour créer votre graphique : 1 Sélectionnez les données (chiffrées) qui devront apparaître dans votre graphique. Il convient de leur associer les titres (étiquettes) de lignes et des colonnes que vous souhaitez retrouver dans le graphique. 2 Cliquez sur l icône dans la barre d outils Standard. 3 Suivez les différentes étapes de création Première étape : Sélectionner le type de graphique Cette boîte, composée de deux onglets, vous propose de définir le type de graphique que vous souhaitez créer. Le premier onglet reprend les types les plus fréquemment utilisés. 1 Cliquez sur le type de graphique dans la zone de gauche de la boîte de dialogue. 2 Chaque catégorie de graphique est composée de sous-types de graphiques. Choisissez celui qui vous convient en cliquant sur le modèle proposé dans la zone de droite de la boîte de dialogue.

47 6 Créer un graphique 47 Chaque fois que vous cliquez sur un type de graphique, Excel vous en affiche un bref descriptif dans la boîte de dialogue. Le bouton [Maintenir appuyé pour visionner] offre un aperçu du graphique choisi en fonction des données qui sont sélectionnées. Cela vous permet de vous faire une idée de la forme générale de votre futur graphique. 3 Passez à l étape suivante en cliquant sur le bouton [Suivant] Deuxième étape : Confirmer les données Dans cette étape de la création du graphique, il y a deux onglets : l un est pour déterminer la plage de données et l autre est pour donner des informations sur les séries. 1 L onglet Plage de données est pour s assurer que vous avez choisi la bonne plage de cellules pour votre graphique. S il y a une erreur, vous pouvez la modifier en cliquant sur le bouton afin de minimiser boîte de dialogue et sélectionnez directement dans la feuille de données. Vous déterminez aussi si les séries de données sont en colonnes ou en lignes. 2 Sous l onglet série, il est possible de changer, d ajouter de supprimer ou de renommer des séries de données. La case " Étiquette de l axe des abscisses (X) " indique la description qui sera affichée sur l axe des " X " du graphique.

48 6 Créer un graphique 48 3 Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passez à l étape troisième étape. Chaque boîte de dialogue possède une zone affichant le graphique. Au fur et à mesure de la création, vous voyez l évolution de votre graphique en fonction des caractéristiques que vous avez choisies Troisième étape : Choisir les options Les six onglets de cette boîte de dialogue, vous définissent les caractéristiques des différents éléments qui constituent votre graphique.

49 6 Créer un graphique 49 Onglet Titres : Vous pouvez ajouter un titre à votre graphique et/ou mettre un titre pour les différents axes. Onglet Quadrillage : Permet d afficher ou de cacher le quadrillage du fond du graphique. Pour chaque unité de mesure, il est possible de faire apparaître un trait pour pouvoir situer les données plus facilement. De plus, vous pouvez ajouter des unités intermédiaires. Onglet Table de données : Permet d afficher ou non la table de données. L onglet Axes : Vous donne le choix d afficher ou de cacher les informations des différents axes du graphique. Par défaut, les axes seront affichés. Onglet Légende : vous permet de choisir d afficher ou non la légende du graphique. Si vous l affichez, vous pouvez choisir son emplacement (en haut du graphique, en bas, à gauche, à droite). Onglet Étiquettes de données : Permet d afficher des étiquettes à chacun des éléments de la série. Vous pouvez afficher la valeur, le pourcentage, les deux ou même la description de l axe des "X". Cliquez sur le bouton [Suivant] Dernière étape: Spécifier l emplacement Votre graphique est maintenant créé. Il vous reste cependant à définir l endroit où Excel devra l insérer. Deux possibilités s offrent à vous : Soit vous décidez de créer une nouvelle feuille qui sera entièrement dédiée à votre graphique. Dans ce cas, Excel insère une feuille de graphique dont vous devez définir le nom dans la zone prévue à cet effet. Soit vous insérez votre graphique comme objet dans la feuille de calcul existante ou dans une autre feuille de calcul que vous choisissez en cliquant sur la flèche du champ. Dans l exemple, le graphique sera inséré dans la feuille appelée Resultats ventes. Terminez votre graphique en cliquant sur le bouton [Terminer].

50 6 Créer un graphique 50 Voilà! Vous avez un graphique flottant, c est-à-dire dont la position peut changer. 4. Redimensionnement et repositionnement du graphique Le graphique a été incorporé comme graphique flottant dans la feuille. Ainsi, vous pouvez le redimensionner et le repositionner par rapport à la feuille de calcul. Utilisez les poignées de redimensionnement de la zone graphique pour en augmenter la taille jusqu à masquer la zone de la feuille de calcul s étendant de B2 à H15. Eventuellement, repositionnez-la en glissant la souris sur le graphique. Vous devriez arriver à ce résultat :

51 6 Créer un graphique Modifier un graphique La présentation par défaut n est pas forcément celle qui vous convient. Vous pouvez donc l ajuster à vos besoins ou souhaits. On peut à présent modifier tous les éléments du graphique obtenu. Pour cela, il existe plusieurs possibilités : 1 Utiliser la barre d outils graphique, si elle n est pas présente à l écran, vous la trouverez dans le sous-menu barres d outils du menu Affichage. La flèche noire située à droite de la fenêtre où s inscrit "zone de graphique" vous permet de sélectionner la partie du graphique que vous voulez modifier. Il suffit ensuite de cliquer sur l icône représentant une main tenant une feuille pour avoir accès à cette partie précise du graphique et d y apporter toutes les modifications nécessaires. 2 Faire un clic droit sur la partie du graphique que l on veut modifier. Le menu contextuel, qui apparaît, vous donne accès au format de la zone que vous souhaitez modifier. Par exemple ici, l accès au format de la zone de traçage, la zone grisée du graphique.

52 6 Créer un graphique 52 3 Cliquer deux fois sur la partie du graphique que l on souhaite modifier et entrer directement dans la fenêtre Format correspondant à cette zone. Chacune de ces trois options donnent des résultats équivalents. Vous pouvez donc choisir celle qui vous conviendra le mieux pour modifier l aspect de vos graphiques. 4 On peut également retourner à chacune des quatre étapes de la réalisation du graphique si on s aperçoit que l on a oublié quelque chose. Pour cela, il suffit de sélectionner le graphique et de cliquer sur Graphique dans la barre de menus. Il apparaît un menu déroulant dans lequel on trouve les quatre étapes de réalisation du graphique, il suffit de cliquer sur celle où on souhaite apporter des modifications.

53 7 Le calcul avec un tableur Un tableur tel qu Excel n est pas un logiciel que l on utilise uniquement pour organiser des informations. Le calcul est la fonction primordiale d un tableur pour lequel tout calcul est lié à une cellule. 1. Formules Après avoir ajouté des données dans une feuille de calcul, il est possible de créer une formule, une expression qui effectue des calculs sur les données. 2. Saisie d une formule La structure d une formule obéit à une syntaxe particulière. La formule débute par le signe égal "=" suivi des éléments à calculer : des opérandes séparés par des opérateurs de calcul. En général, voici les étapes à suivre pour saisir une formule : 1. Sélectionnez la cellule avant de taper la formule 2. Tapez le signe égal = 3. Tapez la formule : opérandes et des opérateurs. Chaque opérande peut être une constante, une cellule ou une plage de cellules, un nom ou une fonction de calcul. 4. Validez Structure d une formule type :

54 7 Le calcul avec un tableur 54 Lorsque vous validez la saisie d une formule, le tableur calcule cette dernière et il affiche immédiatement la valeur du résultat dans la cellule. Même si la formule semble disparaître, le tableur retient la formule. Pour voir la formule, sélectionnez la cellule, puis regardez dans la barre de formule. Application : On va créer la formule =A1+B1-B2 dans la cellule D1. Pour cela suivez les instructions suivantes : 1. Sélectionner la cellule D1 2. Tapez le signe =, puis pointez sur la cellule A1 3. Tapez le signe +, puis pointez sur la cellule B1 4. Tapez le signe -, puis pointez sur la cellule B2 5. Validez par la combinaison Ctrl + Entrée, pour valider sans se déplacer! 2.1. Modifier une formule La saisie de formule se révèle d une grande simplicité. Mais personne n est à l abri d une erreur. C est pourquoi, il est important de pouvoir modifier une formule saisie. Pour cela, on dispose des des outils habituels de modification d un texte : Sélectionnez la cellule contenant la formule à modifier (La formule apparaît dans la barre de formule). Puis, utilisez l une des deux méthodes :

55 7 Le calcul avec un tableur 55 Cliquez dans la barre de formule pour y placer le point d insertion " " et effectuez les modifications. Faites un double clic ou utiliser la touche F2, pour modifier la formule directement dans la cellule. Notez que, dans le premier cas, le point d insertion " " est dans la barre de formule. Cependant, dans le deuxième cas, le point d insertion " " est dans la cellule contenant la formule. Par défaut, un tableur recalcule automatiquement la formule chaque fois que vous modifiez son expression Erreurs dans les formules En cas d erreur dans la composition d une formule, la cellule qui la contient affichera l un des messages suivants : ##### La cellule n est pas assez large pour afficher le nombre dans le format choisi. #DIV/0! #NOM? #N/A! #NUL! #NOMBRE! #REF! #VALEUR! Division par zéro. La formule utilise un nom inexistant ou il y a une erreur dans le nom d une fonction. La formule fait référence à une valeur non disponible. Référence invalide (hors feuille par exemple). Argument invalide dans une fonction. Référence à quelque chose qui n existe pas ou qui a été effacé. Arguments incompatibles dans une fonction. Lorsqu une cellule avec une formule erronée est active, un bouton d erreur apparaît. Si vous cliquez sur la flèche déroulante de ce bouton, un menu s affiche avec des options qui fournissent des informations sur l erreur et proposent de l aide pour y remédier.

56 7 Le calcul avec un tableur La recopie incrémentée En règle générale, dans la construction de formules, on se contente de rédiger la formule de la première ligne (ou colonne). Pour reporter la formule sur les autres lignes (ou colonnes), le tableur propose un outil qui se nomme la recopie incrémentée. En approchant la souris vers le bord inférieur droit de la cellule contenant la première formule, le curseur prend l apparence d un +. En maintenant le clic gauche de la souris et en tirant vers le bas (ou la droite), la formule de la première ligne (ou colonne) va se dupliquer vers les autres lignes (ou colonnes). 3. Opérateurs Les opérateurs permettent de définir le type de calcul que vous voulez effectuer sur les éléments d une formule. Il existe un ordre de calcul par défaut. Toutefois, vous pouvez le changer à l aide de parenthèses Types d opérateurs Il existe quatre types d opérateurs de calcul différents : arithmétiques, de comparaison, de concaténation de texte et de référence.

57 7 Le calcul avec un tableur 57 Opérateurs arithmétiques Pour effectuer les opérations mathématiques de base telles que l addition, la soustraction ou la multiplication, combiner des nombres et produire des résultats numériques, utilisez les opérateurs arithmétiques ci-dessous. Type d opérateur Opérateur Signification Exemple + Addition 2+6, A1+B1 - Soustraction 2-6, A1-B1, -3 Arithmétique * Multiplication 2*6, A1*B1 Opérateurs de comparaison / Division 2/6, A1/B1 % Pourcentage 2% ˆ Puissance 2ˆ6, A1ˆB1 Vous pouvez comparer deux valeurs avec les opérateurs ci-dessous. Le résultat obtenu est une valeur logique VRAI ou FAUX. Type d opérateur Opérateur Signification Exemple Comparaison Opérateurs de référence = Egalité A1=B1 < Inférieur à A1<B1 > Supérieur à A1>B1 <= Inférieur ou égal à A1<=B1 >= Supérieur ou égal à A1>=B1 <> Différent de A1<>B1 Combinez les plages de cellules pour effectuer des calculs à l aide des opérateurs suivants : Type d opérateur Opérateur Signification Exemple : Plage C2:E5 Référence ; Union C3:D7;F2:G6 Opérateurs de texte espace Intersection =C2:E5 D4:F7 Utilisez le signe "&" (et commercial) pour combiner (concaténer) une ou plusieurs chaînes de texte en vue d obtenir un seul élément de texte.

58 7 Le calcul avec un tableur 58 Type d opérateur Opérateur Signification Exemple Texte & Concaténation de texte "Bon"&"homme" Application : Si vous avez besoin de mettre bout à bout la valeur de 2 cellules dans une troisième il faut utiliser la concaténation. Pour avoir dans la cellule B1 la valeur 08, il faut faire précéder la valeur par le signe "apostrophe" : Dans B1, tapez 08. Le résultat donne bien Si nous voulons avoir la phrase "Bonjour Madame" dans la cellule C1 avec un espace entre les deux mots, il faut écrire la formule =A1&" "&B Ordre de calcul Dans certains cas, l ordre des calculs peut affecter la valeur renvoyée par la formule. Les opérateurs possèdent un ordre de priorité que vous pouvez modifier à l aide de parenthèses. Le tableau suivant présente la priorité des opérateurs par ordre décroissant :

59 7 Le calcul avec un tableur 59 No. d ordre Opérateurs Description 1 ( ) Parenthèses 2 : ; (espace) Opérateurs de référence 3 - Négation (comme dans -1) 4 % Pourcentage 5 ˆ Exposant 6 * et / Multiplication et division 7 + et - Addition et soustraction 8 & Concaténation de deux chaînes 9 = < > <= >= <> Opérateurs de comparaison Si la formule contient des opérateurs de même priorité comme la multiplication et la division, Le tableur exécute les opérations de gauche à droite. Application : Comprendre l ordre des calculs en présence de plusieurs opérateurs La formule =24/3*5 produit le résultat 40. En effet, le tableur commence par diviser 24 par 3, puis il multiplie par 5. La formule =5*2+9/3 produit le résultat 13. En effet, le tableur commence par multiplier 5 et 2 ce qui donne 10, puis il divise 9 par 5 ce qui donne 3, enfin, il fait l addition de 10 et Références des valeurs Les références sont des adresses permettant d identifier les cellules. Les tableurs utilisent des références relatives, absolues et mixtes. La force des tableurs tient à leur gestion des références des valeurs. Quand vous effectuez des calcul avec un tableur, vous manipulez en général les adresses des valeurs et non les valeurs elles-mêmes Références relatives Les références relatives se réfèrent aux cellules d après leur position par rapport à la cellule contenant la formule. Par défaut, les références sont relatives.

60 7 Le calcul avec un tableur 60 Par exemple, si vous écrivez, dans la cellule B2, la formule =A2+B1, le tableur lit la formule sous la forme «(le contenu de la cellule située à gauche de cette cellule) + (le contenu de la cellule située au-dessus de cette cellule)» Application : Soit un tableau comprenant une liste de produits, leurs prix unitaires et leurs quantités. Le but est de calculer les totaux. Si vous écrivez, dans la cellule E5, la formule =C5*D5, vous demandez alors au tableur de lire la valeur stockée deux cellules à gauche de E5 et de la multiplier avec la valeur stockée une cellule à gauche de E5. Lorsque vous copiez la formule de E5 vers le bas, vous constatez que le tableur adapte automatiquement les références contenues dans la formule collée, en fonction de chaque cellule. Par exemple la cellule E9 contient maintenant la formule =C9*D9. En réalité, la formule que le tableur a enregistrée (et qui n apparaîtra nulle part ressemble davantage à ce qui suit : = (le contenu de la cellule située deux cellules à gauche) (le contenu de la cellule située une cellule à gauche)

61 7 Le calcul avec un tableur Références absolues Les références absolues se réfèrent aux cellules d après leur position fixe dans la feuille de calcul. Si on ne veut pas que le tableur ajuste les références lorsqu on copie une formule dans une autre cellule, il faut utiliser une référence absolue. Pour obtenir une référence absolue, il suffit d ajouter le signe $ dans la référence. Par exemple, si vous écrivez, dans la cellule B2, la formule =A2+$B$1, le tableur lit la formule sous la forme «(le contenu de la cellule située à gauche de cette cellule) + (le contenu de la cellule située à l intersection de la colonne B et de la ligne 1)». Ainsi en recopiant la cellule, les références de B1 ne seront pas incrémentées. Pour mettre ce $, vous pouvez l ajouter vous-même en le tapant ou utiliser la touche F4, comme dans le tableau suivant, avec l exemple A1 : Nombre d appuie Résultat Après recopie Après recopie sur la touche F4 vers la droite vers le bas 1 $A$1 $A$1 $A$1 2 A$1 B$1 A$1 3 $A1 $A1 $A2 4 A1 B1 A2 Application : Soit un tableau comprenant une liste de produits, leurs prix unitaires, leurs quantités et les totaux. Le but est de calculer la TVA. Si vous écrivez, dans la cellule F5, la formule =E5*$C$2, vous demandez alors au tableur de lire la valeur stockée une cellule à gauche de F5 et de la multiplier avec la valeur stockée à la cellule située à l intersection de la colonne C et de la ligne 2.

62 7 Le calcul avec un tableur 62 Lorsque vous copiez la formule de F5 vers le bas, vous constatez que le tableur a bien conservé la référence à la cellule C2. Cependant, il a bien sûr adapté les références relatives contenues dans la formule collée. Par exemple la cellule F9 contient maintenant la formule =E9*$C$ Références nominales C est un type de référence qui est en fait une référence absolue. Par exemple, au lieu de désigner la cellule par son nom générique ($C$2), on lui donne un nom particulier (souvent en rapport avec son contenu). Pour donner un nom à une cellule ou une place de cellules, il faut la sélectionner, puis cliquer sur la zone nom dans la partie gauche de la barre de formule. Tapez le nom que vous voulez donner à votre cellule ou plage et validez par la touche Entrée. Application : Soit un tableau comprenant une liste de produits, leurs prix unitaires, leurs quantités et les totaux. Le but est de calculer la TVA. Comme C2 contient le taux de TVA, il est tout à fait possible de nommer cette cellule TauxTva. La formule devient beaucoup plus lisible, si on remplacer =E5*$C$2 par =E5*TauxTva.

63 7 Le calcul avec un tableur Références mixtes Une référence mixte contient une référence relative et l autre absolue. Elle est signalée en plaçant le signe $ devant la référence absolue : $B1 signifie que la colonne B sera toujours utilisée mais que la ligne variera selon l emplacement de la formule que vous avez copiée. Par exemple, si vous écrivez dans la cellule B2, la formule =A2+$B1, le tableur lit la formule sous la forme «(le contenu de la cellule située à gauche de cette cellule) + (le contenu de la cellule située située dans la colonne B et une ligne au-dessus de cette cellule)» Application : Nous plaçons une somme d argent sur un livret, à intérêts simples. Le but est de connaître le montant (capital et intérêts cumulés) qu on peut retirer à la fin d un certain nombre de périodes. Pour connaître le montant disponible à la fin de la n ième période, nous devons avoir : Montant + Montant *(Nombre de période)*(taux d intérêt) Nous devons rentrer, dans la cellule C6, la formule suivante =C2+C2*B6*C5 Cependant, pour recopier la formule vers le bas et vers la droite, il faut signaler au tableur que nous souhaitons : que les références de la cellule C2 ne changent pas lors de la copie. Pour cela, il faut utiliser la référence absolue $C$2 ou le nom de la cellule, ici Montant. que le numéro de la ligne de la cellule B6 s adaptera à la nouvelle position de la formule, mais pas la lettre de la colonne. Pour cela, il faut bloquer la lettre B : $B6. que la lettre de la colonne de la cellule C5 s adaptera à la nouvelle position de la formule, mais pas la le numéro de la ligne. Pour cela, il faut bloquer le numéro 5 : C$5. La formule à mettre dans C6, s écrit : =$C$2+$C$2*$B6*C$5

64 7 Le calcul avec un tableur 64 Puisque la cellule C2 contient le montant placé, il est possible de nommer cette cellule Montant. Dans ce cas la formule peut s écrire =Montant + Montant*$B6*C$5 5. Fonctions Une fonction est une formule prédéfinie vous permettant d exécuter des calculs plus ou moins complexes. Mais, le plus grand avantage des fonctions est qu elles sont prêtes à être utilisées immédiatement. La syntaxe d une fonction est toujours ( ) NomDeLaFonction argument1 ; argument2;...; argumentn Les différents éléments d une fonction : Le nom : Chaque fonction possède un nom. Ce nom peut être écrit en majuscules ou minuscules Les parenthèses : Le nom d une fonction est toujours suivi par une parenthèse ouvrante qui le sépare des arguments. De même, toutes les fonctions doivent se terminer par une parenthèse fermente. Les arguments : Ce sont les différents paramètres attendus par la fonction. Ils sont à compléter et à séparer par des points-virgules (;). Il peut n y avoir qu un seul ou aucun argument. Les arguments peuvent être des nombres, du texte et des valeurs logiques telles que VRAI ou FAUX, des matrices, des valeurs d erreur ou des références de cellules. L argument choisi doit produire une valeur valide. Les arguments peuvent aussi être des constantes, des formules ou d autres fonctions. Si la fonction débute une formule, tapez un signe égal (=) avant le nom de la fonction.

65 7 Le calcul avec un tableur Saisir au clavier une fonction Il vous est possible d écrire une formule en utilisant l assistant des fonctions qui est expliqué un peu plus loin. Cependant, il est parfois plus simple de la saisir au clavier. Lorsque vous utilisez des fonctions simples il est quasiment préférable de se laisser guider par les info-bulles qui s affichent en même temps que vous saisissez la fonction plutôt que d utiliser l assistant. Par exemple, sélectionner une cellule, puis commencez la saisie de la fonction par =somme(. Vous constatez l apparition de la bulle d aide : Ici, nombre1 et nombre2 pouvant correspondre à une cellule ou à une plage de cellules. Les trois petits points (... ) signifient que la liste des arguments après le premier est facultatif. Ainsi nous pouvons nous contenter de ne sélectionner qu une cellule ou une plage de cellule. Ne laissez aucun espace entre le nom de la fonction et la première parenthèse telle que : =somme (A1;B2). Elle ne donnera pas de résultat. Ceci est une erreur commune parmi les débutants. Application : Calculez la valeur future au bout de 6 ans d un capital de ,00 dh placé au taux d intérêt annuel de 3 %. 1. Sélectionner la cellule E4 2. Commencez la saisie de la fonction par =vc( Vous constatez l apparition de la bulle d aide :

66 7 Le calcul avec un tableur Pour chaque argument, sélectionnez alors la cellule qui convient Les arguments entre crochets sont facultatifs dans cette fonction et peuvent être omis ou remplacés par un point-vigule. L argument en gras indique l argument en cours Insérer des fonctions prédéfinies Vous pouvez vous faire assister pour saisir vous fonctions. Le tableur propose un assistant qui permet de guider la construction d une fonction à l aide de deux étapes. Il suffit de suivre la procédure suivante : 1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous désirez entrer une fonction. 2. Ouvrez la fenêtre appelée Insérer une fonction. Pour cela, vous avez deux possibilités : cliquez sur l icône cliquez sur la commande Insertion Fonction de la barre de formule ou Vous venez ainsi d ouvrir une fenêtre appelée Insérer une fonction. Très simple d utilisation, elle est dédiée en priorité aux débutants. Utilisez cette aide pour toute fonction que vous ne connaissez pas parfaitement. Surtout, certaines fonctions possèdent plusieurs arguments qui doivent être placés dans le bon ordre.

67 7 Le calcul avec un tableur 67 Dans le champ Recherchez une fonction, vous pouvez taper sous la forme d une phrase ce que vous souhaitez faire avec cette fonction. Par exemple, tapez l expression «Comparer des informations» ; puis cliquez sur le bouton [OK]. Le tableur dispose de nombreuses fonctions réparties en différentes catégories : mathématiques, statistiques, financières, logiques, dates, textes, etc. 3. Etape 1 : Sélectionnez la catégorie qui contient Sélectionnez la fonction recherchée. Si vous ne savez pas à quelle catégorie appartient la fonction que vous voulez, essayez la catégorie Toutes. 4. Sélectionnez la fonction recherchée et regardez son descriptif, si besoin est. 5. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour passer à la deuxième étape. Une boîte de dialogue s affiche pour vous aide à entrer les arguments. 6. Etape 2 : Complétez les différents arguments de la fonction. Les noms des arguments de la fonction sont affichés à côté des champs de saisie. Les arguments obligatoires sont affichés en gras. 6. Si un argument doit faire référence à une cellule ou une plage de cellule, cliquez sur le bouton. La palette de formules se réduit, utilisez la souris pour sélectionner la plage.

68 7 Le calcul avec un tableur Cliquez sur le bouton pour retourner dans la palette de formules. 8. Cliquez sur le bouton [OK] afin d insérer la fonction Fonctions imbriquées Souvent l utilisation d une seule fonction est insuffisante, il faut utiliser une fonction sur un résultat d une autre fonction ou d un ensemble de fonctions. Une fonction peut utiliser une autre fonction comme argument, mais elle doit renvoyer le même type de valeur que celui attendu par l argument. Si une fonction imbriquée ne renvoie pas le bon type d argument, Microsoft Excel affiche la valeur d erreur #VALEUR!. Une formule peut contenir jusqu à sept niveaux d imbrication. Application : Soit à calculer la valeur absolue de la somme des valeurs contenues dans la plage A1:A5 dans la cellule A6. Pour cela, créer la formule suivante, =ABS(SOMME(A1:A5)), dans la cellule A6. Il aussi possible d imbriquer les fonctions à l aide de l assistant. Prenons comme exemple la formule précédente. 1. Sélectionnez A6. 2. Cliquez sur l icône.une boîte de dialogue apparaît 3. Dans la boîte de dialogue, vous choisissez la Catégorie Maths & Trigo, puis la fonction ABS. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Cliquez dans la zone du 1er argument (Nombre) de la palette Arguments de la fonction. 5. Cliquez sur le petit triangle afin de dérouler la liste des fonctions. 6. Choisissez la fonction SOMME. La fonction s insère donc dans la fonction ABS. Si la fonction Somme n est pas dans la liste sélectionnez Autres fonctions.

69 7 Le calcul avec un tableur La palette de formules vous aide à remplir cette fonction SOMME Somme automatique Avec la fonction Somme automatique, Excel facilite l addition de valeurs qui est l un des calculs les plus fréquents dans une feuille de calcul. Un bouton lui est dédié sur la barre d outils standard. Vous remarquez que ce bouton est accompagnée s une flèche permettant d accéder rapidement à certaines autres fonctions mais aussi à l assistant fonction Autres fonctions. Somme automatique (normale) 1. Créez un nouveau classeur dans Excel, 2. Réalisez le tableau simple suivant

70 7 Le calcul avec un tableur Sélectionnez la premiere cellule de total (B7), 4. Cliquez sur le bouton Somme automatique, La fonction SOMME s affiche dans la cellule avec entre parenthèses, une suggestion de la liste des cellules à sommer, ici B2:B6. Si la suggestion n est pas la bonne, il vous suffit de cliquer et glisser la souris sur une autre plage de cellules pour changer les paramètres de la fonction. 6. Validez ce calcul en réalisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée. La fonction SOMME affiche le résultat du calcul dans la cellule ou elle est écrite. Somme automatique (rapide) Il existe une autre méthode, plus rapide que celle décrite plus haut pour réaliser une somme automatique, lorsque le tableau s y prête. La ligne du total étant vide, 1. Sélectionnez ensemble toutes les cellules à sommer ainsi que les cellules dans lesquelles doivent apparaître les résultats,

71 7 Le calcul avec un tableur Cliquez sur le bouton Somme automatique. Tous les résultats s affichent instantanément dans toutes less cellules du total. Cette technique permet d éviter l étape intermédiaire qui consiste à valider la plage de sélection à sommer que suggère Excel. Les fonctions Moyenne, Max et Min Les fonctions Moyenne, Max et Min s utilisent exactement comme la fonction Somme. Il suffit de sélectionner en argument la plage de cellule sur laquelle elles doivent extraire la valeur caractéristique. Fonction Syntaxe Descriptif Moyenne Max Min MOYENNE(nombre1;nombre2;...) MAX(nombre1;nombre2;...) MIN(nombre1;nombre2;...) Renvoie la moyenne d une liste de valeurs. Renvoie le plus grand nombre d une liste de valeurs. Renvoie le plus petit nombre d une liste de valeurs.

72 8 Fonctions logiques Ces fonctions particulièrement importantes et performantes permettent de faire dépendre le résultat d un calcul d une ou plusieurs conditions. Il s agit plutôt de rendre vos feuilles de calcul réactives à certaines valeurs. La plus connue est la fonction SI, mais elle se voit complétée par d autres fonctions bien pratiques. L accès à ces fonctions se fait à travers la boîte de dialogue : 1. Fonction Si La fonction SI permet d effectuer un test conditionnel sur des valeurs et des formules. Elle n est pas à proprement parler une fonction de calcul : il s agit en fait d une fonction logique qui permet de faire un choix entre deux hypothèses, en fonction d une expression logique. Cette expression logique peut prendre seulement deux valeurs : VRAI ou FAUX. La représentation graphique de la fonction Si() est :

73 8 Fonctions logiques 73 En langage courant, la phrase correspondante serait : Si le test (est vrai) alors faire hyposèse 1 sinon faire hyposèse 2 La fonction SI() attend les arguments suivants : =SI(text_logique ; [valeur_si_vrai] ; [valeur_si_faux]) L argument Test_logique représente toute valeur ou expression logique qui peut prendre la valeur VRAI ou FAUX. Cet argument est obligatoire. L argument Valeur_si_vrai est la valeur renvoyée si le test logique est VRAI. Cet argument est facultatif. En son absence, la fonction renvoie la valeur VRAI. L argument Valeur_si_faux est la valeur renvoyée si le test logique est FAUX. Cet argument est facultatif. En son absence, la fonction renvoie la valeur FAUX. Si on fait une comparaison avec l assistant, la boîte de dialogue Arguments de la fonction affiche : Le Test_logique constitue le premier argument à introduire dans la formule. Il s agit souvent d une comparaison entre deux termes qui peuvent être soit le contenu d une cellule et d une valeur, d une formule et d une valeur, de la référence d une cellule et celle d une autre, etc. Par exemple, D5=23 ou C4=12/B4 ou F3="Homme" ou etc.

74 8 Fonctions logiques 74 Symboles Opérateurs logiques mathématiques Tableur Inférieur à < < Supérieur à > > Inférieur ou égal à <= Supérieur ou égal à >= Egal à = = Différent de <> La construction d une formule utilisant la fonction SI ne présente pas de difficulté majeure. Il convient cependant de prévoir l effet attendu si la condition (l expression logique) est remplie, mais également l effet escompté dans le cas contraire. Dans les deux cas on va écrire dans la formule le résultat que l on voudra voir apparaître dans la cellule. Le résultat que l on veux obtenir peut être de natures différentes. Pour chacun d eux, voici une liste des résultats possibles, et la façon de les écrire dans la formule pour les obtenir : Ce qu on vaut affiche Ce qu on doit saisir Exemple Un nombre Le nombre 123,65 Un texte Le texte entre guillemets "Remise accordée" Un résultat de calcul La formule de calcul F4*10% Du contenu d une cellule Les références de la cellule F4 Un zéro 0 0 Rien (Aucun affichage) "" "" Application : Afficher un message fixe Le responsable d une entreprise dispose des commandes de quatre clients au premier trimestre. Il décide d accorder une remise de 10 % à ceux dont le total commandé dépasse 1000 dh. Pour cela il veut que le tableur affiche "Accordée" ou rien du tout dans le cas contraire.

75 8 Fonctions logiques 75 Mise en place de la formule : Vous avez deux possibilités : Saisissez la formule manuellement : Cliquez dans la cellule qui contiendra la formule et le résultat, ici G4. Puis, tapez =SI(F4>1000;"Accordée";"") Utilisez l assistant : Suivez les instructions suivantes Cliquez dans la cellule qui contiendra la formule et le résultat, ici G4. Ouvrez la fenêtre appelée Insérer une fonction en cliquant sur l icône de la barre de formule ou sur la commande Insertion Fonction Dans la Catégorie logique, sélectionnez la fonction SI, puis cliquez sur [OK]. Complétez les différents arguments Cliquez sur [OK]. La valeur s affiche dans la cellule G4 Pour terminer, recopiez la formule de G4 vers le bas. Application : Afficher un message variable Le responsable de l entreprise veut, cette fois, que le tableur affiche la valeur de la remise qui est de 10 % à ceux dont le total commandé dépasse 1000 dh. Sinon, la remise est nulle. Mise en place de la formule : Cliquez dans la cellule qui contiendra la formule et le résultat, ici G4. Puis, tapez =SI(F4>1000;F4*10%;0) La cellule G5 contient bien la valeur 0 qui est le résultat de la formule =SI(F5>1000;F5*10%;0) puisque la valeur de F5 n est pas supérieur à Cependant, le tableur affiche "- dh", car nous avons appliqué le format Monétaire que nous avions personnalisé.

76 8 Fonctions logiques Imbriquer deux fonctions SI Une fonction SI n autorise que deux réponses possibles. Si le problème à résoudre comporte trois réponses possibles, il faudra procéder par élimination en utilisant, successivement, deux fonctions SI. Les deux fonctions seront imbriquées. Nous avons ici affaire à une imbrication à deux niveaux, qui se matérialise de la façon suivante avec la syntaxe du tableur : =SI(Test 1 ; Décision 1 ; SI(Test 2 ; Décision 2 ; Décision 3)) la deuxième fonction SI s exécutera si (et seulement si) la réponse au Test 1 est "FAUX". Notez que nous fermons deux parentheses car la seconde fonction SI est imbriquée dans la premiere. Il faut fermer autant de parentheses qu il y en a d ouvertes. Application : Augmentation du nombre de possibilités Imaginons que le responsable de l entreprise souhaite motiver davantage les clients dont le total commandé dépasse 3000 dh de sorte que : Si le total commandé dépasse 3000 dh, la remise est de 15 %. Si le total commandé est strictement entre 3000 dh et 1000 dh, la remise est de 10 %. Sinon, la remise est nulle.

77 8 Fonctions logiques 77 Mise en place de la formule : Ce cas de figure envisage trois possibilités. Nous devons pour cela poser deux critères. Nous allons modifier la formule contenue dans la cellule G4. Suivez les instructions suivantes : 1. Sélectionner la cellule G4. Puis, cliquez sur la barre de formule 2. Mettez le point d insertion entre le signe = et SI 3. Tapez «SI(F4>3000;F4*15% ;». Puis, déplacez le vers la fin 4. Tapez le caractère «)» La cellule G4 doit contenir maintenant la formule : =SI(F4>3000;F4*15% ; SI(F4>1000;F4*10%;0)) Il faut prêter une attention particulière à l ordre dans lequel vous imbriquez les tests, pour éviter qu une condition ne soit pas déjà reprise au préalable par un autre test. Dans notre cas le fait de tester d abord les montants >1000 dh, rendrait un deuxième test sur des montants dépassant 3000 dh inutile car ces valeurs auraient déjà été reprises par le premier test (3000 étant plus grand que 1000!). 3. Imbriquer plusieurs fonctions SI Les formules conditionnelles utilisées jusqu à présent ne permettent d envisager que deux possibilités! Le résultat est intéressant mais pas vraiment satisfaisant. Cela dit, certaines problématiques nécessitent l élaboration de véritables arbres de décisions, du type : Il est possible d imbriquer jusqu à 7 niveaux de test SI (Excel 2003) voire 64 niveaux de test SI (Excel 2010). Autant dire que certaines formules peuvent être illisibles!

78 8 Fonctions logiques Fonctions ET et OU Il faut parfois combiner plusieurs tests logiques pour modéliser une situation «réelle». Ceci est possible en utilisant la fonction ET ainsi que la fonction OU. Syntaxe =ET (valeur_logique1 ; [valeur_logique2] ;... ) =OU(valeur_logique1 ; [valeur_logique2] ;... ) La fonction ET renvoie VRAI si tous les arguments sont VRAI ; renvoie FAUX si au moins l un des arguments est FAUX. La fonction OU renvoie VRAI si au moins l un des arguments est VRAI ; renvoie FAUX si tous les arguments sont FAUX. valeur_logique1,valeur_logique2,... représentent les conditions que vous souhaitez tester et qui peuvent être soit VRAI, soit FAUX. Application : Validation d un module d étude Soit un tableau présentant les résultats d un module constitué de deux unités de cours (Micro et Compta). Deux règles sont cumulatives pour obtenir la validation du module : La moyenne arithmétique des résultats des unités doit être supérieur ou égale à 10, Le résultat d une unité de cours doit être supérieur ou égal à 5. Mise en place de la formule : Nous allons vérifier que la note de chaque unité de cours est supérieure ou égale à 5 et que la moyenne est supérieure ou égale à 10. Les critères seront (pour la ligne 4) : valeur_logique1 : C4>=5 afin de vérifier si la note de la Micro est 5

79 8 Fonctions logiques 79 valeur_logique2 : D4>=5 afin de vérifier si la note de la Compta est 5 valeur_logique3 : E4>=5 afin de vérifier si la Moyenne est 10 Cliquez dans la cellule qui contiendra la formule et le résultat, ici F4. =ET(C4>=5;D4>=5;E4>=10) Puis, tapez 5. Fonction NON L opérateur NON renvoie la valeur inverse de son argument. Dans certains cas, il est plus pratique de manipuler la négation d une condition logique que d utiliser la condition ellemême. 6. Combiner des fonctions logiques Les fonctions ET, OU et les opérateurs de comparaison ci-dessus sont limités aux seules valeurs «VRAI» ou «FAUX». Il serait plus intéressant s ils pouvaient être plus spécifiques. C est pour cela qu ils sont souvent combinés avec la fonction SI qui permet de préciser les valeurs qu une cellule prend si une condition est vérifiée ou non. Syntaxe =SI(ET(Cond1;Cond2;... ;CondN) ; Décision 1 ; Décision 2) Décision 1 : action à réaliser si les N conditions sont satisfaites Décision 2 : action à réaliser si au moins une des conditions n est pas satisfaite Application : Avis du jury Après délibération, le jury d un module souhaite attribuer la mention "Validé" à ceux dont les règles de validation sont remplies, et la mention "Non validé" dans le cas contraire.

80 8 Fonctions logiques 80 Mise en place de la formule : Nous allons modifier la formule contenue dans la cellule F4. Suivez les instructions suivantes : 1. Sélectionner la cellule F4. Puis, cliquez sur la barre de formule 2. Mettez le point d insertion entre le signe = et ET 3. Tapez «SI(». Puis, déplacez le après ET(C4>=5;D4>=5;E4>=10) 4. Tapez «;"Validé" ; "Non validé")» La cellule F4 doit contenir maintenant la formule : =SI(ET(C5>=5;D5>=5;E5>=10) ; "Validé" ; "Non validé") Application : Cas à débattre par le jury Imaginez que le jury souhaite faire valider le module aux étudiants qui répondent aux critères de validation, refaire le module aux étudiants dont la moyenne est strictement inférieure a 9,5 et et débattre pour ceux dont la note est supérieur ou égale à 9,5 (y compris les étudiants ayant une moyenne supérieur ou égale à 10, sans pouvoir valider leur module). Mise en place de la formule : Modifiez la formule contenue dans F4 comme suit : =SI(ET(C4>=5;D4>=5;E4>=10) ; "Validé" ; SI(E4>=9,5 ; "A étudier" ; "Non validé"))

81 9 Fonctions de comptage 1. Comptage sans conditions La première phase de l étude d une population est d en dénombrer les individus. Les trois fonctions NBVAL, NB, NB.VIDE sont connexes. Elles retournent toutes les trois un nombre mais avec quelques variantes Fonction NBVAL La fonction NBVAL compte le nombre de cellules qui ne sont pas vides et les valeurs comprises dans la liste des arguments. Utilisez NBVAL pour compter le nombre de cellules contenant des données dans une plage de cellules. Sa syntaxe : =NBVAL(valeur1 ; [valeur2] ;... ) valeur1, valeur2,... représentent les arguments correspondant aux valeurs à compter. Seul le premier argument est obligatoire La fonction NBVAL compte tout type d information, y compris du texte vide, le caractère espace, des valeurs logiques ou des valeurs d erreur. Notez qu une cellule peut sembler vide mais elle contient en fait un espace ou un texte vide. De ce fait, cette cellule n est pas considérée comme étant vide par NBVAL. Application : Le tableau suivant représente une liste de personnes ayant passé un examen. Les candidats étant présents ont une note. Les candidats absents sont notés par un ABS. L objectif est de compter le nombres de candidats inscrits à l examen.

82 9 Fonctions de comptage 82 Mise en place de la formule : La cellule H2 contient la formule =NBVAL(C3:C8) 1.2. Fonction NB La fonction NB compte le nombre de cellules contenant des valeurs numériques et les valeurs numériques compris dans la liste des arguments. Utilisez NB pour obtenir le nombre d entrées numériques dans d une plage de cellules. Sa syntaxe : =NB(valeur1 ; [valeur2] ;... ) valeur1, valeur2,... représentent les arguments correspondant aux valeurs à compter. Seul le premier argument est obligatoire Les arguments de la fonction NB peuvent contenir ou référer à différents types de données, mais seuls les nombres sont comptés. Les arguments qui sont des nombres, des dates ou une représentation textuelle de nombres sont pris en compte. Application : Reprenons le tableau représentant la liste de personnes ayant passé un examen. L objectif est de compter le nombres de participants à l examen. Mise en place de la formule : La cellule H2 contient la formule =NB(C3:C8)

83 9 Fonctions de comptage Fonction NB.VIDE La fonction NB.VIDE compte le nombre de cellules vides d une plage de cellules. Sa syntaxe : =NB.VIDE(plage) plage représente la plage dans laquelle vous voulez compter les cellules vides. Les cellules contenant des formules qui renvoient "" (texte vide) sont également comptées, ce qui n est pas le cas des cellules contenant la valeur 0. Notez qu une cellule contenant la formule =SI(VRAI;"";0), qui renvoie du texte vide, est considérée comme étant vide par NB.VIDE, mais elle n est pas considérée comme étant vide par NBVAL. Application : Le tableau suivant représente une liste de personnes étant présents lors d un examen. Certains candidats, qui ont oublié d inscrire leurs noms sur leurs copies d examen, n ont pas été notés. L objectif est de compter le nombres de candidats non notés. Mise en place des formules : La cellule H2 contient la formule =NB.VIDE(C3:C8) 2. Comptage avec conditions 2.1. La fonction NB.SI Quand vous cherchez à compter le nombre de fois où vous avez un nom, une date, une valeur dans une liste, seule la fonction NB.SI doit être utilisée. La fonction ne nécessite que deux paramètres pour pouvoir fonctionner. Sa syntaxe :

84 9 Fonctions de comptage 84 =NB.SI(plage ; critère) plage : une plage de données où se trouve la données que vous cherchez à comptabiliser critère : la donnée à rechercher ou le critère de recherche. Application : Dans le tableau suivant, vous avez une liste de vente de matériel informatique et voulez savoir combien de fois vous avez vendu de souris, et combien de fois vous avez reçu de commandes d une quantité supérieure ou égale à 10 unités. Mise en place des formules : La cellule D13 contient la formule =NB.SI(D4:D11 ; "Souris"). La cellule D14 contient la formule =NB.SI(E4:E11 ; ">=10"). Il est à noter que la valeur recherchée dans le tableau doit être identique à celles du tableau. Par exemple, les mots "Souris" et " Souris" ne sont pas identiques puisque le deuxième commence par un espace. Notez aussi qu un test avec un opérateur logique, tout comme pour du texte, doit se mettre entre guillemets La fonction NB.SI.ENS La fonction NB.SI vous permet de dénombrer combien de fois vous avez un élément dans une liste. Cependant, lorsque vous voulez faire un dénombrement sur plusieurs critères, la fonction NB.SI montre ses limites.

85 9 Fonctions de comptage 85 La fonction NB.SI.ENS (ENS pour ensemble) apporte la solution et le nombre de critères que vous pouvez utiliser peut aller jusqu à 255! Cette fonction n est disponible que depuis la version d Excel Sa syntaxe : =NB.SI.ENS(plage_critères1 ; critère1 ; [plage_critères2 ; critères2] ;... ) Application : Supposons que vous souhaitez connaître le nombre de femmes ayant obtenu une moyenne supérieure ou égale à 10, lors d un concours. Mise en place de la formule : Pour chacun des critères, sélectionnez tout d abord la plage de cellules où ce critère se trouve et ensuite votre critère lui-même. Votre formule s écrit alors : =NB.SI.ENS(C4:C12 ; "Femme" ; E4:E12 ; ">=10") La fonction SOMME.SI Cette fonction est basée sur le même principe que la fonction NB.SI. Mais, au lieu de compter le nombre de fois qu un élément est présent dans une liste, vous pouvez ici calculer la somme d une plage correspondant à votre critère. La fonction SOMME.SI a besoin de trois paramètres pour fonctionner. Sa syntaxe : =SOMME.SI(plage ; critère ; somme_plage) plage critère : la plage de cellules correspond à l endroit ou l on va aller rechercher le critère. : la donnée à rechercher ou le critère de recherche.

86 9 Fonctions de comptage 86 somme_plage : la plage de cellules correspond aux chiffres que l on va devoir additionner en fonction du critère. Application : Dans le tableau suivant, vous avez une liste de vente de matériel informatique et supposons que vous souhaitez connaître la quantité vendu de chaque produit. Mise en place des formules : Suivez les instructions suivantes : 1. Sélectionnez la cellule I5 2. Tapez, le début de la formule, =SOMME.SI( 3. Sélectionnez la plage qui contient vos produits C2:C11 et appuyez sur F4 4. Tapez le caractère ; puis entrez le critère de sélection en sélectionnant la cellule H5, puis appuyez sur F4 trois fois successives 5. Sélectionnez la plage qui contient les données que vous voulez sommer. Donc, pour déterminer la quantité vendue, sélectionnez la plage D2:D11 et appuyez sur F4 Votre formule s écrit alors : =SOMME.SI($C$4:$C$11 ; $H5 ; $D$4:$D$11). Copiez la formule vers la droite, puis éditez la formule contenue dans J5 et remplacez les deux lettres D par deux lettres F. Pour terminez, Sélectionnez la plage I5:J5 et copiez vers le bas.

87 9 Fonctions de comptage La fonction SOMME.SI.ENS La fonction SOMME.SI.ENS se construit comme la fonction NB.SI.ENS dans le sens où vous avez la possibilité de réaliser une somme sur une partie de vs données en sélectionnant un ou plusieurs critères. Cette fonction n est disponible que depuis la version d Excel Sa syntaxe : =SOMME.SI.ENS(somme_plage ; plage_critères1 ; critère1 ; [plage_critères2 ; critères2] ;... ) Notez la différence entre SOMME.SI.ENS et SOMME.SI. En effet, l argument somme_plage est le premier argument dans SOMME.SI.ENS, mais le dernier dans SOMME.SI. Ainsi, si vous copiez ou modifiez ces fonctions similaires, veillez à placer les arguments dans l ordre approprié La fonction SOMMEPROD La fonction SOMMEPROD a été développée pour permettre de faire la somme des produits de matrices. D où son nom, Somme Produits. C est une des plus utiles et plus puissantes fonctions d Excel. Cependant, SOMMEPROD permet de faire beaucoup plus que la somme de produits. En effet, par une syntaxe détournée, elle permet de réaliser une somme ou un dénombrement de données selon plusieurs conditions. Ce qui permet bien d autres utilisations importantes qui ne sont pas documentées dans l aide d excel. Utilisation standard Dans sa forme classique, SOMMEPROD multiplie chaque valeur dans une plage par la valeur correspondante dans une autre plage de même dimension, et renvoie la somme des produits. Syntaxe : =SOMMEPROD(matrice1 ; [matrice2] ; [matrice3] ;... ) matrice1, matrice2, matrice3,... représentent les matrices dont vous voulez multiplier les valeurs pour ensuite additionner leur produit. Seul le premier argument est obligatoire SOMMEPROD affecte aux entrées de matrice non numériques la valeur zéro. Soit A et B deux matrices de même dimensions ou tout simplement de tableaux rectangulaires ayant le même nombre de lignes et le même nombre de colonnes : a 11 a 12 b 11 b 12 A = a 21 a 22 B = b 21 b 22 a 31 a 32 b 31 b 32

88 9 Fonctions de comptage 88 SOMMEPROD(A; B)=a 11 b 11 + a 12 b 12 + a 21 b 21 + a 22 b 22 + a 31 b 31 + a 32 b 32 Application : Le tableau suivant contient les notes obtenues par un étudiant en six matières. Les coefficients ne sont pas les mêmes. L objectif est de calculer la moyenne obtenu par l étudiant. Mise en place des formules : Pour calculer une moyenne pondérée, nous allons calculer la somme pondérée des notes avec leurs coefficients respectifs, puis diviser par la somme des coefficients : La fonction SOMMEPROD vous permet de réaliser la somme pondérée des notes avec leurs coefficients respectifs sans faire tous les calculs intermédiaires. La fonction SOMME vous permet de calculer la somme des coefficients. La cellule C11 contient alors la formule =SOMMEPROD(C4:C9;D4:D9)/SOMME(D4:D9) SOMMEPROD étendu La fonction SOMMEPROD est plus couramment utilisée pour calculer le nombre ou la somme de valeurs d une plage en fonction de conditions testées dans différentes plages. Dénombrement conditionnel, avec autant de tests logiques que nécessaire. La syntaxe est : =SOMMEPROD((plage1=condition1)*(plage2=condition2)*(plage3)) Somme conditionnelle, avec autant de tests logiques que nécessaire. Souvent, on place les tests logiques avant la plage contenant les valeurs à sommer.

89 9 Fonctions de comptage 89 qui est équivalent à =SOMMEPROD((plage1=condition1)*(plage2=condition2)*(plage3)) =SOMMEPROD((plage1=condition1)*(plage2=condition2);(plage3)) Les paramètres plage1=condition1, plage2=condition2,... doivent être des "formules" qui renvoient VRAI ou FAUX. Il n est pas possible d utiliser les fonctions SI, ET, OU dans les formules des tests logiques. Vous exploiterez le fait que la valeur logique VRAI correspond à la valeur numérique 1, et la valeur logique FAUX à la valeur numérique 0, pour intégrer des plages qui seront en fait des tests sur différents critères. Application : Responsable d un magasin de vente de matériel informatique, vous souhaitez suivre les ventes réalisées. Imaginons que votre objectif est de connaître rapidement les informations suivantes : Compter le nombre des ventes faites par Brahim dans la région du Nord. C est une formule conditionnelle qui emploie deux conditions. =SOMMEPROD((C4:C11="Brahim")*(D4:D11="Nord")) Compter le nombre de ventes de quantités comprises entre certaines valeurs spécifiques Par exemple, compte le nombre de fois où les quantités vendues sont comprises entre 10 et 20. La formule emploie deux conditions : la quantité supérieure ou égale à 10, et la quantité inférieure ou égale à 20.

90 9 Fonctions de comptage 90 =SOMMEPROD((F4:F11>=10)*(F4:F11<=20)) Totaliser les montants réalisés par vendeur dans une région donnée La formule suivante calcule les montants réalisés, basée sur deux conditions : quand le vendeur est Brahim et la région est Nord. =SOMMEPROD((C4:C11="Brahim")*(D4:D11="Nord")*(H4:C11)) Mais nous pouvons aussi donner des noms aux plages C4:C11, D4:D11 et H4:C11. Pour cela : Sélectionnez la plage C4:C11 Cliquez sur Insertion Nom Défnir. Puis entrez un Nom, par exemple, Vendeurs. Cliquez sur le bouton [OK]. Faites de même avec les plages D4:D11 et H4:C11 que vous pouvez nommer respectivement Regions et Montants. Vous pouvez maintenant utiliser la formule : =SOMMEPROD((Vendeurs="Brahim")*(Regions="Nord")*Montants) Vous voulez, maintenant, une formule simple que vous développez dans une seule cellule (coin supérieur gauche du tableau) et que vous pouvez copier/coller dans toutes les cellules du tableau de synthèse. La formule qui suit se trouve dans la cellule L5 et elle s écrit comme suit : =SOMMEPROD((Vendeurs=L$4)*(Regions=$K5)*Montants)

91 9 Fonctions de comptage 91 Totaliser les ventes combinées pour deux vendeurs La formule ci-dessous renvoie la somme des ventes pour Brahim et Sara. Cette formule emploie un argument simple et se compose de trois expressions. =SOMMEPROD(((C4:C11="Brahim")+(C4:C11="Sara"))*(H4:C11)) Les deux premiers termes (C4:C11="Brahim") et (C4:C11="Sara") ne sont pas multipliés comme dans les exemples précédents. Dans la mesure où nous réalisons un test logique "OU", ils sont additionnés : un montant sera pris en considération si le vendeur associé est Brahim OU Sara.

92 10 Fonctions de Recherche Certaines données sont structurées dans des listes ou tables. Au lieu de les saisir ou de les copier/coller sans cesse, il est intéressant de les rapatrier dans les tableaux résultats qui doivent les utiliser. Les fonction de recherche telles que RECHERCHEV et INDEX constituent de puissants outils de repérage de valeurs dans des listes et des tables. 1. La fonction RECHERCHEV La fonction RECHERCHEV permet de récupérer des données à partir d une plage de cellules (matrice ou table). Elle cherche une valeur donnée dans la première colonne de la matrice, puis renvoie la valeur contenue dans la cellule située sur la même ligne et dans la colonne que vous spécifiez dans la matrice. Syntaxe : =RECHERCHEV(valeur_cherchée ; table_matrice ; no_index_col ; [valeur_proche]) valeur_cherchée : la valeur à chercher dans la première colonne de la matrice, elle peut être une valeur ou une référence. table_matrice no_index_col valeur_proche : la plage de données dans laquelle est exécutée la recherche de la valeur. Utilisez une référence à une plage ou un nom de plage. : est le numéro de la colonne de la matrice dont la valeur correspondante doit être renvoyée. : représente une valeur logique VRAI/FAUX indiquant si vous souhaitez que la fonction RECHERCHEV recherche une valeur exacte ou voisine de celle que vous avez spécifiée. Si valeur_proche est VRAI ou omis, la fonction RECHERCHEV renvoie une donnée exacte si elle est trouvée, ou la valeur immédiatement inférieure. Dans ce cas, les valeurs de la première

93 10 Fonctions de Recherche 93 colonne de table_matrice doivent être classées en ordre croissant ; sans cela, la valeur renvoyée ne sera pas forcément la bonne. Si valeur_proche est FAUX, il n est pas indispensable que les valeurs de la première colonne de table_matrice soient triées. Dans ce cas, la fonction RECHERCHEV renvoie exactement la valeur recherchée. Si aucune valeur ne correspond, la valeur d erreur #N/A est renvoyée. Application : On veut ici à partir de la moyenne obtenue par chaque étudiant indiquer automatiquement sa mention en fonction du barème suivant : Intervalle Description Mention [0, 10[ De 0 compris à 10 non compris Echec [10, 12[ De 10 compris à 12 non compris Passable [12, 14[ De 12 compris à 14 non compris Assez Bien [14, 16[ De 14 compris à 16 non compris Bien [16, + [ De 14 compris à 16 non compris Très Bien Pour cela vous disposer de deux tableaux l un pour les résultats des étudiants et l autre pour le barème des mentions, voir la feuille de calcul suivante : La première colonne du tableau relatif au barème mentionne uniquement la borne inférieure de l intervalle correspondant à la mention. La borne supérieure est implicitement égale à la borne inférieure de l intervalle suivant. Mise en place des formules : La liste de barème des mentions sans les en-têtes de colonnes, sera nommée Mention. Nommez la plage de cellules F4:G8 par Mention. Cette plage (table) représentera le deuxième argument (matrice) de RECHERCHEV.

94 10 Fonctions de Recherche 94 Sélectionnez la cellule D3. moyenne de l étudiant. C est celle qui va contenir la mention en fonction de la Si vous préférez l assistant. Cliquez sur l icône, puis sélectionnez la catégorie Recherche & Matrices, sélectionnez ensuite RECHERCHEV. Appuyez sur [OK] pour valider Renseignez les champs de la boite qui s ouvre : La zone de saisie Synvaleur_proche peut contenir la valeur VRAI ou 0 ou tout simplement rester vide. Cliquez sur OK. Copiez la formule vers le bas. La cellule D3 doit donc contenir la formule suivante : =RECHERCHEV(C3 ; Mention ; 2) Application : Imaginez que vous gérez un magasin de matériels informatique et que vous souhaitez établir une facturation d articles. Afin de mette en œuvre la fonction RECHERCHEV, il faut créer au préalable une liste (matrice) permettant de regrouper les données que vous allez devoir récupérer par la suite lors de la recherche. La liste sans les en-têtes de colonnes, sera nommée Articles. Nous allons créer un modèle de facture et y ajouter des formules afin d obtenir une saisie automatique des désignations, des prix, des remises, après simple saisie du code de l article concernée.

95 10 Fonctions de Recherche 95 Mise en place des formules : Les deux tableaux (liste des articles et le modèle de la facture) se trouvent dans deux feuilles de calcul différentes. Sélectionnez la feuille contenant la liste des articles, puis nommer la plage de cellules B3:E8 par Articles. Cette plage (table) représentera le deuxième argument (matrice) de RECHERCHEV. Sélectionnez la feuille de calcul content le modèle de la facture que nous avons créé. Sélectionnez la cellule C4. C est celle qui va contenir la désignation en fonction du code de l article. Indiquez que vous allez effectuer une recherche exacte en positionnant le paramètre 0 ou Faux en quatrième argument. Tapez alors la formule =RECHERCHEV(B4 ; Articles ; 2 ; Faux) Sélectionnez la cellule E4. C est celle qui va contenir le prix HT (unitaire) en fonction du code de l article. Tapez la formule =RECHERCHEV(B4 ; Articles ; 3 ; Faux) Sélectionnez la cellule F4. C est celle qui va contenir la remise (unitaire) en fonction du code de l article. Tapez la formule =E4*RECHERCHEV(B4 ; Articles ; 4 ; 0) Nommer la plage la celluleda par TxTVA. Cette cellule représente le taux de TVA. Tapez les formules suivantes respectivment dans G, H, I : =D4*(E4-F4), =G4*TxTVA, =G4+H4 Copiez toutes les formules que vous venez de créer vers le bas. Ne pas confondre le numéro de colonne dans une liste avec le numéro de colonne de la feuille de calcul qui contient cette liste. Par exemple, le prix HT se trouve dans la colonne numéro 3 par rapport à la liste Articles, mais c est la colonne numéro 4 (colonne D) par rapport à la feuille de calcul.

96 10 Fonctions de Recherche La fonction RECHERCHEH La fonction RECHERCHEH cherche une valeur donnée dans la première ligne d une matrice, puis renvoie la valeur contenue dans la cellule située sur la même colonne et dans la ligne que vous spécifiez dans la matrice. Cette fonction fonctionne exactement comme La fonction RECHERCHEV. Syntaxe : =RECHERCHEH(valeur_cherchée ; table_matrice ; no_index_lig ; [valeur_proche]) Application : Reprenons l exemple de la gestion d un magasin de matériels informatique sauf que la liste des Articles est structuré en lignes. Afin de mette en œuvre la fonction RECHERCHEH, il faut créer au préalable une liste (matrice structurée en lignes) permettant de regrouper les données que vous allez devoir récupérer par la suite lors de la recherche. La liste sans les en-têtes de lignes, sera nommée Articles2. Nous allons réutiliser le modèle de facture précédent et adapter ses formules. Mise en place des formules : Les deux tableaux (liste des articles et le modèle de la facture) se trouvent dans deux feuilles de calcul différentes. Sélectionnez la feuille contenant la liste des articles, puis nommer la plage de cellules C2:H5 par Articles2.

97 10 Fonctions de Recherche 97 Sélectionnez la feuille de calcul contenant le modèle de la facture. Dans C4, modifiez la formule comme suit =RECHERCHEH(B4 ; Articles2 ; 2 ; Faux) Dans E4, modifiez la formule comme suit =RECHERCHEH(B4 ; Articles2 ; 3 ; Faux) Dans F4, modifiez la formule comme suit =E4*RECHERCHEH(B4 ; Articles2 ; 4 ; 0) Les formules dans G, H, I restent les mêmes. Copiez toutes les formules vers le bas. 3. La fonction INDEX La fonction INDEX permet la recherche d une valeur dans un tableau (matrice) en fonction de ses coordonnées. =INDEX(tableau ; no_lig ; no_col) tableau : la plage de cellules dans laquelle la fonction effectuera la recherche. no_lig : Numéro de la ligne du tableau à partir de laquelle une valeur doit être renvoyée. no_col : Numéro de la colonne du tableau à partir de laquelle une valeur doit être renvoyée. Application : Récupérez des données à l aide de ses coordonnées Mise en place des formules : Tapez, dans la cellule H6, la formule =INDEX(Articles ; H4 ; H5) où Articles est le nom donné à la plage B3:E8.

98 10 Fonctions de Recherche La fonction EQUIV La fonction EQUIV recherche la position d une valeur dans une matrice. Utilisez la fonction EQUIV plutôt qu une des fonctions RECHERCHE lorsque vous avez besoin de la position d un élément dans une plage et non de l élément en tant que tel. Syntaxe =EQUIV(valeur_cherchée ; matrice_recherche ; type) valeur_cherchée : la valeur dont vous souhaitez obtenir la position. matrice_recherche : la plage de cellules dans laquelle la fonction recherchera la position de valeur_cherchée. type : entrez 0 pour trouver la valeur exacte, 1 pour la valeur la plus élevée qui est inférieure ou égale à valeur_cherchée, -1 pour la plus petite valeur qui est supérieure ou égale à valeur_cherchée. Application : Recherchez la position d un article saisie dans la cellule H4 Mise en place des formules : Tapez, dans la cellule H5, la formule =EQUIV(H4 ; C3:C8 ; 0) Il est essentiel de toujours préciser le dernier paramètre de EQUIV et de le mettre à 0. Il n est pas nécessaire de trier le tableau dans ce cas et c est un des gros avantage de l utilisation du couple INDEX et EQUIV pour extraire des données d un tableau.

99 10 Fonctions de Recherche Composition INDEX & EQUIV La fonction RECHERCHEV comme vous le constatez à ces limites : la recherche doit s effectuer obligatoirement dans la première colonne. Pour palier à ceci vous pouvez alors combiner les fonctions INDEX et EQUIV. La fonction EQUIV va vous donner la position d une valeur dans une colonne ou une ligne. Autrement, elle vous donne le numéro de ligne no_lig ou le numéro de colonne no_col de la valeur La fonction INDEX renvoie une donnée d une matrice à partir de ses coordonnées dans la matrice. Chaque coordonnée peut être le résultat d une fonction EQUIV. Application : Recherchez le prix en fonction de l article ou l article en fonction de son prix. Mise en place des formules : Pour améliorer la lisibilité des formules à créer, nous avons donné à la plage B3:E8 le nom Articles. Si vous voulez savoir quel est le prix de l article saisie dans la cellule H3, tapez la formule dans la cellule H4, par exemple. =INDEX(Articles;EQUIV(H3;C3:C8;0);3) Si vous voulez savoir quel est le produit vendu au prix saisie dans la cellule H7, tapez la formule dans la cellule H8, par exemple. =INDEX(Articles;EQUIV(H7;D3:D8;0);2)

100 10 Fonctions de Recherche 100 S il existe plusieurs produits ayant le même prix, la combinaison INDEX&EQUIV ne vous donnera que le premier produit tout comme la fonction RECHERCHEV. Dans cet exemple, nous avons utilisé la syntaxe suivante (une alternative à RECHERCHEV) : =INDEX(tableau ; EQUIV(valeur_cherchée ; colonne_rech ; 0) ; no_col) Celle-ci est également utilisable (une alternative à RECHERCHEH) : =INDEX(tableau ; no_lig ; EQUIV(valeur_cherchée ; ligne_rech ; 0)) Dans ce cas, le résultat renvoyé par la fonction EQUIV sera le numéro de colonne no_col au lieu du numéro de ligne no_lig. Application : Recherche croisée Excel On recherche le chiffre d affaires réalisé par un vendeur donné dans une région donnée. Mise en place des formules : Pour améliorer la lisibilité de la formule à créer, on créé dans le tableau ci-dessus trois plages nommées : Chiffres : la plage D4:F7, qui correspond aux données principales du tableau. Regions : la plage C4:C7, qui correspond aux 4 régions. Vendeurs: la plage D3:F3, qui correspond aux 3 vendeurs. La formule à mettre dans la cellule I6 est : =INDEX(Chiffres ; EQUIV(I4 ; regions ; 0) ; EQUIV(I3 ; vendeurs ; 0))