Vu la demande du Service des Pensions du Secteur public reçue le 01/12/2014 ;

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1 1/9 Comité sectoriel du Registre national Délibération RN n 11/2015 du 18 février 2015 Objet : Demande d autorisation du Service des Pensions du Secteur public, institution de gestion du réseau secondaire de la sécurité sociale relatif aux pensions publiques, pour son compte et le compte des institutions coopérantes faisant partie de ce réseau, Ethias et HR-Rail, afin d accéder à la donnée de cohabitation légale dans le cadre de leurs missions de gestion des pensions du secteur public (RN-MA ) Le Comité sectoriel du Registre national (ci-après "le Comité") ; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la LRN) ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après la LVP), en particulier l'article 31bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ; Vu la délibération n 54/2014 du 9 juillet 2014 autorisant les institutions coopérantes du réseau secondaire de la sécurité sociale relatif aux pensions publiques géré par le Service des Pensions du Secteur Public, à savoir HR-Rail et Ethias, à accéder à certaines données du Registre national et à utiliser le numéro de ce Registre ; Vu la demande du Service des Pensions du Secteur public reçue le 01/12/2014 ; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Intérieur en date du 07/01/2015 ; Vu le rapport de la Présidente ;

2 Délibération RN 11/2015-2/9 Émet, après délibération, la décision suivante, le 18/02/2015 : I. OBJET ET CONTEXTE DE LA DEMANDE 1. Le Service des Pensions du Secteur public, ci-après dénommé le demandeur ou le SdPSP, sollicite l autorisation du Comité afin d accéder à la donnée mentionnée à l article 3, premier alinéa, 13 de la LRN. 2. Il sollicite également l accès à cette donnée au nom des institutions coopérantes faisant partie du réseau secondaire de la sécurité sociale relatif aux pensions su secteur public qu elle gère, à savoir Ethias et HR Rail (anciennement dénommée la Société nationale des Chemins de fer belge). 3. Cette demande s inscrit dans le cadre des missions de gestion des pensions du secteur public du demandeur et des institutions coopérantes faisant partie de son réseau. 4. Le SdPSP, institution primaire de la sécurité sociale créée le 1 er janvier 2006 par la loi du 12 janvier 2006 portant création du «Service des Pensions du Secteur public», est chargé de l octroi, du calcul et de la gestion de la plupart des pensions de retraite et de survie du secteur public. Il est également l institution de gestion du réseau secondaire de la sécurité sociale relatif aux pensions publiques, constitué d organismes coopérants chargés du paiement de pensions à certains travailleurs du secteur public. Les membres de ce réseau sont actuellement Ethias et HR-Rail. 5. Le demandeur est actuellement autorisé à accéder aux données mentionnées à l article 3, premier alinéa, 1 à 6, 8 et 9 de la LRN et à leurs modifications successives en vertu de l arrêté royal du 27 septembre 1984 autorisant l accès de certaines autorités du Ministère des Finances au Registre national des personnes physiques. L article 27 de la loi du 12 janvier 2006 portant création du «Service des Pensions du Secteur public» avait prévu à cet égard le transfert au SdPSP de tous les biens, droits et obligations légales et contractuelles relatifs aux missions exercées par l Administration des pensions du Ministère des Finances. 6. Ethias est chargée, en sa qualité d'institution de prévoyance, de la gestion des pensions des membres du personnel nommé à titre définitifs, ou de leurs ayants droit, des administrations provinciales ou locales avec lesquelles elle a conclu une convention, en application de l article 3, 7, de la loi du 24 octobre 2011 assurant un financement pérenne des pensions des membres du personnel nommé à titre définitif des administrations provinciales et locales et des zones de police locale et modifiant la loi du 6 mai 2002 portant création du fonds des

3 Délibération RN 11/2015-3/9 pensions de la police intégrée et portant des dispositions particulières en matière de sécurité sociale. Dans le cadre de la réalisation de cette mission, Ethias doit être considérée comme une institution coopérante de sécurité sociale au sens de l article 2, alinéa 1, 2, b), de la loi du 15 janvier 1990 relative à l institution et à l organisation d une Banque-carrefour de la sécurité sociale (ci-après la loi BCSS). 7. Les pensions des membres du personnel de HR-Rail sont tombées, en application de l arrêté royal du 28 décembre 2005 relatif à la reprise des obligations de pension de la SNCB Holding par l Etat belge, dans le domaine de pensions du secteur public. A ce titre, HR-Rail est chargée de la gestion et du calcul des pensions des membres de son personnel. Tel qu'ethias, HR-Rail fait ainsi partie du réseau secondaire des pensions publiques. 8. A ce sujet, le Comité sectoriel de la sécurité sociale et de la santé, section sécurité sociale, a récemment autorisé le SdPSP, en tant qu'institution de gestion du réseau secondaire des pensions publiques, à communiquer des données sociales aux membres de ce réseau (c està-dire Ethias et HR-Rail) en vue de leur permettre de calculer et de gérer les pensions des personnes dont ils ont la charge En plus des données sociales, Ethias et HR-Rail se sont vues autorisées par la délibération n 54/2014 du 9 juillet 2014 à accéder aux données mentionnées à l article 3 premier alinéa, 1 à 6, 8 et 9 de la LRN, à l exclusion du lieu de naissance et du lieu de décès, par l intermédiaire du répertoire de référence tenu par le demandeur. A cet égard la demande en ce qu elle concerne ces institutions de coopération est à considérer comme une demande d extension de cette délibération. 10. Le réseau secondaire des pensions a pour but de faciliter l'échange d'informations de pensions entre membres coopérants du réseau ; celui-ci est connecté au réseau primaire de la Sécurité Sociale via le SdPSP. Le SdPSP, institution primaire de la Sécurité Sociale, intervient en tant qu'institution de gestion pour tous ses organismes coopérants connectés au réseau, c'est-à-dire qu'il organise, autorise et conduit tous les échanges d'informations entre ces derniers et le réseau primaire. Conformément à l'article 6 de l'arrêté royal du 4 février 1997 organisant la communication de données sociales entre institutions de sécurité sociale, le SdPSP est chargé d'assurer les communications de données par l'intermédiaire d'un répertoire de référence des personnes dont les fonctions sont les suivantes: 1 conduire et organiser les communications de données entre les banques de données sociales des institutions appartenant au réseau secondaire concerné et entre ces dernières et le réseau de la Banque-carrefour ; 1 Délibération n 14/032 du 6 mai 2014.

4 Délibération RN 11/2015-4/9 2 assurer l'anonymat de l'appartenance syndicale ou mutualiste des personnes physiques lors des échanges de données à l'intervention de la Banque-carrefour, sauf si l'institution destinataire en a besoin pour accomplir ses missions ; 3 gérer les références aux personnes au sujet desquelles les différentes institutions appartenant au réseau secondaire mettent à disposition ou sollicitent des données ; 4 veiller à ce que l'accès aux données soit conforme aux autorisations données aux personnes, qui en raison de leur fonction ou pour te besoin de service, y ont accès. Le SdPSP mettra à disposition des membres du réseau secondaire un accès aux données d'identification. Le mode de fonctionnement actuel sera étendu afin de réaliser cette mise à disposition. Concrètement le SdPSP utilise la technologie de services web de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS) afin de consulter le registre national ; c'est le même principe qui sera utilisé pour les membres du réseau secondaire : ils utilisent un service web mis à leur disposition au SdPSP. Plus précisément l'organisme demandeur fera appel au service web du SdPSP, le SdPSP effectuera la demande lui-même, il réceptionnera la réponse et la transmettra en retour au demandeur. 11. Ces données sont transmises aux membres du réseau secondaire par la procédure suivante : 1. Ethias/HR-Rail (ou le membre du réseau secondaire pour lequel le SdPSP agit) fait appel au Service Web du SdPSP ; 2. Le SdPSP contrôle la demande ; 3. Si la demande est valide, le SdPSP fait appel au Service Web de la BCSS pour accéder au Registre national ; 4. La Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS) renvoie la réponse au SdPSP ; 5. Le SdPSP renvoie la réponse à Ethias/HR-Rail (ou le membre du réseau secondaire pour lequel le SdPSP agit). 12. Le Comité constate en ce qui concerne les institutions coopérantes du réseau secondaire de la sécurité sociale relatif aux pensions du secteur public géré par le demandeur que la demande est faite par le SdPSP en qualité d institution de gestion du réseau secondaire de la sécurité sociale relatif aux pensions publiques au nom et pour le compte des institutions coopérantes de ce réseau que sont Ethias et HR-Rail. Le Comité considère dès lors que le SdPSP agit en dès lors en tant que mandataire à leur égard et qu Ethias et HR-Rail sont avec le SPdSP également les organismes demandeurs de l autorisation.

5 Délibération RN 11/2015-5/9 II. EXAMEN DE LA DEMANDE A. LÉGISLATION APPLICABLE 1. Loi du 8 août 1983 (LRN) 13. Conformément à l'article 5, premier alinéa, 1, l'autorisation d'accéder aux informations visées à l'article 3, premier et deuxième alinéas, de la LRN, ou d'en obtenir communication est accordée par le Comité aux «autorités publiques belges pour les informations qu'elles sont habilitées à connaître en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance». 14. En l espèce, le demandeur est un organisme public doté de la personnalité juridique classé dans la catégorie A prévue par la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d intérêt public (article 3 de la loi du 12 janvier 2006 portant création du «Service des Pensions du Secteur public»). 15. Le SdPSP est l'institution de gestion du réseau secondaire des pensions publiques, constitué d'organismes coopérants chargés de la gestion de pensions de certains travailleurs du secteur public. Les membres de ce réseau sont actuellement Ethias et HR-Rail. 16. L autorisation du Comité peut également être accordée «aux organismes publics ou privés de droit belge pour les informations nécessaires à l'accomplissement de tâches d'intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance ou de tâches reconnues explicitement comme telles par le comité sectoriel précité». 17. Tel que décrit aux points 6 et 7 ci-dessus, Ethias et HR-Rail sont ici chargées de tâches d'intérêt général, à savoir la gestion de pensions du secteur public. 18. Dès lors, ces institutions coopérantes entrent en ligne de compte, en vertu de l'article 5, premier alinéa, 2 de la LRN, pour accéder aux informations du Registre national. 2. Loi du 8 décembre 1992 (LVP) 19. En vertu de l'article 4 de la LVP, les informations du Registre national constituent des données à caractère personnel dont le traitement n'est autorisé que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Ces données doivent, en outre, être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

6 Délibération RN 11/2015-6/9 B. FINALITÉS 20. La demande d accès du demandeur s inscrit dans le cadre de la mission de gestion des pensions du demandeur, telle que décrite à l article 6 de la loi du 15 mai 1984 portant mesures d harmonisation dans les régimes de pensions. 21. En tant qu'institution de gestion du réseau secondaire, le SdPSP souhaite également mettre à disposition des membres du réseau secondaire les données relatives à la cohabitation légale provenant du Registre national, afin de leur permettre d accomplir une de leurs missions de service public à savoir le calcul et la gestion des pensions des personnes dont ils ont la charge. Dans le cadre de cette mission de gestion de pensions, Ethias et HR-Rail sont amenées à examiner le droit à la pension et à calculer le montant des pensions des travailleurs dont ces institutions ont la charge. Pour ce faire, elles ont besoin de se voir communiquer certaines données du Registre national. 22. Au vu des missions susmentionnées, le traitement est dès lors légitime au sens de l'article 5, premier alinéa, e) de la LVP. 23. Des modifications importantes ont été apportées au régime des pensions de survie par la loi du 5 mai 2014 portant des dispositions diverses qui prévoit notamment des modifications des conditions d'octroi de la pension de survie, justifiant l accès à la donnée relative à la cohabitation légale. 24. L'une d'elles concerne la condition de durée du mariage fixée à une année. Dorénavant, le conjoint survivant marié depuis moins d'un an mais qui, avant son mariage a été lié par un contrat de cohabitation légale (article 1476 du Code Civil) avec le même donnant droit pourra obtenir une pension de survie pour autant que la durée de la cohabitation légale et la durée du mariage atteignent ensemble au moins 1 an (article 90 modifiant l article 2 de la loi du 15 mai 1984 portant mesures d harmonisation dans les pensions du secteur public). 25. Le Comité estime que la finalité ici poursuivie est déterminée, explicite et légitime au sens de l'article 4, 1, 2 de la LVP et de l'article 5, deuxième alinéa de la LRN. C. PROPORTIONNALITÉ 1. Quant aux données 26. Afin de pouvoir exécuter leur mission de calcul et la gestion des pensions des personnes dont elles ont la charge, le demandeur indique avoir besoin pour son compte et le compte

7 Délibération RN 11/2015-7/9 des institutions coopérantes Ethias et HR-Rail de la donnée de cohabitation légale mentionnée à l article 3, alinéa 1, 13 de la LRN des personnes dont elles gèrent un dossier de pension. La loi du 15 mai 2014 portant des dispositions diverses prévoit en effet des modifications des conditions d octroi de la pension de survie, notamment la prise en compte éventuelle de la cohabitation légale. 27. Suivant les explications fournies par le demandeur, la donnée de cohabitation légale, ainsi que ses dates de début et de fin, doivent nécessairement être connues pour l'examen du droit à la pension de survie dans le chef d'un ayant droit, c'est-à-dire tout conjoint survivant ou conjoint divorcé d'un fonctionnaire nommé à titre définitif, pouvant justifier d'un droit à la pension de survie en vertu de l'article 2 de la loi du 15 mai 1984 portant mesures d'harmonisation dans les régimes de pensions. L'historique de cette donnée est également indispensable pour examiner le droit à la pension de survie dans le chef d'un conjoint survivant divorcé. Ces informations sont indispensables à la mise en application, par le SdPSP des dispositions légales concernant l'attribution d'une pension de survie. 28. Dans la mesure les données concernant la cohabitation légale sont dorénavant nécessaires à l'établissement du droit à la pension de survie, le SdPSP souhaiterait se voir communiquer ces données et les transmettre aux institutions coopérantes membres de son réseau secondaire, Ethias et HR-Rail. 29. A la lumière de ce qui précède, le Comité estime que les données demandées sont conformes à l'article 4, 1, 3 de la LVP. 2. Quant à la durée de l autorisation et la fréquence de l accès/ de l utilisation 30. Le demandeur souhaite une autorisation pour une durée indéterminée pour lui et pour les institutions coopérantes Ethias et HR-Rail. 31. Le Comité constate que les missions qui leur sont confiées ne sont pas limitées dans le temps. À la lumière de la finalité pour laquelle l'accès et l'utilisation sont demandés, une autorisation d'une durée indéterminée s avère appropriée (article 4, 1 er, 3 de la LVP). 32. Le demandeur sollicite pour lui et pour le compte des institutions coopérantes Ethias et HR- Rail un accès permanent à la donnée demandée. 33. Le Comité constate qu en vue de la réalisation de la finalité précitée, il n est pas possible de déterminer la fréquence de l accès aux données pour lesquelles le SdPSP, Ethias et HR-Rail

8 Délibération RN 11/2015-8/9 ont besoin d une autorisation et qu une autorisation pour un accès permanent est appropriée (article 4, 1 er, 3 de la LVP). 3. Quant au délai de conservation 34. Le Comité rappelle que les données ne peuvent pas être conservées pour une durée excédant celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées (article 4, 1, 5 de la LVP). 35. Le demandeur et les institutions coopérantes qu il représente souhaitent conserver les données aussi longtemps que l ayant droit, ainsi que ses relations, dispose d un ou plusieurs dossiers qui nécessitent une gestion. 36. Le Comité estime que le délai de conservation proposé est acceptable à la lumière de l'article 4, 1, 5 de la LVP. 4. Usage interne et/ou communication à des tiers 37. Dans le formulaire de demande, il est précisé que les données demandées seront uniquement utilisées en interne par : - l auditeur général des finances, les directeurs chargés de la direction des services opérationnels du SdPSP et les membres du personnel désignés de ces services ; - le conseiller en chef, chef de service chargé de la direction de la division des Pensions de la direction du Personnel et des Affaires sociales de HR-Rail et les membres du personnel de ce service désignés par celui-ci ; - le responsable du département assurance pensions et épargne de la direction Vie Collectivités d'ethias et les membres du personnel de ce département désignés par celui-ci. 38. Le Comité en prend acte. 5. Connexions en réseau 39. D'après la demande, il apparaît qu'aucune connexion en réseau ne sera établie sur la base du numéro d'identification. 40. Par souci d'exhaustivité, le Comité attire l attention sur le fait que : - si des connexions en réseau devaient être réalisées ultérieurement, le Comité devra en être informé au préalable ;

9 Délibération RN 11/2015-9/9 - le numéro d'identification du Registre national ne peut de toute façon être utilisé dans des relations avec des tiers que pour autant que cela s'inscrive dans le cadre des finalités pour lesquelles ces derniers ont également été autorisés à utiliser ce numéro. D. SÉCURITÉ 41. Le demandeur, Ethias et HR-Rail font partie du réseau de la sécurité sociale, ce qui signifie qu'ils disposent d'un conseiller en sécurité de l'information ainsi que d'une politique de sécurité de l'information. L'un et l'autre ont été jugés satisfaisants par le Comité sectoriel de la Sécurité Sociale et de la Santé. PAR CES MOTIFS, le Comité 1 autorise le SdPSP, aux conditions exposées dans la présente délibération et en vue de la finalité mentionnée au point B, à disposer d'un accès permanent, et pour une durée indéterminée, à l information mentionnée à l article 3, premier alinéa, 13 de la LRN ; 2 étend l autorisation accordée par la délibération n 54/2014 du 9 juillet 2014 à Ethias et HR-Rail en leur qualité d institutions coopérantes du réseau secondaire de la sécurité sociale relatif aux pensions publiques, aux conditions exposées dans la présente délibération, à la donnée mentionnée à l article 3, premier alinéa, 13 de la LRN. Pour l'administrateur f.f., abs. La Présidente, (sé) An Machtens Chef de section OMR f.f. (sé) Mireille Salmon