PROFIL DE L EMPLOI 511-SECLL SECCL SECCL1001. programmes et à l enseignement. Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s):

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Soutien administratif 237-SECCL SECLL SECCL SECCL1001 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des études Direction adjointe des études aux programmes et à l enseignement Directeur adjoint des études S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Personnel enseignant et étudiant en lien avec les programmes préuniversitaires et techniques Personnel professionnel Personnel de soutien Instances et organismes externes Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Août 2014 Page 1 de 7

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du directeur adjoint des études à l enseignement, la personne occupant l emploi de secrétaire administrative accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes. Spécifique au poste: Notamment, elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes manuscrites, de brouillons, ou autres. Elle compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante à partir d'idée maîtresse. Elle rédige les comptesrendus, les procès-verbaux ou les documents nécessaires au bon déroulement des divers comités institutionnels auxquels elle assiste, lorsque requis. Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page de divers documents pouvant inclure des textes, des tableaux et des graphiques. Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance, rapports, bilans ou autres. Elle tient à jour certains dossiers, voit à l'agenda et aux échéanciers. Elle s occupe de la logistique des réunions, de certaines activités et voit à la préparation des dossiers nécessaires. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies. Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux communications téléphoniques et donne des renseignements d ordre général. Elle effectue des travaux de photocopie. Elle participe à l élaboration de systèmes de classement et les tient à jour. Elle accomplit diverses activités en lien avec les dossiers pour l ensemble des départements et des dossiers spécifiques, lesquels sont répartis annuellement selon le plan de travail. Elle oriente, conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d information, divers documents susceptibles d intérêt et en assume la diffusion. Elle organise les opérations et la gestion documentaire de différents comités, soutien les responsables de projets dans la planification, l'organisation et la tenue des évènements spéciaux liées aux activités périphériques à l'enseignement et aux projets de développement ou autres. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Août 2014 Page 2 de 7

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Assister et soutenir le directeur adjoint à l'égard de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives. 1.1 Voir : Aux appels téléphoniques (prendre les messages téléphoniques ou autres, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels et/ou les messages); Au courrier (dépouiller et distribuer le courrier (incluant le courrier électronique) et répondre à certaines demandes); À l'agenda et aux échéanciers. 1.2 Participer à la préparation et la réalisation des dossiers (préparer, rédiger à partir de brouillons, de textes, d indications ou d idées maîtresse et voir à la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation, formulaire ou autres et en assurer la révision (orthographe et syntaxe)); 1.3 Organiser l ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes et des déplacements (convocation, préparation et envoi de documents, réservation de salles et d équipements pertinents et autres selon les besoins); 1.4 Compiler des données variées, les valider, les mettre à jour et produire les rapports statistiques et autres, les transcrire en utilisant les logiciels appropriés et mettre en page les rapports incluant textes, tableaux et graphiques; 1.5 Voir à la logistique des réunions (réservation de salle, convocation, envoi de documents, etc.); 1.6 Assister aux réunions, noter les échanges et dresser les procès-verbaux, les comptes rendus, les rapports ou autres; 1.7 Assurer le suivi des réunions et faire parvenir aux personnes concernées le procèsverbal et les autres documents pertinents; 1.8 Analyser, préparer et traiter les demandes par l utilisation du système de gestion financière. 2. Collaborer aux activités découlant des responsabilités communes de la Direction adjointe des études à l enseignement. 2.1 Accomplir diverses activités en lien avec les dossiers pour l ensemble des départements et des dossiers spécifiques, lesquels sont répartis annuellement selon le plan de travail. 3. Agir à titre de personne ressources en lien avec les activités administratives départementales. 3.1 Accueillir et orienter les personnes; 3.2 Fournir aux personnes des renseignements d'ordre général; 3.3 Remettre les formulaires usuels; 3.4 Conseiller sur le langage ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire; 3.5 Identifier, aux fins d'information, divers documents susceptibles d'intéresser le personnel. Date de mise à jour: Août 2014 Page 3 de 7

4 4. Planifier et organiser la logistique à l'égard de certaines activités tout en assurant le bon déroulement. 4.1 Organiser les opérations et la gestion documentaire en lien avec les comités statutaires et ad hoc; 4.2 Soutenir les responsables de projets dans la planification, l organisation, et la tenue des événements spéciaux liées aux activités périphériques à l enseignement, aux projets de développement ou autres; 4.3 Établir les liens et assurer un suivi par rapport à l accueil des stagiaires en enseignement. 5. Effectuer diverses activités relatives à la préparation de la paie pour le personnel du service. 5.1 Recueillir les feuilles de temps, effectuer les entrées de données et imprimer les rapports de transaction relatifs aux dossiers du personnel du service dans le système informatisé des finances; 5.2 Préparer les documents et saisir les données en lien avec les vacances, les congés et les absences tout en fournissant les renseignements requis; 5.3 Prendre les dispositions administratives requises lors de l'embauche ou d'une fin d'emploi. 6. Veiller au maintien de l'inventaire et à son approvisionnement. 6.1 Maintenir un système d'inventaire de la papeterie efficace permettant une vérification; 6.2 Participer à la sélection des équipements, des accessoires et des produits, s'il y a lieu; 6.3 Collaborer au processus d'approvisionnement pour certains achats: Rechercher et colliger l'information préalable et pertinente; Préparer et inscrire les réquisitions d'achats avec les spécifications requises; Accuser réception de la marchandise en s'assurant de la conformité; Entreposer et ranger la marchandise. 7. Assurer une gestion documentaire efficace. 7.1 Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique; 7.2 Participer à l élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail, etc. 8. Toute autre activité connexe sans être limitatif. Date de mise à jour: Août 2014 Page 4 de 7

5 ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Assister et soutenir le directeur adjoint des études à l'égard 35% de l'ensemble des activités de secrétariat et administratives. 2. Collaborer aux activités découlant des responsabilités 30% communes de la Direction adjointe des études à l enseignement. 3. Agir à titre de personne ressources en lien avec les activités administratives départementales 4. Planifier et organiser la logistique à l'égard de certaines activités tout en assurant le bon déroulement 30% 5. Effectuer diverses activités relatives à la préparation de la paie pour le personnel du service. 6. Veiller au maintien de l'inventaire et à son approvisionnement. 7. Assurer une gestion documentaire efficace. 8. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Août 2014 Page 5 de 7

6 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d études dont l équivalence est reconnue par l autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins quatre (4) années. Autres conditions exigées: Niveau avancé de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau avancé; Excel niveau intermédiaire. Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d un secrétariat; Maîtrise de la préparation des ordres du jour et de la rédaction des procès-verbaux. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Power Point; Outlook (agenda et courrier électronique). Discrétion et confidentialité de mise; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Août 2014 Page 6 de 7

7 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Août 2014 Page 7 de 7