M1 MO2S. Logistique et achat LOGISTIQUE ET ACHAT

Transcription

1 DARBO Amélie M1 MO2S Logistique et achat Jean-Luc BRAVI LOGISTIQUE ET ACHAT Année Universitaire 2016/2017

2 SOMMAIRE INTRODUCTION Définition de la fonction achat dans les GHT Contexte La fonction achat Rôles des établissements dans le processus d achat Attributions de l établissement support : Attributions des établissements membres : Attribution conjointes : Organisation : La politique achat Préconisations de la politique achat du GHT fictif... 7

3 INTRODUCTION Dans le cadre de la réforme sur la modernisation de notre système qui met en place les GHT, les hôpitaux sont confrontés à de nouveaux enjeux de mutualisation des fonctions supports. La fonction achat, fait partie de ces fonctions à mutualiser. Aujourd hui la fonction achat à l hôpital est au cœur de multiples évolutions : mutualisation de la fonction, contraintes budgétaires Cette mutualisation met en avant de nombreuses opportunités mais soulève cependant des problématiques dans sa gestion et sa mise en place. De ce fait, «Responsable achat au sein de l établissement support d un Groupement Hospitalier de Territoire comprenant six établissements partis, votre directeur vous demande de lui proposer une politique achat en dix grands axes maximum.» Le programme Performance Hospitalière pour des Achat Responsable, lancé en Octobre 2011, est crée par la direction générale de l offre de soins (DGOS), qui a rédigé un guide méthodologique de la fonction achat, afin d aider les responsable achat des GHT dans la mise en œuvre de cette fonction mutualisée. De ce fait, le document suivant s appuie essentiellement sur ce guide. Dans un premier temps, il convient de présenter le contexte et de définir ce qu est la fonction achat mutualisée au sein de notre GHT. Puis dans une seconde, partie nous étudierons le rôle des différents établissements dans le processus d achat, puis nous verrons ce qu est une politique achat pour terminer par des préconisations concernant cette dernière pour notre GHT. 1

4 1. Définition de la fonction achat dans les GHT 1.1. Contexte La fonction achat représente un poste de dépense clé pour les hôpitaux puisqu il est le 2 ème poste de dépenses derrière la masse salariale. Dans le contexte de la loi du 26 Janvier 2016, la loi de modernisation de notre système de santé, qui met en place les GHT et la maîtrise des dépenses publiques, la fonction achat dans hôpitaux se transforme, se professionnalise au service de l efficience et la de performance hospitalière. C est le programme PHARE, piloté par la Direction Générale de l Offre de Soins, qui pousse les hôpitaux à transformer leur fonction achat afin qu elle soit plus efficiente. Ce projet a concerné dans un premier temps les Centres Hospitaliers Universitaires pour s étendre dans les Centre Hospitaliers et les Etablissements Publics de Santé Mentale sur la période La fonction achat concerne désormais toute la chaîne de valeur et les PAA sont devenus les PAAL. La fonction achat est désormais mutualisée dans les hôpitaux et est assurée par l établissement support. Les responsable achat s appuie sur le programme PHARE, pour mettre en place la fonction achat commune dans les GHT 1.2. La fonction achat La fonction achat participe à l efficience des hôpitaux et les achats sont des facteurs de performance : avoir des produits de qualité, des approvisionnements sécurisés, des achats responsables, de meilleures conditions de travail. Concrètement cela passe par : Une négociation plus puissante afin d obtenir les prix les plus raisonnables et justifiés Une standardisation des produits achetés pour jouer les quantités et éviter les surcoûts Un raisonnement en coût complet La stimulation du marché fournisseur. La création et l organisation en GHT implique l adoption d une convention constitutive qui définit le projet médical partagé, son organisation et ses modes et modalités de fonctionnement. De plus, les établissements membres à la convention, dans notre cas 6 établissements, désignent un établissement support, dans ce cas notre établissement, qui peut assurer plusieurs fonctions et notamment la fonction achat. Selon L article du Code de la Santé Publique, la fonction achat comprend les missions suivantes : L élaboration de la politique et des stratégies d achat de l ensemble des domaines d achats en exploitation et investissement La planification et la passation des marchés Le contrôle de gestion des achats Les activités d approvisionnement, à l exception des produits pharmaceutiques. De plus, un plan d action des achats du groupement hospitalier de territoire doit être élaboré pour le compte des établissements membres du GHT. 2

5 La fonction achat traite : Tous les types de procédures (appels d offre, dialogue compétitif, enchères ) Tous les types de marché (accords-cadre, marchés à bons de commande) Toutes les familles d achats : achats d exploitation, achats d investissements La fonction achat mutualisée est en charge du processus achat qui se décompose en 3 grandes phases : Besoin Identification du besoin Formalisation du besoin en cahier des charges Marchés Rédaction Document Consultation des Entreprises Lancement et gestion des procédures Choix et contractualisation Exécution Déploiement du marché Suivi de l'exécution Pilotage et amélioration Cette fonction achat doit être formellement mise en place au plus tard au 1 er Janvier Rôles des établissements dans le processus d achat La mutualisation de la fonction achat dans les établissements membres d un GHT a pour objectif la mise en œuvre d une politique et d une organisation des achats, pour réaliser des gains. Dans ce processus d achat, que ce soit l établissement support ou les autres établissements membres du GHT, chacun ont des attributions propres et certaines communes : Préparation du marché public : relève des établissements membres au GHT Analyse et la consolidation des besoins : relève de la fonction mutualisée de l établissement support Elaboration de la politique d achat et la stratégie d achat : relève de la fonction mutualisée au niveau de l établissement support La passation du marché : relève de la fonction mutualisée au niveau de l établissement support Exécution du marché : ne relève pas de la fonction obligatoirement mutualisée, une part attribuée à chaque établissement 2.1. Attributions de l établissement support : L établissement support désigné par une convention constitutive, dans ce cas notre établissement, doit assurer pour le compte des établissements membres du GHT, la responsabilité de la fonction achat. De ce fait, pour cette fonction, le Directeur de notre établissement, exerce par dérogation, les compétences d un chef d établissement. 3

6 L établissement support initie la politique et la stratégie d achat qui doit être en cohérence et convergence avec la prise en charge commune du patient et le projet médical partagé. Dans le processus d achat, l établissement support est en charge de la passation des marchés du fait qu elle relève de la fonction mutualisée achat, assurée par ce dernier. Il est donc en charge de : La consolidation des besoins de l ensemble des établissements membres du GHT L analyse et du sourcing du marché des fournisseurs L élaboration de la stratégie d achat en mettant en œuvre une politique achat et une stratégie d achat Sur ces bases, les équipes de la fonction achat ont à charge l élaboration du dossier de consultation des entreprises en réalisant le cahier des charges du marché La passation des marchés qui comprend différentes phases : Des opérations préalables à la publication : calcul de la valeur des besoins, mode de réalisation du projet Du choix de la procédure : formalisée, adaptée, marché publics) De la publicité préalable : appel à la concurrence Cette démarche devant respecter les règles générales à la passation des marchés et le déroulement de la procédure. Figure 1 : Attributions de l'établissement support Pour résumer l établissement support doit : Initier la politique et stratégie achat du GHT Planifier les marchés et leur passation Définir la nature et l étendue des besoins à satisfaire Assurer un travail en commun d un point de vue technique, administratif et financier Mettre en place une politique de suivi de l exécution des marchés via un contrôle de gestion des achats et des activités d approvisionnement 4

7 Toutes ces attributions qui s attachent à l établissement support ne peuvent être réalisées sans une transparence et coopération entre les établissements membres du GHT Attributions des établissements membres : Dans le processus d achat chaque établissement est en charge de : L indentification de ses besoins L exécution du marché, c est-à-dire que cette phase correspond : La gestion et émission des commandes passées au titre des marchés La vérification des services Le règlement des factures Le traitement des litiges Clôture des marchés La gestion des garanties 2.3. Attribution conjointes : L établissement support et les établissements membres sont en charge conjointement du suivi et de l évaluation des marchés. L établissement support est en charge du suivi de la performance globale du marché avec des outils de contrôle de gestion et les établissements membres du GHT s assurent du suivi des prestations et de la performance au sein de leur établissement. Figure 2 : Schéma Processus Achat GHT Source : Guide Méthodologique de la fonction achat Cependant, la consolidation des besoins des établissements membres par l établissement support, pose problème d un côté juridique. La loi indique que seules des personnes morales de droits publics peuvent passer des marchés publics. Or, les GHT n ont pas la personnalité morale, ils ne peuvent donc pas par eux-mêmes avoir la qualité d acheteur public. De ce fait l établissement support, ne devient pas l acheteur public à la place des autres établissements 5

8 membres. Il est donc nécessaire de mettre en place une forme juridique adaptée pour répondre à cette problématique, deux solutions sont possibles : La centrale d achat, qui permet à l établissement support d agir en tant que centrale d achat au profit des établissements membres du GHT, et de pouvoir notamment réaliser la phase de passation de marché pour le compte des établissements membres. Le groupement de commande, qui est un outil de passation des marchés par l établissement support, mais il suppose la signature d une convention constitutive par les établissements membres intéressés par l opération d achat. Dans le cadre de notre GHT, l outil «centrale d achat» a été la solution retenue, car permet plus de liberté et répond parfaitement à l objectif de centralisation de la passation des marchés par l établissement support. De plus, il est possible de rejoindre le réseau UniHa qui est un Groupement de Coopération Sanitaire, qui permet de réaliser des achats groupés. Les hôpitaux membres ont la responsabilité de conduire les achats sur un segment d achat particulier dans lequel ils sont spécialistes au nom de tous les membres du groupement. Ce groupement permet de réaliser des achats groupés et offre la possibilité d accès à un centrale d achat 2.4. Organisation : Afin de mener le mieux possible la fonction achat mutualisée, plusieurs orientations en matière d organisation peuvent être énoncées : Créer un comité de pilotage des achats en regroupant l ensemble des acheteurs de l établissement, le service des marchés, le groupement d achats pharmaceutique et la direction financière. Ce comité est chargé de conduire la politique achat et le plan d action d achat annuel. Organiser le service achat mutualisé selon les différents segments d achat les plus importants, afin de bénéficier des compétences et expertise de professionnels dans chaque achat. Mettre en place des groupes de travail, chacun sous la direction d un représentant de l établissement support afin de réfléchir sur : Politique achat du GHT dans le cadre du projet médical partagé Des stratégies par segments d achats Un processus d achats et approvisionnement La définition des rôles au sein du GHT Les compétences à développer Les outils nécessaires 3. La politique achat La politique Achat consiste, selon le fascicule X publié par l AFNOR à définir des «orientations et intentions générales, relatives aux achats et approvisionnements, d un organisme, telles qu elles sont formulées par la direction de l organisme acheteur». Elle est assurée par l établissement support, dans la partie de la passation des marchés. En effet, la base des besoins recensés des différents établissements membres et sur le sourcing fournisseur 6

9 réalisé, ce dernier élabore la stratégie d achat qui comprend la politique achat du GHT et la stratégie d achat, les deux étant complémentaires. La politique d achat est le guide du Directeur des achats, où l on retrouve les priorités d achats en fonction des activités des établissements. La mise en place d une politique d achat dans les hôpitaux marque le passage d une logique juridique vers une logique globale pour satisfaire des objectifs de performance économique, qualité, délais et développement durable. La mise en place d'une politique d achats consiste à définir : les principes directeurs de l organisation et du fonctionnement des achats les moyens et les ressources de la fonction achat les processus internes et externes les principaux leviers d achats et moyens d action à mettre en œuvre pour la conduite des achats les objectifs associés à court-moyen-long terme le plan d action de la politique d achat Des contraintes sont à prendre en compte sur les achats : par rapport au projet médical, à la performance économique, le développement durable, aux achats mutualisés nationaux ou régionaux. La politique d achat se concrétise dans le plan d action d achats défini annuellement, qui prévoit le chiffrage des gains potentiels et les priorités en termes d actions d achat. 4. Préconisations de la politique achat du GHT fictif Au regard du contexte, des lois et des objectifs affichés, je pense qu il est nécessaire de mettre en place plusieurs mesures organisationnelles et stratégiques afin de mener une bonne politique achat au sein du GHT des 6 établissements, telles que : Améliorer le service aux clients et développer une culture d achat Dispositif de mesure de la satisfaction des clients Définir et déployer un plan de communication d achat Optimiser l efficacité des achats en : Evaluer les justes besoins Mettre à disposition des procédures d achats Réaliser des gains sur les achats : allotissement Utiliser les différents leviers d achat et les groupements d achat (Uni.H.A) Faire des achats transversaux et en mode projet Renouveler les pratiques en réalisant un benchmarking auprès des autres GHT Mettre en place un système de mesure de la performance du système Mettre en place un reporting achat et un contrôle de gestion Raisonner en coût complet Standardiser les achats Renforcer la connaissance du marché des fournisseurs Améliorer la qualité des relations avec les fournisseurs 7

10 Développer le dialogue avec les fournisseurs Référentiel et cartographie des fournisseurs Réaliser une veille de marché des fournisseurs Réaliser des études de marchés pour les plus gros segments d achats Professionnaliser et développer les compétences des acheteurs Affecter à chaque segment d achat un spécialiste Mise en place de procédure commune dans le processus d achat Assurer une bonne communication entre tous les membres du service achat Professionnaliser la fonction achat en recrutant et formant les acheteurs Mise en place d un SI achat sur l ensemble du GHT Développer des achats innovants et responsables Prise en compte des aspects environnementaux Limiter l empreinte écologique Développer les achats solidaires dans les secteurs adaptés et protégés Inciter les fournisseurs à intégrer les principes du développement durable Maîtriser les risques des achats et des approvisionnements Sécurisation juridique des achats Prévention des risques Respecter des règles éthiques : Mettre en place une charte éthique des achats Libre concurrence entre les fournisseurs Transparence dans le processus d achat Développer des relations commerciales de confiance, équilibrées et responsables Respecter les règles et fondamentaux des commandes publiques Faciliter l accès au PME et TMPE locales aux marchés du GHT 8