Liberscol. Guide sur la Gestion des stages. Tetra-Informatique Liberscol

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1 Liberscol Guide sur la Gestion des stages Tetra-Informatique Liberscol

2 Table des matières 1) Créer les utilisateurs... 3 Comment créer un utilisateur «Responsables des stages» ou «Maitre de stage» ) Créer les entreprises ) Création d'offres de stage ) Création des sessions de stages... 8 Vue élève... 8 Vue directeur ou administrateur stage ) Livrets de stages ) Stages ) Livrets de stage ) Ordres de mission ) Frais ) Absences / Incidents ) Paramètres Liberscol ~ 2 ~

3 Ce guide vous apprend à utiliser le module «Gestion des stages» de LIBERSCOL 1) Créer les utilisateurs Deux profils sont créés par défaut. Il faut maintenant créer les utilisateurs de ses profils. Les deux profils créés sont - Responsables des stages o Personne de l établissement qui va être du paramétrage et de l ensemble de la gestion des stages - Maitre de stage o Personne de l entreprise qui sera le tuteur d un élève. Comment créer un utilisateur «Responsables des stages» ou «Maitre de stage» Administration / Utilisateurs / Action / Ajouter un utilisateur Liberscol ~ 3 ~

4 2) Créer les entreprises. Aller dans Stages / Entreprises en tant qu administrateur ou responsable des stages Ajouter les entreprises et services nécessaires (Action->Ajouter Entreprise / Service) Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque. Liberscol ~ 4 ~

5 Actuellement, vous ne pouvez pas importer de fichier excel ou autre Par contre, sur demande nous pouvons importer directement en base un fichier. Chaque entreprise demande un nom de représentant et sa fonction, cette information est utilisée lors de l'impression des conventions de stage Les textes de ces lettres sont modifiables dans les bibliothèques d'impressions - Administration / bibliothèque / pdf : StgAttestPrEnt ; StgConvention Liberscol ~ 5 ~

6 2-Bis) Si nécessaire : Création des utilisateurs "maitre de stage" (Administration->Utilisateurs) Liberscol ~ 6 ~

7 3) Création d'offres de stage Stages / Offres de stage - Si des maitres de stage ont été créés, ils peuvent ajouter des offres de stage pour leur entreprise. Les administrateurs, le responsable des stages et les enseignants peuvent aussi ajouter des offres de stage. - Les offres de stage sont liées à une entreprise qui doit avoir été enregistrée auparavant. - Les offres peuvent être réservées à un enseignant. - Les administrateurs, le responsable des stages et les enseignants peuvent aussi ajouter des offres de stage - Action->Ajouter une offre Les champs marqués d un * sont obligatoires. Possibilité de filtrer les offres de stage par : - Distance, - Sessions, - Validée, non validée, supprimée. Liberscol ~ 7 ~

8 4) Création des sessions de stages Les professeurs choisis en tant que coordonnateurs peuvent avoir un aperçu de tout ce qu'il se passe dans la session, via les autres pages Les sessions donnent accès à un mode statistique pour les administrateurs et le responsable des stages. (Mode->Statistiques) La modification se fait en cochant la session correspondante, puis en faisant Action / modifier Les élèves concernés peuvent maintenant ajouter leurs recherches de stage, ajouter leur cv et leur lettre de motivation (Créer une recherche de stage ; Gérer mes fichiers-> Ajouter un fichier) Vue élève L élève doit cliquer sur - Gérer mes fichiers Liberscol ~ 8 ~

9 Puis ajouter son CV ou sa lettre de motivation au format indiqué (.doc,.odt,.pdf) Ensuite, il peut créer sa recherche de stage en - expliquant le domaine recherché, - indiquant des commentaires - et choisissant son CV et sa lettre Liberscol ~ 9 ~

10 Vue directeur ou administrateur stage Affichage : - Sessions de stages actives - Sessions de stages archivées - Sessions de stages supprimées. Mode : - Par défaut - Statistiques. Mode statistiques Possibilité de cliquer sur le nom de la classe afin de connaitre exactement où en sont les élèves. Liberscol ~ 10 ~

11 5) Livrets de stages - Si des recherches ont été créées, elles sont disponibles dans "Livrets de stage", puis Affichage->Livrets de recherche - La visualisation de toutes les informations se fait en cliquant sur le nom de l'élève - Ce livret, si la recherche est concluante, peut être converti en stage, permettant de préremplir certains champs du formulaire d'ajout de stage. (Action->convertir en stage) En cliquant sur le nom de l élève Action / Convertir en stage Liberscol ~ 11 ~

12 Attention, la liste des tuteurs entreprise seront ceux précédemment créés dans Administration / Utilisateurs / Maitre de stage Liberscol ~ 12 ~

13 6) Stages - Si le stage n'est pas créé à partir d'une recherche, il faut remplir le formulaire contenu dans Stages / Ajouter - Une fois un stage créé, il est possible d'imprimer les attestations de stages et les conventions de stages via le menu action (possibilité de sélection multiple) Liberscol ~ 13 ~

14 7) Livrets de stage Une fois un stage créé, un livret de stage lui est associé. Le livret contient toutes les données du stage courant. On peut y modifier : (Action->Modifier le livret) - Professeur suiveur (tuteur) - Date de visite de stage - État des conventions - Bilan de visite - Avis Les administrateurs et le responsable du stage, le tuteur et le coordonnateur peuvent saisir toutes les notes du stagiaire (Via Action->Noter) Liberscol ~ 14 ~

15 Les maitres de stage peuvent entrer la note donnée par l'entreprise au stagiaire Si les dates de visites de stages sont entrées, il est possible de générer les ordres de mission des stages sélectionnés (Action->Générer les ordres de missions) 8) Ordres de mission Ils concernent les enseignants (tuteurs) (Le courrier associé n'est pas encore fait, on peut juste imprimer la liste via action->imprimer) 9) Frais Ajouter/Modifier un frais en faisant action->ajouter/modifier Seuls les administrateurs et le responsable des stages peuvent ajouter des frais Remboursement de frais (transports pour les stages, etc...) (Possible courrier plus tard) 10) Absences / Incidents Les professeurs, les administrateurs, le responsable des stages et les maitres de stage peuvent ajouter / modifier les absences et incidents 11) Paramètres Les paramètres sont modifiables par les administrateurs et le responsable des stages. Possibilité d'ajouter/modifier/supprimer des spécialités, des secteurs et des catégories de stages Sur toutes les pages un filtre automatique permet à chacun de ne voir que les informations qui le concernent. (Par exemple un maitre de stage ne voit que ses stagiaires, un élève ne voit que ses stages, etc...) Liberscol ~ 15 ~

16 Le Guide d utilisation LIBERSCOL Ce guide regroupe l ensemble des modules de Liberscol. Cela permettra à chaque utilisateur de comprendre le fonctionnement du logiciel. Ce guide est un support d autoformation qui est constitué de captures d écran, d exemples. Dans Liberscol, module AIDE >> Rubrique FAQ La rubrique Foire Aux Questions vous permet d accéder à l ensemble des questions posées sur Liberscol. Cette rubrique complète ce guide utilisateur grâce aux questions les plus fréquemment posées à notre support. Elle est mise à jour régulièrement. >> Vidéo Cette rubrique vous permet d accéder au tutoriel de Liberscol au format vidéo. >> Guide Accès l ensemble des guides utilisateurs. Ces guides décrivent chaque module de Liberscol. Accès au support Vous pouvez accéder au support de Liberscol par différent biais : - Par mail à supportent@tetra-info.com - Sur la gestion de ticket si vous êtes enregistré : - Par téléphone au Liberscol ~ 16 ~