Dématérialisez, classez et partagez facilement vos documents d entreprise

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1 Open Bee Scan Portal TM Dématérialisez, classez et partagez facilement vos documents d entreprise

2 85 kg de papier sont aujourd hui consommés par employé de bureau et par an (soit près de trois ramettes par mois), ce qui représente une dépense annuelle moyenne de euros HT*. 200 heures sont passées en moyenne par employé et par an à chercher des documents papier, ce qui représente une perte annuelle de euros HT*. 83 % des coûts liés à la gestion des documents papier sont la conséquence de pratiques et d outils inexistants ou inadaptés! * Coûts estimés pour une entreprise de 25 collaborateurs

3 MAÎTRISEZ LA GESTION DE VOTRE INFORMATION Dans la conjoncture économique actuelle, les notions de productivité, d économie budgétaire, et de gestion de trésorerie sont devenues fondamentales. Ainsi, il est aujourd hui primordial pour toute organisation de se doter d une solution de gestion électronique de documents pour éliminer (ou limiter) les désagréments engendrés par la prolifération de documents papier et bureautiques ( , Word, Excel, ). Avec une solution de G.E.D adaptée à la structure de votre entreprise, les opérations de rapprochement de devis, bons de livraison, factures, ou bien encore le traitement des dossiers clients seront réalisés plus rapidement et avec moins de ressources, impactant positivement votre fonctionnement opérationnel. Spécialistes de la gestion documentaire depuis 2002, nous vous proposons de découvrir la dernière version de notre suite logicielle Open Bee Scan Portal : elle permet d optimiser le classement, la recherche et le partage de vos documents papier et électroniques dans la plus grande simplicité et avec un minimum d efforts.

4 L outil idéal pour dématérialiser et classer vos documents papier Open Bee TM Scan est une solution logicielle qui permet d indexer, convertir et classer vos documents papier, au format électronique, dans la solution documentaire de votre choix. S adaptant à tout type de volumétrie, Open Bee Scan offre, grâce à son architecture modulaire, plusieurs options pour la dématérialisation de l ensemble de vos documents papier. Prévisualisation du document scanné Utilisez votre souris pour sélectionner une zone du document et renseigner automatiquement un champ d index. Indexation semi-automatique Renseignez quelques critères d indexation de type liste déroulante, date, commentaire, montant,. Reconnaissance code à barres Bénéficiez d une lecture de code à barres 1D (Code 39, 128, EAN, ) ou 2D (PDF 417, DataMatrix) pour une indexation et un classement 100 % automatiques. Réorganisation du document numérisé Gérez facilement la suppression de pages, la modification de l ordre des pages, ou le classement de plusieurs pages à la fois Reconnaissance de zones Bénéficiez d une capture OCR automatique des informations pour une indexation et un classement 100 % automatiques.

5 Une solution qui s adapte à votre volumétrie de documents : Faible volumétrie : bénéficiez d une indexation manuelle intégrée à l écran tactile de votre plateforme de numérisation*. Moyenne volumétrie: indexez depuis votre poste de travail grâce à la fonction prévisualisation du document. Haute volumétrie: automatisez le processus de dématérialisation grâce aux technologies OCR, de Lecture Automatique de Documents (LAD) ou de reconnaissance de codes à barres. Une solution qui offre plusieurs formats de conversion des documents : PDF OCR texte/image pour rechercher tout document à partir de n importe quel mot de son contenu. PDF/A, pour assurer la pérennité de vos documents. MS Word, pour éviter de ressaisir les documents papier que vous avez besoin de modifier. Une solution qui automatise le processus de classement : Nommage des documents selon une charte d entreprise commune et logique. Classement automatique dans Open Bee TM Portal, Windows, MS Sharepoint, Alfresco ou sur un serveur FTP (avec export des métadonnées au format XML). Création d une arborescence de dossiers et sous-dossiers structurée. * uniquement compatible avec les Multifonctions Konica Minolta et Develop BÉNÉFICES Réduisez significativement les risques d erreur de saisie (lors de la phase d indexation), via la technologie intégrée de reconnaissance de zones. Gagnez du temps lors du classement des documents, du fait de l automatisation des processus. Gagnez en productivité et libérez ainsi votre personnel pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

6 Interface personnalisable Bénéficiez d une interface graphique au design moderne, personnalisable aux couleurs de votre entreprise. Réseau social d entreprise Tirez profit de fonctionnalités collaboratives telles que la possibilité de créer des fils de discussion associés aux documents. Tableau de bord Gérez l accès à vos informations grâce à un tableau de bord que vous organisez selon vos besoins. Moteur de recherche Retrouvez vos documents en quelques secondes, grâce à un moteur de recherche puissant et intuitif.

7 L outil idéal pour gérer vos documents papier et électroniques Open Bee TM Portal est une solution de gestion documentaire 100% web qui permet d organiser le classement, la recherche et le partage de tous types de fichiers (documents d origine papier ou bureautique) entre vos différents collaborateurs et services. Cette solution permet de centraliser en un seul point l ensemble de vos documents (PDF, Word, Excel, Powerpoint, Images, ) puis de les rechercher depuis n importe quel poste informatique équipé d un navigateur Internet. Accéder / Naviguer Accédez à votre information d entreprise sans contrainte géographique en visualisant vos documents, même lorsque vous êtes en déplacement. Choisissez le mode d affichage des documents le plus approprié : classique, miniature, document slider. Disposez d un accès direct à vos dossiers ou fichiers favoris, directement depuis votre tableau de bord personnel. Rechercher / Retrouver Localisez vos documents en naviguant dans l arborescence de dossiers. Recherchez un document simplement, en tapant n importe quel mot contenu dans celui-ci. Utilisez le module de recherche avancée multicritères, pour visualiser le document recherché en quelques secondes. Partager / Collaborer Soyez automatiquement avertis de la publication ou de la modification de documents par un , qui vous redirigera instantanément sur le bon fichier. Classez vos s et documents bureautiques directement depuis l application Microsoft Office de votre choix (Outlook, Word, Excel,.). Mettez en place des circuits simples de distribution / validation de documents. Gérer/Administrer Gérez les différentes versions de vos documents simplement. Créez facilement vos groupes utilisateurs (administrateur, invité, utilisateur et groupe). Créez des règles de sécurité permettant de gérer les droits d accès en lecture, écriture et publication.

8 Pourquoi gérer ses documents avec Open BeeTM Scan Portal? Une simplicité de prise en main vous garantissant l adoption rapide de la solution. Un logiciel ouvert pour un nombre illimité d utilisateurs limitant le coût d acquisition.* Une compatibilité avec les smartphones et tablets PC vous offrant un gain de mobilité. * Open BeeTM Portal uniquement POUR PLUS D INFORMATIONS Open Bee France 5, avenue du Pré Félin Annecy-le-Vieux Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) Altitude Communication

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