MANUEL QUALITE DE L ANAD

Transcription

1 Version

2 MANUEL QUALITE DE L ANAD 1. Présentation de l ANAD 2. Présentation du système de management de la qualité 3. Gestion du manuel 3.1 Objet 3.2 Domaine d application et exclusion 3.3 Rédaction 3.4 Vérification 3.5 Approbation 3.6 Diffusion 3.7 Archivage 4. Politique qualité 5. L organisation de l ANAD 5.1 L organigramme hiérarchique 5.2 Désignation du RMQ 5.3 Désignation du représentant de la direction 6. Approche processus 6.1 Présentation de l approche processus 6.2 Cartographie des processus 6.3 Description des processus de l ANAD Processus Direction Générale (DG) Processus Système Qualité (SQ) Processus Education Prévention (EP) Processus Achats (AC) Processus Ressources Humaines (RH) Processus Contrôle et Inspection (CI) 6.4 Interaction entre les processus Version

3 1. Présentation de l ANAD : L'Agence Nationale AntiDopage, créée par la loi n 54/07 du 08/08/2007 relative à la lutte contre le dopage dans le sport, est un établissement public à caractère administratif dotée de la personnalité juridique et de l'autonomie financière, soumise à la tutelle du Ministère de la Jeunesse, des Sports et de l'education Physique. L'ANAD représente l'unique interlocuteur officiel auprès des laboratoires d'analyse internationalement agréés et auprès des structures et instances sportives nationales et internationales notamment les fédérations en ce qui concerne la lutte contre le dopage dans le sport. En effet, les activités de l ANAD s inscrivent toutes dans le Programme National AntiDopage et portent sur 4 principaux volets à savoir : L harmonisation du cadre juridique national au vécu de l activité antidopage et la mise à jour de ces textes nationaux par rapport aux standards internationaux Les contrôles antidopage et leur inspection permettant d offrir une hausse régulière du nombre et de la qualité des échantillons dans le but de maintenir notre laboratoire accrédité par l AMA La prévention à visée éducative à trois niveaux : primaire chez le large public, secondaire au niveau des jeunes et l entourage du sportif et tertiaire ciblant les athlètes de haut niveau. La coopération et la recherche constituent des activités en cours de démarrage à développer progressivement dans le futur. 2. Présentation du système de management de la qualité : Le système de management de la qualité de l ANAD permet d identifier et de mener des actions pour satisfaire aussi bien ses clients et ses partenaires que les exigences juridiques sans omettre les attentes de son personnel. Version

4 Ce système se base sur le management d un ensemble de processus corrélés tous entre eux. Les processus du SMQ de l ANAD sont répartis en trois catégories : Processus de management : Direction Générale (DG)et Système Qualité (SQ) ; Processus de support : Achats (AC) et Ressources Humaines (RH) ; Processus de réalisation : Contrôle et Inspection (CI) et Education Prévention (EP). Afin de pouvoir améliorer en permanence le système qualité mis en place, l ANAD a mis en œuvre et entretient des moyens de communication interne permettant la libre circulation de l information, des documents et des données (exception faite des informations et des données confidentielles telles que les dossiers médicaux et les résultats des contrôles). Les moyens mis en œuvre pour assurer un bon niveau de communication sont entre autres : Les notes de service (FR/DG/02) qui sont diffusées par voie d affichage des copies originales dans les espaces communs Le réseau local assurant la diffusion à tout le personnel des documents et des données non confidentiels Les réunions qui se tiennent régulièrement ; en effet, le briefing fixe du lundi matin représente une occasion ouverte à tout le personnel pour exprimer les différents besoins et difficultés relatives à leurs fonctions et tâches planifiées pour la semaine). Les réunions peuvent se tenir occasionnellement pour discuter d un sujet préalablement fixé et qui intéresse tous les présents (confection et évaluation du site web par exemple). Le tableau des affichages ouvert à tout le personnel ayant un message à diffuser La revue de processus prévue au moins une fois par semestre assure la communication entre les différents acteurs de chaque processus. Version

5 La revue de direction semestrielle aussi permet la communication des différents pilotes et leur offre l occasion de se concerter avec la direction générale sur les questions en instance ou les activités à planifier. 3. Gestion du manuel 3.1. Objet Le présent manuel à pour objet de décrire l organisation et le fonctionnement des différents processus existant à l Agence Nationale antidopage (ANAD) sur la base des exigences ISO 9001 (version 2008) Domaine d application : Le présent manuel s applique à tous les processus existant au sein de l ANAD et gérés par le SMQ. La norme ISO 9001/2008 s applique à l activité «LUTTE CONTRE LE DOPAGE DANS LE SPORT : EDUCATION, PREVENTION ET CONTROLE» qui constitue le libellé de certification. Le chapitre 7.6. de la norme ISO 9001/2008 est exclu du périmètre de certification vu que les activités nécessitant l utilisation d équipements de mesure et de contrôle sont toutes externalisées, il s agit de : - l analyse antidopage des échantillons au Laboratoire National de Dépistage du Dopage certifié ISO et accrédité par l AMA - le prélèvement de ces échantillons par des Agents de Contrôle du Dopage formés, accrédités et évalués par l ANAD selon la procédure PR/CI/03. De même, le chapitre de ladite norme n est pas applicable car le seul procédé spécial utilisé constitue les mallettes de l AMA, référence en matière de formation pour différentes populations Rédaction Version

6 Le responsable management de la qualité (RMQ) assure la rédaction du présent manuel qualité et éventuellement sa modification Vérification Les différents pilotes sont responsables, chacun dans son domaine, de la vérification du présent manuel qualité. 3.5.Approbation Le responsable de l approbation du présent manuel de la qualité est la directrice générale de l ANAD Diffusion La diffusion du présent manuel qualité est assurée par le RMQ Archivage L archivage du présent manuel qualité est assuré par le RMQ selon les modalités décrites dans la procédure de maîtrise des documents et des données (PR/SQ/01). 4. Politique qualité : Dans le cadre d une vision avant-gardiste de la Tunisie, l Agence Nationale Anti-Dopage (ANAD) a été créée afin d élaborer un programme national de lutte contre le dopage et de l appliquer. L ANAD représente aujourd hui le relais incontournable entre le Laboratoire National de Contrôle du Dopage (LNCD) et les différentes instances sportives fédérales nationales et internationales. Pour réaliser efficacement ses différents objectifs, la direction générale a considéré nécessaire, depuis le début des activités de cette agence, de mettre en place, d entretenir et d améliorer en continu un Système de Management de la Qualité conforme à la norme ISO dans le but de : Version

7 L adaptation des textes nationaux à la réalité du terrain de la lutte antidopage en Tunisie et leur mise à jour par rapport aux standards internationaux. Le rehaussement du standing de l ANAD au niveau international pour gagner en fiabilité et en crédibilité auprès des instances sportives internationales. L assise d une politique efficiente de sensibilisation et de prévention touchant aux différentes cibles et permettant, à long terme, d asseoir la culture antidopage. Le développement des activités de recherche scientifique et sociale de l ANAD pour l amélioration continue des compétences individuelles et pour la promotion du travail d équipe. Le déploiement de la coopération tant nationale qu internationale avec les organismes sportifs et non sportifs, gouvernementaux et non gouvernementaux dans le cadre du programme national antidopage. L amélioration des liens avec les fédérations sportives nationales et la satisfaction de leurs attentes dans le cadre du programme national antidopage. La protection de l accréditation internationale du LNCD par une majoration annuelle du nombre et de la qualité des contrôles antidopage. Le perfectionnement de la procédure AUT pour assurer une meilleure qualité de la médication chez les sportifs en conformité avec les standards internationaux. La Direction compte sur l aide et l adhésion de tout le Personnel dans la réalisation de ce projet et dans sa mise en œuvre effective afin que la culture qualité soit de mise au sein de toutes les activités de l ANAD. Elle s engage à dégager les moyens nécessaires tant humains que matériels, à être en conformité aux exigences notamment légales et réglementaires et à améliorer en permanence l efficacité du Système de Management de la Qualité. Version

8 5. L organisation de l ANAD 5.1. L organigramme hiérarchique Direction Générale RMQ Secrétariat Directeur Médical Contrôle et Inspection Secrétaire Général Service informatique Service Contrôle Service AUT Service administratif Service éducation, et financier prévention et formation Chauffeur Gestion du stock Entretien et Maintenance Bureau d ordre Secrétariat Communication Version

9 5.1.Désignation du RMQ Le RMQ de l ANAD est chargé des missions suivantes : Définir, mettre en œuvre et entretenir le Système de Management de la Qualité à tous les niveaux de l ANAD conformément aux exigences de la norme ISO Gérer la documentation du SMQ (MQ, PS, PR, IS, FR), Veiller au traitement des non conformités et des réclamations clients en collaboration avec les pilotes processus concernés, Assurer la mise en œuvre, la vérification et l évaluation de l efficacité des actions correctives et préventives, Assurer la préparation des revues de direction et des audits internes, Assurer l analyse des PV des revues de processus. Sensibiliser le personnel de l ANAD sur l utilité du SMQ et ce par le biais de la communication interne (réunions, affichage, etc.). 5.2.Désignation du représentant de la direction Nonobstant d'autres responsabilités, le Représentant de la Direction doit avoir la responsabilité et l'autorité en particulier pour : assurer que les processus nécessaires au système de management de la qualité sont établis, mis en oeuvre et entretenus; rendre compte à la direction générale du fonctionnement du système de management de la qualité et de tout besoin d'amélioration; assurer que la sensibilisation aux exigences du client dans tout l'organisme est encouragée. 6. Approche processus 6.1. Présentation de l approche processus Un processus est une activité ou un ensemble d activités corrélées et interactives qui transforment des éléments d entrée en éléments de sortie. Chaque processus est identifié par : Version

10 Sa finalité et ses objectifs Ses éléments d entrée Ses éléments de sortie Ses principaux documents associés et les enregistrements afférents La vérification de l atteinte des objectifs et de l efficacité des processus se fait par les méthodes de surveillance préconisées par le SMQ à savoir les revues de processus, les audits internes ; la revue de la direction et évidemment les indicateurs de mesure de la performance selon l instruction établie à cet effet. Pour chaque processus, un pilote est désigné et assume la responsabilité de la maîtrise et de l efficacité du fonctionnement du processus, d initier les actions d amélioration nécessaires et suivre leur efficacité dans le but d atteindre les objectifs fixés et d assurer l amélioration continue du processus. En effet, le pilote est tenu à réunir semestriellement les acteurs de son processus et leur associer éventuellement certains partenaires (clients) du processus pour passer en revue et analyser les données relatives au processus. Les éléments d entrée d une revue de processus sont : L évolution des indicateurs de mesure de performance Les résultats des audits internes Les non conformités identifiées L état d avancement des actions d amélioration Les retours d information sur la satisfaction des clients / partenaires Les changements majeurs éventuels à prendre en compte Les éléments de sortie de la revue se résument aux actions d amélioration à entreprendre après validation de la DG et en fonction de la disponibilité des ressources disponibles à leur réalisation. L organisation des activités de l ANAD est répartie en six processus représentés ainsi que leurs interactions par la cartographie des processus. Version

11 Satisfaction Clients 6.2. Cartographie des processus : Processus DG Demandes des fédérations Programme national Exigences légales et règlementaires Processus Achat Processus Système Management Qualité Processus Gestion Ressources Humaines Processus Contrôle et Inspection Processus Education et prévention Version

12 6.3.Description des processus de l ANAD : Processus DG Processus : Direction Générale Pilote : Adel Ben Fdhila Finalité : Doter l ANAD d un standing international via la coopération à différents niveaux Elaborer le Programme National de Lutte Antidopage et l appliquer Objectifs : - Adaptation des textes règlementaires en vigueur - Asseoir une culture antidopage - Assurer un nombre suffisant de contrôles Données d entrée Textes règlementaires Budget Plan de développement quinquennal Documents Associés : - Bilan Annuel - Procédure de veille juridique (PR/DG/01) Données de sortie Programme National Antidopage Bilan annuel de l activité ANAD Politique qualité de l ANAD Processus et objectifs qualité identifiés Revue de direction (FR/DG/04) Fiche de suivi juridique à jour Indicateurs et valeurs cibles : - Taux de réalisation des actions du Plan National Antidopage (100%) - Taux de réalisation des objectifs qualité (100%) Version

13 6.3.2.Processus SQ Processus : Système Qualité Pilote : Héla Kouki Chaouachi Finalité : Planifier, mettre en œuvre, gérer et améliorer le SMQ Objectifs : - Traiter les réclamations clients - Garantir la satisfaction clients - Assurer l amélioration continue du SMQ Données d entrée Politique qualité Processus et objectifs qualité identifiés Réclamations clients Non-conformités Enquêtes de satisfaction clients Revues de processus Tableaux de bord des indicateurs Documents Associés : - Norme ISO Procédure de maîtrise des documents et des données (PR/SQ/01) - Procédure de l audit qualité interne (PR/SQ/02) - Procédure de traitement des non-conformités, actions correctives et actions préventives (PR/SQ/03) Données de sortie Documents maîtrisés Processus audité Non-conformité traitée Actions correctives et préventives clôturées Action d amélioration mise en œuvre Eléments d entrée de la revue de direction préparés Tableau de bord général des objectifs et des indicateurs Evaluation et analyse des perceptions clients sur les prestations de l ANAD Indicateurs et valeurs cibles : - Pourcentage de non-conformités traitées dans les délais (80%) - Taux de clients satisfaits de l activité EP (80%) - Taux de clients satisfaits de l activité CI (80%) Version

14 6.3.3.Processus EP Processus : Education - Prévention Pilote : Besma Gacem M hamed Finalité : Inculquer la culture antidopage à travers l éducation chez les jeunes et la prévention chez les sportifs et leur entourage Objectifs : - Couvrir le maximum de manifestations sportives - Toucher le maximum de sportifs ciblés - Sensibiliser au plus l entourage du sportif - Assurer le plus grand nombre d actions pour toucher le grand public Données d entrée Calendrier des évènements Planification des actions EP Demandes d actions EP Productions et supports de communication Documents Associés : Procédure de Prévention (PR /EP/01) Données de sortie Planning annuel de l activité EP (FR/EP01) Action EP réalisée Rapport d une action EP (FR/EP/03) établi Supports de communication produits Fiche de développement / Conception élaborée pour chaque production Indicateurs et valeurs cibles : - Pourcentage de réalisation des actions planifiées lors des manifestations (100%) - Pourcentage des athlètes ciblés touchés (80%) - Nombre de journées de sensibilisation réalisées annuellement (1/ fédération/an) Version

15 6.3.4.Processus AC Processus : Achats Pilote : Sami Ghraïri Finalité : Maîtriser et facilter les achats de l ANAD Objectifs : - Bonne gestion des achats de tous genres - Formation d un groupe fiable de fournisseurs agréés via l évaluation des fournisseurs Données d entrée Besoin d achat Planification de l achat Budget Régie Fournisseurs - Devis Stock alerte Documents Associés : - Procédure d Achat (PR/AC/01) Données de sortie Besoin d achat satisfait Produit livré conforme Budget en règle Stock bien géré Fournisseurs évalués Liste des fournisseurs agréés mise à jour (FR/AC/05) Indicateurs et valeurs cibles : - Taux de conformité des fournisseurs (95%) Version

16 6.3.5.Processus RH Processus : Ressources Humaines Pilote : Sami Ghraïri Finalité : Gérer le personnel de l ANAD à travers le recrutement et la formation Objectifs : - Satisfaire les besoins en personnel - Développer les compétences du personnel Données d entrée Besoin en personnel Demandes de formation Budget Planning de formation Grille de compétences Documents Associés : - Procédure de Recrutement (PR/RH/02) - Procédure de Formation (PR/RH/01) Données de sortie Nouvelles recrues intégrées Personnel évalué Formation évaluée Résultat d évaluation de la formation Indicateurs et valeurs cibles : - Note d évaluation du personnel (95%) - Taux de réalisation des formations planifiées (90%) Version

17 6.3.6.Processus CI Processus : Contrôle et Inspection Pilote : Rym Zerifi Finalité : Concrétiser le Programme National Antidopage Objectifs : - Réaliser le nombre de contrôles prévu au niveau du PNLD - Transmission des résultats, émission des AUT et achèvement du suivi des résultats atypiques dans les meilleurs délais Données d entrée Réglementation en vigueur Programme National Liste des ACD et des escortes Disponibilité du laboratoire Matériel nécessaire au contrôle Demande d AUT Résultats du laboratoire Documents Associés : - Procédure de Contrôle (PR/CI/02) - Procédure d AUT (PR/CI/01) - Procédure d Evaluation des ACD (PR/CI/03) - Code Mondial Antidopage et Standards Internationaux Données de sortie PV de contrôle Rapport de mission Rapport d inspection Décision du CAUT Journal des AUT mis à jour PV des résultats du contrôle Suivi de résultat atypique clôturé Indicateurs et valeurs cibles : Taux de réalisation des contrôles selon le PNLD (100 %) Taux de transmission des résultats dans les délais de 48H à partir de la réception du résultat (100 %) Taux d émission des AUT dans les délais de 10 jours ouvrables de la réception du dossier complet (90 %) Taux de l achèvement du suivi des résultats atypiques (100 %) Version

18 6.4. Interactions entre les processus DG SQ RH AC CI EP DG SQ RH AC CI EP Bilan des audits Bilan satisfaction clients - FRSQ10 Bilan des NC Diffusion doc SMQ Grille des compétences Planning de formation Bilan de formation Formation réalisée Suivi du budget Résultats d évaluation des fournisseurs Suivi du PNLD Conclusion Suivi résultats atypiques - Décision AUt Planning annuel de l activité EP Production présentée Objectifs - Politique qualité textes règlementaires PV de revue de direction NC FRSQ9 PV Réunion NC FRSQ9 Grille des compétences - Formation réalisée PV de revue PS NC FRSQ9 - PV de revue PS NC FRSQ9 - PV de revue PS NC FRSQ9 - PV de revue PS Objectifs - Politique qualité textes règlementaires PV de revue de direction Tab Evaluation Personnel Besoin en formation PV Réunion Rapport d audit NC clôturée Besoin en formation Diffusion doc SMQ Besoin en formation Besoin en formation ou en personnel Besoin en personnel ou en formation Objectifs - Politique qualité textes règlementaires - Budget PV de revue de direction PV Réunion Besoin d achat Rapport d audit NC clôturée Besoin d achat Diffusion doc SMQ Grille des compétences - Formation réalisée Besoin d achat Besoin d achat Besoin d achat Objectifs - Politique Objectifs - Politique qualité qualité textes textes règlementaires règlementaires PNLD PNLD PV de revue de PV de revue de direction direction PV Réunion PV Réunion Rapport d audit NC clôturée Bilan satisfaction clients Diffusion doc SMQ Grille des compétences - Formation réalisée Stock géré Produit livré conforme Calendrier des manifestations Rapport d audit NC clôturée Bilan satisfaction clients Diffusion doc SMQ Grille des compétences - Formation réalisée Stock géré Produit livré conforme Calendrier des manifestations Version

19 7. Perspectives de l ANAD : Partant de son slogan «POUR UN SPORT PROPRE», l ANAD devra, grâce à la place centrale qu elle occupe dans la lutte contre le dopage, promouvoir, développer et organiser un programme national antidopage penché sur la satisfaction de tous ses partenaires et l amélioration continue de ses prestations de contrôle et d éducation préventive. Toutefois, elle ne devrait pas se cantonner à ces deux volets de son activité en optant pour l harmonisation de sa législation avec les textes internationaux et les innovations du domaine qui ne sont pas des moindres. L ANAD aspire aussi à développer encore plus ses activités récemment lancées à savoir la coopération et la recherche afin de les intégrer dans les activités maîtrisées de l ANAD. Enfin, il serait judicieux de consolider les acquis de l Agence Nationale Antidopage afin de progresser sur cette voie toujours dans une ambiance de qualité. Version