Code d éthique des administrateurs, membres de comités, dirigeants et employés de l Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec

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1 Code d éthique des administrateurs, membres de comités, dirigeants et employés de l Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec CHAPITRE 1 Règles d éthique des administrateurs, membres de comités, dirigeants et employés 1- Définitions Aux fins du présent code : 1 «administrateur» : personne élue ou nommée siégeant au sein du conseil d administration de l Organisme; 2 «Organisme» : l Organisme d autoréglementation du courtage immobilier du Québec; 3 «conseil d administration» : le conseil d administration de l Organisme ou du Fonds d assurance; 4 «dirigeant» : tout dirigeant de l Organisme au sens du Règlement intérieur de l Organisme; 5 «employé» : tout employé de l Organisme occupant une fonction permanente ou temporaire, à temps complet, à temps partiel, à titre de stagiaire ou d étudiant, rémunéré ou non; 6 «Fonds d assurance» : le Fonds d assurance responsabilité professionnelle de l Organisme; 7 «loi» : la Loi sur le courtage immobilier, L.R.Q., c. C-73.2; 8 «titulaire» : tout titulaire de permis délivré par l Organisme; 9 «membre d un comité» : tout membre d un comité constitué au sein de l Organisme en vertu de la loi ou du Règlement intérieur de l Organisme, dans l exercice de sa mission ou par résolution du conseil d administration; 10 «règlement intérieur» : le Règlement intérieur de l Organisme, incluant ses modifications; 1

2 11 «contractant» : toute personne ayant une relation d affaires avec l Organisme; 12 «comité statutaire» : tout comité constitué au sein de l Organisme par la loi, c est-à-dire, le comité de délivrance et de maintien des permis, le comité d indemnisation, le comité d inspection, le comité de discipline et le comité de révision des décisions du syndic. À moins que le contexte ne s y oppose, le présent code s applique à tous les administrateurs, membres de comités, dirigeants et employés de l Organisme, ce qui inclut ceux du Fonds d assurance. 2- Organisation de ses affaires Toute personne doit respecter les règles et, en cas de doute, agir selon l esprit des principes et des règles prévus au présent code. Elle doit de plus organiser ses affaires de telle sorte qu elles ne puissent nuire à l exercice de ses fonctions. En outre, elle doit s assurer de maintenir à jour ses connaissances et habiletés nécessaires à l'exercice de ses fonctions. 3- Confidentialité de l information Toute personne doit, dans l exercice de ses fonctions, respecter la confidentialité de toutes les informations, renseignements ou documents qui lui sont révélés ou transmis. Elle doit notamment assurer la protection des renseignements personnels qu elle recueille, utilise, communique, conserve ou détruit, conformément aux dispositions de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1). 4- Indépendance décisionnelle Toute personne doit dans l exercice de ses fonctions, prendre ses décisions indépendamment de toutes considérations reliées à d autres organisations auxquelles elle est rattachée. Un administrateur qui est un conciliateur, un médiateur ou un arbitre dans le cadre d un processus de conciliation, de médiation ou d arbitrage en matière de courtage immobilier ou hypothécaire, ne peut agir à ce titre pendant la durée de son mandat. Les membres des comités de discipline, de délivrance et maintien des permis, d inspection, d indemnisation et de révision des décisions du syndic ne doivent pas agir dans le cadre de dossiers où ils ont déjà agi ou agissent entre les mêmes parties à titre de conciliateur, médiateur ou arbitre. De plus, ils ne doivent pas agir à ce titre dans des 2

3 dossiers dans lesquels ils seraient appelés à émettre des opinions contraires à celles du comité sur lequel ils siègent au sein de l OACIQ. 5- Avis en cours d emploi Tout employé déclaré coupable, par jugement définitif, ou qui se reconnaît coupable d une infraction criminelle ou d un acte au cours de son emploi doit en aviser par écrit le président et chef de la direction sans délai. Le président et chef de la direction décide alors de toute mesure appropriée compte tenu de l infraction criminelle et de l acte et des circonstances s y rattachant et ce, dans les limites permises par les lois applicables. Tout administrateur de l Organisme ou du Fonds d assurance, dirigeant ou membre de comités doit aviser par écrit le président du conseil d administration sans délai s il : 1 fait ou a déjà fait l objet d une plainte devant le comité de discipline; 2 a déjà vu son permis révoqué, suspendu ou assorti de restrictions ou de conditions par le comité de discipline ou par un organisme du Québec, d une autre province ou d un autre État chargé de la surveillance et du contrôle du courtage immobilier; 3 fait cession de ses biens ou est sous le coup d une ordonnance de séquestre prononcée en vertu de la Loi sur la faillite et l insolvabilité; 4 est déclaré coupable par un tribunal d une infraction ou d un acte qui, de l avis de l Organisme, a un lien avec l exercice des activités de courtier ou d agence ou s est reconnu coupable d une telle infraction ou d un tel acte; 5 est pourvu d un tuteur, d un curateur ou d un conseiller. Dans le cas où les situations mentionnées ci-haut concernent le président du conseil d administration, l avis écrit doit être donné au vice-président du conseil d administration. 6- Utilisation de biens de l Organisme Toute personne ne doit pas confondre les biens de l Organisme avec les siens et ne peut les utiliser à son profit ou au profit de tiers. De plus, elle ne peut utiliser à son profit ou au profit de tiers l information obtenue dans l exercice ou à l occasion de l exercice de ses fonctions. 7- Réception de cadeau, marque d hospitalité ou autre avantage Toute personne ne peut accepter un cadeau, marque d hospitalité ou autre avantage que s il est d usage. Ce cadeau, marque d hospitalité ou autre avantage ne doit pas être concomitant avec toute négociation ou être reçu dans le but d influencer quiconque dans 3

4 la prise d une décision. À cet effet, toute personne doit, dans la prise de ses décisions, éviter de se laisser influencer notamment par des offres d emploi. S il est un d usage, il pourra être accepté par le destinataire, mais devra être dénoncé à l Organisme et dans le cas d un employé, à son supérieur. Cette dénonciation est inscrite dans un registre de cadeaux. Ce registre doit indiquer l identité du donateur, du destinataire, la nature du cadeau, de la marque d hospitalité ou de tout autre avantage, sa valeur estimée ainsi qu une mention indiquant si le destinataire l a conservé pour lui ou l a destiné à autrui. La tenue de ce registre ainsi que la supervision des cadeaux, marque d hospitalité ou autres avantages est sous la responsabilité du comité d éthique de l Organisme. Tout autre cadeau, marque d hospitalité ou avantage reçu doit être retourné au donateur ou remis à l Organisme. 8- Représentation ou déclaration privée ou publique Toute personne ne doit pas faire de représentation ou de déclaration, privée ou publique, au nom de l Organisme, à moins que son supérieur immédiat ou le président du conseil d administration selon le cas, l ait autorisée expressément. 9- Activité interdite et non utilisation de l information après la fin de ses fonctions Toute personne ne doit pas, dans l année qui suit la fin de ses fonctions, agir au nom ou pour le compte d autrui relativement à une procédure, à une négociation ou à une autre opération à laquelle l Organisme est partie et sur laquelle il détient de l information non disponible au public. Ce qui précède ne peut être interprété comme une renonciation, par l Organisme, à toute protection offerte par un code de déontologie professionnelle ou comme venant restreindre les obligations déontologiques d un professionnel notamment, relativement aux conflits d intérêts et au secret professionnel. De plus, en tout temps, il ne peut utiliser à son profit ou au profit de tiers, toute information, renseignement ou document confidentiel, privilégié ou non disponible au public, qui lui a été transmis ou auquel il a eu accès pendant qu il exerçait des fonctions auprès de l Organisme. 10- Respect par les autorités Le président du conseil d administration doit s assurer du respect des principes d éthique et des règles de déontologie par les administrateurs de l Organisme et du Fonds d assurance, les dirigeants de l Organisme ainsi que par les présidents des comité de délivrance et de maintien des permis, comité d indemnisation, comité d inspection et 4

5 comité de révision des décisions du syndic. Dans le cas où le président du conseil d administration est visé par le manquement reproché, l autorité compétente sera les autres membres du conseil d administration. À l égard des membres du comité de discipline, du comité de maintien et de délivrance des permis, du comité d indemnisation, du comité d inspection et du comité de révision des décisions du syndic, cette responsabilité incombe aux présidents respectifs de ces comités. Le président et chef de la direction doit s assurer du respect des principes d éthique et des règles de déontologie par les employés de l Organisme. 11- Avis en cas de manquement L autorité compétente fait part aux personnes visées, des manquements reprochés ainsi que de la sanction qui peut lui être imposée et l informe qu il peut lui fournir ses observations et, s il le demande, être entendu à ce sujet. Selon le cas, le président du conseil d administration, le président d un des comités visés au 3 e alinéa de l article 10 ou le président et chef de la direction peut notamment, à l égard de la personne visée : 1 2 lui donner un avis verbal; lui transmettre un avis écrit; 3 recommander au conseil d administration de procéder à la destitution de l administrateur, du dirigeant ou du membre du comité ou, selon le cas, prendre toute mesure disciplinaire appropriée envers l employé, allant même jusqu au congédiement. Dans le cas où la personne visée par le manquement reproché est le président du conseil d administration, les autres membres du conseil d administration peuvent prendre les mesures prévues au présent article, compte tenu des adaptations nécessaires. 5

6 CHAPITRE 2 Règles d utilisation de l équipement informatique de l Organisme et des technologies de l information 12 - Objectifs! Établir les règles d utilisation de l équipement informatique et des technologies de l information.! Protéger la sécurité du réseau ainsi que la confidentialité de l information.! Protéger l intégrité, la réputation et l image de l Organisme.! Limiter le risque d exposition à des virus et à des arrêts de service.! Encadrer l utilisation des médias sociaux au travail et à l extérieur du travail lorsque des déclarations peuvent aller à l encontre des intérêts de l Organisme, de ses administrateurs, membres de comités, dirigeants, employés ou membres Propriété de l Organisme Tout le matériel de lʼorganisme dont les logiciels, les systèmes de courriel, dʼinternet et de téléphonie, tout information, message, fichier, document se trouvant ou émanant des systèmes sous quelque forme que ce soit (sonore, vidéo, imprimé, numérique, électronique ou autres) est réputé être la propriété exclusive de lʼorganisme, de sorte que l utilisateur n en est pas propriétaire. Sans limiter la généralité de ce qui précède, cela comprend également tous les droits de propriété intellectuelle, droits dʼauteur, droits moraux et droits liés aux marques de commerce de lʼorganisme Champs d application Le présent chapitre sʼapplique à tout utilisateur de l équipement informatique de l Organisme et des technologies de l information, dont notamment les administrateurs, membres de comités, dirigeants ou employés (ci-après «l utilisateur»), peu importe où il se trouve, qu il soit dans les bureaux de l Organisme ou à tout autre endroit, et ce, pendant les heures de travail ou non. Le présent chapitre encadre l utilisation de l équipement informatique et des technologies de l information incluant les composantes matérielles (ordinateur, portable, réseau, serveur, modem, câble, etc.), la bande passante interne et externe de l Organisme, les logiciels (systèmes d exploitation, programmes, etc.), les banques de données (listes, cédéroms, etc. ), les liens de communication (extranet, intranet, 6

7 Internet, courriel, «Facebook», «Twitter», «LinkedIn», etc.), les appareils de poche (cellulaire, «Blackberry», «iphone», etc.) accessibles, directement ou indirectement, les téléphones ainsi que tous les autres services électroniques appartenant ou loués par l Organisme (ci-après «l équipement informatique»). Le présent chapitre encadre également l utilisation des médias sociaux au travail et à l extérieur du travail, soit les échanges sur le Web, que ce soit par le biais de réseaux sociaux («Facebook», «My Space»), de réseaux professionnels («Linkedln»), de blogues et mini-blogues («Twitter»), de réseaux de partage («You Tube») ou de toute autre plafe-forme associée au Web (ci-après «les médias sociaux») Responsabilités générales des utilisateurs Chaque utilisateur a la responsabilité d utiliser l équipement informatique en respectant les lois et le présent chapitre. Chaque utilisateur doit s assurer que l équipement informatique est correctement utilisé, et ce, afin de le protéger contre les dommages. Les portables et tout équipement informatique appartenant à l Organisme ne doivent pas être prêtés à une tierce personne, ni être laissés dans une voiture ou dans un endroit sans surveillance. Les mots de passe et codes d accès sont confidentiels et ne doivent pas être divulgués. Chaque utilisateur a donc la responsabilité de protéger ses mots de passe et codes d accès. Chaque utilisateur doit changer son mot de passe périodiquement ou sans délai s il possède des raisons de croire que son mot de passe est connu par un tiers. Chaque utilisateur est en tout temps responsable des communications effectuées grâce à lʼutilisation de son mot de passe ou de son code dʼaccès. Il en est de même pour le responsable à qui le code dʼaccès a été dévoilé. En cas de perte de son code dʼaccès ou dʼun usage non autorisé par un tiers, l utilisateur doit aviser lʼadministrateur du réseau dans les plus brefs délais. Il en est de même pour tout responsable à qui le code dʼaccès a été dévoilé. Par ailleurs, afin de protéger son code dʼaccès, l utilisateur doit le modifier à la suite dʼune demande à cet effet adressée par lʼadministrateur du réseau et lʼen informer dès que cette opération est effectuée. Le code dʼaccès choisi par l utilisateur doit être conforme aux modalités alors imposées par lʼadministrateur du réseau. Chaque utilisateur doit respecter les licences d utilisation des logiciels et ne doit pas les fournir à des personnes de l extérieur. 7

8 Chaque utilisateur doit prendre les moyens nécessaires pour prévenir la divulgation d informations confidentielles à des personnes non autorisées. Chaque utilisateur doit répondre rapidement aux messages électroniques ou téléphoniques, dʼune façon polie et professionnelle. Chaque utilisateur doit obtenir lʼapprobation dʼun représentant autorisé de lʼorganisme avant de transmettre, publier ou mettre en ligne de quelque façon que ce soit un texte comportant des faits ou une opinion pouvant aller à l encontre des intérêts de l Organisme, de ses administrateurs, membres de comités, dirigeants, employés ou membres. Chaque utilisateur est personnellement responsable de ses activités en lien avec les médias sociaux et des propos et contenus qu il y publie, et ce, même si celles-ci ont lieu à l extérieur du travail Utilisation professionnelle et personnelle L utilisation de l équipement informatique est limitée à des fins professionnelles pour le compte de l Organisme. L Organisme permet, à titre de privilège, l utilisation occasionnelle de l équipement informatique à des fins personnelles non lucratives ou ne se rapportant pas à l exercice des fonctions en dehors des heures d affaires de l Organisme ou en dehors des heures de travail de l utilisateur. L utilisateur doit alors préalablement obtenir l autorisation de son supérieur immédiat ou de la direction de l Organisme. L autorisation sera accordée en autant que cette utilisation ne nuise pas à la prestation de travail de l utilisateur ainsi qu aux opérations de l Organisme. L utilisation à des fins personnelles d appareils de poche (IPhone ou autres) est permise uniquement à l extérieur des heures de travail. Sur les lieux du travail, la sonnerie des appareils de poche (IPhone ou autres) doit être mise en mode vibration tant pour la téléphonie que pour la messagerie texte, afin de ne pas déranger les autres membres de l Organisme. 17 Surveillance et renonciation à la vie privée Chaque utilisateur renonce à invoquer le droit à la vie privée à l égard de toute information téléchargée, sauvegardée, visionnée, créée, emmagasinée, envoyée ou reçue à l aide de l équipement informatique. 8

9 Les utilisateurs reconnaissent que l Organisme a le droit de surveiller tout aspect de l utilisation de l équipement informatique et qu il peut notamment vérifier sans préavis : a) tous les messages vocaux ou fichiers électroniques des utilisateurs, y compris les courriels reçus et envoyés; b) les sites Internet visités; c) les groupes de discussion et babillards électroniques auxquels les utilisateurs participent; d) le matériel ou les fichiers reçus ou téléchargés par les utilisateurs. Les utilisateurs reconnaissent que l Organisme se réserve le droit de surveiller les activités des administrateurs, membres de comités, dirigeants et employés liées aux médias sociaux Règles particulières s appliquant aux médias sociaux Dans ses interactions par le biais des médias sociaux, tout administrateur, membre de comités, dirigeant ou employé doit faire preuve de bon jugement et s assurer qu il n agit pas à l encontre des droits et intérêts de l Organisme, de ses administrateurs, dirigeants, employés ou membres. Les règles d utilisation suivantes doivent être notamment respectées : a) Agir avec loyauté et de façon respectueuse. b) Agir dans le respect des droits à la vie privée, à la réputation et à l image. c) Ne jamais parler pour et au nom de l Organisme, de ses administrateurs, dirigeants, employés ou membres sur les médias sociaux, ni publier des informations leur appartenant, des photos ou le logo de l Organisme. d) S abstenir d émettre des commentaires négatifs, désobligeants ou dénigrants envers l Organisme, ses administrateurs, dirigeants, employés ou membres. e) S abstenir de divulguer des informations et contenus obtenus dans l exécution ou à l occasion du travail et tout autre contenu ou information confidentiel ou protégé par des droits d auteurs. f) S assurer que l information publiée est exacte, fondée et factuelle. g) Toujours utiliser son adresse de courrier électronique personnelle pour s inscrire à un réseau social. 9

10 h) S assurer d obtenir le consentement des administrateurs, dirigeants, employés ou membres avant de mettre en ligne des photos, des contenus ou des informations les concernant. i) Dans le cadre de ses interventions, agir de façon prudente et diligente, en respect des directives de l Organisme Activités interdites Les activités énoncées dans la présente section sont strictement interdites : a) Modifier la configuration matérielle ou logicielle des systèmes. b) Obtenir ou tenter d obtenir un accès non autorisé à un serveur. c) Crypter, encoder, rendre invisible ou rendre inaccessible tout message électronique, fichier ou dossier informatique sans respecter les procédures spécifiques de l Organisme. d) Copier des logiciels, des fichiers ou toute autre information électronique ou transmettre à des tiers des éléments protégés par les droits d'auteur, marques de commerce ou brevets, sans autorisation écrite et transmise au préalable par le propriétaire de ces droits. e) Distribuer ou installer des logiciels piratés ou autres produits non licenciés sur l équipement informatique. f) Emmagasiner des fichiers personnels, photos, vidéos ou autres sur le disque dur de l ordinateur ou sur le réseau. g) Introduire sur l équipement informatique des logiciels pouvant transmettre des virus ou toute autre forme de parasites électroniques. h) Utiliser l équipement informatique pour télécharger, sauvegarder, visionner, créer, emmagasiner, envoyer, recevoir ou autrement diffuser du matériel offensif, incluant tout propos discriminatoire ou du matériel pornographique, hostile, violent, haineux, ou autrement contraire aux bonnes mœurs ou à la loi. i) Utiliser l équipement informatique pour télécharger, sauvegarder, visionner, créer, emmagasiner, envoyer, recevoir ou autrement diffuser de l information pour toute activité illégale ou illicite, y compris, sans toutefois s y limiter, la violation du droit d auteur, les obscénités, la diffamation verbale, le plagiat, le harcèlement, l intimidation, la contrefaçon, le jeu ou la sollicitation à des ventes pyramidales. 10

11 j) Utiliser l équipement informatique pour accéder à des sites inappropriés, notamment des sites de jeux, de loterie, de pornographie ou de matériel entretenant de l hostilité, de la violence, de la haine, du racisme, du sexisme, etc. k) Participer à des chaînes de lettres ou à d'autres communications semblables incluant notamment les blagues, films, images, jeux, polluriels, et de transmettre ces échanges vers un autre utilisateur ou des tiers. l) Faire des téléchargements à des fins personnelles. m) Utiliser l équipement ou l accès Internet pour des activités personnelles de nature commerciale. n) Communiquer à des tiers de l information ou des listes de renseignements concernant des membres ou des employés actuels ou futurs de l entreprise. o) Supprimer ou arrêter le mécanisme anti-virus d'un poste de travail ou d'un portable sans autorisation. p) Faire un envoi massif de courriels non sollicités à l'intérieur ou à l'extérieur de l Organisme, sans l'autorisation spécifique de l Organisme. q) Surveiller, sous toute forme, pour intercepter des informations transmises par un autre utilisateur. r) Désactiver, modifier ou retirer des programmes installés sur les postes de travail. s) Accéder ou modifier de l information, des logiciels ou mots de passe appartenant à d autres utilisateurs. t) Utiliser les médias sociaux au travail ou à l extérieur du travail pour : i. divulguer de l information concernant l Organisme, ses administrateurs, dirigeants, employés ou membres. ii. iii. diffuser des commentaires ou opinions de nature personnelle concernant l Organisme, ses administrateurs, dirigeants, employés ou membres; diffuser des propos diffamatoires ou porter atteinte à la réputation de l Organisme, de ses administrateurs, dirigeants, employés ou membres; 11

12 iv. harceler, intimider ou menacer les administrateurs, dirigeants, employés ou membres de l Organisme. CHAPITRE 3 Règles d éthique spécifiques aux membres du comité de discipline de l Organisme 20. À moins que le contexte ne s y oppose, le présent chapitre s applique à tous les membres du comité de discipline, dont le président et les vice-présidents. Les règles prévues au présent chapitre s ajoutent à celles édictées aux chapitres 1 et 2. En cas de divergence entre les règles, les plus exigeantes s'appliquent. 21. Le membre du comité de discipline agit dans le respect du droit et des attributions établis notamment par la loi, le Règlement sur les instances disciplinaires de l organisme d autoréglementation du courtage immobilier et la Loi sur les commissions d enquête (L.R.Q. c. C-37). Le membre du comité de discipline fait preuve de respect et de courtoisie à l égard des personnes qui se présentent devant lui, tout en exerçant l autorité requise pour la bonne conduite de l audience. Il remplit son rôle avec intégrité, dignité, probité, diligence et assiduité. Il évite toute conduite susceptible de le discréditer. 22. Le membre du comité de discipline fait preuve de réserve dans la manifestation publique de ses opinions sur des questions liées à son mandat pour ne pas nuire à l exercice de ses fonctions. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le membre du comité de discipline : 1 s abstient de s impliquer dans une cause ou de participer à un groupe de pression dont les objectifs ou les activités concernent des matières qui relèvent de la compétence du comité; 2 s abstient de toute intervention ou prise de position concernant une affaire dont il n est pas saisi; 3 évite d'exprimer des opinions pouvant faire naître des doutes sur son objectivité ou son impartialité; 4 respecte le secret du délibéré. 12

13 23. Le membre du comité de discipline ne doit pas se laisser influencer par la critique ou la crainte de celle-ci, quelle qu'en soit la forme. Il ne peut accepter un cadeau, marque d hospitalité ou autre avantage. Tout cadeau, marque d hospitalité ou avantage reçu doit être déclaré au secrétaire en chef du comité de discipline et retourné à ce dernier ou au donateur. Le secrétaire en chef du comité de discipline consigne dans un registre ces déclarations en y mentionnant le nom du donateur, le nom du destinataire, la nature du cadeau, de la marque d hospitalité ou de l avantage et la date à laquelle il a été retourné. Le secrétaire en chef du comité de discipline est autorisé à transmettre sur demande une copie de ce registre au président du comité de discipline, un vice-président et au comité d éthique de l Organisme. 24. Le membre du comité de discipline ne peut exercer d autres fonctions rémunérées ou non rémunérées auprès de l Organisme. Il ne peut être administrateur, employé ou contractant de l Organisme, ce qui inclut le Fonds d assurance. De plus, il ne peut pas être membre du comité de délivrance et de maintien des permis, du comité d inspection, du comité d indemnisation et du comité de révision des décisions du syndic. Le membre du comité de discipline qui pose sa candidature pour l une ou l autre des fonctions énumérées au premier alinéa est réputé avoir démissionné, à titre de membre de ce comité, à la date de réception de cette candidature par l Organisme. Malgré ce qui précède, le membre du comité de discipline peut exercer des fonctions relevant de sa compétence professionnelle dans la mesure où elles ne compromettent pas son impartialité ou l exercice utile de sa charge. À cet égard, il peut notamment exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être rémunéré. 25. Le membre du comité de discipline est inhabile à siéger : 1 lorsqu il fait l objet d une plainte devant le comité de discipline, et ce, jusqu à ce que la décision du comité ou de toute autre instance soit finale et exécutoire, tant sur la culpabilité que sur la sanction; 2 lorsqu il se trouve dans une situation de nature à porter atteinte à l'intégrité, à l'indépendance ou à la dignité du comité de discipline ou de nature à diminuer la confiance du public envers lui; 3 lorsqu il a dénoncé une situation de conflit d intérêts suivant les dispositions du présent code et ce, tant que cette situation existe; 13

14 4 si son permis fait l objet d une suspension, d une révocation ou s il est assorti de restrictions, sauf celles prévues à l article 2 du Règlement sur la délivrance des permis de courtier ou d agence, ou de conditions. 26. Est réputé avoir démissionné un membre du comité de discipline qui est trouvé ou qui se reconnaît coupable, à la suite d un jugement final et exécutoire, d une infraction aux dispositions de la loi ou des règlements pris pour son application suivant l article 93 de cette loi. Ce membre est alors inhabile à continuer à instruire une plainte dont il avait débuté l instruction. En plus de ne pouvoir demeurer en fonction à titre de membre du comité de discipline, il ne pourra plus jamais être nommé de nouveau. 27. Le membre du comité de discipline doit éviter tout conflit d intérêts. À cet effet, il dénonce sans délai par écrit au président du comité de discipline ou un vice-président tout intérêt direct ou indirect qu'il a dans un organisme, une entreprise ou une association et qui est susceptible de le placer dans une situation réelle ou apparente de conflit d'intérêts. Dans le cas du président du comité de discipline ou d un vice-président, cette dénonciation doit se faire auprès du secrétaire de l Organisme. 28. Le membre du comité de discipline entend et décide des plaintes, demandes et requêtes soumises au comité dans le cadre du droit et des règles de justice naturelle. Il agit afin de rendre dans un délai acceptable une décision dont la portée est claire, supportée par des motifs explicites et disposant le mieux possible des prétentions des parties. 29. Le président du comité de discipline ou un vice-président : 1 admet à l audience toute personne s'y présentant, à moins que l'intérêt de la justice n'exige autrement; 2 veille à ce que nul n'ait une tenue ou un comportement susceptible de perturber le cours de la justice ou de porter atteinte à son respect; 3 veille à ce que chaque partie ait la faculté d'être entendue de façon impartiale et de faire valoir ses prétentions pleinement, sous réserve de leur pertinence et de leur admissibilité; 4 veille au respect du droit de chacune des parties : a) d'être informée de toute preuve déposée ou offerte au soutien de la partie adverse et de pouvoir s'y opposer, notamment en contre-interrogeant les témoins, b) de présenter toute plaidoirie pertinente et de répondre à la plaidoirie de la partie adverse, c) d'être représentée par un avocat. 14

15 30- Le président du comité de discipline doit s assurer du respect des dispositions du présent code par les autres membres du comité de discipline. Dans le cas où la personne visée par le manquement est le président du comité de discipline, l autorité compétente est un vice-président. En cas de non-respect du présent code par un membre du comité de discipline, le président du comité de discipline ou le cas échéant un vice-président, fait part à la personne visée des manquements reprochés ainsi que du correctif qui peut lui être imposé et l informe qu elle peut lui fournir ses observations et, si elle le demande, être entendue à ce sujet. Le président peut, à l égard de la personne visée : lui donner un avis verbal; lui transmettre un avis écrit; recommander au conseil d administration de procéder à sa destitution. CHAPITRE 4 Règles d éthique spécifiques aux membres du comité d inspection 31- À moins que le contexte ne s y oppose, le présent chapitre s applique à tous les membres du comité d inspection. Les règles prévues au présent chapitre s ajoutent à celles édictées aux chapitres 1 et 2. En cas de divergence entre les règles, les plus exigeantes s'appliquent. 32- Le membre du comité d inspection agit dans le respect du droit et des attributions établis par la loi et ses règlements. Il remplit son rôle avec intégrité, dignité, probité, diligence et assiduité. Il évite toute conduite susceptible de le discréditer. 33- Le membre du comité d inspection fait preuve de réserve dans la manifestation publique de ses opinions sur des questions liées à son mandat pour ne pas nuire à l exercice de ses fonctions. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le membre du comité d inspection : 1 s abstient de s impliquer dans une cause ou de participer à un groupe de pression dont les objectifs ou les activités concernent des matières qui relèvent de la compétence du comité; 15

16 2 s abstient de toute intervention ou prise de position concernant une affaire dont il n est pas saisi; 3 évite d'exprimer des opinions pouvant faire naître des doutes sur son objectivité; 4 respecte le secret du délibéré des séances. 34- Le membre du comité d inspection ne doit pas se laisser influencer par la critique ou la crainte de celle-ci, quelle qu'en soit la forme. Il ne peut accepter un cadeau, marque d hospitalité ou autre avantage. Tout cadeau, marque d hospitalité ou avantage reçu doit être déclaré au secrétaire de l Organisme et retourné à ce dernier ou au donateur. Le secrétaire de l Organisme consigne dans un registre ces déclarations en y mentionnant le nom du donateur, le nom du destinataire, la nature du cadeau, de la marque d hospitalité ou de l avantage et la date à laquelle il a été retourné. Le secrétaire de l Organisme est autorisé à transmettre sur demande une copie de ce registre au président du comité d inspection et au comité d éthique de l Organisme. 35- Le membre du comité d inspection ne peut exercer d autres fonctions rémunérées ou non rémunérées auprès de l Organisme. Il ne peut être administrateur, employé ou contractant de l Organisme, ce qui inclut le Fonds d assurance. De plus, il ne peut pas être membre du comité de délivrance et de maintien des permis, du comité de discipline, du comité d indemnisation et du comité de révision des décisions du syndic. Le membre du comité d inspection qui pose sa candidature pour l une ou l autre des fonctions énumérées au premier alinéa est réputé avoir démissionné, à titre de membre de ce comité, à la date de réception de cette candidature par l Organisme. Malgré ce qui précède, le membre du comité d inspection peut exercer des fonctions relevant de sa compétence professionnelle dans la mesure où elles ne compromettent pas son impartialité ou l exercice utile de sa charge. À cet égard, il peut notamment exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être rémunéré. 36- Le membre du comité d inspection est inhabile à siéger : 1 lorsqu il fait l objet d une plainte devant le comité de discipline et ce, jusqu à ce que la décision du comité ou de toute autre instance soit finale et exécutoire, tant sur la culpabilité que sur la sanction; 2 lorsqu il se trouve dans une situation de nature à porter atteinte à l'intégrité, à l'indépendance ou à la dignité du comité d inspection professionnelle ou de nature à diminuer la confiance du public envers lui; 16

17 3 lorsqu il a dénoncé une situation de conflit d intérêts suivant les dispositions du présent code et ce, tant que la situation existe; 4 si son permis fait l objet d une suspension, d une révocation ou s il est assorti de restrictions, sauf celles prévues à l article 2 du Règlement sur la délivrance des permis de courtier ou d agence, ou de conditions. 37- Est réputé avoir démissionné un membre comité d inspection qui est trouvé ou qui se reconnaît coupable, à la suite d un jugement final et exécutoire, d une infraction aux dispositions de la loi ou des règlements pris pour son application suivant l article 93 de cette loi. En plus de ne pouvoir demeurer en fonction à titre de membre du comité d inspection, il ne pourra plus jamais être nommé de nouveau. 38- Le membre du comité d inspection doit éviter tout conflit d intérêts. À cet effet, il dénonce sans délai par écrit au président du comité d inspection tout intérêt direct ou indirect qu'il a dans un organisme, une entreprise ou une association et qui est susceptible de le placer dans une situation réelle ou apparente de conflit d'intérêts. Dans le cas du président du comité d inspection, cette dénonciation doit se faire auprès du secrétaire de l Organisme. CHAPITRE 5 Règles d éthique spécifiques aux membres du comité de délivrance et de maintien des permis 39- À moins que le contexte ne s y oppose, le présent chapitre s applique à tous les membres du comité de délivrance et de maintien des permis, dont le président et les vice-présidents. Les règles prévues au présent chapitre s ajoutent à celles édictées aux chapitres 1 et 2. En cas de divergence entre les règles, les plus exigeantes s'appliquent. 40- Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis agit dans le respect du droit et des attributions établis notamment par la loi et ses règlements. Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis fait preuve de respect et de courtoisie à l égard des personnes qui se présentent devant lui, tout en exerçant l autorité requise pour la bonne conduite de l audition. Il remplit son rôle avec intégrité, dignité, probité, diligence et assiduité. Il évite toute conduite susceptible de le discréditer. 17

18 41- Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis fait preuve de réserve dans la manifestation publique de ses opinions sur des questions liées à son mandat pour ne pas nuire à l exercice de ses fonctions. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le membre du comité sur la délivrance et le maintien des permis : 1 s abstient de s impliquer dans une cause ou de participer à un groupe de pression dont les objectifs ou les activités concernent des matières qui relèvent de la compétence du comité; 2 s abstient de toute intervention ou prise de position concernant une affaire dont il n est pas saisi; 3 évite d'exprimer des opinions pouvant faire naître des doutes sur son objectivité ou son impartialité; 4 respecte le secret du délibéré. 42- Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis ne doit pas se laisser influencer par la critique ou la crainte de celle-ci, quelle qu'en soit la forme. Il ne peut accepter un cadeau, marque d hospitalité ou autre avantage. Tout cadeau, marque d hospitalité ou avantage reçu doit être déclaré au secrétaire de l Organisme et retourné à ce dernier ou au donateur. Le secrétaire de l Organisme consigne dans un registre ces déclarations en y mentionnant le nom du donateur, le nom du destinataire, la nature du cadeau, de la marque d hospitalité ou de l avantage et la date à laquelle il a été retourné. Le secrétaire de l Organisme est autorisé à transmettre sur demande une copie de ce registre au président du comité sur la délivrance et le maintien des permis et au comité d éthique de l Organisme. 43- Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis ne peut exercer d autres fonctions rémunérées ou non rémunérées auprès de l Organisme. Il ne peut être administrateur, employé ou contractant de l Organisme, ce qui inclut le Fonds d assurance. De plus, il ne peut pas être membre du comité d inspection, du comité de discipline, du comité d indemnisation et du comité de révision des décisions du syndic. Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis qui pose sa candidature pour l une ou l autre des fonctions énumérées au premier alinéa est réputé avoir démissionné, à titre de membre de ce comité, à la date de réception de cette candidature par l Organisme. 18

19 Malgré ce qui précède, le membre du comité de délivrance et de maintien des permis peut exercer des fonctions relevant de sa compétence professionnelle dans la mesure où elles ne compromettent pas son impartialité ou l exercice utile de sa charge. À cet égard, il peut notamment exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être rémunéré. 44- Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis est inhabile à siéger : 1 lorsqu il fait l objet d une plainte devant le comité de discipline et ce, jusqu à ce que la décision du comité ou de toute autre instance soit finale et exécutoire, tant sur la culpabilité que sur la sanction; 2 lorsqu il se trouve dans une situation de nature à porter atteinte à l'intégrité, à l'indépendance ou à la dignité du comité de délivrance et de maintien des permis ou de nature à diminuer la confiance du public envers lui; 3 lorsqu il a dénoncé une situation de conflit d intérêts suivant les dispositions du présent code et ce, tant que la situation existe; 4 suite à la réception de l avis prévu à l article 41 de la loi, jusqu à ce que la décision du comité de délivrance et de maintien des permis soit finale ou, le cas échéant, jusqu à la décision du syndic de porter ou ne pas porter plainte devant le comité de discipline, en vertu de l article 88 de la loi; 5 si son permis fait l objet d une suspension, d une révocation ou s il est assorti de restrictions, sauf celles prévues à l article 2 du Règlement sur la délivrance des permis de courtier ou d agence, ou de conditions. 45- Est réputé avoir démissionné un membre du comité de délivrance et de maintien des permis qui est trouvé ou qui se reconnaît coupable, à la suite d un jugement final et exécutoire, d une infraction aux dispositions de la loi ou des règlements pris pour son application suivant l article 93 de cette loi. En plus de ne pouvoir demeurer en fonction à titre de membre du comité de délivrance et de maintien des permis, il ne pourra plus jamais être nommé de nouveau. 46- Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis doit éviter tout conflit d intérêts. À cet effet, il dénonce sans délai par écrit au président de ce comité tout intérêt direct ou indirect qu'il a dans un organisme, une entreprise ou une association et qui est susceptible de le placer dans une situation réelle ou apparente de conflit d'intérêts. Dans le cas du président du comité de délivrance et de maintien des permis, cette dénonciation doit se faire auprès du secrétaire de l Organisme. 19

20 47- Le membre du comité de délivrance et de maintien des permis décide des dossiers soumis au comité dans le cadre du droit et des règles de justice naturelle. Il agit afin de rendre dans un délai acceptable une décision dont la portée est claire, supportée par des motifs explicites et disposant le mieux possible des prétentions des parties. CHAPITRE 6 Règles d éthique spécifiques aux membres du comité d indemnisation 48- À moins que le contexte ne s y oppose, le présent chapitre s applique à tous les membres du comité d indemnisation, dont le président et les vice-présidents. Les règles prévues au présent chapitre s ajoutent à celles édictées aux chapitres 1 et 2. En cas de divergence entre les règles, les plus exigeantes s'appliquent. 49- Le membre du comité d indemnisation agit dans le respect du droit et des attributions établis notamment par la loi et ses règlements. Le membre du comité d indemnisation fait preuve de respect et de courtoisie à l égard des personnes qui se présentent devant lui, tout en exerçant l autorité requise pour la bonne conduite de l audition. Il remplit son rôle avec intégrité, dignité, probité, diligence et assiduité. Il évite toute conduite susceptible de le discréditer. 50- Le membre du comité d indemnisation fait preuve de réserve dans la manifestation publique de ses opinions sur des questions liées à son mandat pour ne pas nuire à l exercice de ses fonctions. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le membre du comité d indemnisation : 1 s abstient de s impliquer dans une cause ou de participer à un groupe de pression dont les objectifs ou les activités concernent des matières qui relèvent de la compétence du comité; 2 s abstient de toute intervention ou prise de position concernant une affaire dont il n est pas saisi; 3 évite d'exprimer des opinions pouvant faire naître des doutes sur son objectivité ou son impartialité; 4 respecte le secret du délibéré. 51- Le membre du comité d indemnisation ne doit pas se laisser influencer par la critique ou la crainte de celle-ci, quelle qu'en soit la forme. Il ne peut accepter un cadeau, marque d hospitalité ou autre avantage. 20

21 Tout cadeau, marque d hospitalité ou avantage reçu doit être déclaré au secrétaire de l Organisme et retourné à ce dernier ou au donateur. Le secrétaire de l Organisme consigne dans un registre ces déclarations en y mentionnant le nom du donateur, le nom du destinataire, la nature du cadeau, de la marque d hospitalité ou de l avantage et la date à laquelle il a été retourné. Le secrétaire de l Organisme est autorisé à transmettre sur demande une copie de ce registre au président du comité d indemnisation et au comité d éthique de l Organisme. 52- Le membre du comité d indemnisation ne peut exercer d autres fonctions rémunérées ou non rémunérées auprès de l Organisme. Il ne peut être administrateur, employé ou contractant de l Organisme, ce qui inclut le Fonds d assurance. De plus, il ne peut pas être membre du comité d inspection, du comité de discipline, du comité de délivrance et de maintien des permis et du comité de révision des décisions du syndic. Le membre du comité d indemnisation qui pose sa candidature pour l une ou l autre des fonctions énumérées au premier alinéa est réputé avoir démissionné, à titre de membre de ce comité, à la date de réception de cette candidature par l Organisme. Malgré ce qui précède, le membre du comité d indemnisation peut exercer des fonctions relevant de sa compétence professionnelle dans la mesure où elles ne compromettent pas son impartialité ou l exercice utile de sa charge. À cet égard, il peut notamment exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être rémunéré. 53- Le membre du comité d indemnisation est inhabile à siéger : 1 lorsqu il fait l objet d une plainte devant le comité de discipline et ce, jusqu à ce que la décision du comité ou de toute autre instance soit finale et exécutoire, tant sur la culpabilité que sur la sanction; 2 lorsqu il se trouve dans une situation de nature à porter atteinte à l'intégrité, à l'indépendance ou à la dignité du comité d indemnisation ou de nature à diminuer la confiance du public envers lui; 3 lorsqu il a dénoncé une situation de conflit d intérêts suivant les dispositions du présent code et ce, tant que la situation existe; 4 si son permis fait l objet d une suspension, d une révocation ou s il est assorti de restrictions, sauf celles prévues à l article 2 du Règlement sur la délivrance des permis de courtier ou d agence, ou de conditions. 54- Est réputé avoir démissionné un membre du comité d indemnisation qui est trouvé ou qui se reconnaît coupable, à la suite d un jugement final et exécutoire, d une infraction aux dispositions de la loi ou des règlements pris pour son application suivant 21

22 l article 93 de cette loi. En plus de ne pouvoir demeurer en fonction à titre de membre du comité d indemnisation, il ne pourra plus jamais être nommé de nouveau. 55- Le membre du comité d indemnisation doit éviter tout conflit d intérêts. À cet effet, il dénonce sans délai par écrit au président de ce comité tout intérêt direct ou indirect qu'il a dans un organisme, une entreprise ou une association et qui est susceptible de le placer dans une situation réelle ou apparente de conflit d'intérêts. Dans le cas du président du comité d indemnisation, cette dénonciation doit se faire auprès du secrétaire de l Organisme. 56- Le membre du comité d indemnisation décide des dossiers soumis au comité dans le cadre du droit et des règles de justice naturelle. Il agit afin de rendre dans un délai acceptable une décision dont la portée est claire, supportée par des motifs explicites et disposant le mieux possible des prétentions des parties. CHAPITRE 7 Règles d éthique spécifiques aux membres du comité de révision des décisions du syndic 57- À moins que le contexte ne s y oppose, le présent chapitre s applique à tous les membres du comité de révision des décisions du syndic, dont le président et les viceprésidents. Les règles prévues au présent chapitre s ajoutent à celles édictées aux chapitres 1 et 2. En cas de divergence entre les règles, les plus exigeantes s'appliquent. 58- Le membre du comité de révision des décisions du syndic agit dans le respect du droit et des attributions établis notamment par la loi et ses règlements. Le membre du comité de révision des décisions du syndic fait preuve de respect et de courtoisie à l égard des personnes qui se présentent devant lui, tout en exerçant l autorité requise pour la bonne conduite de l audition. Il remplit son rôle avec intégrité, dignité, probité, diligence et assiduité. Il évite toute conduite susceptible de le discréditer. 59- Le membre du comité de révision des décisions du syndic fait preuve de réserve dans la manifestation publique de ses opinions sur des questions liées à son mandat pour ne pas nuire à l exercice de ses fonctions. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le membre du comité de révision des décisions du syndic : 1 s abstient de s impliquer dans une cause ou de participer à un groupe de 22

23 pression dont les objectifs ou les activités concernent des matières qui relèvent de la compétence du comité; 2 s abstient de toute intervention ou prise de position concernant une affaire dont il n est pas saisi; 3 évite d'exprimer des opinions pouvant faire naître des doutes sur son objectivité ou son impartialité; 4 respecte le secret du délibéré. 60- Le membre du comité de révision des décisions du syndic ne doit pas se laisser influencer par la critique ou la crainte de celle-ci, quelle qu'en soit la forme. Il ne peut accepter un cadeau, marque d hospitalité ou autre avantage. Tout cadeau, marque d hospitalité ou avantage reçu doit être déclaré au secrétaire de l Organisme et retourné à ce dernier ou au donateur. Le secrétaire de l Organisme consigne dans un registre ces déclarations en y mentionnant le nom du donateur, le nom du destinataire, la nature du cadeau, de la marque d hospitalité ou de l avantage et la date à laquelle il a été retourné. Le secrétaire de l Organisme est autorisé à transmettre sur demande une copie de ce registre au président du comité de révision des décisions du syndic et au comité d éthique de l Organisme. 61- Le membre du comité de révision des décisions du syndic ne peut exercer d autres fonctions rémunérées ou non rémunérées auprès de l Organisme. Il ne peut être administrateur, employé ou contractant de l Organisme, ce qui inclut le Fonds d assurance. De plus, il ne peut pas être membre du comité d inspection, du comité de discipline, du comité de délivrance et de maintien des permis et du comité d indemnisation. Le membre du comité de révision des décisions du syndic qui pose sa candidature pour l une ou l autre des fonctions énumérées au premier alinéa est réputé avoir démissionné, à titre de membre de ce comité, à la date de réception de cette candidature par l Organisme. Malgré ce qui précède, le membre du comité de révision des décisions du syndic peut exercer des fonctions relevant de sa compétence professionnelle dans la mesure où elles ne compromettent pas son impartialité ou l exercice utile de sa charge. À cet égard, il peut notamment exercer des activités didactiques pour lesquelles il peut être rémunéré. 62- Le membre du comité de révision des décisions du syndic est inhabile à siéger : 23