Les évaluations des structures médico-sociales en Lorraine

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1 Les évaluations des structures médico-sociales en Lorraine Rencontre régionale 11 juin

2 Ouverture de la réunion En présence de : M. Claude d HARCOURT, Directeur Général, ARS de Lorraine, Mme Agnès MARCHAND, Conseillère générale de Meurthe-et- Moselle, Canton de Colombey-lès-Belles, Présidente de la Commission Solidarités, M. Jean-Marie MISSLER, Vice-président Solidarités, Conseil général de Meuse, Mme Marie-Louise KUNTZ, Conseillère général de Moselle, Déléguée à l insertion, Conseillère régionale, M. Gilbert DIDIERJEAN, Vice-président Insertion, Logement et FSL, Conseil général des Vosges. 2

3 Ordre du Jour 1. Rappels règlementaires 2. Réaffirmation des enjeux 3. État des lieux régional sur la réalisation des évaluations internes et externes 4. Conseils pour contractualiser avec l évaluateur externe 5. Présentation de la démarche régionale, définie conjointement avec les 4 CG et l ARS de Lorraine Harmonisation des pratiques Examen des évaluations internes Examen des évaluations externes Suites à donner 3

4 1. Rappels règlementaires Le cadre législatif et réglementaire Les principes de l évaluation interne Les principes de l évaluation externe Le rythme des évaluations Le calendrier des évaluations 4

5 1. Rappels règlementaires Le cadre législatif et réglementaire Loi codifiée et notamment ses articles L.312-1, article L et L CASF Annexe 3-10 du CASF Décrets du 15 mai novembre janvier 2012 et 30 janvier 2012 Circulaires du 21 octobre 2011 et du 31 décembre 2013 Guide et recommandations de bonnes pratiques professionnelles ANESM Synthèse et abrégé élaborés par l ANESM 5

6 1. Rappels règlementaires Les principes de l évaluation interne Des principes méthodologiques posés par l ANESM : une démarche participative une démarche d analyse collective une démarche d objectivation un outil de connaissance, d aide à la décision et de conduite du changement Plan d actions priorisées dans une démarche continue d amélioration de la qualité 6

7 1. Rappels règlementaires Les principes de l évaluation interne Le champ de l évaluation interne reste large mais les domaines suivants sont à explorer : Droit et participation de l usager Personnalisation de l accompagnement La structure médico-sociale dans son environnement Le projet d établissement et les modalités de sa mise en œuvre L organisation de la structure L évaluation interne est un des éléments pris en compte dans l évaluation externe 7

8 1. Rappels règlementaires Les principes de l évaluation externe Réalisée par un organisme habilité par l ANESM Basée sur un cahier des charges opposable qui définit les objectifs de l évaluation externe selon 4 points : Porter une appréciation globale Examiner les suites réservées aux résultats issus de l évaluation interne Examiner certaines thématiques (droits et besoins des usagers, personnalisation de l accompagnement, prise en compte des recommandations des bonnes pratiques professionnelles, etc.) : à préciser celles figurant au plan d amélioration continue de la qualité Élaborer des propositions et / ou des préconisations 1 autorisation = 1 rapport 8

9 1. Rappels règlementaires Rythme des évaluations Les résultats de l évaluation interne sont communiqués tous les 5 ans aux autorités compétentes Les ESMS procèdent à 2 évaluations externes : 7 ans après la date de l autorisation et 2 ans avant la date de renouvellement N+5 Evaluation interne N+15 Évaluation interne N+7 Évaluation externe Renouvellement total ou partiel de l autorisation N+13 Évaluation externe N+10 Évaluation interne 9

10 1. Rappels règlementaires Calendrier 10

11 1. Rappels règlementaires Précisions sur les dates à prendre en compte La date d autorisation à considérer pour le décompte est bien celle originelle, quelque soient les différents événements intervenus au cours de la vie de cette autorisation. Exemples : Date d autorisation et non date d ouverture/installation Médicalisation d une maison de retraite : date de fonctionnement de la maison de retraite et non date de la transformation en EHPAD Transformation d un foyer de vie en FAM : date de création du foyer de vie Lors d une fusion absorption ( ou fusion-dissolution) : date de l autorisation originelle (l opérateur change et non les autorisations). Création d un EHPAD, issu d une partition USLD : date de la partition Si l autorisation conjointe n a pas été prise simultanément, c est la date de l arrêté le plus récent qui doit être pris en compte. 11

12 2. Réaffirmation des enjeux Les enjeux de l évaluation interne Outil de pilotage et d amélioration de la qualité Interroger les besoins des usagers et de leurs familles Produire ensemble : lien entre équipes et actions concrètes Reconnaissance des usagers et leurs familles Outil de management Valorisation et respect du travail de chacun Mise en avant des pratiques du terrain Outil d aide à la décision et au pilotage des structures Communiquer largement sur les résultats de l évaluation interne Mesurer périodiquement la mise en œuvre des actions 12

13 2. Réaffirmation des enjeux Les enjeux de l évaluation externe Conditionne le renouvellement de l autorisation «Sauf pour les ESMS mentionnés au 4 du I de l article L.312-1, l autorisation est accordée pour une durée de quinze ans. Le renouvellement, total ou partiel, est exclusivement subordonnée aux résultats de l évaluation externe mentionnée au 2 ème alinéa de l article L [du CASF]» Révélateur du fonctionnement des organismes gestionnaires : dans leur capacité à conduire leurs structures 13

14 3. État des lieux des évaluations internes et externes en Lorraine Évaluations internes Évaluations externes 14

15 3. État des lieux des évaluations en Lorraine (hors compétence exclusive CG) ARS Lorraine Près de 700 ESMS en Lorraine dont 75% concernés par les échéances du 4 janvier 2014 pour l évaluation interne et 4 janvier 2015 pour l évaluation externe 15

16 3. État des lieux des évaluations en Lorraine Évaluations internes Échéance au 04 janvier 2014 => 71% des rapports reçus État des réceptions ARS Retour enquête flash Concernés par une première EI (antérieure au 4 janvier 2014) =>25% des rapports reçus Échéance entre le 4 janvier 2014 et le 31 décembre 2014 => 25% des rapports reçus 16

17 3. État des lieux des évaluation en Lorraine Évaluations externes Échéance au 04 janvier 2015 => 10 % des rapports reçus État des réceptions ARS Retour enquête flash Concernés par une première EE < au 4 janvier 2015 => 5 % EE reçus Échéance entre 4 janvier 2015 et 31 décembre 2015 => 9% EE reçus 17

18 4. Conseils pour contractualiser avec l évaluateur externe Choisir son évaluateur Contractualiser Coûts moyens et durées moyennes de mission Retour sur la mini enquête 18

19 4. Conseils pour contractualiser avec l évaluateur externe Choisir son évaluateur Organisme habilité par l ANESM (prudence sur retrait d habilitation) Sélection de l évaluateur externe selon les procédures habituelles de mise en concurrence, et pour les structures publiques : dans le respect des règles du Code du marché public. Quelques critères : Expérience professionnelle dans le secteur, et si possible avec le type de structure concernée Éviter les micro structures Privilégier les cabinets qui ont une visibilité (site internet, références publiées, ) 19

20 4. Conseils pour contractualiser avec l évaluateur externe Choisir son évaluateur Élaboration du cahier des charges (trame en annexe 3-10 du CASF) la présentation de la structure, son projet, toutes informations permettant d évaluer le service rendu les modalités de concertation, de suivi des différentes phases de l évaluation le temps dédié à la mission, et le calendrier Une attention particulière sur les résultats attendus : analyse sur les choix réalisés pour répondre aux besoins et aux moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs vérification de la cohérence entre les éléments déclaratifs et les pratiques 20

21 4. Conseils pour contractualiser avec l évaluateur externe Choisir son évaluateur La prestation doit comprendre : un processus d aide à la décision une appréciation sur la qualité et la pertinence des actions engagées, au regard des obligations règlementaires et aux recommandations de bonnes pratiques des préconisations argumentées, assorties d une vision stratégique et managériale Réaliser une grille d analyse des offres reçues : Qualité et compétence des évaluateurs Qualité de l offre technique 21

22 4. Conseils pour contractualiser avec l évaluateur externe Contractualiser Préciser la durée de la mission et le calendrier Arrêter un prix forfaitaire et ferme pour la durée de la mission Envisager la possibilité d échelonner le règlement à validation des différentes étapes d exécution de la mission Prévoir une clause en cas d inexécution totale ou partielle de la mission, (non respect du cahier des charges, rapport jugé incomplet ou peu argumenté ) avec modalités de remboursement, reprise totale ou partielle de l évaluation, etc. En cas de suspension d habilitation : les délais de réalisation sont reportés d autant. 22

23 4. Conseils pour contractualiser avec l évaluateur externe Coûts moyens et durées moyennes de mission Stru cture Prix TTC ( ) Moyenne constatés au niveau national Nombre de jours/hommes facturés Moyenne constatée au niveau national Lorraine Lorraine Min Max EHPAD ,5 7,6 IME - ITEP ,5 5,5 ESAT ,2 4,2 MAS-FAM-Foyers ,7 5,0 SESSAD ,7 2,9 SAVS-SAMSAH ,4 2,0 SSIAD ,7 5,3 CMPP ,1 7,6 23

24 4. Conseils pour contractualiser avec l évaluateur externe Retour sur la mini enquête Difficultés rencontrées : 203 ESMS déclarent ne pas rencontrer de difficultés 37 ESMS déclarent rencontrer des difficultés dans la mise en œuvre de leur évaluation externe 65 ESMS non répondants Les freins rencontrés : Financement Tarifs des organismes habilités Manque de cabinets d évaluation externe disponibles Délais Ressources RH Articulation de tous les acteurs Disponibilité Démarche chronophage Nombre de structures à engager dans le processus Réalisation du cahier des charges et de l appel d offres Gouvernance Retard pris dans l évaluation interne Méconnaissance par les personnels de la loi et de l ANESM Demi-journées de formation proposées par l ANESM : 40 ESMS souhaitent bénéficier d une demi-journée de sensibilisation organisée par l ANESM 24

25 5. Présentation de la méthodologie régionale Harmonisation des pratiques Modalités d examen des évaluations internes Modalités d examen des évaluations externes Concertation pour les suites à donner 25

26 5. Présentation de la méthodologie régionale Harmonisation des pratiques Élaboration d un protocole régional d examen des évaluations Mise en place d un groupe de travail régional Construction d outils communs Conduite conjointe des suites à donner aux rapports d évaluation 26

27 5. Présentation de la méthodologie régionale Élaboration d un protocole régional d examen des évaluations Objectifs : Formaliser un partenariat pour l analyse et l appréciation des résultats des évaluations internes et externes des ESMS Développer une politique commune pour favoriser le déploiement d actions en vue de l amélioration continue de la qualité dans les ESMS Harmoniser les pratiques d examen des rapports d évaluation au regard des impératifs d équité de traitement et d appréciation des résultats des rapports d évaluation Organiser la concertation des différentes autorités de contrôle pour le renouvellement des autorisations des ESMS Faciliter la mise en commun de compétences, de moyens et d outils pour mener à bien la procédure d évaluation des activités et de la qualité de l accompagnement proposé par les ESMS 27

28 5. Présentation de la méthodologie régionale Mise en place d un groupe de travail régional Objectifs : Définir des principes de travail en commun Garantir une équité de traitement dans l analyse des évaluations externes en vue du renouvellement des autorisations des ESMS Assurer une objectivité dans cette analyse Mutualiser les compétences, les moyens et les outils Organiser une prise de décision conjointe 28

29 5. Présentation de la méthodologie régionale Construction d outils communs Élaboration de grilles de lecture des évaluations internes et externes Définition d un système de cotation et de pondération Outils de suivi : tableau de suivi des échéances et de réception des rapports Procédures de relance organisées 29

30 5. Présentation de la méthodologie commune Examen des évaluations internes Conditions de recevabilité : présentation littéraire à l appui du recueil de données plan d actions priorisées, avec un calendrier de réalisation Observations à apporter si certaines thématiques jugées prioritaires sont non traitées dans le cadre de l évaluation interne Avis sur le plan d actions d amélioration continue de la qualité défini par la structure : en termes de soutenabilité 30

31 5. Présentation de la méthodologie commune Examen des évaluations internes 31

32 5. Présentation de la méthodologie commune Examen des évaluations internes 32

33 5. Présentation de la méthodologie commune Examen des évaluations internes 33

34 5. Présentation de la méthodologie commune Examen des évaluations externes Contrôle de conformité sur la forme 34

35 5. Présentation de la méthodologie commune Examen des évaluations externes Élaboration d une grille d examen de l évaluation externe, avec des points d attention : méthodologie, référentiel, dynamique mise en œuvre autour du dispositif évaluatif, etc. 35

36 5. Présentation de la méthodologie commune Examen des évaluations externes Détail d une thématique examinée : 36

37 5. Présentation de la méthodologie commune Appréciation des résultats au travers de la définition d indicateurs pour partager la notion de «satisfaisant». : Examen des évaluations externes 37

38 5. Présentation de la méthodologie commune Examen des évaluations externes Priorisation des thématiques suivantes : Pertinence du projet de la structure par rapport aux missions qui lui sont confiées Effectivité des droit individuels et collectifs de l usager Évaluation de ses besoins et attentes Prise en compte de l expression de ces besoins et attentes pour améliorer l accompagnement Mise en place et appropriation des protocoles de soins Garantie de l intimité, de la dignité et de la vie privée Partenariats mis en place 38

39 5. Présentation de la méthodologie commune Conduite conjointe sur les suites à donner Des principes partagés : aucune dérogation en terme de délai : si non transmission de l évaluation externe = injonction de dépôt de demande de renouvellement de l autorisation dépôt (en A/R) des rapports auprès de chaque autorité compétente, complété par un envoi dématérialisé (clé usb ou par mail : evaluation- ESMS@ars.sante.fr) un accusé réception des évaluations externes, informant le cas échéant de la non recevabilité du rapport si non-conforme (dans la mesure où transmission réalisée avant la date butoir 4 janvier 2015 pour les premières échéances) 39

40 5. Présentation de la méthodologie commune Conduite conjointe sur les suites à donner Pour l évaluation externe, 3 types de situation : Les résultats sont jugés satisfaisants : renouvellement tacite total ou partiel, formalisé par la prise d un arrêté Les résultats sont jugés insuffisants et ne satisfont que partiellement les autorités : le renouvellement pourra être conditionné, avec un adossement éventuel à une contractualisation et détermination d objectifs à atteindre selon des échéances précises. Les résultats de l évaluation externe sont jugés insatisfaisants : injonction de déposer un dossier de demande de renouvellement d autorisation. 40

41 Merci de votre participation 41