Commission scolaire des Premières-Seigneuries Comité exécutif

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1 Le 17 mai 2016 Procès-verbal de la séance ordinaire du comité exécutif de la Commission scolaire des Premières-Seigneuries tenue le mardi 17 mai 2016, à 19 h 50, au siège social, 643, avenue du Cénacle, Québec, sous la présidence de monsieur René Dion à laquelle sont présentes les personnes suivantes : DION, René BILODEAU, François BRASSARD, Bernard GIROUX, Claude HUDON, René PAINCHAUD, Marie-France ASSELIN, Marie-Claude PELLETIER, Serge CHOUINARD, Martine Président Commissaire représentant des parents (secondaire) Commissaire Commissaire Commissaire Commissaire Directrice générale adjointe Directeur général Secrétaire générale 1. OUVERTURE DE LA SÉANCE Le président, monsieur René Dion, déclare la séance ouverte. 2. VÉRIFICATION DU QUORUM Le président constate que le quorum requis par la Loi est atteint. 3. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR IL EST PROPOSÉ par monsieur François Bilodeau et résolu d adopter l ordre du jour suivant : 1. Ouverture de la séance. 2. Vérification du quorum. 3. Adoption de l ordre du jour. 4. Adoption du procès-verbal de la séance ordinaire du 19 avril Suivis au procès-verbal de la séance ordinaire du 19 avril Dénonciation d intérêts. 7. Protocole d entente portant sur les conditions d utilisation mutuelle de matériels, locaux, terrains, jeux, etc. entre la Commission scolaire des Premières-Seigneuries et la Municipalité de Lac-Beauport. 8. Octroi du contrat d assurance accidents des élèves jeunes et en formation professionnelle pour les années , et Approbation des plans et devis réaménagement de la cour d école - phase II - école du Cap-Soleil et Saint-Pierre (du Cap-Soleil). 10. Octroi d un contrat agrandissement du CFER Académie Sainte- Marie. 11. Octroi d un contrat - réaménagement de la bibliothèque école des Sentiers. 12. Octroi d un contrat réaménagement de la cour d école école du Trivent 1 et école du Trivent Octroi d un contrat remplacement des fenêtres Polyvalente de Charlesbourg. 14. Octroi de contrats d hygiène et de salubrité nouvelle école primaire à Sainte-Brigitte-de-Laval - nouvelle école primaire à Lac-Beauport. 1514

2 CE-15/ Approbation du compte de dépenses du président 16. Communication du président. 17. Communication de la Direction générale. 18. Questions et commentaires des commissaires. 19. Levée de la séance. 4. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 19 AVRIL 2016 CONSIDÉRANT que le procès-verbal de la séance ordinaire du 19 avril 2016 est parvenu aux membres du comité exécutif dans les délais prescrits par la Loi; CE-15/ IL EST PROPOSÉ par madame Marie-France Painchaud et résolu que le procès-verbal de la séance ordinaire du 19 avril 2016 soit approuvé tel que déposé. 5. SUIVIS AU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 19 AVRIL 2016 La secrétaire générale dépose un bilan des suivis aux résolutions adoptées lors de la séance ordinaire du 19 avril Tous les suivis ont été faits. 6. DÉNONCIATION D INTÉRÊTS Madame Martine Chouinard rappelle aux commissaires qu ils doivent informer le président lors d un possible conflit d intérêts les concernant. 7. PROTOCOLE D ENTENTE PORTANT SUR LES CONDITIONS D UTILISATION MUTUELLE DE MATÉRIELS, LOCAUX, TERRAINS, JEUX, ETC. ENTRE LA COMMISSION SCOLAIRE DES PREMIÈRES- SEIGNEURIES ET LA MUNICIPALITÉ DE LAC-BEAUPORT CONSIDÉRANT la politique relative aux ententes avec les partenaires du monde municipal adoptée le 12 septembre 2006 (CC-06/07-013); CONSIDÉRANT la construction du nouveau bâtiment sis sur la rue des Épinettes; CONSIDÉRANT que la Commission scolaire des Premières-Seigneuries et la Municipalité de Lac-Beauport jugent opportun de conclure une entente afin d établir les conditions de mise en commun de leurs équipements, locaux et autres biens dans l exercice de leur mission respective au sein de la collectivité de Lac-Beauport; CONSIDÉRANT les discussions tenues entre la Commission scolaire des Premières-Seigneuries, l école Montagnac, l école Le Sommet et la Municipalité de Lac-Beauport; CONSIDÉRANT la résolution # du conseil municipal de la Municipalité de Lac-Beauport, laquelle a pour objet l acceptation de l entente proposée par la Commission scolaire des Premières-Seigneuries; 1515

3 CONSIDÉRANT la recommandation du comité plénier du comité exécutif du 17 IL EST PROPOSÉ par monsieur René Hudon et résolu : CE-15/ d entériner l entente portant sur les conditions d utilisation mutuelle de matériels, locaux, terrains, jeux, etc. entre la Commission scolaire des Premières-Seigneuries et la Municipalité de Lac-Beauport; d autoriser le président, monsieur René Dion et la directrice générale adjointe, madame Marie-Claude Asselin, à signer les documents à cet effet. 8. OCTROI DU CONTRAT D ASSURANCE ACCIDENTS DES ÉLÈVES JEUNES ET EN FORMATION PROFESSIONNELLE POUR LES ANNÉES , ET CONSIDÉRANT l appel d offres sur invitation rédigé auprès de six (6) compagnies ou courtiers d assurances; CONSIDÉRANT l analyse des soumissions et la synthèse des résultats; CONSIDÉRANT la recommandation de la direction du Service des ressources financières; CONSIDÉRANT la recommandation du comité plénier du comité exécutif du 17 IL EST PROPOSÉ par madame Marie-France Painchaud et résolu : CE-15/ de retenir les services de Humania Assurance, pour l assurance accidents des élèves, pour un montant de 1,58 $ plus taxes par élève pour le préscolaire, le primaire et le secondaire et de 1,85 $ plus taxes par élève pour la formation professionnelle, et ce, annuellement pour les années , et APPROBATION DES PLANS ET DEVIS RÉAMÉNAGEMENT DE LA COUR D ÉCOLE - PHASE II - ÉCOLE DU CAP-SOLEIL ET SAINT- PIERRE (DU CAP-SOLEIL) CONSIDÉRANT les travaux confiés à la firme EMS Structure inc.; CONSIDÉRANT la demande financière au ministère de l Éducation et de l Enseignement supérieur dans le cadre de la mesure «Embellissement des cours d école » pour la réalisation de ce projet; CONSIDÉRANT la participation financière de l établissement; 1516

4 CONSIDÉRANT les plans et devis préparés pour les travaux de réaménagement de la cour d école phase II à l école du Cap-Soleil et Saint- Pierre (du Cap-Soleil); IL EST PROPOSÉ par monsieur Bernard Brassard et résolu : CE-15/ d accepter les plans et devis pour les travaux de réaménagement de la cour d école phase II à l école du Cap-Soleil et Saint-Pierre (du Cap- Soleil), le tout tel que déposé; de procéder à l appel d offres public; 10. OCTROI D UN CONTRAT AGRANDISSEMENT DU CFER ACADÉMIE SAINTE-MARIE CONSIDÉRANT les travaux confiés à la firme Bouchard et Laflamme Architectes; CONSIDÉRANT la participation financière de la Commission scolaire et de l établissement pour la réalisation de ce projet; CONSIDÉRANT les soumissions reçues dans ce projet et le tableau comparatif ci-joint; Construction Bruno Blanchette ,80 $ (avant taxes); CONSIDÉRANT la recommandation de la firme Bouchard et Laflamme Architectes; IL EST PROPOSÉ par monsieur Bernard Brassard et résolu: de retenir l entreprise suivante pour l exécution des travaux d agrandissement du CFER à l Académie Sainte-Marie, le tout tel que déposé; Construction Bruno Blanchette ,80 $ (avant taxes); CE-15/

5 11. OCTROI D UN CONTRAT - RÉAMÉNAGEMENT DE LA BIBLIOTHÈQUE ÉCOLE DES SENTIERS CONSIDÉRANT les travaux confiés aux firmes BGLA Architecture + Design urbain et Les Services EXP inc.; CONSIDÉRANT la participation financière de la Commission scolaire et de l établissement pour la réalisation de ce projet; CONSIDÉRANT les soumissions reçues dans ce projet et le tableau comparatif ci-joint; Constructions Jean-Paul Plamondon inc ,00 $ (avant taxes); CONSIDÉRANT la recommandation de la firme BGLA Architecture + Design urbain; CONSIDÉRANT la recommandation du comité plénier du comité exécutif du 17 IL EST PROPOSÉ par monsieur François Bilodeau et résolu: de retenir l entreprise suivante pour l exécution des travaux de réaménagement de la bibliothèque à l école des Sentiers, le tout tel que déposé; Constructions Jean-Paul Plamondon inc ,00 $ (avant taxes); CE-15/ OCTROI D UN CONTRAT RÉAMÉNAGEMENT DE LA COUR D ÉCOLE ÉCOLE DU TRIVENT 1 ET ÉCOLE DU TRIVENT 2 CONSIDÉRANT les travaux confiés à la firme Grenon, Hogue Associés; CONSIDÉRANT la demande financière au ministère de l Éducation et de l Enseignement supérieur dans le cadre de la mesure «Embellissement des cours d école » pour la réalisation de ce projet; CONSIDÉRANT la participation financière de l établissement; CONSIDÉRANT la participation financière du ministère de l Éducation et de l Enseignement supérieur dans le cadre de la mesure «Ajout d espace» pour la réalisation de ce projet; CONSIDÉRANT les soumissions reçues dans ce projet et le tableau comparatif ci-joint; 1518

6 ITE Construction inc ,00 $ (avant taxes); CONSIDÉRANT la recommandation de la firme Grenon, Hogue Associés; IL EST PROPOSÉ par monsieur Claude Giroux et résolu : de retenir l entreprise suivante pour l exécution des travaux de réaménagement de la cour d école à l école du Trivent 1 et à l école du Trivent 2, le tout tel que déposé; ITE Construction inc ,00 $ (avant taxes); CE-15/ OCTROI D UN CONTRAT REMPLACEMENT DES FENÊTRES POLYVALENTE DE CHARLESBOURG CONSIDÉRANT les travaux confiés à la firme Brainbox Architecture; CONSIDÉRANT la participation financière du ministère de l Éducation et de l Enseignement supérieur dans le cadre de la mesure «Maintien des bâtiments » pour la réalisation de ce projet; CONSIDÉRANT les soumissions reçues dans ce projet et le tableau comparatif ci-joint; Beauvais-Verret inc ,00 $ (avant taxes); CONSIDÉRANT la recommandation de la firme Brainbox Architecture; IL EST PROPOSÉ par madame Marie-France Painchaud et résolu : CE-15/ de retenir l entreprise suivante pour l exécution des travaux de remplacement des fenêtres à la Polyvalente de Charlesbourg, le tout tel que déposé; Beauvais-Verret inc ,00 $ (avant taxes); 1519

7 14. OCTROI DE CONTRATS D HYGIÈNE ET DE SALUBRITÉ NOUVELLE ÉCOLE PRIMAIRE À SAINTE-BRIGITTE-DE-LAVAL NOUVELLE ÉCOLE PRIMAIRE À LAC-BEAUPORT CONSIDÉRANT les nouveaux besoins exprimés à la suite de la construction de la nouvelle école primaire à Sainte-Brigitte-de-Laval et de la nouvelle école primaire à Lac-Beauport; CONSIDÉRANT l appel d offres public publié sur le site électronique SE@O (#référence ) pour un contrat de deux (2) ans incluant l aménagement du mobilier; CONSIDÉRANT les analyses effectuées par le Service des ressources matérielles; SERVICES ENTRETIEN BÉRUBÉ nouvelle école primaire à Sainte-Brigitte-de-Laval ,87 $ avant taxes, montant annuel nouvelle école primaire à Lac-Beauport ,19 $ avant taxes, montant annuel CONSIDÉRANT la recommandation du responsable de l observation des règles contractuelles (RORC); IL EST PROPOSÉ par monsieur Bernard Brassard et résolu: d accorder les contrats d hygiène et de salubrité pour la période du 1er juillet 2016 au 30 juin 2018 à la firme suivante selon les termes et conditions prévus au cahier des charges de l appel d offres SAN- 001; SERVICES ENTRETIEN BÉRUBÉ nouvelle école primaire à Sainte-Brigitte-de-Laval ,87 $ avant taxes, montant annuel CE-15/ nouvelle école primaire à Lac-Beauport ,19 $ avant taxes, montant annuel 15. APPROBATION DU COMPTE DE DÉPENSES DU PRÉSIDENT Le président n a pas présenté de compte de dépenses. 16. COMMUNICATION DU PRÉSIDENT Aucune communication. 1520

8 17. COMMUNICATION DE LA DIRECTION GÉNÉRALE Monsieur Pelletier informe qu il sera absent pour fins de vacances. Madame Marie-Claude Asselin, directrice générale adjointe, assurera les suivis au comité exécutif notamment pour le dossier d agrandissement à l école du Boisé et le budget. Mme Line Beaulieu assurera la supervision des directions qui sont sous sa supervision. 18. QUESTIONS ET COMMENTAIRES DES COMMISSAIRES Monsieur René Hudon fait un retour sur les scénarios déposés pour l agrandissement de l école du Boisé. Selon ce dernier, le scénario de déplacement temporaire des élèves vers l école secondaire Le Sommet semble le plus porteur. Monsieur Pelletier mentionne qu il est important de présenter divers scénarios. Il souligne le bon travail réalisé par la direction d établissement et l équipe école en vue de réduire le plus possible les irritants pour les élèves et les parents tout en assurant des services éducatifs de qualité. Monsieur Bernard Brassard souligne que l agenda Commission scolaire n indique plus les unités administratives et qu il peut parfois être difficile de joindre une personne de l organisation. Monsieur Pelletier répond qu en considération du nombre de changements effectués en cours d année scolaire, cette information devenait rapidement désuète. Monsieur Dion propose de vérifier l information disponible et mise à jour continuellement sur Internet. Madame Marie-France Painchaud questionne le climat au sein de l équipe école de l Académie considérant la proposition retenue de réaménagement. Monsieur Pelletier répond que la décision fut prise en considération d une saine gestion de fonds publics. Le directeur de l école a transmis les informations aux membres de son personnel et assure le suivi dans l école. 19. LEVÉE DE LA SÉANCE L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20h19. LE PRÉSIDENT, LA SECRÉTAIRE GÉNÉRALE, René Dion Martine Chouinard 1521