PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES

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1 PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES DESCRIPTION DE FONCTION Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines 1. INTITULÉ DE LA FONCTION Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines 2. DÉPARTEMENT / LIEU DE TRAVAIL Ressources Humaines / Siège 3. POSITIONNEMENT DANS L ORGANIGRAMME Rapporte au Directeur - Ressources Humaines. 4. BUT DE LA FONCTION L Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines gère la gestion administrative quotidienne liée à la gestion du Personnel salarié, et en particulier pour les aspects liés à la rémunération, à l administration et au mouvements de Personnel (entrée, mobilité interne, sortie), et à la formation. Il propose et met en œuvre des Politiques, Procédures et des Outils relatifs au volet d administration pour l ensemble de Collaborateurs et au volet de rémunération pour les Salariés. 5. RESPONSABILITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES effectue la gestion administrative quotidienne liée au mouvements de Personnel (entrée, mobilité interne, sortie), en conformité avec les tetes légau réglementaires : 15 % prépare et coordonne l arrivée des nouveau Salariés ou Stagiaires/Étudiants (documents d accueil, formations, etc.), prépare et coordonne la sortie des Salariés ou Stagiaires/Étudiants partants (documents de départ, certificats, etc.), effectue le suivi et prépare les Contrats, Avenants et Détachements du Personnel et les soumet pour signature, assure la relation avec les divers organismes et administrations (Centre commun de la Sécurité sociale, Caisse nationale de Santé (CNS), Administration des Contributions, ITM, STI, CNPF, etc.), aiguille le Personnel dans ses différentes démarches avec les administrations, garantit la mise à jour du Tableau des Mouvements du Personnel, de l Organigramme interne et des informations Ressources Humaines du site internet ; gestion de la rémunération : 15 % veille à son amélioration continue en respect du cadre fié dans sa mise en œuvre, prépare les salaires mensuellement, conformément à la Procédure interne Ressources Humaines, prépare la commande des chèques-repas, effectue les mises à jours dans Gesper Salaires, effectue les déclarations mensuelles au Centre commun de la Sécurité sociale et à l Administration des Contributions, assure les contacts avec les organismes en lien avec les salaires, encode les données mensuelles des salaires dans le Tableau de Suivi budgétaire des Salaires et dans les Tableau de Refacturation, prépare les Fiches de Salaires et les Certificats de Rémunération ; Description de Fonction - Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines - RHU_113_fr.pdf Page 1/5

2 effectue la gestion administrative quotidienne liée au assurances complémentaires : 10 % effectue les demandes de couvertures, vérifie les factures en conformité avec le Contrat, tient à jour la Liste du Personnel assuré et la communique au courtier d assurances, aide dans les démarches de remboursement le Personnel epatrié, assure la bonne relation de travail avec le courtier d assurance, assure la diffusion de l information auprès des Collaborateurs, prépare les Tableau trimestriels de Refacturation pour les Salariés mis à disposition ; effectue la gestion administrative liée au pensions complémentaires : 5 % gère les inscriptions des cotisations personnelles, vérifie les factures et documents en conformité avec le Contrat, envoie le Tableau de Suivi annuel des Salariés LuDev, distribue les Certificats individuels, assure la diffusion de l information auprès des Collaborateurs ; effectue la gestion administrative quotidienne liée au Personnel détaché sur le Terrain : 10 % effectue les demandes d eonération d impôts, effectue les signalements de détachement auprès de la CNS, aiguille différentes démarches auprès des administrations luembourgeoises pour aider le personnel détaché sur le Terrain, vérifie et contrôle les demandes des paiements liés au Contrats de Détachement, assiste avec la préparation des budgets annuels liés au Contrats de Détachement, met en œuvre les Conditions d Epatriation conformément à la Procédure et met à jour les Tableau de Suivi ; maintient à jour et veille au respect des différentes Procédures administratives du Personnel Siège (Horaires, Temps de Travail, Conditions d Epatriation, Mission, etc.) : 5 % intégration du Personnel salarié : 5 % définit, propose, met en place et veille au respect d une Procédure d Accueil des Nouveau Collaborateurs (rédige une documentation d accueil, organise une formation, un système de parrainage) et veille à son amélioration continue ; conseil interne : 5 % assure un rôle d écoute et de conseil interne pour toutes les questions relevant de la Gestion des Ressources Humaines au niveau de ses domaines de compétences ; effectue le suivi administratif de la mise en œuvre de la Procédure Évaluation : suit l échéancier, organise les entrevues, suit les PVs d Évaluation signés, s assure de l administration de la mise à jour des Descriptions de Fonction (contact avec Salariés concernés et leurs Supérieurs hiérarchiques / Directeur - Ressources Humaines pour validation, avant d envoyer au Service Epertise et Qualité pour mise à jour dans le Manuel Qualité) : 5 % effectue la gestion quotidienne des formations : 15 % participe à l élaboration du Plan de Formation des Collaborateurs, à travers l eploitation des Comptes rendus des Évaluations du Personnel, prépare les Mémos d Autorisation d Inscription, organise et coordonne la logistique liée au formations, envoie et récolte les Formulaires d Évaluations de Formation, tient à jour le Budget formation, assiste le Chargé des Compétences - Ressources Humaines dans la mise en œuvre des Plans de Développement personnels ; assure le classement et la confidentialité de tous les documents et tient les Dossiers du Personnel à jour : 5 % assiste le Directeur - Ressources Humaines dans l élaboration de Politique et la rédaction de Procédures Ressources Humaines en fonction des priorités définies : 5 % Description de Fonction - Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines - RHU_113_fr.pdf Page 2/5

3 assure le backup du Chargé junior Administration des Eperts - Ressources Humaines, notamment pour le suivi du Projet Assistants techniques juniors (ATJ) et Assistants - Ressources Humaines en cas d absence. 6. COMMUNICATIONS Contacts internes a des contacts fréquents avec l ensemble du Personnel dans le cadre du suivi administratif. Contacts eternes a des contacts occasionnels avec les différentes administrations luembourgeoises pour des questions particulières ; a des contacts fréquents avec le courtier d assurance ; a des contacts occasionnels avec La Luembourgeoise ; a des contacts occasionnels avec Sodeo. 7. PROFIL DE COMPÉTENCES 7.1. Compétences professionnelles spécifiques Référentiel : Compétences principales / composants Maîtrisé Avancé Spécialisé 1. Effectuer la gestion administrative quotidienne liée au mouvement de Personnel en conformité avec les tetes légau et réglementaires préparer les documents adéquats et coordonner l arrivée et la sortie des nouveau Salariés ou Stagiaires/Étudiants ; préparer et suivre les Contrats, Avenants, Détachement du Personnel ; assurer la relation avec les divers organismes et administrations ; orienter le Personnel vers les administrations adéquates lors de démarches administratives ; mettre à jour le Tableau des Mouvements du Personnel, l Organigramme interne et les informations Ressources Humaines du site web. 2. Procéder au calculs et paiements des rémunérations préparer les salaires mensuellement conformément à la Procédure et les commandes de chèques-repas, préparer les Fiches de Salaires et les rémunérations ; mettre à jour Gesper Salaires (logiciel de gestion de la paye), encoder les données mensuelles des salaires dans le Tableau de Suivi budgétaire des salaires et dans les Tableau de Refacturation ; effectuer les déclarations obligatoires auprès des différents organismes. 3. Effectuer la gestion administrative quotidienne des assurances et pensions complémentaires effectuer les demandes de couvertures, gérer les inscriptions des cotisations personnelles et vérifier les factures par rapport au Contrats ; tenir à jour la Liste du Personnel assuré et la communiquer au courtier ; aider le Personnel epatrié dans les demandes de remboursement, distribuer les Certificats individuels et assurer la diffusion de l information auprès des Salariés ; préparer les Tableau trimestriels de Refacturation pour Salariés mis à disposition. Description de Fonction - Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines - RHU_113_fr.pdf Page 3/5

4 4. Effectuer la gestion administrative quotidienne liée au Personnel détaché sur le Terrain effectuer les demandes en eonération d impôt et les détachements auprès de la CNS ; orienter le Personnel détaché dans ses démarches administratives à Luembourg ; préparer les Budgets annuels liés au Contrats de Détachement et contrôle les demandes des paiements, mettre en œuvre les Conditions d Epatriation et mettre à jour les Tableau de Suivi. 5. Effectuer la gestion quotidienne des formations préparer le Plan de Formation sur base des Évaluations du Personnel ; préparer les Mémos d Autorisation d Inscription, organiser et coordonner la logistique des formations ; tenir à jour le budget formation. 6. Effectuer le suivi administratif du Processus d Évaluation du Personnel suivre l échéancier et l organisation des entrevues ; réceptionner et classer les PVs d Évaluation signés ; assurer l administration de la mise à jour des Descriptions de Fonction. 7. Mettre en place et suivre les Procédures administratives Ressources Humaines mettre à jour et veiller au respect des Procédures administratives Ressources Humaines du Personnel Siège, mettre en place et suivre une Procédure d Accueil des nouveau Collaborateurs ; effectuer le suivi administratif de la mise en œuvre de la Procédure Évaluation ; assister le Directeur - Ressources Humaines dans l élaboration et la mise en place de la Politique et des Procédures Ressources Humaines. 8. Assurer le classement et la confidentialité de tous les documents et tenir les Dossiers du Personnel à jour 9. Conseiller les Salariés pour toutes les questions relevant de la gestion des Ressources Humaines au niveau de ses domaines de compétences 7.2. Compétences professionnelles génériques Référentiel Maîtrisé Avancé Spécialisé Compétences informatiques Word Ecel Gesper Salaires Compétences liées à la Coopération au Développement Connaissance et compréhension de la Coopération au Développement luembourgeoise. Connaissance et compréhension de l organisation. Compétences scientifiques ou technologiques Calcul et traitement des rémunérations. Description de Fonction - Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines - RHU_113_fr.pdf Page 4/5

5 Compétences liées à l environnement réglementaire, économique, politique Législation du travail et de la Sécurité sociale au Luembourg, fiscalité des salaires. Compétences linguistiques Comprendre Oral Écrit Parler Écrire Français B2 B2 B2 B2 Anglais B1 B1 B1 B Compétences transversales Référentiel (Maimum huit compétences) Aisance relationnelle Aptitude numérique Discrétion Écoute - Conseil Facilité informatique Organisation - planification Rigueur - Qualité Situations courantes Situations complees Compétences LuDev Fleibilité Intégrité Esprit d équipe Respect Sens des responsabilités 7.4. Formation et/ou Epérience Bac +3 en Ressources Humaines ; epérience de 5 ans en calcul des salaires et secrétariat social. 8. SIGNATURES Signature du Titulaire Signature du Supérieur Description de Fonction - Assistant Administration Salariés - Ressources Humaines - RHU_113_fr.pdf Page 5/5