N o : 2014-I13f Au : Conseil d administration

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1 N o : 2014-I13f Au : Conseil d administration Pour : DÉCISION Date : 2014/11/20 1. TITRE Contrat de gestion de l entretien des parcs et terrains de l ouest 2. BUT DE LA PROPOSITION Obtenir l approbation d attribuer un contrat de gestion de l entretien des terrains. 3. AUTORITÉ Conformément au règlement administratif n o 1, alinéa RECOMMANDATIONS a) Que le conseil d administration approuve l attribution du contrat de gestion de l entretien des parcs et terrains de l ouest à Cedar Springs Landscape Group, pour un mandat fixe de cinq ans, débutant le 1 er avril 2015 et se terminant le 31 mars 2020, la valeur estimative totale du contrat s élevant à $, taxes en sus. Le montant total inclut les redressements selon l indice des prix à la consommation (IPC), évalués à 3 % par année, sur la période de cinq ans. b) Que le premier dirigeant soit autorisé à signer ledit contrat. 5. ENJEUX, RÉPERCUSSIONS ET RISQUES Parmi les principaux contrats d entretien 1, celui qui s applique aux parcs et terrains de l ouest est le deuxième en importance en ce qui a trait à la superficie (m²). À la suite de recommandations présentées dans le cadre de l exercice d examen stratégique de 2009, trois sites, ou des zones de ceux-ci, ont été retirés du contrat en Afin de simplifier le processus d'attribution de contrat et d encourager la présentation d un plus grand nombre d offres concurrentielles, il a été décidé qu un appel d offres (AO) constituait le moyen le plus efficace d obtenir les résultats souhaités. Selon cette méthode, les entrepreneurs devaient présenter un prix et le contrat devait être attribué uniquement en fonction de la soumission retenue. Au départ, certains craignaient que, contrairement à une demande de propositions (DDP), un AO ne procure pas suffisamment de renseignements à l équipe d évaluation pour lui permettre d évaluer les capacités, l expérience et le rendement antérieur des entrepreneurs. Ces risques ont été relevés tôt et ont été atténués par le personnel des Terrains urbains et réseau routier (TURR) et celui de l Approvisionnement, et ce, par l adoption de plusieurs exigences obligatoires, qui ont permis à l équipe d évaluation de valider les capacités des entrepreneurs sans avoir à composer avec les complexités de la procédure d une DDP, qui suppose la présentation d une proposition écrite complète et sa cotation par la Commission de la capitale nationale (CCN) avant d ouvrir les enveloppes contenant les soumissions des entrepreneurs qualifiés. 1 Annexe B Proposition : 2014-I13f Page 1 de 6

2 Nous avons aussi appliqué les mesures d atténuation suivantes pour composer plus efficacement avec l inflation et certains risques financiers inhérents précisés au contrat. Plus particulièrement, nous avons : prévu un redressement financier annuel des prix contractuels à partir de la deuxième année du contrat; ce redressement annuel se fonde sur l IPC, que nous avons évalué à 3 % par année pendant la durée du contrat; établi une limite supérieure au nombre total d arbres (1 200 arbres) que l entrepreneur doit abattre à la suite de l infestation de l agrile du frêne; l ajout de cette limite dans le contrat a pour but de dissiper les préoccupations relatives au caractère imprévisible des répercussions financières éventuelles de cette responsabilité opérationnelle; précisé et simplifié les normes opérationnelles. Fondement de l attribution soumissions financières reçues Les soumissions financières ont été évaluées uniquement d après le montant de l année un de la soumission. Les montants présentés pour l année un par les proposants qualifiés étaient les suivants : Soumissionnaire 1 (Cedar Springs Landscape Group) : Année 1 = $ Soumissionnaire 2 : Année 1 = $, soit 19 % de plus que le montant de la soumission retenue. Soumissionnaire 3: Année 1 = $, soit 23 % de plus que le montant de la soumission retenue. Analyse comparative des coûts sur la période de cinq ans du contrat Prix offert pour cinq ans par Cedar Springs Landscape Group (inclut les redressements annuels estimatifs de 3 % de l IPC au cours des années 2 à 5) $ Budget approuvé sur cinq ans selon le contrat de gestion de l entretien $ Financement approuvé relativement à l agrile du frêne pour l abattage des arbres, à même la réserve centrale $* $ $ Écart total $ *Ce financement correspond à une partie du budget de $ qui a été approuvé pour le programme de l agrile du frêne et incorporé au contrat visant les terrains de l ouest. Il est proposé que l excédent mentionné ci-dessus soit utilisé par les TURR pour répondre aux besoins opérationnels supplémentaires, tels que le remplacement d arbres sur le boulevard de la Confédération et d autres besoins liés au cycle de vie des actifs. 6. PROCHAINES ÉTAPES Attribuer le contrat de gestion de l entretien au soumissionnaire retenu, Cedar Springs Landscape Group. Proposition : 2014-I13f Page 2 de 6

3 7. LIENS STRATÉGIQUES Mission de la CCN Activité principale de l'entreprise Intendance et protection de la capitale. Le Plan d entreprise de la CCN Gestion de l immobilier L établissement de contrats de gestion de l entretien permet à la CCN de gérer, d entretenir et de protéger ses divers actifs (patrimoine culturel et environnement naturel de la capitale), tout en veillant à ce qu ils soient dûment accessibles au public. Respect des politiques administratives internes Ce contrat est conforme aux politiques administratives internes, et plus particulièrement à celles qui ont trait aux éléments suivants : la sous-traitance par l intermédiaire de la Direction des finances et de l approvisionnement; l attribution de contrats; l administration des contrats; les enquêtes de sécurité. 8. CONTEXTE L AO concernant ce contrat a été affiché dans le système électronique d appels d offres du gouvernement du 14 juillet 2014 au 19 août Une visite non obligatoire des lieux et une conférence des soumissionnaires ont eu lieu le 23 juillet En tout, quatre entreprises ont envoyé des représentants afin qu ils participent à ces événements. Le processus d approvisionnement applicable à ce contrat est assujetti au chapitre 5 de l Accord sur le commerce intérieur (ACI). Trois soumissions ont été reçues avant l échéance du 19 août, 15 h. Les soumissions ont été évaluées en trois étapes. Étape 1 Au cours d une ouverture publique qui a eu lieu au siège social de la CCN le 19 août 2014, à 15 h, trois enveloppes contenant une soumission ont été ouvertes. Les soumissions ont fait l objet d une vérification afin de s assurer qu elles étaient toutes conformes. Les trois offres ont passé le test de la conformité administrative. Le moins-disant était Cedar Springs Landscape Group. Étape 2 Les références et l expérience de Cedar Springs Landscape Group ont été validées par le personnel des TURR et celui de l Approvisionnement. Étape 3 Proposition : 2014-I13f Page 3 de 6

4 La soumission retenue, présentée par Cedar Springs Landscape Group, a été recommandée pour attribution du contrat. Langues officielles Le contrat comprend des dispositions qui obligent l entrepreneur à offrir des services de première ligne aux visiteurs dans les deux langues officielles du Canada. Vérification et évaluation Des clauses de garantie d exécution et de non-exécution font partie du contrat afin d assurer la conformité des travaux exécutés par l entrepreneur. En outre, un agent de gestion des contrats de la CCN sera affecté à la gestion de ce contrat et à la surveillance du rendement de l entrepreneur. Si le besoin s en faisait sentir, le contrat comporte une «clause prévoyant un droit de vérification», qui autorise la CCN à consulter les livres de comptes pertinents du fournisseur de services. Une vérification interne de tous les contrats d entretien des terrains doit débuter à la fin de l exercice , comme l a approuvé le Comité d'audit de la CCN. Cedar Springs Landscape Group est une société privée constituée en Ontario, qui dirige des services similaires à trois endroits en province, soit Ancaster, Oakville et Ottawa. Cette entreprise, qui est en affaire depuis le milieu des années 80, offre des services d entretien de terrain, hivernaux, d aménagement paysager résidentiel ou commercial et des contrats. Actuellement, la société détient deux autres contrats de gestion d entretien de terrains avec la CCN 2 et a reçu régulièrement des évaluations favorables de son rendement de la part de nos agents de gestion des contrats. 10. CONSULTATIONS ET COMMUNICATIONS Les directions et divisions compétentes de la CCN ont été consultées et ont collaboré à l élaboration de ce contrat de gestion de l entretien. 11. LISTE DES ANNEXES ANNEXE A : Carte des limites géographiques du contrat d entretien des parcs et terrains de l ouest ANNEXE B : Liste des principaux contrats de gestion de l entretien des terrains 12. AUTEURS DE LA PROPOSITION Gary Lacey, directeur général, Intendance de la capitale (IC) Marc Corriveau, directeur, Terrains urbains et réseau routier, IC François Daigneault, gestionnaire principal, Opérations et cycle de vie, IC Michel Henry, agent de contrats, IC Ginette Mayer, administratrice des affaires de la direction, IC 2 Annexe B Proposition : 2014-I13f Page 4 de 6

5 ANNEXE A : Carte des limites géographiques du contrat d entretien des parcs et terrains de l ouest Proposition : 2014-I13f Page 5 de 6

6 ANNEXE B : Liste des principaux contrats de gestion de l entretien des terrains Contrat Entrepreneur Description Groupe Début Fin Valeur annuelle approximative Superficie (m 2 ) Parcs et terrains de l'ouest Cedar Springs Landscape Group sentiers récréatifs, de la voirie, etc., y compris la promenade de Sir-John-A.-Macdonald. O et CV 1 avril mars $ Terrains de l'est et Sussex Caltrio Company Limited sentiers récréatifs, de la voirie, etc., y compris les promenades de Rockcliffe et de l'aviation. O et CV 1 avril mars $ Corridor du canal Rideau Cedar Springs Landscape Group sentiers récréatifs, de la voirie, etc., y compris les promenades du Colonel-By et de la Reine-Elizabeth et le parc des Commissaires. O et CV 1 avril mars $ Terrains du secteur de cœur et du boulevard de la Confédération Lafleur de la capitale sentiers récréatifs, de la voirie, etc., y compris le boulevard de la Confédération et le parc Major's Hill. O et CV 1 avril mars $ Sites gouvernementaux du secteur du cœur Lafleur de la capitale sentiers récréatifs, de la voirie, etc., y compris la colline du Parlement et la Cour suprême. O et CV 1 avril mars $ Terrains urbains du Québec L'expert des parcs sentiers récréatifs, de la voirie, etc., y compris le parc Jacques-Cartier et le parc du lac Leamy. O et CV 1 avril mars $ Terrains du sud Caltrio Company Limited sentiers récréatifs, de la voirie, etc., y compris les parcs Vincent Massey et Hog's Back. O et CV 1 avril mars $ Proposition : 2014-I13f Page 6 de 6

7 Contrat de gestion de l entretien des parcs et terrains de l ouest Conseil d administration Le 20 novembre 2014

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9 Analyse comparative des coûts sur cinq ans Soumission Budget Prix offert pour cinq ans par Cedar Springs Landscape Group $ Budget approuvé sur cinq ans $ Financement approuvé relativement à l agrile du frêne pour l abattage des arbres, à même la réserve centrale $ * $ $ *Ce financement correspond à une partie du budget de $ qui a été approuvé pour le programme de l agrile du frêne et incorporé au contrat visant les terrains de l ouest. Écart total $

10 Recommandations Que le conseil d administration approuve l attribution du contrat de gestion de l entretien des parcs et terrains de l ouest à Cedar Springs Landscape Group, pour un mandat fixe de cinq ans, débutant le 1 er avril 2015 et se terminant le 31 mars 2020, la valeur estimative totale du contrat s élevant à $, taxes en sus. Le montant total inclut l IPC (évalué à 3 p. 100 par année) sur la période de cinq ans. Que le premier dirigeant soit autorisé à signer ledit contrat.