Les règles de base à respecter dans le cadre des projets cofinancés par les fonds structurels (FEDER, FSE, INTERREG)

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1 Les règles de base à respecter dans le cadre des projets cofinancés par les fonds structurels (FEDER, FSE, INTERREG) 23/04/2013 1

2 Sommaire 1. Le dépôt du dossier p Eligibilité des dépenses p Obligations liées aux dépenses p Les dépenses de personnel 3.2 Les autres dépenses directes (consommables, biens, services, prestations, déplacements etc.) 4. Obligations de communication p Lettre d engagement p /04/2013 2

3 1. Le dépôt du dossier Au dépôt du dossier, il faut fournir : Les documents financiers et scientifiques remplis, Les 3 derniers bulletins de salaire des personnes impliquées, Les devis pour toutes les dépenses (ou une explication détaillée de la dépense s il est impossible de fournir un devis), Les lettres d engagement des cofinanceurs, La lettre d intention de déposer le projet (à envoyer au plus tôt à l Autorité de Gestion, elle peut être remplacée par la lettre attestant la réception d un dossier par un des cofinanceurs). L opération ne doit pas être terminée avant le dépôt du dossier. Si le dossier est accepté il faudra respecter le budget conventionné. Il est possible de changer les postes de dépenses mais uniquement après avoir contacté (envoyé une lettre explicative) l organisme instructeur qui validera ce changement. Si les modifications altèrent le montant du budget initial il faudra signer un avenant (procédure beaucoup plus lourde, car le projet repassera en comité de programmation). 23/04/2013 3

4 2. Eligibilité des dépenses Les critères d éligibilité qui sont décrits ci-après concernent toutes dépenses faites dans un projet où un co-financement de type FEDER, FSE ou INTERREG est présent. Prenons l exemple d un projet financé par OSEO, FEDER et en auto-financement, les critères d éligibilité s appliquent à l ensemble des dépenses et pas seulement à celles faites avec le financement FEDER. Une dépense éligible c est une dépense : payée entre les dates de début et de fin mentionnées dans la convention attributive, nécessaire au projet et proportionnée (raisonnable), directement liée au projet, effectivement encourue, justifiée par des pièces, tracée dans la comptabilité de la structure bénéficiaire, conforme au principe de bonne gestion financière (rapport coût/efficacité, rapport qualité/prix). L éligibilité d une dépense n est donc totalement assurée qu à postériori, lorsque la Commission européenne a accepté de la rembourser. Lors du montage financier et du déroulement du projet, nous ne pouvons que présager de l éligibilité ou non d une dépense. Il faut fournir les justificatifs de financement/paiement des subventions versées par les cofinanceurs. 23/04/2013 4

5 3. Obligations liées aux dépenses 3.1 Les dépenses de personnel personnel permanent ou déjà employé par le bénéficiaire (inclus dans le montant de l autofinancement), personnel spécifiquement embauché (contractuel ou stagiaire) pour le projet (inclus dans les coûts directs). Les pièces justificatives à fournir pour les personnels permanents: les bulletins de salaire (dans l hypothèse où le SAIC ne les aurait pas en sa possession ou qu il ne pourrait pas les récupérer auprès des établissements employeurs des personnels, actuellement le SAIC a accès aux bulletins de salaires pour les personnels UFC, CNRS et ENSMM). les feuilles de temps : remplies au moins mensuellement, pour les personnels UFC/ENSMM en heures et pour les personnels CNRS en jours, respecter la répartition des activités (un enseignant chercheur ne peut pas déclarer plus de 50 % de son temps sur les projets). Lors des contrôles leur réalité peut être vérifiée avec l agenda personnel, les ordres de missions et les dates de congés, UNE seule feuille de temps par personnel sur laquelle TOUS les projets européens auxquels la personne participe sont mentionnés. Les pièces justificatives à fournir pour les personnels embauchés spécifiquement sur le projet : Si le SAIC ne les a pas déjà en sa possession ou s il peut les obtenir directement (ce qui est généralement le cas pour la plupart de ces pièces) : La fiche de poste et la lettre de mission, Le contrat de travail mentionnant le nom du projet, Les bulletins de salaire, La convention de stage (avec le nom du projet et la description des fonctions), Le mandat de paiement de gratification de stage. 23/04/2013 5

6 Les pièces justificatives à fournir pour les personnels en contribution en natures (CNRS/ENSMM) Les feuilles de temps, Si le SAIC ne les a pas déjà en sa possession ou s il peut les obtenir directement (ce qui est généralement le cas) : Les bulletins de salaire, L attestation de l Agent comptable de la structure d origine. 3.2 Les autres dépenses directes (consommables, biens, services, prestations, déplacements etc.): Pour justifier une dépense il faut fournir la facture correspondante. Selon le guide de bonnes pratiques de la DATAR et les règles des marchés publics la mise en concurrence est obligatoire dès le premier euro dépensé, indépendamment du type de produit (service, consommable, équipement, déplacement). En cas de non-respect de cette règle les dépenses pourraient être déclarées inéligibles par l organisme de contrôle. Pour respecter cette obligation il faut s'assurer de pouvoir fournir une preuve de mise en concurrence qui peut être (pour les dépenses de 0 à ) : - une publication d'offre, - au moins deux devis de fournisseurs différents, - une demande écrite de devis à plusieurs fournisseurs (mail ou lettre), -scan ou copie de la page concernée d'au moins 2 catalogues de fournisseurs, -impression de la capture d'écran des prix internet d'au moins deux fournisseurs. Pour les dépenses supérieures à 2000 ces documents doivent être fournis au moment de la demande de commande au SAIC. En dessous de 2000, le laboratoire s assure de pouvoir produire ces justificatifs à la demande du SAIC ou d un organisme de contrôle à tout moment. 23/04/2013 6

7 Pour les dépenses supérieures à , une demande de MAPA est obligatoire. Le dossier complet sera transmis au service des marchés publics par le SAIC. (Pour information : service.marches@univ-fcomte.fr Tél : Muriel MENGET Tel: Johanna VATIN Tel: Amandine DEMOULIN) Ces obligations ne concernent pas les commandes passées dans le cadre des marchés de l'ufc en cours (lien ci-dessous): html Equipements/ immobilisations (> 800 ): seul le montant de l amortissement est éligible, il sera éligible en totalité si l équipement ne sert qu à un projet donné, dans le cas contraire il faut remplir les feuilles de temps pour l équipement et l amortissement sera calculé au prorata, pour les biens dont le prix est supérieur à 800, mais dont la durée de vie est limitée (ordinateurs, pièces ) vous pouvez éventuellement demander la réduction de la cadence d amortissement Contacter Mme Martine Dufourt (martine.dufourt@univ-fcomte.fr) et M. Gilles Moiton (gilles.moiton@univ-fcomte.fr). Les missions, les déplacements, les réunions, les formations : Ces frais sont éligibles uniquement s ils concernent les personnes impliquées dans le projet. Pièces à fournir : une preuve de mise en concurrence et les factures sont indispensables pour toute dépense de ce type (sauf si la mise en concurrence n est pas possible comme par exemple pour la SNCF, ou le choix du repas en déplacement), 23/04/2013 7

8 une description du lien avec le projet, feuille d émargement/ liste de participants/ supports de formation, factures de nuit d hôtel, tickets de péage, d essence, avion : le billet électronique et les cartes d embarquement, billets de train, tickets de métro, bus, tramway etc. factures de repas, tickets de caisse, les ordres de mission nominatifs et signés par l employeur, accompagnés d une fiche de déplacement également nominative indiquant le nombre de kilomètres parcourus, la date, le temps et le barème kilométrique. En cas d utilisation du véhicule personnella copie de carte grise. si vous organisez une réunion n oubliez pas d en faire un compte-rendu, de faire signer la liste de présence et de conserver la présentation (apposer les logos sur ces documents : drapeau européen, l Europe s engage en Franche-Comté/Interreg). 23/04/2013 8

9 4. Obligations de communication respecter les actions de communication décrites dans le montage du projet, apposer les logos européens sur tout document concernant le projet, systématiquement faire mention du cofinancement européen (dans toutes les publications : articles, colloques, salons etc.) et en garder des preuves (photos, copies, scans, captures d écran), apposer les logos des financeurs sur le matériel financé dans le cadre du projet. Ce document est accessible sur le site du service de valorisation. Pour toute précision sur des aspects techniques vous pouvez contacter le service de valorisation : valorisation@univ-fcomte.fr, téléphone : /04/2013 9

10 5. Engagement Besançon, le J atteste avoir pris connaissance de ce document et j informerai de son contenu toutes personnes susceptibles de travailler sur la conduite ou la gestion du projet. Je choisis de gérer par moi-même les justificatifs liés à certaines dépenses et pour un montant inférieur à 2000 : oui non Signature du responsable du projet 23/04/