Appel à propositions 2015

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1 14 avenue de l'europe BP RAMONVILLE SAINT AGNE Cedex Appel à propositions 2015 Formation régionale "Réussir la mise en œuvre de la Base de Données Economiques et Sociales (BDES)" Contact : Marie DEBENS Responsable Branches & Observatoires Tél: mdebens@agefos-pme.com Consultation du 05/03/2015 Date limite d'envoi du dossier le 20/03/2015 Page 1 sur 11

2 Sommaire 1. Présentation d' Les textes et les enjeux relatifs à la BDES Description de la prestation attendue Contenu de l'offre Engagements du prestataire Le Pilotage Procédure de l'appel à propositions Contractualisation Page 2 sur 11

3 1. Présentation de l' Dans le cadre de la réforme de la Formation Professionnelle, AGEFOS PME, premier OPCA de France a vu son agrément renouvelé avec un champ de compétences élargi. AGEFOS PME est un OPCA interprofessionnel et interbranches géré par un Conseil d'administration paritaire de 24 membres. Un positionnement sectoriel structuré : 50 branches professionnelles. 37 groupes nationaux. 13 grandes entreprises. Un principe d'intervention interprofessionnelle : AGEFOS PME apporte un service de proximité organisé autour : D'antennes de proximité qui permettent de rendre un service au plus près du terrain, D'une gouvernance paritaire territoriale. Au global, AGEFOS PME est un réseau constitué de : 24 sections régionales, y compris les Départements d'outre-mer, et d'un Siège national. 84 implantations locales. Près de collaborateurs. est une association régionale agissant pour le compte du Fonds d Assurance Formation des Salariés des Petites et Moyennes entreprises AGEFOS PME : Repères 2013, premier OPCA des TPE et PME midi-pyrénéennes avec entreprises adhérentes dont 90 % des entreprises sont des TPE. Le nombre de salariés couverts est de a financé la formation de stagiaires dans le cadre du plan de formation pour un montant global de 25.8 M demandeurs d'emploi ont été accompagnés par vers le retour à l'emploi pour un montant total de 13.3M. En région Midi-Pyrénées, le réseau AGEFOS PME c'est : 1 Siège Régional. 5 Délégations Départementales : Aveyron, Haute-Garonne/Ariège, Gers/Hautes- Pyrénées, Lot/Tarn&Garonne, Tarn. 3 Bureaux Territoriaux : Albi, Foix, Montauban. Page 3 sur 11

4 assure trois missions principales pour le compte de ses entreprises adhérentes : Une mission de collecte et de gestion des fonds de formation, Une mission d accompagnement de projets d entreprises, Une mission de financement des actions de formation. Ces missions sont déclinées dans l'offre de services d'. Une offre avec 3 niveaux de service apportés à l'entreprise dans ses projets Emploi Formation : Solution: gérer et financer les projets emploi-formation intervient auprès de l'entreprise pour : Informer sur la réglementation et les dispositifs existants, Proposer des démarches simplifiées pour financer les projets de l'entreprise (traitement des dossiers, application des critères de financement). Evolution: faire évoluer les compétences intervient auprès de l'entreprise pour: Conseiller sur les financements et les mesures emploi-formation pour faire évoluer les compétences des salariés ; Analyse des besoins et articulation avec les dispositifs existants, Appui dans l'élaboration du plan de formation, Mise à disposition d'outils RH, Optimisation financière. Anticipation: préparer l'évolution de l'entreprise intervient auprès de l'entreprise pour : Mettre en œuvre des plans de formation pluriannuels, Sécuriser les parcours par la mobilisation de financement pour les publics prioritaires, Proposer des accompagnements GPEC internes ou externes, Réaliser des diagnostics approfondis. 2. Les textes relatifs à la BDES Les textes L article 8 de la loi de sécurisation de l emploi du 14 juin 2013 a introduit un nouveau dispositif de partage de l information sur la situation économique et sociale de l entreprise avec les représentants du personnel à travers la mise en place d un nouvel outil : la base de données économiques et sociales (BDES), également appelée base de données unique (BDU). Page 4 sur 11

5 La base de données économiques et sociales est mentionnée par plusieurs articles du code du travail, notamment l article R : «La base de données prévue à l'article L permet la mise à disposition des informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise. L'ensemble des informations de la base de données contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise. La base comporte également l'ensemble des informations communiquées de manière récurrente au comité d'entreprise». Cette base de données doit également servir de support de la nouvelle obligation de consultation annuelle du comité d entreprise sur les orientations stratégiques de l entreprise et leurs conséquences sur l activité, l emploi, l évolution des métiers et des compétences, l organisation du travail, le recours à des sous-traitants, à l intérim, aux contrats temporaires et aux stages (article L du code du travail). Le contenu de la BDES a été précisé dans un décret n du 27 décembre 2013, publié au Journal Officiel du 31 décembre 2013, ainsi qu une circulaire de la direction générale du travail 2014/1 du 18 mars Ce qui change : contenu de la BDES Article L Investissements : investissement social (emploi, évolution er répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel et, pour les entreprises mentionnées au 6 ème alinéa de l'article L du code du commerce, les informations en matière environnementale présentées en application du 5 ème alinéa du même article 2 - Fonds propres et endettement 3 - Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants 4 - Activités sociales et culturelles 5 - Rémunération des financeurs (actionnaires) 6 - Flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts 7 - Sous-traitance 8 - Le cas échéant, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe Ces informations portent sur les 2 années précédentes et l'année en cours et intègrent des perspectives sur les 3 années suivantes. 3. Description de la prestation attendue Objectif de l'appel à proposition : L objectif de cet appel à proposition est de proposer une formation action pour permettre aux entreprises adhérentes d de mettre en place, en concertation avec les Instances Représentatives du Personnel, la BDES et enrichir le dialogue social existant. Cet appel à proposition est soumis par à tout organisme prestataire de formation / conseil répondant aux conditions de régularité d activité et présent en région Midi-Pyrénées. Page 5 sur 11

6 Cible concernée et public bénéficiaire : Cette formation est à destination des entreprises de +50 salariés qui sont soumises par l article 8 de la Loi de sécurisation de l emploi du 14 Juin 2013 à la mise en œuvre du nouveau dispositif de partage de l information sur la situation économique et sociale de l entreprise avec les représentants du personnel, à travers la mise en place d un nouvel outil : la Base de Données Economiques et Sociales. Contenu et objectifs visés : L article 2 du décret n du 27 décembre 2013 stipule que la BDES doit être mise en place à compter : du 14 juin 2014 pour les entreprises d au moins 300 salariés du 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés La mise en place de la BDES est une obligation pour l employeur, à qui il revient donc d en déterminer les modalités d accès, de consultation et d utilisation. Dans la mesure où la BDES a été conçue comme un outil de partage d information entre l employeur et les instances représentatives du personnel, le législateur préconise de construire cette base de données de manière collaborative. Les bénéficiaires de cette action de formation sont en principe les Responsables des Ressources Humaines, les Responsables Administratifs et financiers ou les salariés en charge de la Comptabilité. Objectifs visés Cette Formation-action a pour objectif de réussir la mise en œuvre de la BDES. A ce titre, à l issue de cette formation, les entreprises devront : disposer des outils et tableaux de bord constituant la BDES et répondant à leurs besoins généraux et spécifiques appréhender les modalités du dialogue social interne avec les IRP induites par la BDES. La formation devra notamment aborder les points suivants : le contenu de la BDES les outils de la mise en œuvre de la BDES les tableaux de bord de la BDES mis à la disposition des IRP les modalités d accès, de consultation et d utilisation de la BDES, la gestion du principe de confidentialité des données proposées l actualisation régulière de la BDES les incidences de l introduction de la BDES dans les pratiques de consultation des IRP A l issue de cette formation action, les participants devront disposer d une base opérationnelle, répondant aux nouvelles exigences du dialogue social en entreprise. Page 6 sur 11

7 Durée indicative de chacune des formations : Il s'agit par principe d'une formation de courte durée. Au regard des échanges avec les entreprises, le parcours de formation proposé ne doit idéalement pas excéder 21 heures (comprenant à la fois des temps collectifs et individuels). Lieu : Chaque action de formation devra se dérouler dans les locaux de l organisme retenu (ou loués par ses soins). Les formations individuelles se dérouleront au sein même des entreprises accompagnées Période de mise en œuvre : Les actions de formation devront se dérouler sur la période suivante : début : 15/04/2015 fin : 31/12/2015. Suivi et évaluation des compétences et/ou validation de la formation La formation action doit faire l objet d une évaluation finale. L organisme recontactera les entreprises dans un délai de 1 à 3 mois à l issue de la prestation réalisée, afin de mesurer l atteinte des objectifs de la formation. Conditions financières : Dans le cadre de votre proposition, il est demandé de présenter un coût global de prestation en HT et TTC pour un groupe de 6 à 12 stagiaires et de préciser un coût par journée HT et TTC pour les temps collectifs et pour les temps de formation individuels, si cette option est retenue par le prestataire. Dans ce coût global doivent être intégrés les temps de formation collectifs et individuels. La proposition financière devra inclure l'ensemble des frais inhérents à la mission pour la mise en œuvre de la prestation globale : intervention, location de salle et de matériel, frais de déplacement du formateur, création d outils pédagogiques, reproduction de documents NB : les frais de restauration sont à la charge des participants ; ils ne sont pas à intégrer dans la proposition financière. Volumétrie : L'objectif du présent appel à proposition est d'organiser 3 sessions de formation. AGEFOS PME Midi-Pyrénées se réserve la possibilité d'augmenter le nombre de sessions en fonction de la demande 4. Contenu de l'offre L'offre du candidat sera restituée en TROIS NOTES DISTINCTES : 1. Offre technique présentant la proposition d'intervention du prestataire pour chaque phase du projet, composée des différents chapitres ci-dessous, Page 7 sur 11

8 2. Synthèse de l'offre technique, 3. Offre financière détaillée de chaque phase du projet. L'offre du prestataire doit impérativement inclure les points suivants : Présentation du prestataire - raison sociale - SIRET - numéro de déclaration d activité - effectif salarié de la structure - secteurs d intervention et/ou domaines d activité - autres prestations proposées par le prestataire Contexte et objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule la demande, précise sa compréhension du dispositif (notamment en termes d enjeux et d opportunité pour l entreprise) et sa conception de la prestation. Il doit être en mesure de clarifier certains points et d'en suggérer des compléments sur demande d'agefos PME Midi- Pyrénées. Déroulement de la prestation Le document remis précise pour l'action : le programme détaillé le découpage de la prestation (thème traité, durée approximative ) le nombre de participants minimum et maximum les lieux de formation proposés sur Midi-Pyrénées les méthodes et moyens pédagogiques utilisés les pré-requis nécessaires pour pouvoir suivre la formation les modalités d évaluation de la formation le coût horaire de l'action de formation Moyens humains Le prestataire présente dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet : nom, qualification et expérience de chaque intervenant. Ces informations seront complétées par la production d un CV individuel détaillant les qualifications, compétences et expérience de l intervenant. Références du prestataire Le prestataire présente des références significatives d actions conduites dans le domaine. Synthèse de l'offre technique Cette synthèse a pour objet d avoir une lecture transversale de la proposition commerciale. Elle pourra être remise sous forme de présentation PowerPoint. L'organisme Localisation Profil Effectifs Adresse, tél, mail. Domaine d intervention Nombre de salariés Page 8 sur 11

9 Equipe projet Sur des projets similaires Les références Sur le secteur ou la filière Thème de formation : Objet Méthode Nombre de jours / consultant Livrables Planning Nombre de personnes impliquées et profil (domaine d intervention) Titre étude, objet et commanditaire Titre étude, objet et commanditaire Cahier des charges Synthèse de l approche proposée Nombre consultants, mission et nombre de jours Liste des livrables et format Date de début, date de fin Offre financière Le prestataire indique de manière précise le prix en euros HT et TTC de la prestation. Ce coût inclut l'ensemble des frais engagés (coût d'animation, supports de formation, frais de déplacement, ) par la mise en œuvre de la prestation sur un ou plusieurs territoires en Région Midi-Pyrénées. Le prestataire se conformera au cadre défini ci-dessous : module de formation Coût Global jour/groupe Coût global / groupe AGEFOS PME décidera avec le prestataire d'un calendrier prévisionnel de 3 sessions de formations dont le démarrage se situe mi-avril 2015 et aura la possibilité de mobiliser le prestataire pour conduire des formations supplémentaires le cas échéant. 5. Engagements du prestataire Le prestataire devra garantir : La prospection et le sourcing des entreprises : le démarchage commercial, la prise de contact avec les entreprises et en lien avec les conseillers formation d' Un service administratif assurant les relances et la gestion des convocations ainsi qu'une confirmation en temps réel des entrées en formation ou reports auprès d'agefos PME Midi- Pyrénées Un service d'accueil et de qualité et respectueux des engagements qualité AGEFOS PME Midi-Pyrénées convenus Des salles de formation au standard d'équipement garantissant un confort réel des stagiaires et accessibles aux personnes à mobilité réduite Des espaces de pause équipés Des formateurs salariés et expérimentés dans le domaine de compétence enseigné Page 9 sur 11

10 La réalisation d'un bilan quantitatif et qualitatif sur l'ensemble des actions de formation engagées au cours de l'année civile 6. Pilotage Le suivi de ce projet sera assuré par un responsable de projets, Madame Marie DEBENS. Elle informera les conseillers du suivi et du déroulement de l'opération afin d'optimiser l'accompagnement des entreprises participantes. Le prestataire désignera un chef de projet et interlocuteur unique. Il s'assurera en permanence du bon déroulement du contrat, du respect de ses engagements, de l'atteinte des objectifs et des échéances. A la fin de chaque formation, il transmettra au responsable de projet, les éléments suivants : Le bilan qualitatif La synthèse des évaluations à chaud Les indicateurs qualité (évolution.) L ensemble des documents administratifs relatifs à la facturation (un modèle d'attestation de présence sera fourni par Le prestataire s'engage à respecter le fonctionnement défini ci-dessus (rôle des participants, objectifs, documents supports en entrée et sortie ) Il doit également désigner une personne en charge d'effectuer le relais d'information. 7. Procédure de l'appel à propositions Conditions d envoi des offres et date limite de réception La réponse sera adressée au format électronique ET par courrier sous pli portant la mention "Réponse appel à proposition Entretien professionnel" et libellé au nom de : A l'attention de Marie DEBENS 14 avenue de l'europe BP RAMONVILLE ST AGNE Cedex Courriel :mdebens@agefos-pme.com Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits très lisiblement. Délai Description 05/ Lancement de l appel à propositions. 20/03/2015 Date limite de dépôt de réception des dossiers. 23/03/2015 Instruction des réponses à l'appel à propositions par le comité de sélection. 24/03/2015 Envoi du courrier de notification de sélection. Page 10 sur 11

11 Sélection du prestataire Toute proposition recevable sera examinée et présentée à la Commission de sélection AGEFOS PME Midi-Pyrénées, chargée de sélectionner les offres les plus pertinentes. L'analyse de la réponse sera faite à partir des éléments objectifs, concrets, vérifiables, fournis dans leur dossier. AGEFOS PME se réserve le droit d inviter le prestataire de son choix à faire une présentation de son offre de services ou à lui fournir des informations complémentaires. Les critères de sélection retenus sont : Adéquation de l offre commerciale en fonction du présent appel à propositions. Capacité de prospection des entreprises, de promotion des actions collectives et de remplissage des stages en inter-entreprises. Qualité et précision de l'offre technique. Tarifications Qualité des modalités de suivi administratif liée aux exigences d AGEFOS PME Midi- Pyrénées. Validité et pragmatisme de la méthodologie et du plan de travail (méthodologie, moyens de suivi ). Calendrier réaliste de réalisation. Expérience et qualifications des intervenants mobilisés par l'organisme/le prestataire. L se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie de l offre de service et s engage à garder confidentielles les offres reçues. L se réserve le droit de demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision d. L n est engagée qu après notification écrite adressée au prestataire et acceptation formelle des conditions proposées. 8. Contractualisation A l issue de la désignation du/des prestataire(s) en charge du projet par, une convention sera signée entre le/les prestataire(s) et. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve que les productions aient fait l objet d une validation par. Page 11 sur 11