Microsoft Outlook. Version Microsoft Outlook Gestion des contacts. page 1/10

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1 Microsoft Outlook Version 2003 page 1/10

2 Table des matières Importer des adresses... 3 Nommer un tableau Excel... 3 Exporter dans Outlook... 3 Exporter des adresses... 5 Catégoriser à un contact.. 6 Créer un affichage personnalisé des. 7 Définir les champs... 7 Trier les... 8 Filtrer les adresses... 8 Onglet Contacts... 8 Onglet Autres choix... 8 Appliquer l affichage... 9 Fusion vers Word... 9 page 2/ contact@formabox.com

3 Importer des adresses Afin que l importation soit acceptée, la zone contenant les adresses du tableau Excel doit être nommée au préalable. Nommer un tableau Excel ouvrez le fichier d adresses Excel sélectionnez l ensemble des cellules utilisées, y compris la ligne de titre cliquez dans la zone Nom à gauche de la barre de formules et donnez un nom à votre plage de cellules validez en pressant la touche a enregistrez et fermez le fichier Excel Exporter dans Outlook placez-vous dans la vue des sélectionnez le dossier Contacts qui doit recevoir les adresses ou créez un nouveau dossier Contacts par le menu Fichier _ Nouveau _ Dossier Fichier _ Importer et exporter sélectionnez l action Importer à partir d un autre programme ou fichier sélectionnez le type de fichier Microsoft Excel page 3/10

4 cliquez sur le bouton Parcourir et retrouvez votre fichier d adresses Excel en double-cliquant dessus contrôlez que le dossier de destination soit bien sélectionné cliquez sur le bouton Champs personnalisés pour contrôler et adapter les champs Excel par rapport aux champs existants dans Outlook 1. sélectionnez le premier champ d Excel dans la colonne de gauche glissez le champ sur le champ correspondant dans la colonne de droite 3. répétez l opération pour tous les champs de la colonne de gauche Cliquez sur le bouton + Nom pour trouver les champs Titre, Prénom et Nom. Champ Excel Groupe Outlook Champ Outlook Titre + Nom Titre Prénom + Nom Prénom Nom + Nom Nom Adresse + Adresse (do ) Rue (domicile) NPA + Adresse (do ) Code postal Ville + Adresse (do ) Ville (domicile) Statut Titre Lorsque la colonne de droite affiche des +, cliquez sur le bouton pour détailler les champs qui se trouvent à l intérieur. cliquez sur le bouton Terminer pour importer les adresses page 4/10

5 Exporter des adresses placez-vous dans la vue des sélectionnez le dossier Contacts à exporter Fichier _ Importer et exporter sélectionnez l action Exporter des données vers un fichier sélectionnez le type de fichier Microsoft Excel contrôlez que le dossier à exporter soit bien sélectionné cliquez sur le bouton Parcourir et enregistrez votre fichier d adresses Excel en sélectionnant un dossier de destination et en lui donnant un nom cliquez sur le bouton Champs personnalisés pour contrôler et adapter les champs Outlook existants par rapport aux champs Excel cliquez sur le bouton Effacer Mappage 1. cliquez-glissez le champ Outlook (gauche) que vous souhaitez utiliser dans Excel (droite) répétez l opération pour tous les champs de la colonne de gauche Cliquez sur le bouton + Nom pour trouver les champs Titre, Prénom et Nom. Groupe Outlook Champ Outlook Champ Excel + Nom Titre Titre + Nom Prénom Prénom + Nom Nom Nom + Adresse (do ) Rue (domicile) Adresse page 5/10

6 Groupe Outlook Champ Outlook Champ Excel + Adresse (do ) Code postal NPA + Adresse (do ) Ville (domicile) Ville Titre Statut Lorsque la colonne de droite affiche des +, cliquez sur le bouton pour détailler les champs qui se trouvent à l intérieur. cliquez sur le bouton Terminer pour créer le fichier Excel ouvrez le fichier Excel pour visualiser le résultat Catégoriser vos Catégorisez vos afin de les classer et de les retrouver plus facilement par la suite. double-cliquez sur le contact pour lequel vous voulez attribuer une catégorie saisissez le nom d une catégorie dans la zone concernée ou sélectionnez-en une par le bouton Catégories Vous pouvez attribuer plusieurs catégories à un contact en les séparant par un ; enregistrez et fermez le contact page 6/10

7 Créer un affichage personnalisé des Utilisez cette procédure si vous souhaitez faire un publipostage en sélectionnant des personnes répondant à un critère. placez-vous dans la vue des Affichage _ Réorganiser par _ Affichage actuel _Définir les affichages cliquez sur le bouton Nouveau nommez votre nouvel affichage et sélectionnez le type Table Activez l option Tous les dossiers Contact si vous souhaitez disposer de cet affichage dans tous vos dossiers Contacts. Définir les champs cliquez sur le bouton Champs de la fenêtre Affichage personnalisé : faites en sorte que la colonne de droite contienne uniquement les champs que vous utiliserez lors du publipostage ainsi que les champs sur lesquels vous devrez poser des éventuels critères sélectionnez les champs non désirés dans la colonne de droite et enlevezles en cliquant sur le bouton <- Supprimer 5. trouvez la catégorie qui contient les champs à utiliser 4 6. sélectionnez les champs à utiliser pour l affichage et cliquez sur le bouton Ajouter -> 7. modifier l ordre d affichage des champs à afficher en les sélectionnant dans la colonne de droite et en utilisant les boutons Monter et Descendre page 7/10

8 Groupe Outlook Champs Nom Champs Adresse Champs souvent utilisés Champs Outlook Titre, Prénom, Nom Rue, Code postale, Ville(dom) Titre, Catégories Si vous ne trouvez pas le champ nécessaire, utilisez la commande Tous les champs Contact dans la liste déroulante Sélectionner les champs disponibles dans : Trier les cliquez sur le bouton Trier de la fenêtre Affichage personnalisé : définissez l ordre des champs sur lesquels doit se faire un tri de votre tableau Si vous ne trouvez pas le champ sur lequel doit se faire le tri, utilisez la commande Tous les champs Contact dans la liste déroulante Sélectionner les champs disponibles dans : Filtrer les adresses cliquez sur le bouton Filtre de la fenêtre Affichage personnalisé : Onglet Contacts Filtrez selon une localité, une adresse ou par rapport à une date. Onglet Autres choix Filtrez selon une catégorie, les qui ont des indicateurs, des pièces jointes, page 8/10

9 activez les catégories que vous souhaitez filtrer en cliquant sur le bouton Catégories Appliquer l affichage cliquez sur le bouton Appliquer l affichage de la fenêtre Organisateur de l affichage personnalisé un affichage supplémentaire s affiche dans le volet de gauche personnalisez la largeur des colonnes directement depuis l affichage en cours et utilisez le bouton Personnaliser l affichage en cours dans le volet de gauche pour adapter votre affichage Fusion vers Word sélectionnez l affichage des que vous avez personnalisé Outils _ Fusion et publipostage sélectionnez les options détaillées dans la boîte de dialogue affichée ci-dessous page 9/10

10 1 définissez si tous les de l affichage doivent être utilisés dans le publipostage ou uniquement les sélectionnés au préalable 2 spécifiez si seuls les champs de l affichage seront utilisés pour le publipostage 3 cliquez sur le bouton Parcourir pour ouvrir la lettre qui sera utilisée pour le publipostage (si elle est déjà créée) sinon utilisez l option Nouveau document 4 sélectionnez le type de publipostage et la fusion vers Nouveau document pour contrôler le résultat avant l impression l application Word est lancée automatiquement cliquez sur l option Modifier le document de publipostage préparez votre lettre dans le document vide affiché si vous avez choisi un nouveau document utilisez le bouton Insérer les champs de fusion, de la barre d outils Fusion et publipostage, pour placer les informations spécifiques à chaque personne lorsque votre lettre est terminée, cliquez sur le bouton Fusionner vers un nouveau document, de la barre d outils Fusion et publipostage sélectionnez la commande Tous pour fusionner l ensemble des provenant de votre affichage personnalisé page 10/10