Mise en forme de documents : travaux pratiques (2) Table des matières

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1 Centre de Ressources Pédagogiques Mise en forme de documents : travaux pratiques (2) Version LibreOffice Writer Table des matières Transfert de styles d un document vers un autre 3 Numérotation hiérarchisée des styles 4 Fusion de fichiers 5 Utilisation du modèle de thèse numérique 6 Création d'une table des matières pour les annexes 9 Statistiques 11 Impression recto-verso du document numérique 11 Notes et renvois 12 Légendes et table des illustrations 13 Modèles 15 Publipostage 16 Étiquettes

2 Écoles doctorales - 2 -

3 Centre de Ressources Pédagogiques Transfert de styles d un document vers un autre Une thèse contient des chapitres, souvent volumineux. Il est souvent recommandé de travailler ces chapitres dans des fichiers différents, afin de pouvoir les modifier plus aisément. Mais cela nécessite d harmoniser les styles utilisés dans les différents fichiers, avant de les réunir. On peut importer des styles dans un document ouvert à partir d'un autre document, qui peut être ouvert ou fermé. On ouvre la fenêtre Styles et formatage (menu Format Styles et formatage ou touche F11) ; on clique sur la petite flèche noire situé en haut à droite de la fenêtre des styles et on choisit Charger les styles dans le menu déroulant. Pour remplacer les styles du document actif par les styles importés de même nom, on active la case à cocher Écraser, en bas de la boîte de dialogue. On clique sur le bouton À partir d'un fichier, on localise et on sélectionne le fichier contenant les styles à utiliser, puis on clique sur Ouvrir. Le document ouvert se met à jour automatiquement : les styles de même nom que ceux du document source sont remplacés, les autres styles du document source se sont ajoutés à la liste des styles disponibles dans le document. Il reste à l'enregistrer dans sa nouvelle version. o Ouvrir successivement les fichiers institutions.odt, sommets. odt, assemblee. odt et comptes-rendus. odt avec LibreOffice Writer, les faire analyser par le correcteur orthographique, les corriger et les réenregistrer. On constate que dans les quatre fichiers, les paragraphes de même niveau sont mis en forme avec des styles de même nom (Normal, Titre 1, Titre 2 et Titre 3) mais dont les caractéristiques (police de caractères, taille, italique, souligné ) sont différentes. On souhaite les harmoniser en utilisant les styles de institutions.odt. o Charger dans les trois autres documents les styles du document institutions.odt en procédant comme indiqué ci-dessus, sans oublier de réenregistrer les documents modifiés

4 Écoles doctorales Nota : La numérotation ne faisant pas partie du style, mais se faisant indépendamment par le menu Outils Numérotation des chapitres (voir paragraphe suivant), elle n'est pas récupérée dans le transfert de style. Les titres 1, 2 et 3, numérotés dans le document institutions, se retrouvent sans numérotation dans sommets après le transfert. Numérotation hiérarchisée des styles o Successivement dans chacun des 3 fichiers sommets. odt, assemblee. odt et comptes-rendus. odt, numéroter les styles Titre 1, Titre 2 et Titre 3 en procédant comme indiqué ci-dessous. 1. Placer le curseur sur le Titre 1 "Les derniers sommets de la francophonie" du document sommets. 2. Choisir le menu Outils Numérotation des chapitres. et dans la boîte de dialogue qui s'est ouverte, cliquer sur l'onglet Numérotation. 3. Dans la liste verticale Niveau, vérifier que le niveau 1 est bien sélectionné. 4. Dans la zone Style de paragraphe, sélectionner le style de titre auquel vous voulez ajouter un numéro de chapitre. 5. Dans la zone Numéro, sélectionner le style de numérotation à utiliser. 6. Choisir le séparateur (par exemple un «.» derrière le numéro). puis cliquer sur OK. o Modifier ensuite le style «Titre 2» en plaçant le curseur sur le Titre 2 "Le Sommet de Moncton : vers une francophonie plus politique?" du document sommets, en procédant comme précédemment, mais appliqué au Niveau

5 La boîte de dialogue est identique à la précédente, mais s'appelle maintenant Numérotation du plan. Dans la liste verticale Niveau, vérifier que le niveau 2 est bien sélectionné. Indiquer dans la zone Afficher les niveaux le nombre de chiffres à afficher. Centre de Ressources Pédagogiques o Modifier ensuite le style «Titre 3» en plaçant le curseur sur le Titre 3 " 3-5 septembre 1999." du document sommets, en procédant comme précédemment, mais appliqué au Niveau 3. Dans la liste verticale Niveau, vérifier que le niveau 3 est bien sélectionné. Sauvegarder le document modifié. o Procéder de même pour numéroter les titres des documents assemblee et comptes-rendus et sauvegarder les documents modifiés. Fusion de fichiers Insertion Fichier permet de reconstituer un fichier à partir de fichiers composés séparément. Les numéros de page, de chapitre, de sous-chapitres, etc. sont automatiquement mis à jour lors de la fusion, ainsi que les numéros des notes de bas de page. Les quatre documents précédents proviennent du site Internet de l Association Pour la Francophonie. Ils sont conçus pour être lus dans l ordre suivant : institutions, sommets, assemblee, comptes-rendus. o Ouvrir le document institutions. Se placer à la fin de ce document, faire un saut de ligne ou un saut de page, de façon à bien terminer le document en cours et, par Insertion Fichier, insérer le fichier sommets.odt, puis successivement les fichiers assemblee.odt et comptes-rendus.odt, chaque fois après un saut de ligne ou de page. o Vérifier le suivi des numérotations des pages, des titres, des notes de bas de page

6 Écoles doctorales o Par Fichier Enregistrer sous, enregistrer le document sous le nom apf. L'extension.odt s'ajoute automatiquement lorsque la case à cocher Extension automatique est activée. Puis en enregistrer une 2ème version sous le nom apf2.odt. Révision : Dans ce fichier apf2, créer un nouveau style, appelé par exemple num, permettant de numéroter les paragraphes. o Appliquer ce nouveau style aux 1ers paragraphes du texte. o Enregistrer le fichier ainsi modifié et le fermer. Utilisation du modèle de thèse numérique Guide du doctorant : en relation avec ses écoles doctorales, chaque établissement diffuse auprès des doctorants les consignes à suivre pour la présentation des thèses. Ces consignes peuvent prendre la forme de modèles de documents ou de feuilles de styles à respecter : page 5. A partir de la page Rédaction de la thèse du site de l'université : article/&rh=theses&rf=p2-theses-redac télécharger le modèle Writer à utiliser pour la thèse numérique, fichier nommé styles_these-numerique_openoffice.odt. o Ouvrir le fichier styles_these-numerique contenant les styles. o Parcourir le document pour découvrir sa structure, sa mise en forme, ses styles. o Le réenregistrer sous le nom mathese.odt. o Se placer dans le document apf2, et en procédant comme vu ci-avant, et importer dans ce fichier apf2 tous les styles du fichier styles_these-numerique.odt. Vérifier que les styles de même nom ont bien changé (Standard, Titre 1 ), que le style personnalisé Num a bien été conservé, et réenregistrer le document ainsi modifié - 6 -

7 Centre de Ressources Pédagogiques o Dans mathese.odt, se positionner au début de la partie 2, et insérer le fichier apf2.odt : Le texte de apf2 est maintenant intégré au fichier mathese. Nota : Constater que la numérotation a disparu. Ne faisant pas partie du style, mais du document, elle avait été conservée dans apf2 après le transfert de style, mais n'est pas récupérée par l'insertion du fichier. Les styles du modèle de thèse numérique ne possèdent pas de numérotation automatique, de façon à laisser libre l'auteur de numéroter ses titres en manuel s'il le souhaite. Pour doter les styles des titres d'une numérotation hiérarchisée automatique, procéder comme vu précédemment. Parcourir le texte, faire les enchaînements et/ou insérer des sauts de page chaque fois que nécessaire, en particulier lorsqu'un titre se trouve en bas de page, comme montré ci-contre. o Vérifier que le style personnel "num" de l'ancien document est bien conservé et appliqué aux paragraphes concernés, et refaire la numérotation, qui appartiendra ainsi à ce nouveau document. o Se placer sur le sommaire (table des matières) placé au début du document (page 6), et le mettre à jour pour tenir compte du texte nouvellement inséré. o Vérifier que tous les titres apparaissent bien, et que les numéros de pages sont bien des liens hypertextes

8 Écoles doctorales Si ce n est pas le cas : - placer le curseur sur un numéro de page de la table, - faire un double clic droit de la souris pour afficher le menu contextuel - choisir Éditer l index/la table. La fenêtre de dialogue Insertion d'index s'ouvre : cliquer sur l'onglet Entrées. Dans la liste Niveau, cliquer sur le niveau de titre auquel assigner des liens hypertexte. Sur la ligne Structure, cliquez dans la zone devant E#, puis cliquez sur le bouton -Hyperlien-. Cliquez dans la zone située entre la case E et la case T, puis cliquez sur le bouton -Hyperlien-. Répéter le processus pour chacun des niveaux de titre à transformer en lien hypertexte, ou cliquer sur le bouton - Tout- pour appliquer le formatage à tous les niveaux

9 Centre de Ressources Pédagogiques o Enregistrer le document ainsi augmenté, au format.odt, puis l'exporter au format.pdf, demandé pour remettre la thèse numérique. Utiliser le menu Fichier Exporter au format PDF ou l'icône PDF de la barre d'outils. Création d'une table des matières pour les annexes Créer une deuxième table des matières dans un document nécessite de créer un style spécifique (ou une famille de styles) pour les titres à prendre en compte dans cette table (voir poly 1, Création de styles personnalisés-page 9 et Prise en compte d'un style personnalisé dans la table des matières-page 21). Le cas général d'application est la création d'une table pour les annexes. o Ouvrir le fichier apf.odt et se placer à la fin du document. o Faire 1 saut de page et générer la table des matières avec 3 niveaux de titres. o Faire 2 sauts de page et en haut de chacune de ces pages nouvelles, saisir les titres ANNEXE 1 et ANNEXE 2. o Créer un nouveau style "annexe" pour mettre en forme ces 2 titres. o Insérer à nouveau une page avant les annexes et insérer à la suite la table des matières des annexes, - avec pour titre "Table des annexes" - avec 1 niveau de titre - 9 -

10 Écoles doctorales et en prenant en compte le style "annexe" dans les Styles supplémentaires. à la table des annexes de la thèse numérique o Reprendre le fichier mathese.odt, se placer dans la table des matières des annexes et actualiser la table (menu contextuel par clic sur bouton droit), pour tenir compte des pages insérées précédemment. Se placer sur la page "Annexe 2". Vérifier que ce titre est bien formaté dans le style personnalisé "annexe". o Insérer un saut de page et créer une annexe 3. o Se replacer dans la table des matières des annexes et réactualiser pour prendre en compte dans la table la 3è annexe

11 Centre de Ressources Pédagogiques Statistiques Le menu Outils Statistiques permet de déterminer le nombre de mots, de paragraphes et de lignes d une zone de texte sélectionnée ou de l ensemble du fichier. Cette option permet de contrôler que les résumés en français et en anglais de la thèse ne dépassent pas les 1700 caractères autorisés, espaces compris (voir guide du doctorant, page 9). 1. Sélectionner le texte en italique constituant les premières lignes du fichier apf.odt. 2. Déterminer le nombre de caractères de ce texte (1043caractères, espaces compris). 3. Désélectionner ce texte et demander à nouveau Outils Statistiques On obtient cette fois les statistiques relatives à l ensemble du fichier. Impression recto-verso du document numérique Dans les règles de Soutenance des thèses, indiquées sur le site de l'université à l'adresse : article/&rh=theses&rf=theses_soutenance, il est précisé : 3 semaines minimum avant la soutenance, vous devez déposer au service des thèses : o 1 CD rom ou une clé USB contenant la thèse au format Word ou Writer et respectant le modèle de thèse Université Panthéon-Assas o 1 exemplaire de la thèse imprimé recto-verso o 2 formulaires d'enregistrement de thèse soutenue o le résumé français/anglais de votre thèse ainsi que les mots clés sur support papier Le modèle de thèse numérique est structuré comme un document imprimable sur le seul recto des pages. Pour son impression recto-verso, il est recommandé d'en enregistrer une copie pour la version imprimée, de façon à ne pas modifier la version numérique, puis de configurer cette copie pour son impression recto-verso. Créer une copie du fichier mathese.odt, et la renommer par exemple mathese-imprim.odt. La page de couverture étant tout à fait spécifique, se positionner sur la page 2. Constater que la page a un style de page, et qu'il existe beaucoup de styles de page dans le document

12 Écoles doctorales Le menu Format Page ouvre la boîte de dialogue correspondant au style de la page. o Dans l'onglet «Page», choisir la mise en page des Pages en vis-à-vis pour que la marge de reliure soit alternativement à gauche (pages impaires) et à droite (pages paires) ; la marge intérieure est augmentée de la valeur de la marge de reliure. o Parcourir le document pour vérifier que toutes les pages alternent bien leur marge de reliure. Dans le cas contraire, se positionner sur la page et reconfigurer la mise en page. o En parcourant le document, insérer un saut de page chaque fois qu'un début de chapitre se trouve sur une page paire, au verso donc. Procéder de même pour toute partie qui se trouve malencontreusement sur le verso d'une page. Attention à la dernière page de couverture qui, elle, doit se retrouver sur une page paire. Mettre à jour ensuite l'index, puis le sommaire, et réenregistrer le fichier modifié. Notes et renvois Un renvoi vers un autre point du même document se fait par le menu Insertion Renvoi, qui ouvre l'onglet "Renvois" de la boite de dialogue "Champs". La liste Catégorie désigne le type d'élément vers lequel on souhaite créer un renvoi. Renvois multiples vers une même note - Reprendre le fichier apf.docx. Regarder la note 2 page 2, et se placer après une nouvelle occurrence du sigle AIPLF, page 8 par exemple. Insérer un renvoi vers la note 2 : dans la liste Type de champ, sélectionner "Note de bas de page" et sélectionner la note souhaitée, dans la liste Insérer une référence à, choisir "Référence" cliquer sur le bouton -Insérer-, puis -Fermer

13 Renvoi de note à note - Centre de Ressources Pédagogiques Se placer dans la note 5, et y faire un renvoi vers la note 3. Légendes et table des illustrations Ouvrir le fichier picasso.odt. On souhaite aboutir au résultat présenté ci-contre

14 Écoles doctorales Par Insertion Image À partir du fichier, insérer les quatre images hotel, sculpture, peche, pipe-verre qui correspondent respectivement à - l hôtel Salé, - une sculpture, - une composition «la pêche» - et une composition «pipe, verre et rhum». o Habiller chacune des images afin d aboutir au résultat présenté ci-avant. Les 2 premières images seront placées face au texte en utilisant un tableau, les 2 suivantes habillées. o Se placer ensuite successivement sur chacune des 4 images et insérer la légende par Insertion Légende. La fenêtre de dialogue "Légende" s'ouvre, à compléter :

15 Centre de Ressources Pédagogiques Après chaque validation, la légende apparaît automatiquement sous l image. o Sur la page suivante (effectuer un saut de page), créer automatiquement la table des illustrations auxquelles ont été associées des légendes par le Menu Insertion Index et tables Index et tables et choisir le type Index des illustrations. Remarque Dans un document complexe, la table des illustrations se place généralement juste après la table des matières. Modèles Lorsqu on demande de créer un nouveau document par Fichier Nouveau Modèles et documents, le logiciel propose de créer le document à partir de modèles listés dans la zone Titre. Pour enregistre le document actif en tant que modèle, utiliser le menu Fichier Modèles Enregistrer

16 Écoles doctorales Illustration : Créer 1 nouveau modèle à partir de la feuille de styles fournie pour les thèses numériques. Publipostage L outil «Publipostage et étiquettes» permet : o d adresser automatiquement un même document à une série de correspondants, les coordonnées de chaque correspondant étant introduites dans le texte du document aux endroits souhaités o de générer des pages d étiquettes, qui sont ensuite imprimées sur des feuilles d étiquettes autocollantes spécifiques. Ouvrir avec LibreOffice Calc le classeur INSCRITS.ods comportant trois feuilles récapitulant les inscrits à trois groupes 1, 2 et 3. Les renseignements figurant dans ce classeur sont NOM, PRENOM, ADRESSE, CODE POSTAL, VILLE, TELEPHONE, , DIRECTEUR DE THESE. Refermer le classeur. o Ouvrir la «lettre type» attestation.doc avec Writer : il comporte un schéma d attestation à compléter par publipostage avec les renseignements individuels. L'enregistrer au format LibreOffice.odt. o Connecter la source des données à la lettre-type par le menu Édition Changer de bases de données, qui ouvre la fenêtre ci-contre. o Cliquer sur le bouton -Parcourir - pour localiser et ouvrir la source de données : le fichier INSCRITS.ods. La fenêtre de dialogue se transforme comme montré ci-contre. o Déplier le classeur INSCRITS et sélectionner la feuille groupe 1, puis cliquer sur le bouton -Définir -. La liaison est maintenant établie entre la lettre-type et la feuille Calc

17 Centre de Ressources Pédagogiques Remarque : La touche «F4» (ou le menu Affichage Sources de données) permet de faire apparaître/disparaître la source au dessus de la lettre type. o Insérer les champs de fusion en ouvrant la fenêtre «Champs» par le menu Insertion Champs Autres..., onglet Base de données : dans la zone "Type de champ", la ligne Champ de mailing est sélectionnée. o Déplier le groupe 1, et se placer à l'endroit d'insertion du champ dans la lettre type. o Cliquer sur le bouton -Insérer-, ou 2 fois sur le nom du champ de la liste verticale : le nom du champ s'inscrit dans la lettre

18 Écoles doctorales o Recommencer autant de fois que nécessaire pour insérer les champs de fusion souhaité, sans fermer la fenêtre de dialogue. Résultat : Réaliser la fusion à l'aide de l'assistant : menu Outils Assistant Mailing 1/ Choisir «Utiliser le document actif» à l'étape 1, puis sauter à l'étape 6. Les flèches de déplacement de la moitié supérieure de la fenêtre de dialogue permettent de visualiser les données, ligne par ligne de la feuille du classeur source. À ce stade, il est possible, en cochant la case «Exclure ce destinataire», d éliminer certains enregistrements du document final. 2/ Cliquer sur le bouton «Suivant», ou passer à l'étape 7. Writer génère alors un document unique qui comprend autant de pages qu il y a d inscrits dans le groupe choisi. Ce nouveau document s'appelle par défaut Sans nom 1. 3/ Passer à l'étape 8 et choisir son option pour l enregistrement sous un nom choisi

19 Centre de Ressources Pédagogiques Étiquettes Un outil analogue à celui du publipostage permet de générer des pages d étiquettes, qui sont ensuite imprimées sur des feuilles d étiquettes autocollantes spécifiques. Différents formats existent, correspondant à une grande variété de tailles d étiquettes. o Ouvrir un nouveau document en choisissant «Etiquettes», et compléter les différents onglets de la fenêtre de dialogue qui s'est ouverte. o Cliquer sur le bouton «Nouveau document» : la page d étiquettes est créée. o Utiliser comme précédemment l'assistant Mailing pour compléter chaque étiquette par les coordonnées des différents inscrits