Notice d utilisation de la solution EFIDEM pour l envoi de FAX, SMS et MAIL

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1 Notice d utilisation de la solution EFIDEM pour l envoi de FAX, SMS et MAIL Sommaire : ENVOYER UN OU PLUSIEURS FAX... p.2 Un fax simple Fax multiples ENVOYER UN OU PLUSIEURS SMS.. p.4 Un SMS simple Sms multiples ENVOYER DES MAIL EN MASSE. p.6 Pourquoi externaliser l envoi d s? Envoi d s EXCEL POUR LES FICHIERS DESTINATAIRES.. p.8 EXTRANET EASYWEB EFIDEM. p.9 1

2 ENVOYER UN OU PLUSIEURS FAX : La solution vous permet d envoyer autant de fax que vous le voulez à partir d un seul . Il suffit de générer un contenant les documents que vous désirez transmettre. La plateforme technologique réceptionne les documents, les convertit au format fax et les distribue aux numéros de fax que vous avez choisis. Pour un fax simple, vous adressez votre mail à la plateforme, en saisissant le n de fax Par exemple, si le numéro à qui vous devez envoyer votre fax est le , il vous suffit de nous envoyer un comme dans la capture d écran ci-dessous : Notez que si vous avez une page de garde paramétrée sur votre profil, le texte du corps de votre apparaîtra dans le corps de la page de garde. Vous recevrez par mail successivement un accusé de traitement puis un accusé d état de délivrement. 2

3 Pour envoyer plusieurs fax en même temps, adressez le mail à ajoutez la liste des numéros des destinataires en pièce jointe au format liste.txt ou liste.xls. En Excel, le nom de la liste doit commencer par efidem et ne pas comporter d accents. Votre Excel doit comprendre les numéros de fax, sur une seule colonne. La colonne qui contient les numéros de fax doit contenir le mot «fax» en ligne 1. Un accusé vous est envoyé immédiatement sur votre adresse , incluant un lien internet vous permettant de visionner en détail l état de vos envois. 3

4 ENVOYER UN OU PLUSIEURS SMS : Pour un sms simple, vous adressez votre mail à la plateforme, en le saisissant de la fonction suivante sms=le n de Par exemple, si le numéro à qui vous devez envoyer votre sms est le , il vous suffit de nous envoyer un comme dans la capture d écran ci-dessous : Attention : N oubliez pas d effacer votre signature. Vous devez inclure dans le corps du mail uniquement le texte du SMS, en texte brut, sans sauts de ligne et en moins de 160 caractères. Vous recevrez par mail les accusés. Pour envoyer plusieurs sms en même temps, Il vous suffit de préparer un avec le texte de vos SMS dans le corps de l . Les deux tâches à réaliser pour que notre plateforme technologique traite votre message sont : Vous adressez votre au destinataire Vous ajoutez une pièce jointe nommée LISTE.TXT (fichier Bloc Note) ou LISTE.xls (Fichier Excel) contenant les numéros de téléphones portables à qui vous désirez envoyer votre message. En Excel, vous pouvez appeler votre liste par n importe quel nom à condition que celui-ci commence par EFIDEM, en majuscules ou minuscules. En Excel aussi, la colonne contenant les numéros de portables doit s intituler «Portable» ou «SMS», en A1 par exemple. Exemple de fichier de destinataires Excel : 4

5 Exemple de fichier de destinataires de type.txt ci-dessous : Attention : N oubliez pas d effacer votre signature. Vous devez inclure dans le corps du mail uniquement le texte du SMS, en texte brut, sans sauts de ligne et en moins de 160 caractères. Un accusé vous est envoyé sur votre adresse , incluant un lien internet vous permettant de visionner en détail l état de vos envois. Il est aussi possible d écrire un message contenant des champs variables. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, il vous suffit d écrire les champs variables NOM ou PRENOM entouré du dans le corps de texte de votre message . Ces champs se retrouvent dans votre fichier texte comme dans la capture d écran ci-dessous. Exemple de fichier destinataire : Voici un exemple d La plateforme envoie un message personnalisé à chacun de vos destinataires. Par exemple, le premier message sera «Cher aaaaa xxxxx, écrivez ici le texte». 5

6 ENVOYER DES MAIL EN MASSE Pourquoi externaliser l envoi de vos s? Bande passante : vous préservez la bande passante de votre entreprise et ne ralentissez pas le travail des autres collaborateurs. Vous utilisez la bande passante EFIDEM. Réputation FAI / «Whitelistage» : votre adresse sera déclarée en tant qu adresse expéditrice et reconnue officiellement par les FAI comme expéditeur de mails groupés («whitelistée»). Vos s ne pourront donc plus être considérés comme spam. Délivrabilité : une fois devenue officielle, votre adresse passera les serveurs smtp, vos messages aboutiront mieux et plus vite chez les destinataires. Votre taux d aboutissement augmentera à chaque envoi. Suivi dynamique : EasyMail offre la meilleure traçabilité - Traçabilité des ouvertures de vos mails, en pourcentage et par adresse - Traçabilité détaillée des liens qui ont été cliqués, en pourcentage et par adresse. - Liste des adresses en erreur rejetées par les serveurs smtp et des adresses qui n existent plus - Statistiques générales de votre envoi Multipart alternatif : EasyMail rend vos s lisibles quel que soit le type de messagerie ou de connexion des destinataires (ordinateur, tablette, smartphone ). Ceci garantit que 100% des s reçus puissent être visionnés. Envoi d s Vous préparez l exactement comme vous voulez que vos destinataires le reçoivent. La plateforme reprend le sujet et le corps de votre texte, votre nom et adresse mail, puis envoie à chaque destinataire que vous avez désigné, ce message de manière unique. Vous pouvez aussi ajouter les pièces jointes que vous voulez, elles seront traitées par la solution. Les deux tâches à réaliser pour que la plateforme traite votre message sont : Vous envoyez votre à l adresse Vous ajoutez une pièce jointe nommée LISTE.TXT ou LISTE.XLS contenant la liste des destinataires à qui vous désirez envoyer votre . En Excel, vous devez appeler votre liste par n importe quel nom à condition que celui-ci commence par EFIDEM, en majuscules ou minuscules et ne comporte pas d accents. Option : changement du nom / adresse de l expéditeur ou, programmation de l envoi en différé, par l insertion d un fichier «Config» en pièce jointe Vérification / validation de votre message par vos soins comme pour tout autre Attention ; si votre liste est au format Excel, il faut que la colonne contenant les adresses soit intitulée « ». Cette liste peut comporter d autres colonnes de type nom, prénom, portable, adresse La plateforme reprend automatiquement l objet, le corps du message, les pièces jointes (autres que LISTE et Config), le nom et l adresse de l expéditeur puis procède à l ing. 6

7 Dans le cas où un destinataire renverrait une réponse à votre message, la réponse vous revient naturellement sur l adresse expéditrice. *Attention si vous optez pour l option «pièces jointes» ; par défaut votre compte est limité à une pièce jointe par envoi et à 2 Mb de taille totale. Un accusé de réception est délivré, contenant le rappel des données de votre envoi ainsi que le lien de suivi de votre envoi Le lien vous permet de consulté pendant 30 jours suivant l envoi le rapport détaillé. Ce rapport est exportable sous Excel 7

8 EXCEL POUR LES FICHIERS DESTINATAIRES L utilisation d Excel pour la création de vos fichiers destinataires est recommandée pour une mise en forme plus simple. Votre fichier Excel doit porter un nom qui commence par EFIDEM, en minuscules ou majuscules, et ne pas comporter d accents. Les intitulés des colonnes doivent être placés sur la première ligne (1) du fichier. Exemple : efidem-liste de distribution.xls Pour les sms, la colonne comportant les numéros de téléphone doit s appeler : MOBILE, SMS ou PORTABLE, en majuscules ou minuscules. Pour les s, la colonne comportant les adresses doit s appeler : , en majuscules ou minuscules. Pour les fax, la colonne comportant les numéros de fax doit s appeler : FAX, en majuscules ou minuscules. Votre fichier ne doit pas comporter de sauts de lignes ou de lignes blanches A/ Exemple SMS B/ Exemple C/ Exemple Fax Après votre envoi, à réception de la notification, vous cliquez sur le lien, et accédez à Webreport. Si vous téléchargez votre fichier de données, vous retrouverez vos données originales auxquelles seront ajoutées les données résultantes de votre envoi. 8

9 EXTRANET EASYWEB EFIDEM EASYWEB est le site Extranet d EFIDEM. Cet extranet est une interface de communication qui permet de réaliser des envois sur différents médias en mode message unique ou groupé, sur des listes de contacts importées. Des outils sont mis à disposition pour vous permettre de générer et suivre vos envois, en vérifier les statuts, éditer des rapports, mais aussi de mettre en place des campagnes d envois. L adresse d accès à EASYWEB est La connexion se fait à partir de votre adresse mail pour le login et mot de passe. Une documentation complète est disponible pour ceux devant mettre en place des campagnes. Aperçu d EasyWeb : 9