AUDIT ET SUIVI DE LA GOUVERNANCE DES INSTITUTIONS, ORGANES ET INSTITUTIONS SPECIALISEES DE LA CEMAC

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1 COMUNAUTE ECONOMIQUE ET MONETAIRE DE L AFRIQUE CENTRALE CONFERENCE DES CHEFS D ETAT PROGRAMME DES REFORMES INSTITUTIONNELLES COMMISSION AUDIT ET SUIVI DE LA GOUVERNANCE DES INSTITUTIONS, ORGANES ET INSTITUTIONS SPECIALISEES DE LA CEMAC

2 Contenu I. Contexte et objectifs... 2 II. Activités à réaliser... 3 II.1. En ce qui concerne l audit et le suivi de la gouvernance... 3 II.2. En ce qui concerne l audit financier et comptable... 4 III.Résultats attendus... 5 III.1. En ce qui concerne l audit et le suivi de la gouvernance... 5 III.2. En ce qui concerne l audit financier et comptable... 6 IV.Calendrier de réalisation de l audit... 6 V. Profil de l Auditeur

3 PROJET DE TERMES DE REFERENCE I. Contexte et objectifs La Communauté Economique et Monétaire de l Afrique Centrale (CEMAC) est une organisation internationale sous régionale créée en 1994, ayant son Siège à Bangui (République Centrafricaine) et regroupant six (6) Etats de l Afrique Centrale : le Cameroun, la Centrafrique, le Congo, le Gabon, la Guinée Equatoriale et le Tchad. A l issue de l audit général de la CEMAC effectué en 2005/2006, les Chefs d Etat avaient décidé de la mise en œuvre d un Programme des Réformes Institutionnelles (PRI) pour relancer et renforcer le processus d intégration. Dans le cadre de ce PRI, un vaste chantier de Réforme des Textes a été entamé depuis 2007 dans le but de réaliser un saut qualitatif majeur dans la gouvernance des Institutions, Organes et Institutions Spécialisées de la Communauté. A titre d exemples, les Statuts de la Banque Centrale (BEAC), le Règlement Financier communautaire, les Statuts du personnel communautaire ont été réaménagés ; un nouveau Règlement portant procédures de passation, d exécution et de règlement des marchés publics de la Communauté a été adopté. Après trois années de mise en œuvre du PRI, la CEMAC souhaite à présent procéder à l audit et au suivi de la gouvernance de ses Institutions et Organes, afin de s assurer que le dispositif existant est en phase avec l esprit et la lettre des nouveaux Textes issus du PRI. La finalité de ces audits est de garantir l observation des bonnes pratiques de gouvernance conformément aux normes internationales, au niveau des Institutions et Organes, de suivre les performances enregistrées et de rendre compte régulièrement et en temps réel aux très hautes Autorités de la CEMAC. L Audit de bonne gouvernance comportera également un volet «audit financier et comptable» dont le but est la consolidation de la transparence et l assainissement de la gestion des finances de la Communauté. A cet effet, le Consultant donnera son opinion sur les comptes annuels ainsi que sur la régularité et la conformité aux dispositions en vigueur des recettes et des dépenses de chaque institution auditée. L audit et le suivi de la gouvernance sera un processus pluriannuel. Il devra permettre dans un délai maximal de quatre (4) ans de couvrir les institutions et organes communautaires, de même que les institutions spécialisées, ci-après : Sept (7) institutions et organes communautaires : la Commission de la CEMAC, le Parlement Communautaire, la Cour de Justice Communautaire, la Cour des Comptes Communautaire, la Banque des Etats de l Afrique Centrale (BEAC), la Banque de Développement des Etats de l Afrique Centrale (BDEAC), la Commission Bancaire de l Afrique Centrale (COBAC). Sept (7) institutions spécialisées : la Commission de Surveillance du Marché Financier de l Afrique Centrale (COSUMAF) ; 2

4 la Commission Economique du Bétail, de la Viande et des Ressources halieutiques (CEBEVIRHA), l Organisation de Coordination pour la lutte Contre les Endémies en Afrique Centrale (OCEAC), l Ecole Inter Etats des Douanes (EIED), l Institut de l Economie et des Finances (IEF), l Institut Sous-régional des Statistiques et de l'economie Appliquée (ISSEA), l Institut Sous-régional Multisectoriel de Technologie Appliquées de Planification et d Evaluation de Projet (ISTA). Pour démarrer ce processus d audits tournants en cette année 2012, les premières institutions visées sont la Commission, le Parlement, la CEBEVIRHA et l OCEAC, qui constituent le périmètre à prendre en compte dans les présents termes de référence. Pour les prochains audits, le choix des entités à auditer se fera par les très hautes Autorités de la Communauté, sur proposition de la Commission de la CEMAC. II. Activités à réaliser II.1. En ce qui concerne l audit et le suivi de la gouvernance Il est attendu du ou des cabinet(s) sélectionnés la réalisation d une mission d audit qui permette de tester la pertinence et l efficacité des principes et règles de bonne gouvernance appliqués et d apporter, au besoin, les redressements, ajustements ou améliorations nécessaires. Les principes et règles suivants, classés par domaine, devront au minimum être testés : En matière de prise de décision La mise en place et le fonctionnement effectifs des organes de gouvernance requis (exemples : Conseil d Administration, Comité d Audit, etc.) ; Le respect, lorsque prévu, du principe de collégialité dans le fonctionnement desdites instances; L approche consensuelle dans la prise de décisions lorsque prévue ; Le respect des calendriers et des formes de réunions ; La documentation et le suivi des prises de décisions. En matière de pilotage et de contrôle des activités L élaboration de plans stratégiques déclinés en plans opérationnels ; La mise en place de tableaux de bord et le suivi effectif des indicateurs retenus ; La mise en place et le fonctionnement effectifs des organes de contrôle interne et externe requis ; L élaboration et l application effective des codes de déontologie prévus. En matière de passation de marchés : L économie et l efficacité des processus d acquisition ; Le libre accès à la commande publique ; L égalité de traitement des candidats et la reconnaissance mutuelle ; La transparence des procédures, et ce à travers leur rationalité, leur modernité et leur traçabilité. 3

5 En matière de gestion du personnel : La transparence et l équité dans la gestion des carrières du personnel communautaire (Fonctionnaires et Agents contractuels), notamment en matière de recrutement et d administration (avancements, promotions, et les différentes formes de départs) ; Le respect de l équilibre dans le traitement des différentes nationalités qui composent la Communauté ; Le respect des droits et obligations réciproques de la Communauté et de son personnel. En matière de gestion budgétaire, financière et comptable : La fiabilité, la transparence et le respect des textes budgétaires, financiers et comptables dans toutes les activités ; Le respect des principes d économie, d efficacité et d efficience dans l utilisation des crédits budgétaires ; Le respect des modalités d élaboration et d exécution des budgets, de tenue, de reddition et de vérifications interne et externe des comptes ; La disponibilité de manuels de procédures spécifiant ces modalités. Les domaines et les principes et règles énumérés ci-avant ne sont pas nécessairement exhaustifs. En conséquence, il appartiendra à l Auditeur de les compléter éventuellement, dans son offre technique, soit au départ sur la base des spécificités de l Institution concernée, soit dans le rapport provisoire à partir desdites spécificités relevées à travers les entretiens menés et la documentation collectée. II.2. En ce qui concerne l audit financier et comptable L audit portera sur les exercices 2007 à 2011 inclus. D une manière générale, l audit devra être mené en conformité avec les normes internationales généralement admises et devra inclure les investigations et contrôles que l Auditeur jugera nécessaires en la matière pour donner son opinion sur la situation financière et comptable et sur la gestion du patrimoine de chaque institution, lesquels devront être précisés dans son offre technique, soit au départ, soit dans le rapport provisoire à partir des entretiens menés et de la documentation collectée. Cette précision étant faite, l Auditeur devra, dans un premier temps, analyser : i. l organisation et la tenue de la comptabilité ; ii. la fiabilité et la performance du système informatique. Dans un deuxième temps, l Auditeur devra vérifier, pour chacune des 4 institutions, les phases administratives et comptables de l exécution du budget. Il devra particulièrement, sans que cette liste ne soit exhaustive, vérifier : i. la situation du patrimoine (immobilisations et stocks éventuels) ; ii. la fiabilité et la régularité des dépenses exécutées, ainsi que la réalité de l exécution des commandes ; iii. le respect des procédures d exécution des dépenses et des recettes ; iv. le respect des procédures d acquisition des biens, travaux et services ; v. le respect de la limite des crédits autorisés ; vi. la régularité des transferts et virements de crédits effectués. 4

6 Dans un troisième temps, l Auditeur devra analyser et justifier les soldes des différents comptes de la balance, notamment : i. les comptes de report à nouveau ; ii. les comptes de droits constatés ; iii. les comptes des débiteurs ordinaires ; iv. tous les autres comptes de tiers ; v. les comptes de régularisation ; vi. les comptes financiers (avances, valeurs à encaisser, banques, chèques postaux) ; vii. les comptes de caisse ; viii. les comptes budgétaires de dépenses et de recettes ; ix. les comptes de résultats. Dans un quatrième et dernier temps, l Auditeur devra : i. analyser le traitement des opérations comptables de fin d année ; ii. et vérifier le bon montage des différents états des : a. recettes ; b. dépenses ; c. investissements ; et le compte de gestion qui contient : le développement des recettes ; le développement des dépenses ; le développement des résultats de l exercice ; les états de solde des divers comptes de tiers. NB : Il est à souligner que les deux (2) audits ci-dessus (gouvernance d une part, et financier/comptable d autre part) forment un seul lot indivisible. III. Résultats attendus III.1. En ce qui concerne l audit et le suivi de la gouvernance A l issue de ses travaux, l Auditeur devra produire les deux livrables ci-après : Une grille d audit de gouvernance de l Institution concernée présentant : En première colonne les domaines d audit, déclinés chacun suivant les critères qui sous-tendent les principes ou règles pertinents de bonne gouvernance; Dans les colonnes suivantes : l évaluation du degré de conformité de l Institution par rapport à chaque critère suivant une échelle de notation à définir. Ce canevas de présentation de la grille d audit n est qu une suggestion. Il appartiendra à l Auditeur de proposer le canevas qu il jugera le plus approprié. Un rapport provisoire détaillé présentant les travaux effectués, les constats établis et justifiant la notation dans la grille ci-dessus, et les recommandations appropriées. 5

7 Après réception des observations émanant de la CEMAC, l Auditeur procèdera à leur traitement et émettra un rapport final dans un délai maximal de deux (2) semaines. Enfin, l Auditeur fera une présentation du rapport final à la prochaine session ordinaire de la Conférence des Chefs d Etats de la CEMAC dont la date lui sera notifiée à temps opportun. III.2. En ce qui concerne l audit financier et comptable A l issue de ses travaux, l Auditeur devra produire un rapport provisoire décrivant les contrôles et analyses effectués, et contenant les points ci-après : son opinion sur la régularité et la conformité de l exécution des recettes et dépenses ; son opinion sur les comptes annuels de l institution ou organe qui traduisent sa situation financière et son patrimoine ; son opinion sur le respect des procédures d acquisition des biens, services et travaux ; les anomalies ou irrégularités constatées dans la gestion du patrimoine et dans l exécution des dépenses et recettes ; l évaluation de l adéquation, de la fiabilité et de la performance du système informatique en place, support de l exécution financière, administrative et comptable ; les propositions d amélioration à apporter à la qualité des systèmes de gestion et de contrôle interne. Après réception des observations émanant de la CEMAC, l Auditeur procèdera à leur traitement et émettra un rapport final dans un délai maximal de deux (2) semaines. Enfin, l Auditeur fera une présentation du rapport final à la prochaine session ordinaire de la Conférence des Chefs d Etats de la CEMAC dont la date lui sera notifiée à temps opportun. IV. Calendrier de réalisation de l audit La mission se déroulera sur une durée maximale de trois (3) mois comportant les principaux jalons ci-après : Deux (2) mois pour l Auditeur pour déposer les rapports provisoires cités ci-avant ; Deux (2) semaines pour la CEMAC pour formuler et transmettre ses observations à l Auditeur; Deux (2) semaines pour l Auditeur pour traiter les observations reçues et déposer les rapports finaux. V. Profil de l Auditeur L Auditeur devra mobiliser une équipe conséquente pour respecter le calendrier cidessus et comprenant au moins le personnel-clé ci-après : 6

8 Un Expert-Comptable Diplômé, ayant au moins quinze (15) ans d expérience, qui sera le Chef d équipe ; Un Auditeur Financier Senior, ayant au moins dix (10) ans d expérience, qui sera le Chef de projet (Adjoint au Chef d équipe) ; Un Expert en Système d Informations, ayant au moins sept (7) ans d expérience et trois (3) missions d audit informatique à son actif ; Deux (2) Experts en Gouvernance d entreprise satisfaisant les conditions suivantes : Avoir eu une expérience de dix (10) ans au moins dans une société multinationale et/ou dans une structure publique ; Avoir piloté et/ou avoir été impliqué dans au moins un projet relatif à la problématique de la bonne gouvernance (mise en place de pratiques de bonne gouvernance, audit de pratiques de bonne gouvernance, etc.) ; Justifier d au moins trois (3) références en matière d audit et/ou de mise en place de pratiques de bonne gouvernance au sein de structures privées ou publiques. De surcroît, l Auditeur devra justifier d une expérience de missions d audit financier et comptable et/ou de missions d audit de gouvernance en zone CEMAC. 7