SECRETAIRE ASSISTANT(E)

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1 SECRETAIRE ASSISTANT(E) TITRE PROFESSIONNEL DU MINISTERE DU TRAVAIL - NIVEAU IV (Niveau BAC) Titre professionnel de SECRETAIRE ASSISTANT(E) niveau IV (code NSF : 374T) se compose de deux activités types, chaque type comportant les compétences nécessaires à sa réalisation. A cette activité type correspond un Certificat de Compétences Professionnelles. Délivré en partenariat avec ECORIS. Fonction Vous prenez en charge l'ensemble des travaux courants de secrétariat de l'entreprise ou d'un service en appréciant les urgences et les priorités (accueil, gestion du courrier et des appels téléphoniques, mise en forme de documents...) Vous assurez le traitement et le suivi administratif des fonctions commerciales (achats, ventes) et ressources humaines. Vous assurez la coordination et l'organisation au sein de l'unité. Vous travaillez dans tous types d'entreprises (privées, publiques, associatives) et de secteurs professionnels. Vous travaillez dans un bureau, dans le cadre d'une organisation définie. Vous utilisez tous les outils bureautiques et les technologies de l'information et de la communication. Profil Capacités d'adaptation et d'organisation Goût pour le travail soigné Facilité d'expression écrite et orale (bonne maîtrise de la langue française) Réactivité Sens de l'initiative Capacités relationnelles Niveau 1ère - Terminale ou expérience professionnelle dans le domaine

2 Validation Titre Professionnel de niveau IV et/ou Certificats de Compétences Professionnelles (CCP). Le titre de secrétaire assistant est composé de 2 certificats de compétences professionnelles. Ces certificats sont les suivants : 1- Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe ; 2 - Réaliser le traitement administratif des différentes fonctions de l entreprise. A l issue d un parcours continu de formation correspondant au titre visé, le candidat est évalué par un jury composé de professionnels sur la base des éléments suivants : les résultats aux évaluations réalisées en cours de formation un Dossier de Synthèse de Pratique Professionnelle (DSPP) qui décrit, par activité type en lien avec le titre visé, sa propre pratique professionnelle valorisant ainsi son expérience et les compétences acquises une mise en situation professionnelle réelle ou reconstituée appelée «épreuve de synthèse» un entretien avec le jury

3 Programme et Objectifs La formation se compose de 2 modules qualifiants et d'une période en entreprise. CCP 1 : Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe 1. Produire des documents professionnels courants Choisir l outil bureautique adapté et utiliser la fonction appropriée aux travaux à réaliser Utiliser le vocabulaire technique du secteur d activité Présenter les documents professionnels selon les normes requises Contrôler sa production avant transmission Utiliser des outils d information et de communication S adapter aux évolutions des outils technologiques 2. Rechercher et communiquer des informations Choisir le mode de transmission adéquat Utiliser Internet avec pertinence et rapidité Sélectionner l information adéquate et la vérifier Utiliser les différents outils d information et de communication Utiliser les outils bureautiques appropriés Prendre des notes Rédiger des écrits professionnels courants Présenter les écrits selon les normes professionnelles Restituer oralement les informations recherchées 3. Assurer la traçabilité et la conservation des documents Utiliser différents moyens de sauvegarde des fichiers numériques Concevoir et appliquer des procédures et modes opératoires Organiser ses courriels avec efficacité Assurer une veille sur les évolutions des outils technologiques 4. Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur Utiliser les outils de communication : téléphone en réseau et mobile, messagerie téléphonique, télécopieur S exprimer distinctement et avec un vocabulaire adapté Prendre des notes manuscrites ou en saisie simultanée Epeler des noms et des adresses courriel et énoncer des numéros de téléphone en anglais Retranscrire des noms, des adresses courriel et des numéros de téléphone énoncés en anglais

4 5. Assister une équipe dans la planification et l'organisation de ses activités Recenser le matériel nécessaire à la tenue des réunions Créer une liste de tâches et un échéancier Etablir une feuille de route Utiliser des sources d information identifiées pour l organisation des déplacements et des réunions Utiliser un tableur et un traitement de texte Utiliser les outils collaboratifs de planification : téléphone, messageries, agendas partagés, outils de communication à distance Rédiger un compte rendu S adapter aux outils et aux évolutions technologiques CCP 2 : Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l'entreprise. 1. Assurer l'administration des achats et des ventes Utiliser un tableur et un traitement de texte Utiliser un logiciel de gestion commerciale Utiliser les outils de communication courants Respecter les procédures de traitement des commandes Classer dans le respect du plan de classement existant 2. Régler les litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau Rédiger des écrits professionnels courants Utiliser les outils de communication Utiliser un traitement de texte Rechercher l information dans des bases de données et des fichiers internes 3. Assurer le suivi administratif courant du personnel Utiliser les outils bureautiques Concevoir et utiliser des outils de suivi : plannings, fiches, tableaux de suivi Classer efficacement Respecter la législation et la réglementation en matière de droit du travail Appliquer les procédures internes en matière d administration du personnel Rechercher et transmettre des informations en matière de législation du travail Rédiger un écrit professionnel à usage interne

5 4. Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l'activité du service ou de l'entreprise Utiliser les fonctions courantes d un tableur Collecter, sélectionner et exploiter des données chiffrées Présenter des tableaux et des graphiques Contrôler ses résultats Extraire les enseignements principaux des résultats obtenus et rédiger un commentaire succinct PCIE (Passeport de Compétences Informatique Européen) 1. Technologies et société de l information (culture informatique) 2. Gestion des documents (Windows XP) 3. Traitement de textes (Word XP 2007) 4. Tableur et calculs (Excel XP 2007) En option : Possibilité pour les candidats qui le souhaitent de présenter la Certification PCIE Cette certification permet de valider les compétences de base en Technologies de l Information. Elle apporte ainsi la preuve de la maîtrise des outils bureautiques. Période en entreprise (6 semaines)