AC.T.I.V. formations ACcueil Télémarketing Informatique Vente

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1 AC.T.I.V. formations ACcueil Télémarketing Informatique Vente PRESENTATION DE MICROSOFT EXCEL...2 GESTION DE LA FENETRE EXCEL...2 GESTION DES LIGNES ET DES COLONNES...3 GESTION D'UN CLASSEUR...4 GESTION DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR...6 GESTION DES CELLULES...7 MISE EN FORME...10 MISE EN FORME DES NOMBRES...13 SOMME AUTOMATIQUE ET AUTRES FONCTIONS...15 COPIE ET DEPLACEMENT...15 GRAPHIQUES...17 FORMULES AVEC OPERATEUR SIMPLE...20 REFERENCE RELATIVE ET ABSOLUE...21 FORMAT AUTOMATIQUE...21 BASE DE DONNEES...22 UTILISATION DES VOLETS...25 MISE EN PAGE...25 IMPRESSION...27 PROTECTION FEUILLE, CLASSEUR...28 MISE EN FORME CONDITIONNELLE...28 L'ASSISTANT FONCTION...29 COLLAGE SPECIAL...30 GRAPHIQUES (PERFECTIONNEMENT)...30 INSERER DES IMAGES...33 LA BARRE D'OUTILS DESSIN...35 UTILISER LES FORMES ET ZONES DE TEXTE...36 DIAGRAMME...38 CLASSEURS, FENETRES, LIGNES ET COLONNES...39 STYLES...41 LISTES PERSONNALISEES...41 AIDE...41 RECHERCHE ET MODIFICATION...41 LIENS HYPERTEXTES...42 COMMENTAIRES...42 Parc des Bois de Grasse - 1 rue Louison Bobet GRASSE Tél Fax cours@activ-formations.com

2 Présentation de Microsoft Excel Barre des titres Barre des menus Barre d'outils standard Barre d'outils mise en forme Barre de formule Sélecteur de ligne Cellule active Sélecteur de colonne Barre de défilement vertical au sein de la feuille active Barre de défilement horizontal au sein de la feuille active Boutons de défilement des onglets Onglets permettant de sélectionner la feuille à afficher Barre d'outils dessin Volet office Barre d'état Gestion de la fenêtre Excel Afficher / masquer une barre d'outils Menu Affichage / Barre d'outils Dans le sous-menu, choisir la barre d'outils à afficher ou enlever. Afficher / masquer la barre de formule Menu Affichage / Barre de formule Afficher / masquer la barre d'état Menu Affichage / Barre d'état 2

3 Modifier le mode d'affichage Menu Affichage / Normal ou Aperçu des sauts de page. Le mode Normal est le mode d'affichage par défaut. Le mode Aperçu des sauts de page permet de visualiser la feuille active telle qu'elle sera imprimée. Dans ce mode les sauts de page sont visibles et il est possible de les déplacer en effectuant un clic-glisser avec la souris (Excel se chargera d'ajuster la feuille afin que les lignes et/ou les colonnes tiennent dans la page). Gestion des lignes et des colonnes Insérer des lignes ou des colonnes Cliquer avec le bouton droit de la souris sur une cellule qui doit suivre la nouvelle ligne ou colonne à insérer Dans le menu contextuel, cliquer sur Insérer Sélectionner l'option désirée Cliquer sur OK. Supprimer des lignes ou des colonnes Cliquer avec le bouton droit de la souris sur une cellule située dans la ligne ou la colonne à supprimer Dans le menu contextuel, cliquer sur Supprimer Dimensionner une ligne ou une colonne manuellement Placer le pointeur de souris entre deux en têtes de ligne ou de colonne Le pointeur de souris prend la forme de flèches bidirectionnelles Cliquer et glisser pour agrandir ou diminuer la colonne ou la ligne. Astuce : Pour ajuster la taille de la colonne ou celle de la ligne au contenu, placer le pointeur entre deux en têtes et faire un double clic avec le bouton gauche de la souris. Dimensionner une ligne ou une colonne en utilisant le menu Sélectionner, par un clic glisser sur les en têtes, les lignes ou les colonnes concernées Dérouler le menu Format / Ligne ou Colonne Dans le sous menu, cliquer sur l'option désirée (cliquer sur Largeur ou Hauteur pour définir exactement les dimensions à données en nombre de caractères). 3

4 Gestion d'un classeur Un fichier Excel est composé d'un classeur contenant, par défaut, 3 feuilles de calcul. Chaque feuille contient 256 colonnes et lignes. Pour afficher une feuille dans la fenêtre, il suffit de cliquer sur son onglet en bas à gauche de la fenêtre, l'onglet passe alors au blanc. Chaque onglet porte le nom de la feuille de calcul, au départ chaque feuille se nomme Feuil 1, Feuil 2, Feuil 3 etc. Lorsqu'une feuille doit être affichée et que son onglet n'est pas visible, il faut utiliser les boutons de défilement situés à gauche des onglets. Pour se déplacer au sein d'une feuille de calcul, utilisez les barres de défilement ou les touches de direction du clavier. Chaque feuille de calcul est composée de cellules. Les cellules sont les différentes cases où les données (nombre, texte, date etc.) pourront être saisies. Elles sont référencées par une lettre en colonne et un chiffre en ligne, ainsi la référence de la première cellule d'une feuille est A1. Pour atteindre une cellule, pointer la cellule à sélectionner et cliquer (la cellule est alors entourée d'un cadre noir confirmant votre sélection). La référence de la cellule sélectionnée s'affiche alors à gauche de la Barre de formule dans la Zone nom Créer un nouveau classeur Cliquer sur l'icône Ou Menu Fichier / Nouveau Sélectionner dans la boîte de dialogue le modèle sur lequel votre classeur doit être basé (Classeur pour un classeur standard) Ok Ouvrir un classeur Cliquer sur l'icône Ou Menu Fichier / Ouvrir Sélectionner dans la zone Regarder dans : le dossier ou l'unité à explorer Dans la fenêtre qui affiche le contenu de l'élément sélectionné, effectuer un double clic sur le classeur à ouvrir. Fermer un classeur Menu Fichier / Fermer Ou Cliquer sur la croix en haut à droite de la fenêtre du classeur. 4

5 Enregistrer un classeur Enregistrer un nouveau classeur Cliquer sur le bouton Ou Menu Fichier / Enregistrer Le programme affiche alors la boîte de dialogue Enregistrer sous car il ne connaît ni le nom ni l'emplacement de ce nouveau classeur. Sélectionner l'unité de stockage Faire un double clic pour ouvrir le dossier dans lequel le classeur doit être sauvegardé (répéter l'opération si le dossier contient des sous-dossiers) Donner un nom au classeur (255 caractères max.) Cliquer sur Enregistrer Sélectionner le dossier de stockage Nommer le classeur Cliquer sur Enregistrer Enregistrer un classeur existant Cliquer sur le bouton Ou Menu Fichier / Enregistrer Associer un mot de passe à l'enregistrement d'un classeur Menu Fichier / Enregistrer ou Enregistrer sous Dans la boîte de dialogue, cliquer sur le bouton Outils Dans le menu sélectionner Options générales Une boîte de dialogue s'affiche: Entrer un mot de passe pour la lecture et/ou la modification (15 caractères max.) Confirmer ce mot de passe puis cliquer sur Ok. 5

6 Gestion des feuilles dans un classeur Renommer une feuille Effectuer un double clic sur l'onglet de la feuille à renommer Taper le titre de la feuille (31 caractères max.) Changer la couleur de l'onglet de la feuille Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'onglet de la feuille à supprimer Dans le menu contextuel, cliquer sur Couleur d'onglet Cliquer sur la couleur voulue puis sur OK pour valider. Sélectionner une ou plusieurs feuilles Cliquer sur son onglet pour sélectionner une feuille Appuyer sur la touche CTRL du clavier et cliquer sur les différents onglets pour sélectionner plusieurs feuilles (ceci permet par exemple de saisir la même valeur au même endroit dans plusieurs feuilles en même temps). Supprimer, Insérer une feuille dans un classeur (255 au maximum) Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'onglet de la feuille à supprimer Dans le menu contextuel, cliquer sur Supprimer ou Insertion / Feuille Cliquer sur OK pour valider. Déplacer ou copier une feuille Cliquer sur l'onglet de la feuille à déplacer ou copier Glisser horizontalement pour déplacer la feuille, un triangle noir s'affichera pour indiquer la future position de la feuille (garder la touche CTRL appuyée pendant le déplacement pour copier la feuille). 6

7 Déplacer ou copier une feuille dans un autre classeur Ouvrir les classeurs concernés Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'onglet de la feuille Dans le menu contextuel, cliquer sur Déplacer ou copier Une boîte de dialogue s'affiche : Sélectionner le classeur de destination Indiquer la position de la feuille à insérer Cliquer sur OK pour valider Cocher cette option pour effectuer une copie Gestion des cellules Sélection dans la feuille de calcul Sélection d'une cellule Cliquer sur la cellule à sélectionner Sélection d'une plage de cellule Cliquer sur la première cellule en haut à gauche de la plage, tenir appuyé et glisser pour étendre la sélection en colonne et en ligne jusqu'à atteindre la dernière cellule en bas à droite. La plage sélectionnée est affichée en noir. Astuce : Lors de la sélection d'une grande plage, la sélection par le "clic-glisser" devient délicate. Cliquer sur la première cellule en haut à gauche de la plage Utiliser les barres de défilement pour visualiser la dernière cellule en bas à droite de la plage Maintenir la touche SHIFT ou Maj du clavier Cliquer sur cette dernière cellule. Sélection de plusieurs cellules non adjacentes Cliquer sur la première cellule à sélectionner Maintenir la touche CTRL du clavier appuyée Faire un clic sur chaque cellule à sélectionner 7

8 Saisir dans une ou plusieurs cellules Saisir une valeur dans une cellule Sélectionner la cellule Taper le texte, le chiffre ou la date et appuyer sur la touche Entrée ou Tab du clavier pour valider la saisie. Pour saisir une date, utiliser le caractère / ou comme séparateur du jour, du mois et de l'année. Saisir des valeurs dans une plage de cellule Sélectionner la plage ou les cellules à remplir Taper la première valeur à insérer dans la cellule Presser la touche Tab (ou Entrée) du clavier pour passer à la cellule suivante. La première valeur est toujours insérée dans la cellule sélectionnée mais dont le fond reste blanc. Astuce : Pour insérer la même valeur dans plusieurs cellules, Sélectionner la plage ou les cellules concernées Taper la valeur à insérer Valider la saisie en appuyant sur les CTRL+Entrée Supprimer des valeurs dans une ou plusieurs cellules Sélectionner la ou les cellules à effacer Appuyer sur la touche Suppr du clavier Astuce : Pour supprimer le contenu et le format d'une cellule, Sélectionner la plage ou les cellules concernées Dans le menu Edition, choisir Effacer puis Tout Modifier une valeur dans une cellule Effectuer un double clic sur la cellule (un point d'insertion clignotera alors dans la cellule) Déplacer le curseur avec les flèches de direction du clavier ou avec la souris et utiliser la touche Suppr ou (au-dessus de la touche Entrée) pour corriger la valeur de la cellule Appuyer sur la touche Entrée pour confirmer la nouvelle saisie. Ou Cliquer sur la cellule à modifier (sa valeur est affichée dans la Barre de formule) Cliquer dans cette barre de formule pour placer le point d'insertion et corriger la valeur Appuyer sur la touche Entrée ou cliquer sur le bouton Entrer (dans la Barre de formule) pour confirmer la nouvelle saisie. Pour annuler la modification, cliquer sur le bouton Annuler Insérer l'heure dans une cellule : idem avec touche «:» 8

9 Saisie semi-automatique Valider la saisie semi-automatique Dérouler le menu Outils / Options Cliquer sur l'onglet Modifications Cocher l'option en bas de la fenêtre "Saisie semi-automatique des valeurs de cellule" Cliquer sur OK. Liste de choix en utilisant le menu contextuel Cliquer avec le bouton droit de la souris sur la cellule vierge située en dessous du texte déjà tapé Dans le menu contextuel, cliquer sur Liste de choix Une liste déroulante s'affiche juste en dessous de la cellule, cliquer sur le mot à insérer dans la cellule. Recopie par poignée créer des séries La poignée est représentée par le carré inférieur droit de la cellule (ou de la plage de cellules) lorsque celle-ci est sélectionnée. Lorsque le pointeur de souris est placé sur cette poignée, il prend la forme d'une croix noire. Lorsque le pointeur est en forme de croix, cliquer et glisser horizontalement ou verticalement pour recopier la valeur dans les cellules voisines. Pendant la recopie en ligne ou en colonne la valeur qui sera insérée dans la cellule s'affiche sous forme d'une info-bulle. Si la poignée de recopie a été tirée trop loin, ramener pour effacer les valeurs inutiles. Suivant le contenu de la cellule, la poignée de recopie n'effectue pas la même opération: La cellule contient du texte Le même texte est recopié dans les cellules voisines. Poignée de recopie La cellule contient du texte et des chiffres Pour chaque recopie le texte est reproduit mais le chiffre est incrémenté ou décrémenté. Astuce : Pour recopier la même valeur, effectuer la recopie en gardant la touche CTRL du clavier appuyée. La cellule contient des chiffres Le même chiffre est recopié dans les cellules voisines Astuce : Pour forcer l'incrémentation du chiffre (avec un pas de 1), effectuer la recopie en gardant la touche CTRL du clavier appuyée. La cellule contient une date La date est incrémentée ou décrémentée d'un jour à chaque recopie. Astuce : Pour recopier la même date, effectuer la recopie en gardant la touche CTRL du clavier appuyée. 9

10 La cellule contient une formule Recopie en ligne : chaque lettre composant la référence des cellules contenues dans la formule est incrémentée ou décrémentée. Recopie en colonne : chaque nombre composant la référence des cellules contenues dans la formule est incrémenté ou décrémenté. Créer une série de nombres en indiquant le pas d'incrémentation Taper le premier nombre dans une cellule (4 par exemple) Taper dans une cellule voisine le deuxième nombre (7 par exemple) Sélectionner ces deux cellules Utiliser la poignée de recopie pour créer la série Cliquer sur OK. Mise en forme Caractères (texte ou nombre) En utilisant la barre d'outils Mise en forme Couleur de la police Sélectionner la ou les cellules Cliquer sur le triangle noir et choisir la couleur dans le menu. Reproduire la mise en forme Sélectionner la cellule qui contient la mise en forme à reproduire Cliquer sur l'outil (double clic pour appliquer cette mise en forme sur plusieurs cellules) Sélectionner la ou les cellules à mettre en forme (presser la touche Echap si le pointeur de souris reste en forme de pinceau) 10

11 En utilisant les menus Sélectionner la ou les cellules Menu Format / Cellule Cliquer sur l'onglet Police Sélection du style, de la police et de la taille Sélection du soulignement et de la couleur Sélection des attributs à appliquer au texte Aperçu de l'effet des sélections sur le texte Alignement En utilisant la barre d'outils Mise en forme Augmente le retrait Diminue le retrait Alignements: gauche, centré et droit En utilisant les menus Sélectionner la ou les cellules Menu Format / Cellule Cliquer sur l'onglet Alignement Sélectionner l'alignement à appliquer aux cellules 11

12 Sélection de l'alignement horizontal Sélection de l'alignement vertical Renvoi le texte automatiquement à la ligne en bout de colonne Ajuste la taille des caractères en fonction de la taille de la cellule Transforme les cellules sélectionnées en une seule cellule Fusionner des cellules ou centrer un titre sur plusieurs lignes ou colonnes Sélectionner les cellules à fusionner (ou la cellule contenant le titre plus les cellules adjacentes) Cliquer sur le bouton Fusionner et centrer dans la barre d'outils Mise en forme. Bordures et trames Sélection de l'orientation du texte dans la cellule En utilisant la barre d'outils Mise en forme Sélectionner la ou les cellules à encadrer ou à remplir Cliquer sur le triangle noir à côté du bouton Bordures ou du bouton Couleur de remplissage dans la barre d'outils Mise en forme pour sélectionner le type de bordure ou la couleur à appliquer En utilisant les menus Sélectionner la ou les cellules concernées Menu Format / Cellule Cliquer sur l'onglet Bordure ou Motifs 12

13 Sélection du style de trait à appliquer Sélection de la couleur du trait à appliquer Indiquer, en utilisant les boutons, à quel endroit la bordure doit être appliquée Indiquer la couleur à appliquer au fond des cellules sélectionnées Sélection d'un motif à appliquer à la couleur sélectionnée Mise en forme des nombres En utilisant la barre d'outils Mise en forme Sélectionner la ou les cellules concernées Cliquer sur le bouton correspondant au format à appliquer (monétaire, euro, pourcentage ou séparateur de milliers). En utilisant les menus A titre d'exemple, le format sélectionné ici est le format monétaire mais chaque catégorie possède ses propres options. 13

14 Sélectionner ici la catégorie Aperçu permettant de prévisualiser l'affichage de la cellule Permet d'indiquer le nombre de chiffres derrière la virgule Sélectionner le symbole monétaire à utiliser Indiquer ici le format à appliquer aux valeurs négatives Augmenter ou réduire les décimales Sélectionner la ou les cellules concernées Cliquer, dans la barre d'outils Mise en forme, sur les boutons Ajouter une décimale ou Réduire les décimales pour respectivement, ajouter ou enlever le nombre de chiffres derrière la virgule. 14