Politique relative au remboursement des frais de déplacement et de représentation des employés de la CRÉ

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1 Politique relative au remboursement des frais de déplacement et de représentation des employés de la CRÉ Adoption le 14 juin 2013 Par résolution CA

2 1. OBJET La présente politique vise à encadrer, selon le principe de saine gestion publique, les conditions et les modalités de remboursement des frais de déplacement et de représentation qu encourent les employés de la CRÉ Vallée du Haut Saint Laurent dans l exercice de leurs fonctions. 2. DÉFINITIONS Déplacement : Frais de Représentation : Pièce justificative : Port d attache : Déplacement effectué par un employé dans l exercice de ses fonctions, au cours duquel il supporte notamment des frais de transport, d hébergement ou de repas. Les frais de représentation sont des dépenses de civilité encourues lors d événements spéciaux et de rencontres où un employé est en présence d un invité en regard de sa fonction ou agit comme représentant de la CRÉ. Document qui atteste les dépenses effectuées lors d un déplacement ou d une représentation. On doit y voir la date, l endroit, l objet de la dépense, le détail des coûts et les numéros des taxes applicables. Lieu de travail habituel déterminé par la CRÉ où l employé reçoit généralement ses instructions, rend compte de ses activités et à partir duquel il effectue habituellement ses déplacements. 3. FRAIS DE DÉPLACEMENT 3.1 UTILISATION D UN VÉHICULE Prime d assurance affaires Une fois par année financière et le cas échéant, l employé peut demander le remboursement du montant de la prime d assurance affaires. Pour être remboursé, l employé doit fournir la preuve de ladite prime relative à la couverture d assurance affaires pour la période concernée. Covoiturage Si plus d un employé effectue le même déplacement dans l exercice de leurs fonctions, ils doivent covoiturer dans la mesure du possible. Déplacement totalisant moins de 300 kilomètres par jour L employé prévoyant un déplacement totalisant moins de 300 kilomètres au cours d une même journée doit utiliser son véhicule personnel. 2

3 La CRÉ versera une indemnité à l employé pour le kilométrage effectué au taux de 0,50 $ le kilomètre. Ce taux sera révisé annuellement, le cas échéant, par le comité exécutif de la CRÉ, pour tenir compte notamment des fluctuations du prix de l essence. Déplacement totalisant 300 kilomètres et plus par jour L employé prévoyant un déplacement totalisant 300 kilomètres et plus au cours d une même journée doit louer un véhicule à cette fin. Le véhicule loué pourra être de catégorie «pleine grandeur» ou moindre. L employé doit prendre les assurances complètes pour ce véhicule. La CRÉ remboursera sur présentation des pièces justificatives les frais d utilisation de la voiture louée (facture de location et reçus d essence). Si l employé désire quand même utiliser son véhicule personnel, il pourra réclamer à la CRÉ une indemnité journalière équivalente à un déplacement de 300 kilomètres au taux en vigueur. Calcul du kilométrage Le kilométrage effectué lors d un déplacement doit être calculé à partir du port d attache de l employé. Frais de stationnement Les frais de stationnement seront remboursés sur présentation des pièces justificatives. 3.2 UTILISATION D UN TRANSPORT COLLECTIF Taxi, autobus, train et métro L employé effectuant un déplacement en taxi, en autobus, en train ou en métro pourra obtenir un remboursement sur présentation des pièces justificatives. Dans le cas du train, le billet pourra être de catégorie «affaires» ou moindre. Les frais seront remboursés sur présentation des pièces justificatives. Avion L avion peut être utilisé uniquement pour des distances de plus de 500 kilomètres ou dans des cas exceptionnels. Tout déplacement en avion doit être préalablement autorisé par le directeur général. Le billet devra être de catégorie «économique». Les frais seront remboursés sur présentation des pièces justificatives. 3

4 3.3 HÉBERGEMENT Lorsqu un déplacement nécessite un coucher, l employé peut réclamer à la CRÉ le coût de son hébergement sur présentation des pièces justificatives. Le choix de l établissement doit faire l objet d une approbation préalable du supérieur immédiat. Lorsqu un employé loge ailleurs que dans un établissement hôtelier (par exemple chez un parent ou un ami), il peut réclamer à la CRÉ une indemnité fixe de 30 $ par nuit. Aucune pièce justificative n est requise. 3.4 REPAS Les dépenses de repas engendrées lors d un déplacement sont remboursées sur présentation des pièces justificatives. À compter de la date d entrée en vigueur de la présente politique, les réclamations maximales par repas, taxes comprises, mais excluant le pourboire, sont : Déjeuner : 10 $ Dîner : 20 $ Souper : 30 $ Pour chaque jour complet de déplacement de 50 kilomètres ou plus, une indemnité forfaitaire de 60 $ sera versée. Ces montants maximums seront révisés annuellement, le cas échéant, par le comité exécutif de la CRÉ, pour tenir compte de l augmentation de l indice des prix à la consommation pour le Canada. Le remboursement maximal accordé pour le pourboire est également fixé à 15 %. Lors de congrès, journée de formation ou colloque où un forfait repas s applique, la CRÉ remboursera le coût total du forfait indiqué sur la pièce justificative fournie. Un employé de la CRÉ qui partage un repas avec le président de sa commission, dans le cadre de leurs fonctions, est autorisé à prendre sur sa facture le coût des deux repas. Le cas échéant, il doit faire mention, sur sa pièce justificative, de l objet du déplacement et du nom des personnes pour lesquelles le remboursement est demandé. 4. FRAIS DE REPRÉSENTATION Des frais de représentation raisonnables peuvent être encourus par le directeur général dans l exercice de ses fonctions, ou par un autre employé qu il a préalablement autorisé. L employé doit faire mention, sur sa pièce justificative, de l objet de sa représentation et du nom des invités le cas échéant. 4

5 5. MODE DE RÉCLAMATION Pour effectuer une réclamation, l employé doit remplir et signer le formulaire «Remboursement de dépenses» fourni par la CRÉ et l accompagner de toutes les pièces justificatives requises. 6. APPROBATION La réclamation des frais de déplacement et de représentation d un employé est approuvée par le supérieur immédiat. La réclamation des frais de déplacement et de représentation du directeur général est approuvée par le président de la CRÉ. 5

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