novembre 2012 AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 1

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1 APPEL D'OFFRE AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE Outil GPEC Cahier des charges novembre 2012 AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 1

2 Sommaire Sommaire Présentation d AGEFOS PME Présentation du projet Contexte Les enjeux de cette offre spécifique Objectifs Principes de fonctionnement de l'outil Les missions du prestataire Périmètre de la consultation Engagements du prestataire Financement de la prestation Contenu de l'offre L offre technique L offre financière Procédure de l appel d offres Conditions d envoi des offres et date limite de réception des offres Sélection du prestataire Contractualisation AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 2

3 1. Présentation d AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par une convention nationale, des statuts nationaux et régionaux. Conclue en 1972 et renouvelée le 20/09/2011, la convention nationale a été signée entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 23 associations régionales réparties sur tout le territoire français ainsi que dans les DOM, et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, dans 24 régions et 90 implantations locales, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises sur les territoires. Ses salariés accompagnent sur le terrain les TPE/PME dans l identification de leurs besoins et la conception d objectifs opérationnels de formation, en fonction de leur propre stratégie. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (50 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées, en bénéficiant d un appui régional. Ses trois principales missions sont les suivantes : - collecter les fonds de la formation professionnelle des entreprises, - informer, conseiller et accompagner les entreprises dans l élaboration et la réalisation de leurs projets emploi-formation-compétences, en expérimentant et développant, le cas échéant des dispositifs, démarches et outils innovants en tenant compte des particularités des entreprises, des salariés et des territoires, - financer et gérer les contrats de professionnalisation et les actions de formation, en recherchant si nécessaire des financements externes 2. Présentation du projet 2.1. Contexte Le contexte de mutation économique et de crise économique impose aux entreprises une structuration de la fonction ressources humaines leur permettant de s'adapter à l'environnement. Il s'agit en particulier pour les entreprises de disposer au bon moment, des bonnes compétences et selon le volume nécessaire. Force est de constater que bon nombre de PME possèdent des carences dans la gestion des ressources humaines faisant ainsi courir à l'entreprise un risque économique et social. La loi du 24 novembre 2009 a élargi les missions des Opca en leur reconnaissant un rôle de conseil et d'accompagnement auprès des petites et moyennes entreprises. Missions : - Informer, sensibiliser et accompagner les entreprises dans l'analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle, AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 3

4 - Participer à l'identification des compétences et des qualifications mobilisables au sein de l'entreprise et à la définition des besoins collectifs et individuels au regard de la stratégie de l'entreprise, en prenant en compte les objectifs définis par les accords de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, - Assurer un service de proximité au bénéfice des très petites entreprises, petites et moyennes entreprises, contribuer au financement de l'ingénierie de certification et prendre en charge les coûts de diagnostics de ces entreprises. Dans ce contexte, AGEFOS PME Normandie et AGEFOS PME Nord Picardie, avec le soutien de l'etat et de l'europe, souhaite proposer à ses adhérents une offre de services globale comprenant - Le Tableau de bord RH de l'entreprise - Une Boite à outils - Un Diagnostic et accompagnement en RH pour les entreprises, - Un Diagnostic Positionnement professionnel pour les salariés - Un accompagnement renforcé dans le cadre du dispositif 3PR * ( Performance, Parcours Professionnels et Reconnaissance) L'objectif final consiste, au travers cette offre de service, à mettre en place au sein de ces Tpe Pme des actions visant à développer, maintenir l'employabilité et ainsi sécuriser les parcours professionnels des salariés qui les composent Les enjeux de cette offre spécifique - Accompagner les entreprises dans la performance de la fonction RH et dans la mise en place de démarches de GPEC, - Doter les conseillers AGEFOS PME et les prestataires intervenant dans le cadre de démarches GPEC d'outils et de supports facilitant et structurant le conseil aux entreprises - Permettre aux partenaires sociaux et publics de capitaliser et mesurer les impacts d'actions engagées Objectifs L'objet de cet appel d'offre vise exclusivement la partie outils de cette offre de services. AGEFOS PME souhaite disposer d'un outil informatisé modulaire permettant de livrer à des entreprises des données, informations et outils en fonction de sa problématique RH et de la manière dont elle souhaite être accompagnée. Cet outil doit permettre d'éditer : des tableaux de bord RH en fonction des informations disponibles et du ou des domaines RH que l'entreprise souhaite approfondir, un prédiagnostic automatisé indiquant les forces et les faiblesses de la GRH de l'entreprise, des documents présentant une simulation des effectifs à moyen et long terme, des fiches entreprise, des supports aux entretiens de diagnostic avec l'entreprise. AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 4

5 Ce projet est soutenu (sous réserve d'acceptation) par : - les fonds de l'etat dans le cadre de l accord régional relatif à la mise en œuvre d actions de développement de l emploi et des compétences. - le FSE dans le cadre du programme opérationnel compétitivité Régionale et emploi pour la période de la politique de cohésion économique et sociale de l union européenne sur la mesure anticipation et la prévention des mutations économique. Le périmètre de la consultation La consultation vise 2 lots : - lot 1 comprenant les étapes 1, 2, 3 su schéma ci-dessous - lot 2 comprenant les étapes 4 et 5 Il est demandé au prestataire intéressé de nous signaler pour quel lot il candidate. AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 5

6 Représentation Schématique de l'outil GPEC et utilisations possibles Livrables de l'outil GPEC Tableau de bord RH Indicateurs au choix Simulation effectifs à MT et LT Fiches entreprise Supports aux entretiens de diagnostic avec l'entreprise Indicateurs formation Indicateurs effectifs Indicateurs rému. Evolution effectifs Fiches méthodo Fiches outils Questionnaire entretien diag RH Questionnaire entretien diag GPEC Fiches dispositifs Modèle rapport diag RH Modèle rapport diag GPEC Pré diag automatisé : forces et faiblesses de la GRH Modèle plan d'action GPEC Exploitation possible des livrables Simple communication de données à l'entreprise Accompagnement RH 1 er niveau par le CEF Diag RH par le CEF Diag GPEC par le CEF et/ou le consultant Accompagnement GPEC par le consultant AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 6

7 2.4. Principes de fonctionnement de l'outil Les caractéristiques techniques générales de l'outil sont les suivantes : - l'application informatique devra pouvoir être utilisée sur les postes informatiques des conseillers en formation de l'agefos PME (prévoir également possibilité d'installation sur ordinateurs portables ou tablettes). - Ce sont les conseillers en formation qui auront en charge l'utilisation de l'outil. Les caractéristiques spécifiques des tableaux de bord RH : - ils sont constitués d'indicateurs répartis en grands domaines de la GRH (liste non exhaustive) : o formation o effectifs o rémunération o recrutement o réglementation sociale* o etc - Les indicateurs sont des données quantitatives (données brutes, ratios ) intégrant une évolution dans le temps, une comparaison dans l'espace (sous réserve de disponibilité des données) et mettant en relief, les problématiques liées aux seniors, jeunes, travailleurs handicapés et à l'égalité homme-femme, - Exemples d'indicateurs : o Pyramide des âges o Turn over o % de la masse salariale consacrée à la formation o Accidents du travail o Etc - Les indicateurs devront également faire apparaître des zones de risque en fonction d'une norme à définir, - *Concernant le domaine de la règlementation sociale, l'indicateur devra renseigner sur le respect ou non des principales obligations règlementaires RH (accord GPEC, consultation du CE ), - Les indicateurs sont calculés automatiquement à partir d'un fichier constitué de données provenant : o de l'entreprise (données issues de la 2483, du bilan social, de la DADS-U, de la paie ) o du SI de l'agefos PME (données formation) o des différentes sources régionales ou nationales (observatoires de branche ou autres ), - Les données seront recueillies auprès de l'entreprise à l'aide d'un questionnaire, - L'entreprise à la faculté de demander un tableau de bord complet (ensemble indicateurs des grands domaines de la GRH) ou partiel, en fonction de sa problématique, contexte et des données disponibles, - L'outil doit permettre d'éditer un rapport individualisé présentant de manière schématique (par des graphiques et des tableaux) et attractive les différents indicateurs, - Le rapport en question pourra ensuite être envoyé à l'entreprise ou remis en main propres lors d'un entretien pour analyse et commentaires, - L'outil doit être simple et convivial à utiliser, AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 7

8 Les caractéristiques spécifiques du prédiagnostic sont : - Le pré-diagnostic met en relief les forces et les faiblesses de la GRH de l'entreprise, - Il est généré automatiquement par un traitement matriciel à partir des différents indicateurs, - Il se présente sous la forme d'un document attractif pouvant être remis à l'entreprise, - Il sera également le support d'analyse de la part du conseiller de l'agefos Pme et d'un éventuel consultant RH, - La pertinence du pré-diagnostic dépendra étroitement du nombre d'indicateurs complétés, Les caractéristiques spécifiques de la simulation des effectifs sont : - La simulation des effectifs permet de faire une projection de l'évolution des effectifs à moyen et long terme, - Il est généré automatiquement à partir de la composition de l'effectif et des données sur le turn over, absentéisme, les départs en retraite, les promotions - Il se présente sous la forme d'un document attractif pouvant être remis à l'entreprise, - Il doit donner lieu, par une comparaison avec l'état des besoins, à une mesure des écarts entre besoins et ressources de main d'œuvre, Les caractéristiques spécifiques des fiches entreprises sont : - Il s'agit de fiches à la fois techniques et communicantes avec une vertu pédagogique à destination de l'entreprise, du dirigeant et des responsables de la fonction RH, - Les fiches entreprises sont constituées : o D'apports Méthodologiques o Outils o Dispositifs. - Les apports méthodologiques sont des documents mettant en relief les bonnes pratiques de la GRH, notamment en Pme, - Les outils sont des modèles de documents (matrice de fiche de poste ) - Les dispositifs sont des documents (à caractère juridique, réglementaire) présentant les différents dispositifs de la formation professionnelle, - Ils doivent prendre en compte les différents documents déjà élaborés par l'agefos PME Les caractéristiques spécifiques des supports aux entretiens de diagnostic avec l'entreprise sont : - Il s'agit de supports permettant aux conseillers AGEFOS PME et/ou au prestataire de disposer : o d'un questionnaire pour mener un entretien avec l'entreprise devant aboutir à un diagnostic RH o d'un questionnaire pour mener un entretien avec l'entreprise devant aboutir à un diagnostic GPEC o d'un modèle de rapport à destination de l'entreprise présentant les conclusions du diagnostic RH et du diagnostic GPEC o d'un modèle de plan d'action GPEC AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 8

9 3. Les missions du prestataire Le prestataire : Construit l'architecture du tableau de bord RH, notamment en identifiant les indicateurs pertinents en tenant compte des données possibles à recueillir Construit l'architecture de la simulation des effectifs à MT et LT Construit l'architecture du pré-diagnostic automatisé Construit et rédige les fiches à destination des entreprises et les supports aux entretiens de diagnostic Elabore le cahier des charges de l'outil pour le développement informatique en identifiant la solution informatique la plus appropriée Fait valider le cahier des charges par l'agefos PME Conçoit l'ensemble de l'outil Propose un nom de produit Pilote le projet de développement de l'outil en réalisant, notamment des points réguliers avec l'agefos PME S'assure de la livraison de l'outil dans les délais : 31 mai 2013 S'assure du fonctionnement correct de l'outil lors de la livraison Corrige les éventuels dysfonctionnements de l'outil pendant 1 an à compter de la livraison sans facturation supplémentaire Donne à l'agefos PME l'ensemble des éléments permettant le fonctionnement correct de l'outil Forme les conseillers de l'agefos PME à l'utilisation de l'outil 4. Périmètre de la consultation 4-1 sur un plan technique La consultation vise 2 lots : - lot 1 comprenant les étapes 1, 2, 3 du schéma - lot 2 comprenant les étapes 4 et 5 du schéma Il est demandé au prestataire intéressé de nous signaler dans sa réponse pour quel lot il candidate. 5. Engagements du prestataire Le prestataire s'engage notamment à : réaliser toutes les missions décrites précédemment (CF 3) associer l'agefos PME aux différentes étapes de construction de l'outil, notamment lors de la validation du cahier des charges procéder aux modifications demandées par l'agefos PME respecter la charte graphique AGEFOS PME respecter le délai de livraison de l'outil assurer un service après-vente sans facturation supplémentaire AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 9

10 6. Financement de la prestation La proposition financière du prestataire sera examinée par la commission appel d'offre de l'agefos PME. 7. Contenu de l'offre 7.1. L offre technique Le prestataire explicite, de manière très précise, la prestation préconisée pour atteindre les exigences définies dans le cahier des charges. L'offre technique doit comporter impérativement les chapitres suivants : Chapitre 1 : profil général du prestataire La raison sociale Le SIRET La date de création de la structure L effectif global de la structure Les secteurs d intervention et/ou domaines d activités, en précisant l'expérience acquise dans le domaine des RH et des solutions informatiques Les autres prestations proposées par le prestataire si elles existent. Chapitre 2 : contexte et objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule sa propre vision du projet et de son contexte. Chapitre 3 : déroulement de la prestation Le prestataire décrit la nature de la prestation à réaliser, conformément aux missions attendues, en détaillant notamment : Le fonctionnement général et les caractéristiques de l'outil sous forme de document powerpoint Les modalités de développement informatique Les modalités et les phases de déroulement du projet Les modalités d'assistance après la livraison du produit Chapitre 4 : moyens humains Le prestataire présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi (un contact interne pour la logistique et la facturation, un responsable de projet unique clairement identifié) : nom et rôle de chaque intervenant, responsabilités de chaque intervenant, CV de chaque intervenant pressenti comportant notamment : - le profil et l expérience - les références de missions comparables - l ancienneté dans la structure. AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 10

11 Chapitre 5 : références du prestataire sur des projets similaires Le prestataire présentera quelques références de travaux similaires, menés récemment L offre financière Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des propositions préconisées dans son offre technique et de l'estimation des charges qu'il a déterminées ou que son expérience lui dicte. Le prix doit être indiqué pour chaque lot et ne pourra excéder HT pour le lot 1 et HT pour le lot Procédure de l appel d offres 8.1. Conditions d envoi des offres et date limite de réception des offres Les offres techniques et financières devront être remises pour le 7 janvier 2013 Celles-ci seront adressées : par à : cbrands@agefos-pme.com ET et par courrier à : AGEFOS PME NORMANDIE service R&D 8 rue d'atalante BP Hérouville St Clair sdelahaye@agefos-pme.com AGEFOS PME NORD PICARDIE 199/201 rue Colbert cs LILLE cedex Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits, très lisiblement Sélection du ou des prestataires Chaque prestataire sera sélectionné au regard des critères suivants : - son expérience en matière de conseil RH - son expérience dans l'élaboration de solutions RH informatisées - son approche innovante et sa créativité - sa précision dans la description des phases du projet - sa compréhension du contexte, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet - le respect du calendrier - le coût du projet. La sélection du ou des prestataires sera réalisée par un comité interne à l'agefos PME régionale constitué par des techniciens et des partenaires sociaux représentants de l'opca. AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 11

12 AGEFOS PME se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues dans le cadre du présent appel d offres, et - s engage à garder confidentielles les offres reçues - n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de l offre. Le(s) prestataire(s) non retenu(s) ne peut (peuvent) contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision d AGEFOS PME. 9. Contractualisation A l issue de la désignation des prestataires en charge du projet, une convention sera signée entre ces derniers et l'agefos PME régionale. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve que les prestations aient fait l objet d une validation par nos services. AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 12

13 Annexe 1 Dossier de candidature AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 13

14 Dossier de candidature Outil GPEC AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE Candidature déposée par [RAISON SOCIALE DU PRESTATAIRE] Date d envoi du dossier de candidature : (Envoi postal + copie courriel) Attention : merci de compléter l ensemble des rubriques. Tout dossier incomplet ne pourra être pris en compte. Cachet et signature de l organisme AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 14

15 Sommaire du document 1. Fiche de présentation du prestataire 2. Objectifs généraux de votre prestation 3. Déroulement de la prestation 4. Moyens humains 5. Références du prestataire sur des expériences similaires 6. Offre financière NB 1 : Un maximum de 2 pages est attendu pour chaque partie NB 2 : Compléter le dossier si vous l'estimez nécessaire avec tout document relatif aux expériences exposées. Stéphane PHAN AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 15

16 1. FICHE DE PRESENTATION DU PRESTATAIRE RAISON SOCIALE ET COORDONNEES DE L ORGANISME SIRET N DECLARATION D'EXISTENCE LA DATE DE CREATION DE LA STRUCTURE EFFECTIF GLOBAL DE LA STRUCTURE (Distinguer les permanents et les vacataires) LES SECTEURS D INTERVENTION ET/OU DOMAINES D ACTIVITE (Précisez l'expérience dans le domaine du conseil en RH et des solutions informatiques) LES AUTRES PRESTATIONS PROPOSEES PAR LE PRESTATAIRE AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 16

17 2. OBJECTIFS GENERAUX DE VOTRE PRESTATION FORMULATION DE LA DEMANDE CONTEXTE AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 17

18 3. DEROULEMENT DE LA PRESTATION LE FONCTIONNEMENT GENERAL ET LES CARACTERISTIQUES DE L'OUTIL (EN PRESENTATION POWERPOINT) LES MODALITES DE DEVELOPPEMENT INFORMATIQUE LES MODALITES ET LES PHASES DE DEROULEMENT DU PROJET LES MODALITES D'ASSISTANCE APRES LA LIVRAISON DU PRODUIT AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 18

19 4. MOYENS HUMAINS Préciser les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi: NOM, ROLE ET RESPONSABILITES DE CHAQUE INTERVENANT CV DE CHAQUE INTERVENANT, COMPORTANT NOTAMMENT : - le profil et l expérience - les références de missions comparables - l ancienneté dans la structure AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 19

20 5. REFERENCES DU PRESTATAIRE SUR DES PROJETS SIMILAIRES Eléments justifiant de la capacité du prestataire à conduire l'action (expérience et références en lien avec la prestation proposée) AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 20

21 6. OFFRE FINANCIERE Devis détaillé présentant le coût de la prestation par lot. Le prestataire indique de manière très précise le prix en Euros HT et TTC de la prestation en tenant compte des préconisations du commanditaire dans son appel d offres, de l'estimation des charges qu'il a déterminées et/ou que son expérience lui dicte. AGEFOS PME NORMANDIE AGEFOS PME NORD PICARDIE 21