Guide d utilisation de ShoreTel Connect pour Chrome 28 mars 2017

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1 de 28 mars 2017 Ce document vous explique comment installer, gérer et utiliser l extension ShoreTel Connect pour Chrome. Présentation... 2 Installation de... 2 Connexion à... 2 Réinitialisation du mot de passe... 3 Changement de langue... 3 Accès à votre compte Google professionnel et à votre Google compte personnel... 4 Recherche des informations d un contact... 4 Passer un appel... 5 Répondre à un appel entrant... 5 Affichage des modes de gestion des appels... 6 Passer des appels via Web Dialer... 6 Ajout d un pont ShoreTel à un rendez-vous de Google Agenda... 7 Modification de l invitation à la réunion... 8 Rejoindre le pont de conférence ShoreTel... 9 Page 1 sur 9

2 Présentation est une extension basée sur le navigateur qui permet une intégration des communications unifiées entre les plateformes ShoreTel Connect et Google Suite. Cette extension basée sur le navigateur s intègre avec Google Suite de Google Cloud et sert de client Web aux utilisateurs qui souhaitent une intégration des fonctions de téléphonie dans le navigateur. permet aux clients de ShoreTel Connect SUR SITE et CLOUD d utiliser le système téléphonique ShoreTel avec Google Suite. Installation de L extension est prise en charge uniquement sur Google Chrome. 1. Ouvrez le navigateur Google Chrome. 2. Accédez au Chrome Web Store - Extensions et recherchez ShoreTel Connect. 3. Cliquez sur le bouton + AJOUTER À CHROME. 4. Cliquez sur Ajouter l extension pour ajouter l extension à votre barre d adresse. Connexion à Les utilisateurs disposant d un profil Essential, Standard ou Advanced peuvent utiliser l extension. Les utilisateurs ne doivent pas utiliser en mode incognito. Pour se connecter à plusieurs comptes sur le navigateur Chrome, les utilisateurs doivent tout d abord se connecter à leur compte professionnel Google Suite, puis à leur compte personnel. 1. Cliquez sur sur la barre de l extension Chrome. 2. Saisissez vos informations d identification. Le nom d utilisateur ShoreTel et l adresse électronique de Google Suite doivent être identiques pour se connecter. Page 2 sur 9

3 3. Cliquez sur Afficher les options avancées et saisissez l adresse du serveur dans le champ Serveur. Contactez votre administrateur système pour plus de détails concernant le serveur. 4. Cochez la case Mémoriser mes informations si vous souhaitez enregistrer vos informations d identification. 5. Cliquez sur Connexion. 6. Lors de la connexion initiale, cliquez sur Se connecter à Google > Connexion à Google > Autoriser pour connecter le compte ShoreTel à votre compte G Suite. Vous êtes ainsi en mesure de rechercher vos contacts Google sur l extension ShoreTel. 7. Pour vous déconnecter : a. Cliquez sur. b. Cliquez sur Déconnexion. Si vous perdez votre autorisation avec Google, cliquez sur Reconnecter le compte pour vous reconnecter à votre compte Google. Réinitialisation du mot de passe Vous pouvez réinitialiser le mot de passe d accès à lorsque vous recevez une notification d expiration de mot de passe. 1. Saisissez le Nouveau mot de passe. 2. Saisissez-le à nouveau pour le confirmer. 3. Cliquez sur Définir un nouveau mot de passe et se connecter. Changement de langue Par défaut, l extension s affiche dans la même langue que votre système d exploitation. Les langues prises en charge sont l anglais (US), le français, l allemand, l espagnol et le suédois. Pour changer la langue de l extension : Page 3 sur 9

4 Sous Windows, configurez la même langue sur le navigateur Chrome et sur votre compte Google. Pour en savoir plus sur le changement de langue du navigateur Chrome et du compte Google, consultez le site Web de Google. Sous Macintosh, modifiez la langue du système d exploitation et ouvrez l extension. Pour en savoir plus sur le changement de langue du système d exploitation, consultez le site Web d Apple. Accès à votre compte Google professionnel et à votre Google compte personnel Vous pouvez accéder simultanément à votre compte professionnel et à votre compte personnel Google dans plusieurs onglets de navigateur lorsque vous utilisez l extension ShoreTel Connect pour Chrome. Pour accéder à votre compte professionnel et à votre compte personnel, vous devez ajouter vos contacts personnels à votre compte professionnel Google Suite. Pour accéder à l extension lorsque votre compte professionnel et votre compte personnel Google sont tous deux ouverts : 1. Connectez-vous tout d abord à votre compte professionnel Google Suite. 2. Ouvrez et connectez-vous à l extension. 3. Connectez-vous à votre compte personnel Google. Recherche des informations d un contact Pour que l extension puisse rechercher des contacts Google, l administrateur doit ajouter l application Contact au domaine G Suite. Pour ajouter l application Contact, l administrateur doit : 1. accéder à la page d accueil d administration > Applications > G Suite ; 2. ajouter l application Contacts. Vous pouvez rechercher les informations du contact en saisissant le prénom, le deuxième prénom, le nom, le nom de la société, le numéro de téléphone ou l adresse électronique du contact dans la barre de recherche. Les résultats de la recherche contiennent uniquement les contacts ShoreTel. Vous devez vous connecter à Google pour rechercher les contacts de vos comptes Google professionnel et personnel. L extension supprime les caractères de formatage téléphoniques (tels que les espaces, les tabulations, les signes plus, les parenthèses gauches, les parenthèses droites, les signes moins et les points) des contacts Google, et effectue une recherche dans vos contacts Google professionnels et personnels en mettant en correspondance le numéro de téléphone saisi par les utilisateurs. Page 4 sur 9

5 Les contacts ShoreTel s affichent accompagnés de leur état de disponibilité. Vous devez disposer d un compte Google pour synchroniser tous vos contacts avec l extension. Pour rechercher les contacts Google dans l extension, un nom de société et un numéro de contact doivent être affectés aux contacts. Pour fermer les résultats de la recherche, appuyez sur la touche ÉCHAP. Passer un appel 1. Saisissez les détails du contact dans la barre de recherche pour rechercher un contact. 2. Pour passer un appel à partir des résultats de la recherche, procédez de l une des façons suivantes : Cliquez sur le numéro de téléphone ou sur le poste. Faites glisser l écran vers le contact de votre choix, puis appuyez sur la touche Entrée pour composer le premier numéro répertorié pour ce contact. Saisissez le numéro dans la barre de recherche et appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur. 3. Cliquez sur l icône Appel en attente pour mettre l appel actif en attente. 4. Cliquez sur pour mettre fin à l appel. Répondre à un appel entrant Une notification d appel entrant s affiche dans l angle inférieur droit de l écran de l extension. Pour répondre à un appel entrant, procédez de l une des façons suivantes : Cliquez sur la notification pour répondre à un appel entrant ou cliquez sur Envoyer à la messagerie vocale dans la notification pour transférer l appel directement à la messagerie vocale. Si l extension est affichée en mode écran développé, cliquez sur l icône du téléphone vert pour répondre à l appel ou cliquez sur Envoyer à la messagerie vocale pour transférer l appel directement à la messagerie vocale. Page 5 sur 9

6 Affichage des modes de gestion des appels Les modes de gestion des appels permettent d afficher l état de disponibilité d un utilisateur. Le mode de gestion des appels doit être synchronisé avec le client ShoreTel Connect. Un indicateur d état s affiche sur l avatar de l utilisateur et un message d état apparaît sous le nom de l utilisateur. Les modes de gestion des appels sont les suivants : Disponible En réunion Ne pas déranger Absent(e) du bureau En vacances Personnalisé Passer des appels via Web Dialer Web Dialer vous permet de composer d un simple clic les numéros de téléphone qui s affichent sur une page Web. Il est nécessaire de vous connecter à l extension pour passer des appels via Web Dialer. Lorsque vous installez l extension, l outil Web Dialer de ShoreTel Connect est désactivé et tous les appels de Web Dialer sont effectués via l extension. Si l extension a été désactivée et que vous devez la réactiver, vous devez actualiser la page Web de façon à afficher les icônes de Web Dialer. L icône de l outil Web Dialer ShoreTel s affiche en regard des numéros de téléphone de tous les pays uniquement si ces numéros sont au format canonique. Néanmoins, cette icône s affiche aussi pour les numéros locaux en Australie, France, Allemagne, Nouvelle-Zélande, Espagne, Suède, au Royaume-Uni et aux États-Unis. Il est possible que plusieurs icônes de l outil Web Dialer ShoreTel soient disponibles si : les options «Clickable Numbers» (Numéros interactifs) et «Selectable Numbers» (Numéros sélectionnables) de l extension Google Voice sont activées ; d autres extensions de Web Dialer sont activées. Solution de contournement : désactivez les options «Clickable Numbers» (Numéros interactifs) et «Selectable Numbers» (Numéros sélectionnables) de l extension Google Voice et toutes les autres extensions de Web Dialer. Page 6 sur 9

7 Pour passer un appel via Web Dialer, procédez de l une des façons suivantes : Cliquez sur en regard du numéro de téléphone. Sélectionnez le numéro de téléphone, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et cliquez sur Appeler <numéro de téléphone>. Vous recevez une notification Chrome si vous n êtes pas connecté à l extension ShoreTel Connect pour Chrome ou si la connexion est perdue. Erreur L utilisateur n est pas connecté à l extension La connexion est rompue Tableau 1 : Message d erreur Message de notification Il est impossible de passer l appel, car vous n êtes pas connecté à l extension. Il est impossible de passer l appel, car il n existe aucune connexion au système ShoreTel. Réessayez ultérieurement. Ajout d un pont ShoreTel à un rendez-vous de Google Agenda Vous devez disposer d un compte Google professionnel pour ajouter un pont ShoreTel à une conférence planifiée. 1. Ouvrez Google Agenda. 2. Dans l angle supérieur gauche, cliquez sur Create (Créer) pour créer une nouvelle invitation à la réunion. 3. Si vous souhaitez créer une réunion récurrente, cochez la case Repeat (Répéter). Dans le champ Repeats (Répétitions), sélectionnez la fréquence de répétition de l événement. Le pont de conférence ShoreTel permet de définir des récurrences quotidiennes, hebdomadaires, bimensuelles et mensuelles. Pour la récurrence bimensuelle, sélectionnez l option hebdomadaire, puis sélectionnez 2 dans le champ Repeat every (Fréquence de répétition). Dans le champ Repeat every (Fréquence de répétition), procédez comme suit : Pour les récurrences quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, sélectionnez 1. Pour la récurrence bimensuelle, sélectionnez 2. Page 7 sur 9

8 Dans le champ Repeat on (Répéter le), sélectionnez un jour pour la récurrence hebdomadaire. Dans le champ Repeat by (Répéter par), sélectionnez un jour du mois ou un jour de la semaine pour la récurrence mensuelle. Dans le champ Starts on (Date de début), sélectionnez le jour de début. Dans le champ Ends (Date de fin), sélectionnez le jour de fin. Si la récurrence de la réunion est créée avec des options non décrites ci-dessus, un message d erreur s affiche sur l extension indiquant que les détails du pont de conférence ShoreTel ne sont pas ajoutés à votre rendez-vous. L extension crée uniquement le rendez-vous de Google Agenda. Vous pouvez ensuite modifier les options de récurrence de la réunion. 4. Si vous souhaitez créer la réunion pour le jour complet, cochez la case All day (Jour complet). 5. Dans le champ Event title (Nom de l événement), saisissez le nom de la réunion. 6. Sélectionnez la date et l heure. 7. Dans l onglet Event details (Détails de l événement), cochez la case Add Link (Ajouter un lien) pour ajouter les détails du pont ShoreTel. Les informations d accès du pont de conférence sont automatiquement ajoutées au champ Description. Si certaines informations sont déjà présentes dans le champ Description, les informations d accès au pont sont ajoutées à la fin. 8. Cochez la case modify event (modifier l événement) pour que les participants puissent modifier l invitation à la réunion de Google Agenda. Les participants ne peuvent pas modifier les détails du pont de conférence ShoreTel. 9. Cliquez sur Enregistrer pour créer un événement. Les informations détaillées de l événement de Google Agenda sont ajoutées au pont de conférence ShoreTel. Il s agit du nom de l événement, de la date, de l heure, de la récurrence et de la liste des participants. Modification de l invitation à la réunion Vous pouvez modifier ou supprimer l invitation à la réunion avant le début de la réunion. 1. Dans la page des réunions de Google Agenda, sélectionnez la réunion. 2. Cliquez sur Edit event (Modifier l événement). La page de la réunion s ouvre. Page 8 sur 9

9 3. Modifiez l invitation à la réunion et cliquez sur Save (Enregistrer). Toute modification effectuée dans le client ShoreTel Connect n est pas appliquée au rendez-vous de Google Agenda. Si vous modifiez les informations de l onglet Event Details (Détails de l événement), le rendez-vous n est pas mis à jour. Rejoindre le pont de conférence ShoreTel Les participants reçoivent des notifications pour la réunion à venir si vous avez ajouté le pont de conférence ShoreTel à un rendez-vous de Google Agenda. Les participants peuvent afficher l invitation à la réunion et composer le numéro d accès à la conférence. Pour participer à une réunion depuis la notification : 1. Dans la zone de notification, cliquez sur Composer pour recevoir un appel sur votre poste. 2. Répondez à l appel et appuyez sur 1 pour rejoindre la conférence. Pour participer à une réunion depuis la page des réunions de Google Agenda : 1. Dans la page des réunions de Google Agenda, sélectionnez l événement. 2. Pour composer le numéro d accès à la réunion, procédez de l une des façons suivantes : Sélectionnez Appeler mon téléphone principal et cliquez sur le bouton d appel vert. L appel de conférence associé à l événement de Google Agenda est reçu sur le téléphone principal configuré avec l extension. Sélectionnez M appeler au et saisissez le numéro de téléphone, puis cliquez sur le bouton d appel vert pour recevoir l appel sur le numéro saisi. 3. Cliquez sur l URL pour vous joindre à la conférence Web. Page 9 sur 9