KN Login Order. Guide utilisateur

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1 KN Login Order Guide utilisateur Bienvenue sur KN Login: Kuehne + Nagel s Logistics Information solution, notre plateforme de solutions WEB, Intégration des systèmes (EDI), création de rapport analytique. KN Login fournit des solutions fiables et sécurisées permettant la visibilité, le contrôle et la gestion de l'information ainsi qu un suivi efficace des commandes, des flux de marchandises et des stocks. Kuehne + Nagel capte et valide les informations opérationnelles liées à votre activité via son réseau de logistique global. Avec KN Login, ces informations sont mises à votre disposition afin répondre au mieux aux besoins de votre activité. KN Login est configuré pour soutenir votre visibilité spécifique et vos besoins de gestion. Ce guide d utilisateur vous offre les instructions bases pour vous aider à démarrer avec KN Login Order. KN Login: Information to move >> forward KN Login Order Page No 1 Quick Start Guide, April 2010

2 1. Accès au KN Login Order 1.1. Se connecter Il existe 2 chemins d accès via lesquels on peut accéder au KN Login Order (Ligne de commande) Option 1: Accès via KN Portal OU Option 2 (recommandée): Accès via Single Sign-on (SSO) Entrez votre username (User-ID) et mot de passe (password), ensuite cliquez sur <Login> KN Login Order Page No 2 Quick Start Guide, April 2010

3 Kuehne + Nagel vous envoie seulement votre username (User-ID). A la première connexion au KN Login Order, vous devez suivre le Procédure de régénération du mot de passe ( Generate Password ) décrit ci-dessous Générer un mot de passe / Réactiver votre compte / Mot de passe oublié Au moment de la première connexion, si votre accès est désactivé ou si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez réactiver votre profil et mot de passe directement en ligne en suivant les instructions ci-dessous : Sur la page SSO (Single Sign-On), cliquez sur Generate Password dans le coin en haut à gauche. Entrez votre Username ou adresse mail et cliquez sur <Submit>. Vous recevrez un mail avec un mot de passe généré par le système. Suivez les instructions dans le mail pour réactiver votre mot de passe et activer/réactiver votre compte. Conseil important concernant le username et mot de passe Chaque personne qui souhaite un accès au KN Login (Shipment et/ou Order) a besoin d un username et mot de personne personnel. Pour votre propre sécurité et pour garantir la communication entre Kuehne + Nagel et chaque utilisateur KN Login, nous conseillons que chaque username et mot de passe ne soient utilisés que par une seule et même personne. KN Login Order Page No 3 Quick Start Guide, April 2010

4 Se déconnecter (Log Out) Pour mettre fin à votre session, vous pouvez vous déconnecter (log out) ou fermer le navigateur. Pour se déconnecter de KN Login: (1) sélectionnez KN Portal Services dans le menu principal, puis sélectionnez, Log Out. (2) cliquez sur le bouton dans le coin en haut à droite Support Vous trouverez un menu d aide et d information sur les fonctionnalités de KN Login dans le menu Support / Screen Help. Screen Help est disponible sur chaque page KN Login et est toujours lié à l application KN Login en cours d utilisation. as / save link as. En bas de la page Screen Help il y également un extrait du Guide utilisateur KN Login Order qui donne une explication succincte de la fonctionnalité. Il est conseillé de sauvegarder ce document PDF en cliquant sur le lien avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant save target 1.4. Demande de support via KN Login Feedback Si vous souhaitez plus de support, vous pouvez directement lancer une demande «Support Request» sur la page de connexion SSO ( Single Sign-on ). Cliquez sur le lien KN Login Feedback pour générer cette demande de feedback. La page de demande de feedback s ouvrira. Assurez-vous de ne pas seulement remplir tous les champs marqués avec un astérisque rouge, mais également le champ remarques, Remarks, pour que le spécialiste KN Login puisse vous contacter. KN Login Order Page No 4 Quick Start Guide, April 2010

5 1.5. Contacts de support Pour plus de support sur KN Login, ou pour demander la création d un nouveau profil (user ID etc.), veuillez contacter votre contact commercial Kuehne + Nagel ou l équipe KN Login Support Team dans votre région. Pour localiser le bureau Kuehne + Nagel le plus proche de chez vous, nous vous invitons à visiter n otre site web sur le lien suivant et cliquez sur Location Contacts. 2. Naviguer avec KN Login Après connexion, la navigation dans KN Login se sélectionnant la fonctionnalité de la liste déroulante. fait par les menus en haut de la page en N avigation Trail sur le nom de la page pour la faire présenter. Le suivi de navigation Navigation Trail vous permet de remonter facilement et rapidement sur les pages visitées. Il suffit de cliquer KN Login Page Numbers Pour plus de facilité, toutes les pages portent un n référence. Lors d une contact téléphonique avec Kuehne+Nagel, merci de communiquer le titre de la page et le n référence. KN Login Order Page No 5 Quick Start Guide, April 2010

6 3. Visibility Order Avec «KN Login Order Visibility» vous pouvez retrouver les détails des commandes et des lignes de commande basées sur des références définies, par date, par groupe ou lieu Order >> Search NOTE: Pour plus de détails, veuillez consulter le chapitre Visibility dans le guide utilisateur «KN Login Order User Manual». Order du sous-menu. Pour accéder à «Order Visibility», naviguez dans le menu View en haut de la page, sélectionnez Order de la liste déroulante, puis choisissez Purchase La page Order Search s affichera. Aucun filtre de recherche n est obligatoire. Vous pouvez utiliser un ou tous les filtres pour faire une recherche simple ou complexe. Faute de filtre défini tous les commandes/lignes de commandes seront présentées dans le résultat, avec un maximum de 1000 commandes, respectivement 2000 lignes de commande. Explication des différentes options de recherche Dates de planification (Planning Dates) Vous pouvez filtrer vos résultats de recherche par date. Pour cela, il faut d abord sélectionner une option du menu déroulant et puis définir une date spécifique ou une période. KN Login Order Page No 6 Quick Start Guide, April 2010

7 Références de commande (Order References) KN Login offre des options de recherche flexibles avec un grand nombre de références possible e.g. purchase order number ou article number (product number). Les références de commande disponibles sont dédiées au client et sont des références sur lesquelles le client et Kuehne + Nagel se sont mis d accord. Vous ne connaissez pas la valeur exacte de la référence? Ce n est pas un problème! Vous pouvez entrer les premiers caractères de la valeur. Le résultat de la recherche affichera toutes les commandes/lignes de commandes qui correspondent à votre valeur entrée (begins with). Process On peut utiliser ce filtre pour étape du process elles sont. rechercher des commandes/lignes de commande et vérifier à quelle KN Login lie chaque statut de chaque commande/ligne de commande automatiquement avec une étape principale du process de commande, «Main Process Step» (e.g. Ordered, Origin, In-Transit etc.) et une sous-étape, «Sub Process step» ( Booked by Supplier, Received at Origin ). R ésultats de Paramétrage (Monitoring Results) KN Login Order Page No 7 Quick Start Guide, April 2010

8 Ce filtre s utilise pour rechercher des commandes/lignes de commande qui font l objet d un paramétrage d alertes de confirmation ou d exception. Pour cela, cliquez sur l icône de recherche et sélectionnez le critère désiré du menu «Monitoring Results». Le nombre de résultats pour chaque paramétrage actif est montré entre parenthèses derrière la définition de paramétrage. Ce filtre est seulement disponible si des paramétrages ont été définis pour votre compte et si vous avez les droits d accès. Max. Ce filtre limite le nombre de résultats visibles sur les pages d «Order / Orde line Summary View». Affichage des résultats (Show Results as) Cette option permet de définir si les résultats doivent être affichés au niveau de la commande ou de la ligne de commande. Pour changer le paramétrage de défaut, utilisez le menu «Configure /My Profile/Order View Options, recherchez sur commande (Orders) ou ligne de commande (Order Lines). Recherche avancée (Extended Search) Si vous avez les droits d accès, vous pouvez accéder à la page de recherche avancée. La page Extended Search offre des options de filtres supplémentaires, y compris Party/Address, Departure Location et Arrival Location. KN Login Order Page No 8 Quick Start Guide, April 2010

9 Des explications sur l utilisation des options de filtre And versus Or se trouvent dans le chapitre Visibility dans le guide utilisateur «KN Login Order User Manual». Affichage des résultats par commande NOTE: Pour plus de détails, veuillez consulter Visibility dans le guide utilisateur «KN Login Order User Manual». Quand KN Login trouve plusieurs commandes correspondant à vos critères de recherche, une page «Order Summary» s affichera Order Summary screen Ce tableau affiche les données sur les références clés des commandes (sur option des références supplémentaires peuvent être ajoutées), les références d expédition Kuehne + Nagel, les quantités des articles à chaque phase du process (order progress steps), le nom de l article, le mode de transport, la date d échéance/date limite par commande (fenêtres), et également la dernière phase accomplie du process principal et sous-principal ainsi que ses dates. Si une commande contient plusieurs lignes de commande (e.g. différents articles dans un purchase order), ou si il y a eu plusieurs expéditions pour un PO, le mot «multiple» sera affiché au lieu de la valeur de la référenc e. C liquez sur l icône pour voir les détails d une commande spécifique sur la page Order Detail. Pour trier les données de commande dans le tableau, cliquez sur le titre de la colonne. La couleur de cette colonne qui définit le tri est plus sombre et la flèche montre le sens du tri (ascendant/descendant). KN Login Order Page No 9 Quick Start Guide, April 2010

10 Vous pouvez télécharger vos résultats de recherche de la page Overview s ur un tableau Excel en cliquant sur l icône de téléchargement Order Detail Screen La page Order Details screen reprend les éléments dans plusieurs sections. Vous pouvez masquer ou afficher une section en cliquant sur l icône à coté de chaque titre de section. Order Reference Information Cette section affiche la référence principale, typiquement le Purchase Order Number. Shipping Instructions (Order) Cette section affiche toute l information liée au transport. KN Login Order Page No 10 Quick Start Guide, April 2010

11 Order Planning Dates Dans cette section vous trouvez les dates limites définies pour la commande, comme par exemple la fenêtre de livraison (Delivery Window), la fenêtre d embarquement (Shipping Window) et la date requise de livraison (Required Date of Delivery, si applicable). Order Lines Dans cette section on peut voir à quelle étape du transport se trouve chaque ligne de commande. La colonne Outstanding affiche pour chaque ligne de commande le nombre de pièces non expédiées. Quand vous cliquez sur le lien hypertexte Shipment / House Airway Bill number (la colonne à droite), vous accéderez à la page avec les détails de cette expédition. Utilisez le KN Login Navigation Trail pour retourner sur la page Order Line Summary screen. Vous pouvez cliquer sur l icone pour voir les détails des lignes de commandes Affichage des résultats par ligne de commande Quand plusieurs résultats sont trouvés lors de la recherche, la page avec le total Order Line Summary screen» s affichera Order Line Summary Screen KN Login Order Page No 11 Quick Start Guide, April 2010

12 Ce tableau affiche les données sur les références clés des commandes (sur option des références supplémentaires peuvent être ajoutées), les références d expédition Kuehne + Nagel, les quantités des articles à chaque phase du process (order progress steps), le nom de l article, le mode de transport, la date d échéance/date limite par commande (fenêtres), et également la dernière phase accomplie du process principal et sous-principal ainsi que ses dates. Si la ligne de commande a été expédiée en plusieurs Lots, l évènement le plus récent sera affiché. Des lignes de commande avec des alertes d exception Si une alerte d exception s est déclenchée pour une ligne de commande, un symbole d alerte - par exemple comme ceci - sera affiché sur la page «Order Line Summary». Les détails de cette alerte d exception seront montrés sur la page «Order Line Detail». C liquez sur l icone pour voir les détails d une certaine ligne de commande sur la page Order Line Detail Order Line Detail Screen Cette page groupe les éléments dans plusieurs sections individuels. Vous pouvez masquer (collapse) ou présenter (expand) une section en cliquant sur l icone à coté du titre de la section. Références de ligne de commande (Order Line References) Cette section montre la liste des références clés pour une ligne de commande. La structure de cette liste est personnalisée. KN Login Order Page No 12 Quick Start Guide, April 2010

13 Information sur la ligne de commande (Order Line Information) Dans section cette on trouve différentes informations complémentaires. Le contenu peut varier pour chaque client, mais la quantité commandée Ordered Quantity et le produit/l article Commodity seront toujours affichés. Planification des dates de la ligne de commande (Order Line Planning Dates) Cet écran affiche les dates limites pour la ligne de commande. Détails sur l avancement de la ligne de commande (Order Line Progress Details) Cet écran affiche les dates et les horaires des évènements qui ont eu lieu pour cette ligne de commande, y compris l indication de la quantité du produit. Cliquez sur pour voir les détails et l historique de tous les évènements qui ont eu lieu pendant ce sous-process (Transaction History). Quand vous cliquez sur le lien hypertexte Shipment / House Airway Bill number (la colonne à droite), vous accéderez à la page avec les détails de cette expédition. Utilisez le KN Login Navigation Trail pour retourner sur la page Order Line Detail Screen. Synopsis de la quantité (Quantity Summary) Cet écran affiche un synopsis des quantités de ligne de commande ayant atteint certaines étapes du process (Order Line quantities), des quantités pending pour certaines phases du process et un synopsis des quantités au niveau de la commande. KN Login Order Page No 13 Quick Start Guide, April 2010

14 Résultats du paramétrage (Monitoring Results) Si le paramétrage est activé et selon vos droits d accès, vous verrez les résultats du paramétrage. Si une alerte de confirmation ou d exception est générée, cette information sera affichée sur une ligne. KN Login est capable basé sur un setup personnalisé d afficher des exceptions comme par exemple un booking retardé, un départ ou une arrivée retardé, des confirmations de certains évènements (booking, départ), etc. Quand une exception ou confirmation d évènement se déclenche, cette alerte sera affichée dans cette section, et selon vos droits d accès vous pourrez la voir. KN Login offre la possibilité d utiliser l Escalation Routine pour indiquer la gravité des alertes d exception. Des symboles en couleur facilitent la reconnaissance des 3 niveaux d alerte: le plus faible moyen le plus élevé KN Login Order Page No 14 Quick Start Guide, April 2010

15 4. My Profile KN Login Order Login. Le module Mon Profil ( My Profile ) vous permet de modifier les options de visibilité, basées sur vos droits d accès et applicables pour l intégralité de votre profil sur KN Dans l onglet User Settings vous pouvez, par exemple, personnaliser le format des dates ou des chiffres, le nombre maximum de lignes de résultats par page, et sélectionner la page d accueil après connexion. Dans l onglet Order View Options, vous pouvez sélectionner quelles colonnes doivent apparaître sur les pages des «Order / Order Line Summary». Les références clés par ligne de commande seront toujours affichées, tout autre élément/colonne peut être supprimé de la visibilité. Les colonnes disponibles dépendent des paramétrages personnalisés. Dans l onglet User Settings vous pouvez également définir la page de recherche par commande Order Search comme page d accueil KN Login. KN Login Order Page No 15 Quick Start Guide, April 2010

16 Monitoring Order KN Login Monitoring est un outil de pilotage des événements et des exceptions. Cet outil fait partie intégrante de KN Login. Il est paramétré à l ouverture du compte KN Login et permet de vous informer pro-activement quand un évènement a lieu. Event Manager Vous tient informé pro-activement, ainsi que vos partenaires lorsque les évènements sont atteints. Exception Monitor Vous permet de gérer votre Procurement Supply Chain basé sur vos propres exceptions prédéfinies et personnalisées. Les messages , générés par KN Login Order Monitoring, peuvent être installés pour inclure l information et les références client. Ils incluent toujours des liens hypertexte donnant accès à la page «Order Line Details». Pour plus de détails sur ce sujet, veuillez consulter Monitoring dans le guide utilisateur KN Login Order User Manual». Si vous souhaitez démarrer avec KN Login Order Monitoring, veuillez contacter votre bureau Kuehne + Nagel. 5. Data Extract Order Dans le scope des outils de KN Login Information Management, KN Login Data Extract est une application puissante qui peut fournir des données pour développer des reporting comme par exemple le In-Transit Activity, Forecasting & Planning, Scorecards, Statistics, etc. Data Extract peut également être utilisé pour générer des fichiers de data, les sauvegarder dans un dossier prédéfini sur votre FTP server. Data Extract offre la flexibilité de sauvegarder les définitions de recherche pour les relancer plus tard ou pour les utiliser comme modèle pour des nouvelles définitions de recherche. Data Extracts peut créer des reports sur base ad hoc ou selon un calendrier. Pour plus de détails sur ce sujet, veuillez consulter Data Extract dans le guide utilisateur KN Login Order User Manual». KN Login Order Page No 16 Quick Start Guide, April 2010

17 KN Login: Information to move >> forward Pour plus d information sur KN Login et ses outils, qui peuvent apporter une valeur ajoutée à votre activité, merci de vous mettre en relation avec votre contact privilégié chez Kuehne + Nagel. KN Login est un outil d information puissant de: Visibilité Pilotage Collaboration Information Management System-to-System Communication (EDI) KN Login Order Page No 17 Quick Start Guide, April 2010