Termes de références de L Action PAQ-CG 01/2014

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1 MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE, DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION ****** UNIVERSITE DE TUNIS EL MANAR Programme d'appui à la Qualité - Capacité de Gestion (PAQ-CG) Intitulé du Projet Programme d'harmonisation de l'administration, de la Recherche et de l'enseignement" Termes de références de L Action PAQ-CG 01/2014 CONTEXTE Dans le cadre de l'accord de prêt n 7392-TN entre le Ministère de l'enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique et la Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement et en vue de contribuer au financement du Projet d'appui à la Qualité de l'enseignement Supérieur (PAQ), l'université de Tunis El Manar a bénéficié d'une allocation pour la mise en œuvre de son projet d'amélioration de la capacité de gestion (PAQ-CG) intitulé «Programme d'harmonisation de l'administration, de la Recherche et de l'enseignement» comportant des thèmes de formations et d assistance technique. Les actions de formation et d assistance technique organisées au profit des groupes différents porteront sur la démarche qualité et amélioration continue, l'assurance qualité et certification, la communication et dynamique de groupe, les tableaux de bord et indicateurs CRQ, le management par la valeur et analyse fonctionnelle et les systèmes et réseaux d'information. L Action PAQ-CG 01/2014 à réaliser dans le cadre de ce projet comporte quatre volets : - Volet 1 : «Sensibilisation au Management par la valeur», - Volet 2 : «Formation pratique en : Management Qualité, Management par la valeur et Approches de résolution des problèmes en groupe», - Volet 3 : «Définition des systèmes de management : application à l'utm et ses établissements», - Volet 4 : «Déploiement de la démarche qualité au sein de l'utm et ses s». 1/11

2 OBJECTIFS DU PROJET Le projet basé sur la formation et l'assistance technique prévoit plusieurs actions qui visent à optimiser et développer l'adéquation entre les ressources et compétences existantes avec les compétences requises répondant aux exigences de la qualité par le renforcement de la capacité de gestion de l'université de Tunis El Manar et de ses établissements grâce à : - l'instauration des bonnes pratiques de gestion et de décision, - la promotion du travail en équipes - le développement d'organisations interactives de l'administration et des services par l'ancrage de la culture qualité, - l'accompagnement pour une exploitation rationnelle, efficace et transparente des systèmes d'information (SI) - la maîtrise des nouvelles techniques de communication et de gestion normalisées. MODE DE SELECTION La sélection des Bureaux d Etudes sera faite selon la méthode «Qualification des Consultants» conformément aux procédures définies dans les Directives «Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale», Edition Mai 2004, mises à jour en Octobre 2006 et en Janvier Pour renforcer leurs compétences respectives et augmenter leurs chances d être présélectionnés, les bureaux d études candidats peuvent s associer en Groupements. L Action PAQ-CG 01/2014 étant composée de 04 volets, les Bureaux d Etudes ou les Groupements intéressés peuvent manifester leur intérêt pour un, plusieurs ou la totalité des volets de la présente action. La Commission d Evaluation Technique des soumissions de l UTM, établira, pour chacun des volets de la présente action, un classement de tous les Bureaux d Etudes ayant manifesté leur intérêt pour le volet en question, en fonction de leurs qualifications au regard de la nature des termes de référence et sélectionnera le bureau ayant les qualifications et les références adéquates pour la réalisation du volet concerné. Le soumissionnaire retenu sera invité à remettre une proposition technique et financière conformément aux procédures de la Banque Mondiale en vigueur, puis à négocier l offre faite. 2/11

3 TABLEAU 1 : VOLET 1 /ACTION PAQ-CG 01/2014 «Sensibilisation au Management par la valeur» Sensibiliser les 130 personnes 3 jours pour - Définition et principes du Formation responsables et les cadres réparties en 10 signature chaque management par la valeur de l UTM et de ses groupes du contrat groupe, - Acteurs, responsabilités et niveaux établissements au (directeurs, doyens, soit 30 jours d intégration management par la valeur secrétaires de formation. - Evolution des démarches de généraux, chefs de gestion par la valeur départements et cadres de l UTM) Responsabilisation et implication des cadres et des responsables de l'utm et ses établissements dans la mise en place du management par la valeur 3/11

4 TABLEAU 2 : VOLET 2/ACTION PAQ-CG 01/2014 «Formation pratique en : Management Qualité, Management par la valeur et Approches de résolution des problèmes en groupe» 35 personnes Atelier en management par la Atelier pratique en 1 seul groupe Former en atelier pratique 35 facilitateurs en : - management qualité, - management par la valeur - approches de résolution de problèmes en groupe contrat 6 jours de formation (01 groupe) valeur: - Définition des objectifs-qualité et leur validation - Ressources nécessaires et communication sur la politique qualité - Méthodologie à suivre - Outils organisationnels de suivi et de contrôle des résultats Atelier en management de la qualité : - Principes du management de la qualité - Adaptation des acteurs à la qualité - Normes de la qualité Atelier sur les approches de résolution de problèmes en groupe : - Analyse de la nature du conflit ou du problème - Anticipation des tensions et des problèmes - Etablissement de relations interpersonnelles positives - Désamorçage des tensions internes et création d'un contexte relationnel favorable Atelier en management par la valeur: Mise en place d'un système de management par la valeur Atelier en management de la qualité : - Amélioration de la qualité des services de l'université et ses établissements. - Amélioration considérable du degré de responsabilisation, de délégation et de pratique du management participatif. Atelier sur les approches de résolution de problèmes en groupe : Appropriation des différentes méthodes et pratiques de résolution de problèmes en groupe par les facilitateurs. 4/11

5 TABLEAU 3 : VOLET 3/ACTION PAQ-CG 01/2014 «Définition des systèmes de management : application à l'utm et ses établissements» Ce volet 3 est composé de 2 parties : Partie 1 : «Développement du Système de Management Qualité conformément aux exigences de la norme ISO 9001 et de l IWA 2 en vigueur dans le but d une harmonisation des processus des s de l UTM» Partie 1: ( 5 Participants par ) contrat Partie 1 5 jours par (5j x 16 s) 80 jours Partie 1 : Définition et présentation des étapes de la démarche de développement d un Système de Management de la Qualité conformément aux exigences de l IWA 2et de l ISO 9001 en vigueur : - Diagnostic par rapport aux exigences des référentiels et analyse SWOT - Conception du Système : identification de la cartographie des processus - Développement de la structure documentaire d appui - Etablissement des tableaux de bord et des indicateurs de performance - Evaluation interne - Revue des systèmes de management Partie 1 : Assistance Technique Partie 1: Assimilation des concepts suivants : - les étapes de la démarche d implémentation d un Système de Management de la qualité selon ISO 9001et IWA2 en vigueur 5/11

6 TABLEAU 3 (suite): VOLET 3/ACTION PAQ-CG 01/2014 (suite) «Définition des systèmes de management : application à l'utm et ses établissements» (suite) «Réalisation d ateliers pratiques avec l ensemble des équipes de l UTM et des 16 s représentées pour la préparation et le développement de tableaux de bord spécifique pour chaque entité». ( 5 Participants par ) contrat 5 jours par (5j x 16 s) 80 jours Définition & objectifs des tableaux de bord : - Typologie des tableaux de bord - Définition et principes d un indicateur - Typologie des indicateurs Conception d un tableau de bord par entité Assistance Technique Partie 2: Assimilation et maîtrise des techniques de conception des tableaux de bord Développement d un tableau de bord par entité. 6/11

7 TABLEAU 4 : VOLET 4/ACTION PAQ-CG 01/2014 «Déploiement de la démarche qualité au sein de l'utm et ses s» Ce Volet est composé de 4 parties : Partie 1 : «Déploiement de l implémentation des SMQ conformément à la démarche définie et aux calendriers établis». Partie 1 : (5 Participants par ) contrat Partie 1 5 jours par (5j x 16 s), 80 jours Partie 1 : Mise en œuvre d un SMQ au sein de l UTM et de ses s Réalisation de: - Diagnostic par rapport aux exigences des référentiels et analyse SWOT par unité - Conception du Système : identification de la cartographie des processus par unité - Développement de la structure documentaire d appui par unité - Développement d un référentiel d évaluation interne - Développement d une procédure de Revue des systèmes de management - Par unité Partie 1 : Assistance Technique Partie 1: Déploiement de SMQ conforme aux référentiels ISO 9001 et IWA 2 au sein de chacune des entités de l UTM et de l UTM elle même 7/11

8 TABLEAU 4 (suite): VOLET 4/ACTION PAQ-CG 01/2014 (suite) «Déploiement de la démarche qualité au sein de l'utm et ses s» (suite) «Réalisation d un atelier d évaluation /jeu de rôles regroupant des personnes formées : - aux référentiels IWA 2 et ISO 9001 en vigueur - à la démarche de mise en œuvre d un Système de management des 16 unités de l UTM et de l UTM elle même 40 personnes En 8 groupes ( 2 Participants par et 8 de l UTM) contrat 1 formation de 6 jours par groupe de 10, (6jx4 Gr) 24 jours Déploiement et mise en œuvre des principes d évaluation interne : - Définition des modalités de qualification et d habilitation des évaluateurs internes - Développement des outils de réalisation des évaluations internes Formation s appuyant sur le principe learning by doing: simulations et jeux de rôles Qualification et d habilitation des évaluateurs internes Maîtrise des procédures d évaluations internes 8/11

9 TABLEAU 4 (suite): VOLET 4/ACTION PAQ-CG 01/2014 (suite) «Déploiement de la démarche qualité au sein de l'utm et ses s» (suite) Partie 3 : Formation en atelier pratique à l'établissement de programme annuel d évaluations internes pour l UTM et ses». Partie 3 : 40 personnes En 2 groupes ( 2 Participants par et 8 de l UTM) contrat Partie 3: Formation de 2 jours par groupe de 20 ( 2j x 2gr) 4 j Partie 3 : - Déploiement et mise en œuvre des principes de la planification des évaluations internes : - Objectifs de la planification des évaluations internes de l UTM et de ses s - Définition des obligations relatives à la planification des évaluations internes - Périmètre de l évaluation interne : l UTM et ses s Partie 3 : Formation s appuyant sur le principe learning by doing: simulations et jeux de rôles Partie 3 : Maîtrise des procédures de planification des évaluations internes Partie 4 : Formation en atelier pratique à l exploitation des résultats des programmes d évaluation interne qui doivent aboutir au rapport annuel d évaluation interne annuel des s de l UTM Partie 4 : 40 personnes En 2 groupes ( 2 Participants par et 8 de l UTM) Partie 4: 1 formation de 6 jours par groupe de 10, (6jx4 Gr) 24 jours Partie 4 : - Définition des méthodes d analyse des résultats des évaluations internes par processus - Développement de la démarche d amélioration continue au travers du traitement des écarts suite aux évaluations internes - Développement des règles d établissement d un rapport annuel d évaluation interne Partie 4 : Formation pratique avec une approche participative et des exercices d application : comment préparer un rapport d évaluation interne. Partie 4 : Maîtrise de la méthode pour l établissement des rapports annuel d évaluation interne des s de l UTM 9/11

10 QUALIFICATIONS ET PROFIL DU BUREAU D ETUDES RETENU : Le Bureau d'etudes sera sélectionné selon son expérience, ses références dans le domaine du volet en question et les qualifications du personnel clef proposé. En outre, les formateurs qui seront proposés par le bureau doivent répondre au profil suivant : - Formation : universitaire - Expérience : expérience avérée dans les missions à l'échelle nationale et internationale. - Connaissances du contexte de l'enseignement Supérieur et de la Recherche en Tunisie - maîtrise de la langue française, anglaise et des outils informatiques. DOSSIER DE CANDIDATURE : Les Bureaux d'etudes ou les Groupements, intéressés à manifester leur intérêt pour un, plusieurs ou la totalité des volets de la présente action, doivent : - présenter un dossier pour chacun des volets - mettre chaque dossier dans une enveloppe séparée portant la mention «Volet N (Mettre le numéro du volet) / Action PAQ-CG 01/2014 : (Mettre l intitulé du volet)» - mettre toutes les enveloppes relatives aux différents volets dans une enveloppe unique portant la mention suivante : " Ne pas ouvrir, manifestation d'intérêt pour la réalisation de l Action PAQ-CG 01/2014 de l'université de Tunis El Manar", Université de Tunis El Manar, Campus Universitaire El Manar II, B.P 94 Rommana 1068 Tunis. Les pièces à fournir pour chaque volet sont : - Une lettre de candidature dûment datée et signée au nom de monsieur le Président de l'université de Tunis El Manar précisant le volet auquel le candidat va participer - Pour les Groupements, une déclaration de groupement désignant le chef de file enregistrée à la municipalité - Une fiche de présentation du bureau d études ou du groupement candidat (domaines d expertise, brochure, site web, ), - Toutes les informations nécessaires indiquant que le bureau d'études possède l'expérience et les compétences nécessaires pour assurer la réalisation du volet en question (il est à noter que seules les qualifications et les compétences accompagnées de pièces justificatives seront considérées), - Etat des personnels clé et d appui disponibles (qualifications en rapport avec la nature du volet en question). Les manifestations d'intérêt doivent être envoyées par la poste ou déposées directement au bureau d'ordre de l'université de Tunis El Manar à l'adresse suivante : Université de Tunis El Manar, Campus Universitaire El Manar II, B.P 94 Rommana 1068 Tunis, au plus tard le Mardi 1er Avril 2014 à 10h et le cachet du bureau d ordre fait foi. 10/11

11 NEGOCIATION DU CONTRAT: Avant l'attribution définitive des différents contrats relatifs aux différents volets, seront négociés avec les bureaux d études sélectionnés à Tunis (Siège de l'université). Les négociations porteront essentiellement sur les prix des contrats, les délais et les conditions techniques de leur mise en œuvre et notamment les calendriers de réalisation des volets et les contenus détaillés. RAPPORTS D EXECUTION DES ACTIONS DE LA FORMATION: Les bureaux d'études sont invités à remettre les supports de réalisation des différents volets de la présente action quinze jours au moins avant le début de chaque session relative au volet considéré. Ils sont tenus de remettre à l'université de Tunis El Manar, quinze jours au maximum la fin de la réalisation du volet, un rapport détaillé retraçant les différentes activités réalisées pour chaque volet en évaluant la compréhension satisfaisante des bénéficiaires, les difficultés éventuelles, les solutions, les exigences, les moyens et les axes à mettre en œuvre pour l'amélioration de l'existant (répertoire des compétences nécessaires, les besoins des étapes suivantes, résultats atteints..). LIEU DE L ACTION Les interventions seront réalisées au sein des s de l UTLM et au sein de l UTM elle-même. DONNEES ET MOYENS FOURNIS PAR L'UNIVERSITÉ DE TUNIS EL MANAR L'Université de Tunis El Manar et les s pourront mettre à la disposition des Bureaux d Etudes les moyens logistiques nécessaires durant l'exécution de leur mission. Les Bureaux d'études qui seront sélectionnés prendront en charge le transport et l'hébergement de leurs équipes d intervenants. De même, ils sont tenus de mobiliser par leurs soins les moyens logistiques primordiaux nécessaires à la réalisation des missions pour lesquelles ils seront retenus. CONFLIT D INTERETS Les bureaux d études ou leur personnel y compris les consultants en conflit d intérêts, c'est-à-dire qui auraient un intérêt quelconque direct ou indirect au projet ou qui sont en relation personnelle ou professionnelle avec la Banque Mondiale ou le Ministère de tutelle de l UTM doivent déclarer leurs conflits d intérêts au moment de la transmission de la lettre d intention pour la mission. En particulier, tout fonctionnaire exerçant une fonction administrative doit présenter les autorisations nécessaires pour assurer l action. 11/11