FICHE METIER Responsable de service

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1 DOCUMENT DE TRAVAIL FICHE METIER Responsable de service METIER RESPONSABLE DE SERVICE Date de création/modification Janvier 2011 Définition du métier En relation et en cohérence avec les objectifs de la collectivité, les activités du responsable de service concourent à mettre en œuvre les politiques régionales en organisant son service, en planifiant les différentes ressources allouées et en pilotant les projets et opérations confiés. Intitulé du poste associé Référence CNFPT Domaine d'activités Famille professionnelle MI : MANAGEMENT/ENCADREMENT : MANAGEMENT INTERMEDIAIRE Tout domaine Toute famille Catégorie : A Cadre statutaire Filière : Administrative, technique, culturelle, sportive Cadre d'emplois : Attachés territoriaux, Ingénieurs territoriaux, Conservateurs territoriaux, Attachés de conservation du patrimoine, Conseiller des activités physiques et sportives Situation fonctionnelle Rattachement hiérarchique Siège Directeur / Directeur Général des Services Adjoint (fonction Directeur) Région Haute Normandie/ Direction des ressources Humaines 1/5

2 Missions principales Etre force de proposition, contribuer aux évolutions des politiques régionales et les mettre en œuvre Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus en valorisant le service au public Organiser, animer, évaluer le travail des collaborateurs et faire évoluer sur un plan collectif et individuel les compétences professionnelles des agents Veiller à ce que l'équipe évolue dans le cadre de rapports humains et professionnels de qualité Contrôler et évaluer l emploi des ressources Management opérationnel Fixer les objectifs et les priorités du service au regard des objectifs de la collectivité, planifier les activités Concevoir, adapter et partager les outils de planification et les procédures de contrôle de l activité du service Contribuer à l'alimentation des outils de suivi régionaux Contrôler la qualité des résultats par rapport aux objectifs, ajuster l'action en fonction des résultats constatés, construire et mobiliser les moyens alloués à l'atteinte des objectifs visés Veiller à ce que le service évolue dans le cadre de rapports humains et professionnels de qualité Assister et conseiller les collaborateurs dans l exercice de leur métier Communiquer et valoriser en interne et en externe les missions et les projets du service Activités principales Ingénierie de projets ou d opérations Assurer la responsabilité de l'exécution des projets ou opérations Identifier et différencier les finalités, les objectifs, les enjeux et les limites des projets confiés en direct ou délégués, en évaluer le niveau de réalisation Gestion des ressources GESTION BUDGETAIRE Proposer et simuler les scénarii budgétaires pour l'arbitrage de l'exécutif. Planifier les budgets alloués, les exécuter et évaluer leur réalisation de manière qualitative et quantitative GESTION ADMINISTRATIVE Optimiser les coûts et délais des procédures administratives et garantir la qualité des services rendus à l usager ou en interne Assurer un système de contrôle adapté au service (procédures, documents administratifs, traçabilité, etc.) Région Haute Normandie/ Direction des ressources Humaines Page 2 sur 5

3 Activités principales GESTION DES RESSOURCES HUMAINES Organiser, animer et évaluer le travail des collaborateurs (attribution des tâches en fonction des compétences de chacun, soutien technique, etc.) Définir les besoins en effectifs, les compétences attendues, élaborer les fiches de postes des agents du service et participer au recrutement, en lien avec la DRH Accompagner les nouveaux arrivants en vue de leur intégration dans l'équipe Réaliser l évaluation annuelle des agents, recenser les besoins en formation, veiller au développement permanent des compétences et proposer les promotions éventuelles Appliquer et faire appliquer les normes et les dispositifs d hygiène et de sécurité au travail Entretien et développement de partenariat Contribuer au développement des relations entre services et directions et faciliter les modes de travail transversaux Promouvoir la stratégie régionale Représenter la collectivité auprès des partenaires Appui technique et conseil Garantir la veille juridique et documentaire des réglementations applicables aux collectivités et de l évolution des politiques sectorielles Assurer la fonction de référent pour les thématiques confiées au service Activités secondaires Relations fonctionnelles Participer à de projets et des travaux d'intérêts régionaux Internes : Elus Directions, Direction générale Autres responsables de service Chefs de projets transversaux Externes : liées aux thématiques confiées Région Haute Normandie/ Direction des ressources Humaines Page 3 sur 5

4 Spécificités du métier Management du risque Compétences professionnelles Travail en bureau et possibilités de déplacements liés aux activités du métier (réunion, colloques, etc.) Horaires réguliers mais dont l amplitude peut être variable en fonction des obligations de service liées notamment aux partenariats et au calendrier de l'institution (CP, BP, délibérations) Le responsable de service assume la responsabilité des actes produits dans son service sur les plans administratif, budgétaire, juridique et technique. Travail de bureau / position assise Risques liés à la conduite de véhicule Travail sur écran Capacité à gérer les situations de stress liées au management d'équipe Connaître l organisation de la Région, ses circuits administratifs et décisionnaires et la répartition des missions confiées Connaître le secteur lié au champ de compétence donné, les dispositifs régionaux et l organisation des partenaires, leurs circuits décisionnaires et la répartition de leurs attributions Posséder les connaissances juridiques en matière de commande publique, finances et comptabilité publiques, statut de la fonction publique, hygiène et sécurité Maîtriser les missions, procédures administratives et circuits décisionnels de la collectivité Savoir identifier et différencier les finalités, les objectifs, les enjeux d un projet ou d une opération Savoir accompagner la planification des étapes et des ressources d un projet ou d une opération, superviser les conditions de leur mise en œuvre et animer le dispositif d évaluation d un projet ou d une opération Savoir coordonner des projets, des groupes de réflexion, de production et de validation Connaître les techniques d élaboration de tableaux de bord et d indicateurs Savoir rédiger les bilans, synthèses, propositions, actes administratifs, ainsi que des notes techniques, cahiers des charges et autres documents liés à la fonction Connaître les fonctionnalités des logiciels de traitement des données (traitement de texte, tableur, logiciels spécifiques ) Région Haute Normandie/ Direction des ressources Humaines Page 4 sur 5

5 Compétences comportementales (Capacité à) Compétences managériales Travailler de manière autonome et en équipe Porter les décisions régionales dans le respect de l'obligation de réserve et du sens du service public Prendre des initiatives et les assumer Etablir des relations de collaboration efficaces avec l'ensemble des partenaires Faire passer l'intérêt de la collectivité avant les intérêts locaux, les intérêts personnels ou les intérêts des partenaires Etablir des relations de collaboration efficaces avec les partenaires, les services et les directions Apporter un jugement critique sur la pertinence des informations reçues Se fixer des priorités et les respecter, évaluer et hiérarchiser les différents éléments d'une situation et en repérer les urgences Ecouter, arbitrer, prendre des décisions et les assumer Expliquer, argumenter, donner du sens et convaincre Savoir déléguer Responsabiliser les collaborateurs et favoriser la créativité et la prise d initiative Repérer et gérer les dysfonctionnements et les tensions et maîtriser les techniques de médiation et de résolution des conflits Reconnaître la qualité ou affronter les problèmes ou erreurs du travail des collaborateurs Maîtriser les techniques de l'entretien d évaluation Maîtriser la conduite et l'animation des réunions de service Maîtriser les techniques du management opérationnel Maîtriser les techniques de gestion et d organisation de l activité (gestion des flux, tableaux de bord, etc.) S intégrer dans une démarche de progrès Connaître les méthodes de conduite du changement Partager les informations Connaître les bases de la GPEC (postes, emplois, métiers, compétences ) Validation Ressources Humaines : Région Haute Normandie/ Direction des ressources Humaines Page 5 sur 5

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