Règlementation du site : 2. LA DOMICILIATION D'UNE ENTREPRISE INDIVIDUELLE

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1 Règlementation du site : 1. SYNOPSIS Les créateurs qui demandent l'immatriculation de leur entreprise au registre du commerce et des sociétés doivent obligatoirement «justifier de la jouissance du ou des locaux dans lesquels ils installent le siège de leur entreprise», c'est-à-dire fournir, selon les cas, au CFE un bail commercial, un contrat de sous-location, un contrat de domiciliation, ou un contrat de mise à disposition' Pour faciliter le démarrage de leur activité, le code du commerce leur permet néanmoins de fixer provisoirement (pendant 2 ans maximum) le siège de leur entreprise dans leur local d'habitation, sans avoir à obtenir l'accord du propriétaire ou de la copropriété. Ils sont cependant tenus d'informer ces derniers par lettre recommandée avec AR de leur intention. Cette possibilité ne concerne que la domiciliation administrative de l'entreprise et non l'exercice de l'activité professionnelle, ce qui est source de confusion et donc de complexité pour les créateurs d'entreprise. En effet, seuls les entrepreneurs individuels, peuvent, sous certaines conditions et avec l'accord de leur propriétaire et/ou de leur copropriété, exercer leur activité dans leur résidence principale. L'activité ne doit pas conduire à recevoir de la clientèle ou des marchandises. La règlementation européenne pour la domiciliation 2. LA DOMICILIATION D'UNE ENTREPRISE INDIVIDUELLE Il convient de distinguer la simple domiciliation de l entreprise (quelle sera l adresse officielle de l entreprise?) de l exercice de l activité (dans quel local puis-je exercer mon activité?). 1 ) La domiciliation de l'entreprise dans le local d'habitation La loi Dutreil sur l initiative économique du 1er août 2003 a modifié l article L du Code de commerce. Désormais, la notion de «siège social» de l'entreprise individuelle est abandonnée. Le texte prévoit toujours que l entrepreneur qui demande son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (commerçant) ou au répertoire des métiers (artisan) doit déclarer l adresse de son entreprise et en justifier la jouissance. Mais l entrepreneur est expressément autorisé à déclarer l adresse de son local d habitation. Il n y a donc désormais plus de condition pour pouvoir domicilier son entreprise individuelle dans son local d habitation. Une telle déclaration n entraîne toutefois ni changement d affectation des locaux, ni application du statut des baux commerciaux. Bien évidemment, l entrepreneur conserve la possibilité de domicilier son entreprise dans le local commercial dans lequel il exerce son activité (la domiciliation dans le local d habitation n est qu une faculté, pas une obligation). 1

2 2 ) L'exercice d'une activité dans le local d'habitation Pour pouvoir exercer une activité (par opposition à la simple domiciliation de l entreprise) dans le local d habitation de l entrepreneur, aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne doit s y opposer (l exercice de l activité ne doit donc pas être interdit par le bail ou le règlement de copropriété ; par ailleurs, si le règlement de copropriété exige, par exemple, de recueillir l accord du propriétaire pour exercer une activité, cet accord devra être obtenu). L exercice de l activité signifie la gestion sociale (réponse au courrier ou aux appels téléphoniques ) et non l implantation d une activité de fabrication ou la réception de la clientèle. En outre, dans les communes de plus de habitants et dans les départements des Hauts-de- Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, les deux conditions suivantes doivent également être respectées pour pouvoir exercer son activité dans le local d'habitation (à défaut, une autorisation doit être demandée au maire) : - l'activité ne doit être exercée que par le ou les occupants ayant leur résidence principale dans ce local, - l'activité ne doit pas conduire à recevoir de la clientèle ou des marchandises. 3 ) Les textes de référence Article L du Code de commerce. Articles L , L , L et L du Code de la construction et de l'habitation. 3. LA DOMICILIATION D'UNE SOCIETE Il convient de distinguer la simple domiciliation de la société (quelle sera le siège de la société?) de l exercice de l activité (dans quel local est-il possible d exercer l activité?). 1 ) La domiciliation de la société dans le local d'habitation La loi Dutreil sur l initiative économique du 1er août 2003 a modifié l article L du Code de commerce et a par ailleurs créé un nouvel article L Comme auparavant, il est prévu que toute personne morale demandant son immatriculation au registre du commerce et des sociétés doit justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe, seule ou avec d autres, le siège de l entreprise. La nouveauté introduite par la loi pour l initiative économique est que la personne morale qui demande son immatriculation au registre du commerce et des sociétés est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal par principe et sans limitation de durée. Une exception est toutefois apportée à cette liberté de principe : l hypothèse où des dispositions législatives ou des stipulations contractuelles contraires (par exemple dans le bail) interdiraient une telle domiciliation dans le local d habitation du représentant légal. 2

3 Dans le cas d une telle interdiction, le nouveau texte permet néanmoins d'installer le siège de la société au domicile de son représentant légal (malgré les dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires), mais, dans ce cas, pour une durée ne pouvant ni excéder cinq ans à compter de la création de la société, ni dépasser le terme légal, contractuel ou judiciaire de l occupation des locaux. Il est alors nécessaire, préalablement au dépôt de la demande d immatriculation de la société, de notifier par écrit au bailleur (ou au syndicat de la copropriété ou au représentant de l ensemble immobilier) son intention d user de cette faculté de domiciliation. Avant l expiration de la période de cinq ans, il sera nécessaire, sous peine de radiation d office, de communiquer l adresse d un nouveau siège au greffe du tribunal. Cette domiciliation n entraîne ni changement de destination de l immeuble, ni l application du statut des baux commerciaux. Le texte autorise uniquement la domiciliation dans le local d habitation du représentant légal (gérant de SARL, Directeur Général de SA ou de Président de SAS, etc.) ; il n est donc pas possible de domicilier la société dans le local d habitation d un simple associé. Bien évidemment, il est toujours possible de domicilier la société dans le local commercial où l activité est exercée ou de recourir aux services d une société de domiciliation. Pour résumer: - si aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne l'interdit, vous pouvez domicilier la société au domicile de son dirigeant. - si une disposition législative ou stipulation contractuelle vous l'interdit, vous pouvez néanmoins domicilier la société au domicile de son dirigeant, mais (i) sous réserve d'en informer le propriétaire et (ii) pour une durée maximale de 5 ans. 2 ) L'exercice d'une activité dans le local d'habitation Pour pouvoir exercer une activité (par opposition à la simple domiciliation de la société) dans le local d habitation du dirigeant, aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne doit s y opposer (l exercice de l activité ne doit donc pas être interdit par le bail ou le règlement de copropriété ; par ailleurs, si le règlement de copropriété exige, par exemple, de recueillir l accord du propriétaire pour exercer une activité, cet accord devra être obtenu). En outre, dans les communes de plus de habitants et dans les départements des Hauts-de- Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, le changement d'usage des locaux destinés à l'habitation est soumis à autorisation préalable du maire de la ville dans laquelle est situé l'immeuble. Toutefois, l'autorisation préalable n'est pas requise si les deux conditions suivantes sont respectées : - l'activité n'est exercée que par le ou les occupants ayant leur résidence principale dans ce local, - l'activité ne conduit pas à recevoir de la clientèle ou des marchandises. 3

4 3 ) Le texte de référence - Article L du Code de commerce. - Article L du Code de commerce. - Articles L , L , L et L du Code de la construction et de l'habitation. (Dernière mise à jour : mai 2010) Source : VASSERAT JOHNNY par internet le CNIL Contact : la.generale@laposte.net Etape 6 > Domiciliation entreprise : Les locaux Le choix d'un local adapté est important : il est souvent le reflet de l'image de l'entreprise. Celle-ci n'a d'ailleurs pas intérêt à changer fréquemment d'adresse, car cela entraîne des coûts non négligeables : déménagement, avis aux clients, impression de nouveaux documents commerciaux... Où peut-on installer son entreprise? Chez soi? Dans un local à usage professionnel ou commercial? Dans les locaux d'une autre entreprise? Où trouver des locaux? Chez soi? Attention, il ne faut pas confondre "domiciliation administrative de l'entreprise" et "exercice de l'activité" chez soi. Pour mieux comprendre ce qui suit, consulter le document récapitulatif intitulé s'installer chez soi. D'un point de vue administratif : Chaque local a une destination bien déterminée : local d'habitation, local professionnel, local commercial, local administratif... et l'on ne peut en principe la modifier sans obtenir une autorisation du maire. Heureusement, ce principe comporte des exceptions : Tout d'abord, cette interdiction d'affecter un local d'habitation à un autre usage ne concerne que les immeubles : - situés dans les villes dont la population est égale ou supérieure à habitants, - ou situés dans les départements des Hauts de Seine, de la Seine Saint Denis et du Val de Marne 4

5 Dans les autres villes, aucune autorisation n'est requise. Par ailleurs, cette interdiction n'est pas applicable dans les zones franches urbaines. Il est par ailleurs possible d'exercer une activité professionnelle chez soi sans demander un changement d'affectation, lorsque le bail ou le règlement de copropriété ne l'interdit pas. Dans les villes dont la population est égale ou supérieure à habitants et dans les départements des Hauts de Seine, de la Seine Saint Denis et du Val de Marne, trois conditions supplémentaires doivent être réunies pour autoriser l'exercice d'une activité chez soi : - L'activité doit être exercée exclusivement par le ou les occupants du logement, - Il doit s'agir de leur résidence principale, - L'activité ne doit pas conduire au passage de clientèle ou de marchandises (si votre logement se situe en rez-de-chaussée, cette condition est assouplie car il n'est seulement exigé que l'exercice de l'activité n'occasionne pas de nuisances ou de danger pour le voisinage, et ne conduise pas à un désordre pour l'immeuble. Enfin, le maire peut autoriser : - la transformation totale des locaux, sous certaines conditions, - ou, l'exercice d'une activité professionnelle dans un local d'habitation, à condition que celui-ci reste l'habitation principale du chef d'entreprise (locaux mixtes). La demande doit être faite par le propriétaire du local ou par le locataire avec l'accord du propriétaire, auprès de la mairie. D'un point de vue contractuel : relations avec le propriétaire et la copropriété Pour la domiciliation de l'entreprise chez soi Il est possible de fixer le siège social d'une entreprise au domicile de son dirigeant pour une durée indéterminée si le bail, le réglement de copropriété (ou de lotissement) et la mairie ne l'interdisent pas. Si une interdiction est opposée au chef d'entreprise, celui-ci ne pourra déroger à cette règle que s'il exerce son activité sous forme de société. En effet, il pourra fixer le siège social de celle-ci chez lui pour une durée maximale de 5 ans sous réserve d'en informer son propriétaire ou son syndic de copropriété. Pour l'exercice de l'activité chez soi Lorsque le créateur n'est pas propriétaire de son logement, ou lorsqu'il habite dans un immeuble collectif, il doit, en outre, obtenir l'autorisation de son propriétaire et vérifier si le règlement de copropriété n'interdit pas l'exercice d'une activité professionnelle. 5

6 Dans un local à usage professionnel ou commercial? En dehors des cas visés ci-dessus, les entreprises doivent exercer leur activité dans un local à usage professionnel ou commercial (bureaux, locaux commerciaux par exemple), répondant à des règles particulières d'urbanisme. Lorsque l'entreprise est locataire de l'immeuble, elle est soumise à la législation : Des baux commerciaux, si son activité est industrielle, commerciale, artisanale ou libérale. Le bail commercial présente comme principale caractéristique de conférer au locataire le droit au renouvellement de son bail ou, à défaut, une indemnité d'éviction. Il existe cependant deux possibilités de déroger au statut des baux commerciaux : le recours aux conventions d'occupation précaire ou baux de courte durée. Des baux professionnels ou mixtes, si son activité est libérale ou artisanale (lorsqu'il n'existe pas de "fonds artisanal"). En cas d'activité artisanale, rien n'interdit cependant, lorsque les deux parties en sont d'accord, de placer volontairement le bail sous le régime des baux commerciaux, à condition : - qu'un autre bail ne leur soit pas imposé par un texte particulier, - que le propriétaire exprime sans équivoque, dans le bail, son intention de le placer sous le statut des baux commerciaux et renoncer à exiger de son locataire qu'il remplisse les conditions normalement requises. Dans les locaux d'une autre entreprise? Plusieurs situations doivent être envisagées : La sous-location L'entreprise peut, dans un premier temps, être sous-locataire d'une autre entreprise. Si celle-ci est titulaire d'un bail commercial, plusieurs conditions doivent être respectées : - La sous-location doit être autorisée formellement dans le bail initial. A défaut, le propriétaire du bail doit l'autoriser par écrit ultérieurement et distinctement (lettre ou avenant au bail). - Le propriétaire doit être invité à participer à l'acte de sous-location : le locataire doit donc l'avertir de son intention de sous-louer par acte d'huissier ou par lettre recommandée avec accusé de réception et l'appeler à participer à l'acte. (Article 21 - alinéa 2 du décret n du 30/09/1953). Le contrat de domiciliation La sous-location ne doit pas être confondue avec le contrat de domiciliation qui a pour objet l'installation du siège de l'entreprise dans des locaux occupés par une ou plusieurs autres entreprises. Le contrat de domiciliation doit être mentionné au RCS avec indication de l'identité de l'entreprise domiciliataire. Il est régi par le décret n du 05/12/

7 Le contrat de domiciliation doit être conclu pour une durée d'au moins 3 mois renouvelable par tacite reconduction. Le domiciliataire (celui qui met le local à disposition) doit : - être inscrit au RCS ou au RM - mettre à la disposition de la personne domiciliée, des locaux permettant une réunion régulière des organes de direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise et les services nécessaires à la tenue, à la conservation et à la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements. - Informer le greffier du tribunal à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux. La personne domiciliée doit : - S'engager à utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège de l'entreprise ou, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation. - Informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité. - Lui déclarer tout changement (domicile personnel, état civil, forme juridique, objet, dirigeants...). - Donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification. Les centres d'affaires et de domiciliation Un centre d'affaires et de domiciliation est pour une entreprise du secteur tertiaire ce qu'est un hôtel pour un voyageur. Il y trouve en premier lieu une domiciliation telle que décrite au paragraphe précédent. L'entrepreneur y trouve ensuite des bureaux équipés avec services, c'est à dire des bureaux loués avec ou sans mobilier, avec tout l'équipement téléinformatique ainsi que les services de réception pour fonctionner au quotidien. D'autres services sont également proposés telle la location de salles de réunions, l'usage d'un fax et d'un photocopieur, un service de traduction, un secrétariat éventuellement bilingue, etc... Les centres d'affaires et de domiciliation offrent enfin pour la plupart un service de permanence téléphonique. Les services téléphoniques entrant dans cette catégorie sont variés, depuis la possibilité pour tout entrepreneur de disposer à tout moment d'un accueil téléphonique personnalisé et d'une transmission de messages en son absence par un opérateur, par fax ou par mail, jusqu'à la mise à disposition de numéros de téléphone dédiés, les transferts d'appels, la gestion d'agendas ou autres services telle la messagerie unifiée. Les centres d'affaires et de domiciliation ont une organisation professionnelle : le Syndicat national des centres d'affaires et entreprises de domiciliation qui fédère les plus importants d'entre eux. 7

8 Les bâtiments d'accueil des entreprises nouvelles Les pépinières d'entreprises Ce sont des structures d'accueil temporaire réservées aux créateurs d'entreprises dont l'objectif est de renforcer, à terme, la longévité des entreprises nouvelles. Elles offrent, pendant le temps nécessaire au démarrage de l'entreprise, des services à des coûts partagés : - Un hébergement : locaux, bureaux, ateliers, laboratoires... - Des services spécialisés ou non suivant la vocation de la pépinière : télécopie, secrétariat, photocopie, permanence téléphonique, formations, accès à des bases de données... - Des conseils, en partenariat avec des cabinets et organismes extérieurs : domaines juridique, comptable, fiscal, bancaire, commercial, de gestion, de développement technologique... - Une animation : rencontres, conférences, échanges entre les entreprises... On peut distinguer trois formes de pépinières : - La pépinière généraliste : elle accueille tous les créateurs (après sélection) et les suit pendant deux ans. - La pépinière de projets ou incubateur : elle accueille le créateur et son projet au stade de l'idée, et on l'accompagne jusqu'à la création. - Le Centre d'entreprise et d'innovation (CEI) : il accueille des projets de haute technologie. Les ateliers-relais Un atelier ou bâtiment relais est un local appartenant à une commune, loué temporairement à des entreprises, plutôt industrielles ou artisanales, désireuses de s'installer ou de se développer sur la commune. Ce sont souvent des locaux de petites et moyennes tailles, difficiles à trouver par les entreprises sur le marché privé (300 à 2000 m). Les contrats locatifs utilisés sont des baux précaires (23 mois maximum) avec parfois une possibilité d'achat sous certaines conditions. Les hôtels d'entreprises Immobilier locatif généralement destiné aux entreprises de services (bureaux), avec quelques équipements bureautiques communs. En général, c'est un investissement de promoteur immobilier ou une propriété de la commune. Lieux d'hébergement des entreprises nouvelles, ils relèvent de baux précaires (23 mois maximum). C'est un outil de développement économique local. 8

9 Où trouver des locaux? Traditionnellement c'est le rôle des agences immobilières et des journaux d'annonces que de faire connaître l'offre disponible. Mais il faut savoir que de nombreuses chambres de commerce et d'industrie et chambres de métiers et de l'artisanat, éditent des listes de locaux et terrains disponibles. On trouve également sur Internet des sites qui proposent des locaux en zone industrielle. Enfin, la plupart des services économiques des mairies tiennent à jour un fichier des locaux vacants. MARS