_-- -,.-

Transcription

1 ~~Ic.~ Cour t/ '..."\l. Penale Internationale ~ 8 ~~ International Criminal Court "_"'_;311\ _-- -,.- (;reffc Instruction administrative ICCIAI/2015/002 Date: 18 mars 2015 POLITIQUE RELATIVE A LA CONSERVATION ET A L'ELIl\1INATION DES DOCUIVIENTS En vertu de la section 3 de la directive de la Presidence ICCjPRESDjGj2003j001 (<< Modalites de promulgation des instructions administratives»), et aux fins d' etablir une politique de conservation applicable a tous les documents de la Cour, quelle que soit leur forme, conformernent a la directive de la Presidence ICCjPRESDjGj2005j001 et a l'instruction administrative ICCj2007j001 («Politi que de protection des informations de la CPI»), Ie Greffier, avec I'accord du President et du Procureur, adopte la presente instruction administrative: Section 1 Emploi des termes Aux fins de la presente instruction administrative, les termes suivants sont definis comme suit: 1.1 «Archives» - Documents de la CPI qui doivent etre conserves indefiniment en raison de leur interet administratif, budgetaire, juridique ou historique ou de leur valeur dinformation. 1.2 «Stockage a titre de sauvegarde» - Conservation des documents de la CPI sous forme electronique a l'issue de leur delai de conservation de facon a pouvoir les consulter en cas de besoin et sur demande. II se peut que les documents de la CPI ainsi stockes ne soient plus immediatement disponibles. 1.3 «D' origine numerique» - Documents de la CPI crees et stockes sous forme electronique des rorigine. 1.4 «Elimination» - Destruction, stockage a titre de sauvegarde ou transfert de documents de la cpr. 1.5 «Interet historique» - Interet que revet un document de la CPI dans la perspective dune utilisation future a titre de preuve dans Ie cadre d'un litige ou pour retracer de maniere generale l'histoire de la Cour, sa gestion et son patrimoine. 11 Page

2 1.6 «Documents de la CPI» - Livres, documents sur papier, photos, documents informatiques, cartes ou autres documents d'information, quelles que soient leur forme ou leurs caracteristiques, qui sont en la possession de la Cour et qui presentent un interet historique ou reverent une valeur operationnelle ou probante. Le contenu des systernes informatiques portables autonomes (comme les ordinateurs portables et les assistants nurneriques personnels ou PDA) qui possedent une rnemoire residents sont consideres comme des documents de la Cour dans le contexte de la presente instruction administrative. Les documents de la CPI comprennent, sans s'y limiter, Ies documents d' origine numerique et ceux qui etaient disponibles sur un autre support ou sous un autre format et qui ont ete numerises par la suite. Les documents non finalises! les documents de travail et autres documents ordinaires n' ayant aucune valeur documentaire ou probante ne sont pas consideres comme des documents de la CPI. 1.7 «Patrimoine documentaire de la CPI» - Documents de la CPI qui contiennent des informations considerees comme presentant un interet historique et qui font partie du patrimoine de la Cour pour l'avenir. Relevent de cette categoric notamment tout document de la CPI (quel que soit son support ou - sa forme) se rapportant aux enquetes et aux poursuites, a l' administration des chambres ou aux communications publiques de la Cour, qui est considere comme revetant un interet historique, ainsi que tout autre type de document, si Ie Greffier ou le Procureur, selon le cas, en decident. 1.8 «Documents operationnels de la CPI» - Documents de la CPI qui sont consideres comme revetant une valeur operationnelle et qui sont destines a appuyer ou etayer des operations, programmes, processus, transactions et services en cours, ainsi que toutes les autres fonctions de la Cour. 1.9 «Documents temporaires de la CPI» - Documents de la CPI qui sont consideres comme revetant une valeur temporaire et qui ne sont utiles que pour une periode de duree limitee aux fins de l' execution d'une operation ordinaire ou de la preparation d'un document operationnel de la CPI ou d'un document appartenant au patrimoine de la CPI «Valeur operationnelle» - L'utilite d'un document dans le cadre des activites en cours de la CPI. Indut l'interet budgetaire et I'interet juridique, qui feront l'objet d'un examen distinct au moment ou les documents seront evalues pour determiner leur delai de conservation «Unite administrative» - Organe, division/direction, bureau, section, equipe ou unite tel que decrit dans la structure de la Cour «Evaluation des documents» - Processus visant a dasser les documents de la CPI, en fonction de leur valeur temporaire, operationnelle ou de patrimoine, aux fins de determiner le delai de conservation qui leur est applicable «Coordonnateur charge de la gestion des archives et des dossiers» - Fonctionnaire charge de fournir a son unite administrative des conseils concernant la conservation et l' elimination de documents et de remplir les autres fonctions decrites dans la presente instruction administrative. En l' absence de designation d'une personne a cet effet, c' est le chef de l'unite administrative en question qui s' acquitte du role et des responsabilites du coordonnateur charge de la gestion des archives et des dossiers «Conservation des documents de la CPI» - Conservation de documents de la CPI, que ce soit sous forme electronique et/ou sur un support physique. 21Page

3 1.15 «Delai de conservation» - Duree minimum pendant laqueile un document de la CPI est conserve avant d' etre elimine «Plan de conservation» - Instruction exhaustive etablie par une unite administrative concernant la conservation et l'elimination de documents en vue de s' assurer qu'ils soient conserves aussi longtemps que necessaire eu egard a leur interet administratif, budgetaire, juridique ou historique ou a leur valeur d'information «Transfert de documents de la CPI» - Operation consistant a confier les documents de la CPI a une organisation externe aux fins de stockage ou ales restituer a leur institution d' origine. C'est Ie cas en particulier des documents qui ont ete pretes a la CPI par d' autres institutions ou autorites, Section 2 Objectif et champ d' application 2.1 La presente instruction administrative enonce la politique de conservation et d' elimination des documents de la CPI traites dans le cadre des activites de la Cour, conformement a la section 12.1 de 1'instruction administrative intitulee «Politique de protection des informations de la CPI»; EIle regit les roles, les responsabilites, les conditions et les delais en matiere de conservation et d' elimination des documents de la CPr. 2.2 La presente instruction administrative sera appliquee et interpretee a la lumiere des autres textes administratifs en vigueur et subordonnee aux accords specifiques, conclus avec des Etats et d'autres tiers, regissant la conservation, I'elimination ou la gestion generale d'informations. 2.3 EIle sera completes par les plans de conservation etablis pour chacune des unites administratives conformement a la presente instruction administrative. Section 3 Principes generaux regissant la conservation des documents 3.1 Sauf si l'un des textes juridiques de la Cour, y compris la presente instruction administrative, en dispose autrement, c' est la version electronique des documents de la CPI qui fait foi. 3.2 Les documents de la CPI sur support physique, dont il existe une version electronique qui fait foi en application de la section 3.1 ci-dessus, seront detruits, Les documents de la CPI dont seule la version sur support physique fait foi seront conserves sous leur forme initiale (support physique) et associes a leur version electronique. 3.3 Tout document de la CPI sur support physique dont il n' existe pas encore de version electronique et dont le delai de conservation n' a pas encore expire sera numerise aux fins de sa conservation. 31Page

4 Section 4 Delai de conservation 4.1. Les delais de conservation applicables aux documents de la Cf'I sont determines en fonction de leur classement, selon qu'il s' agit de documents temporaires ou de documents operationnels de la Cf'I ou encore de documents relevant de son patrimoine documentaire. Ces delais commencent a courir a partir de la date a laquelle le document a ete modifie pour la derniere fois ou, s'il s' agit de documents de la Cf'I auxquels s' applique une date d' expiration, d' echeance ou de cloture, a partir de cette date specifique. Tous les documents de la Cf'I sont classes et marques en consequence Les documents de travail et autres pieces qui ne sont pas consideres comme des documents de la Cf'I ne sont pas conserves. II incombe a chaque fonctionnaire de detruire ces documents et pieces une fois que ceux-ci ont rempli leur but Les documents temporaires de la CPI ont un delai de conservation de deux (2) ans et sont ensuite elimines Les documents operationnels de la CPI ont un delai de conservation de dix (10) ans a compter de la date d' expiration de leur valeur operationnelle, et sont ensuite elimines Le patrimoine documentaire de la Cf'I est conserve indefiniment. Ces documents feront l'objet d' evaluations en vue de leur conservation et de leur classement. Ils sont generalement conserves sous forme electronique, a I' exception des documents physiques qui ne peuvent etre convertis integralement et correctement en format electronique sans que leur valeur et leur utilite en soient compromises en raison de leurs caracteristiques intrinseques (des empreintes digitales par exemple). Les pieces deposees au dossier des situations ou des affaires de la Cour seront classees comme patrimoine documentaire de la CPI En application de la regle du Reglernent financier et regles de gestion financiere, et aux fins de la presente instruction administrative, les documents comptables et les autres documents relatifs aux operations financieres et aux biens ainsi que toutes les pieces justificatives sont classes en fonction de leur nature, soit comme documents operationnels de la CPI soit comme patrimoine documentaire de la CPI. Ces documents et pieces ne seront pas classes comme documents temporaires de la CPI En application de la norme 26-4 du Reglement de la Cour, les elements de preuve autres que les temoignages en personne sont classes en tant que patrimoine documentaire de la Cf'I aux fins de la presente politique et conserves sous leur forme originale En application de la norme du Reglement du Greffe, les ongmaux des demandes de participation a la procedure et de reparation presentees par les victimes, ainsi que des documents et pieces s'y rapportant, peuvent etre consultes pendant le delai de conservation applicable. Une fois le delai expire, ces documents peuvent etre detruits et seule la version electronique en sera conservee a des fins de consultation. Lorsque des demandes ont ete introduites a titre de preuve dans le cadre d'une affaire, les dispositions de la section 4.7 ci-dessus s' appliquent Les documents dans lesquels sont consignes des arrangements conclus avec des tiers, signes de facon non electronique ou authentifies physiquement de toute autre facon par les parties, seront conserves sur support physique. 41Page

5 4.10. En cas de conflit entre les delais de conservation enonces aux sections 3.2 a 3.4 plus haut et d' autres delais de conservation specifiques definis pour certaines categories de documents, comme celui prevu pour les dossiers administratifs a la section 2.9 de l'instruction administrative ICCjAlj2008j002, c'est le delai de conservation Ie plus long qui prevaut, Section 5 Roles et responsabilites 5.1. Il incombe a chaque fonctionnaire de decider initialement si les nouveaux documents ou autres pieces qu'il produit, acquiert, delivre ou recoit doivent etre classes comme documents de la CPI et s'ils appartiennent a la categorie des documents temporaires, operationnels ou au patrimoine documentaire. Ce classement initial declenche leur elimination automatique, le cas echeant, a la fin du delai de conservation correspondant, conforrnement a la section 5.5 ci-apres Pour eviter tout doublon, les documents de la CPI crees et classes conformement a la section 5.1 ci-dessus sont diffuses en interne non pas sous forme de piece jointe, mais de lien hypertexte vers leur lieu d' enregistrement. Les droits d' acces a ces documents sont accordes comme il convient Il incombe au chef de chaque unite administrative de definir les criteres pertinents applicables au classement des documents de la CPI au sein de I'unite et de veiller a ce que ses subordonnes les appliquent, avec I'aide du coordonnateur charge de la gestion des archives et des dossiers. Pour definir ces criteres, le chef de l'unite administrative tient compte de tous les documents fondamentaux pertinents, ainsi que des politiques et pratiques de la Cour en la matiere. Il choisit egalement entre les diverses modalites d' elimination, Tellesque definies plus haut a la section Le coordonnateur charge de la gestion des archives et des dossiers examine le classement des documents de la CPI au sein de son unite administrative conforrnement aux criteres definis par le chef de I'unite en application de la section 5.3 et precede comme il suit: Le classement comme document temporaire de la CPI ne fait I'objet d' aucun examen ; Le classement comme document operationnel de la CPI est examine dans le cadre de verifications aleatoires ou a la demande du fonctionnaire qui a precede au classement initial conformement a la section 5.1 plus haut ; Chaque fois qu'un fonctionnaire propose de classer un document ou une autre piece comme patrimoine documentaire de la CPI, cette proposition est examinee par le coordonnateur charge de la gestion des archives et des dossiers Chaque mois, les documents temporaires et operationnels de la CPI dont le delai de conservation a expire au cours du mois ecoule sont elimines, a moins qu'un fonctionnaire de l'unite administrative concernee n' ait specifiquement demande au coordonnateur charge de la gestion des archives et des dossiers que ces documents soient conserves. Dans ce dernier cas, le coordonnateur examine les documents concernes et decide s'ils doivent etre conserves pendant un delai supplementaire de deux (2) ou dix (10) ans, selon le cas, ou s'ils doivent etre reclasses comme patrimoine documentaire de la Cf'I Une fois par an, le coordonnateur charge de la gestion des archives et des dossiers etablit un rapport de synthese concernant I'elimination de documents et le classement de documents comme patrimoine documentaire de la CPI par son unite administrative au cours des 12 derniers mois. Ce rapport sera transmis aux chefs d' organes. 51Page

6 5.7. Le coordonnateur charge de la gestion des archives et des dossiers certifie la conversion au format electronique des versions papier des documents puis, le cas echeant, veille a ce que les versions papier soient dfiment detruites conformement a la section 3 plus haut Le coordonnateur charge de la gestion des archives et des dossiers verifie que les fonctionnaires de son unite administrative se conforment a la presente instruction administrative, en particulier en ce qui concerne la destruction des documents conforrnement aux sections 3.2 et 4.2 plus haut. Section 6 Responsabilites des fonctionnaires 6.1 Tous les documents de la CPI, queue que soit leur forme, qui sont produits, acquis, delivres ou recus par un fonctionnaire dans l' exercice ou du fait de ses fonctions officielles a la Cour sont la propriete de la Cour. 6.2 Les fonctionnaires ne sauraient modifier, detruire, egarer, transferer ou rendre inutilisable un document de la CPI qui doit etre conserve. Ils sont autorises a detruire des documents et pieces conforrnement aux dispositions de la presente instruction administrative, en particulier aux sections 3.2 et 4.2 plus haut, et aux plans de conservation adoptes ulterieurement, 6.3 Le non-respect des presentes dispositions peut etre constitutif de conduite ne donnant pas satisfaction au sens de la section 5.3.a) du Code de conduite des fonctionnaires (ICC/AI/2011/002) et donner lieu a une procedure disciplinaire. Section 7 Dispositions finales 7.1. La presente instruction administrative entre en vigueur le 18 mars Herman von Hebel, Greffier 61Page