Politique relative à l attribution des contrats et à la gestion contractuelle du Groupe d approvisionnement en commun de l Est du Québec

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1 Politique relative à l attribution des contrats et à la gestion contractuelle du Groupe d approvisionnement en commun de l Est du Québec Document diffusé au réseau de la santé et des services sociaux du Québec Version 2 de septembre 2015 Date et heure d impression : 8 octobre 2015, 9:38

2 Historique du document : Version Date Modification Par Création Marie-Lise Gaudet Révision et correction par le comité de vérification Comité de vérification Adoption par le conseil d administration date d entrée en vigueur le 21 janvier 2015 Révision et correction par le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) Révision et correction par le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) Adoption au conseil d administration Conseil d administration Conseillère aux contrats Conseillère aux contrats ii

3 TABLE DES MATIÈRES 1 OBJET ET CADRE JURIDIQUE CHAMP D APPLICATION DE LA POLITIQUE PRINCIPES RÔLES ET RESPONSABILITÉS LE CONSEIL D ADMINISTRATION DIRECTEUR GÉNÉRAL NIVEAU D AUTORISATION POUR INITIER UNE PROCÉDURE DE SOLLICITATION POUR AUTORISER UNE DÉPENSE REGLES GENERALES DE SOLLICITATION ET D ADJUDICATION DES CONTRATS DÉTERMINATION DES MOTIFS À L APPUI DE L UTILISATION D UNE EXCEPTION À L APPEL D'OFFRES PUBLIC ACCORDS INTERGOUVERNEMENTAUX Appel d offres régionalisé Ouverture du marché à l extérieur des Accords inter-gouvernementaux applicables ROTATION PARMI LES FOURNISSEURS MODES D ADJUDICATION DES CONTRATS (ANNEXE 2) AUTRES CONSIDÉRATIONS DÉTERMINATION DU FACTEUR K COÛT D IMPACT ENTREE EN VIGUEUR... 6 ANNEXE 1 MODES DE SOLLICITATION... 7 ANNEXE 2 MODES D ADJUDICATION... 8 iii

4 1 OBJET ET CADRE JURIDIQUE La présente politique interne concernant la gestion des contrats du GACEQ (ciaprès : la Politique), en complément de la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1), (ci-après : la Loi), de ses règlements, de la Directive concernant la gestion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics et de la Directive de reddition de comptes, a pour but d assurer une meilleure gestion des processus contractuels concernant tous les contrats conclus par le Groupe d Approvisionnement en commun de l Est du Québec (ci-après appelé : le «GACEQ»). La Politique prend également en considération, le cas échéant, les dispositions de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2) et ses règlements ainsi que les dispositions de la Loi sur l'intégrité en matières des contrats publics (2012, projet de loi n o 1). 2 CHAMP D APPLICATION DE LA POLITIQUE La Politique s applique à l égard de tout contrat conclu par le GACEQ lorsque celui-ci implique une dépense de fonds publics. Cette politique s applique autant pour les contrats conclus pour le bénéfice du GACEQ que ceux conclus dans le cadre de sa mission, soit à titre de mandataire pour gouverner et administrer l approvisionnement des biens et des services des établissements membres. Ce faisant, la présente Politique s applique à toute personne qui exerce des fonctions au sein du GACEQ ou qui œuvre pour le bénéfice de celui-ci, sans exception. La Politique s applique aux contrats d approvisionnement, aux contrats de services et aux contrats de travaux de construction visés aux paragraphes 1 à 3 du premier alinéa de l article 3 de la Loi et à ceux qui y sont assimilés, que le GACEQ peut conclure avec une personne ou une société visée à l article 1 de la Loi ou avec une personne physique qui n exploite pas une entreprise individuelle. Finalement la Politique met en place, entre autres, des dispositions relatives : Au contrôle relatif au montant des contrats ; À l identification des niveaux d autorisation requis aux modes de sollicitation et d adjudication auxquels le GACEQ entend recourir; À l utilisation de la notion du «coût d impact». Les contrats pour l achat ou la location de biens immeubles ne sont pas couverts par la Politique de même que les contrats conclus avec un autre organisme public. 3 PRINCIPES Les principes qui gouvernent l interprétation et l application de la Politique sont les suivants : 1

5 La confiance du public dans les marchés publics en attestant l intégrité des concurrents; La transparence dans les processus contractuels; Le traitement intègre et équitable des concurrents; La possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d'offres effectués par le GACEQ; La mise en place de procédures efficaces et efficientes comportant notamment une évaluation préalable des besoins adéquats et rigoureux qui tiennent compte des orientations gouvernementales en matière de développement durable et d environnement; La mise en œuvre de système d assurance qualité dont la portée couvre la fourniture de biens, la prestation de services ou les travaux de construction requis par le GACEQ; La reddition de comptes fondée sur l imputabilité du dirigeant du GACEQ et sur la bonne utilisation de fonds publics; La considération par le GACEQ, préalable à tout processus d acquisition, de l opportunité d un appel d offres regroupé, tant pour son propre bénéfice que celui des autres établissements. 4 RÔLES ET RESPONSABILITÉS 4.1 Le conseil d administration Outre ses responsabilités prévues aux articles 170 et suivants de la Loi sur les services de santé et les services sociaux et sous réserve de celles attribuées spécifiquement au directeur général, le conseil d administration adopte la Politique et s assure de son respect. 4.2 Directeur général Le Directeur général, outre les responsabilités qui lui sont attribuées en vertu des articles 194 et suivants de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, voit à l application et au respect de la présente Politique par les différentes directions et personnes qui exercent des fonctions au sein du GACEQ ou œuvrent pour le bénéfice de celui-ci. En outre, le Directeur général exerce spécifiquement les responsabilités qui lui sont attribuées en vertu des présentes, de la Loi et de ses règlements, de la Directive concernant la gestion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics et de la Directive concernant la reddition de comptes en gestion contractuelle des organismes publics. 2

6 5 NIVEAU D AUTORISATION 5.1 Pour initier une procédure de sollicitation Le niveau d autorisation vise à désigner les gestionnaires de l Établissement qui détiennent une autorisation déléguée nécessaire à l initiation d'une démarche en vue de la sollicitation d'un contrat. Sous réserve des directives internes du GACEQ concernant l approbation des fiches stratégiques par le directeur des opérations et du directeur général, les gestionnaires de dossier du GACEQ ont l autorisation déléguée nécessaire pour initier une procédure de sollicitation uniquement dans le cadre de leurs fonctions. Il ne s agit pas de la délégation de signature au sens de l article 169 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, puisqu un tel niveau d autorisation ne comporte pas nécessairement un pouvoir d engagement à l égard d'un fournisseur. Un tel pouvoir d engagement fait l objet, conformément à la Loi, d'un règlement spécifique du conseil d administration. L autorisation d initier un processus de sollicitation n enlève pas l obligation des différentes instances impliquées de s assurer du respect des règles établies en matière de sollicitation et d adjudication des contrats. 5.2 Pour autoriser une dépense Le conseil d administration peut autoriser toute dépense. Il peut également, dans un dossier spécifique, lors de l adoption d'un projet, déléguer de façon ponctuelle à toute personne l autorité nécessaire pour engager une dépense liée à ce projet. Sous réserve des autorisations nécessaires du conseil d administration, le directeur général peut autoriser toute dépense de moins de $. Les cadres supérieurs peuvent autoriser les dépenses non prévues inhérentes à leurs directions et inférieures à $. Les cadres intermédiaires peuvent autoriser les dépenses non prévues inhérentes à leur secteur d activités et inférieures à 500 $. Tous les autres employés du GACEQ doivent demander l autorisation de leur cadre supérieur pour contracter toute dépense. En conformité avec les modalités de la présente Politique, toute acquisition doit faire l objet d un contrat ou d une entente écrite entre le GACEQ et le fournisseur, précisant les droits et obligations des parties. 3

7 6 REGLES GENERALES DE SOLLICITATION ET D ADJUDICATION DES CONTRATS Lorsque le GACEQ est en mesure d exercer un choix quant aux modes de sollicitation, outre les situations décrites à l article 6.2, les éléments suivants sont considérés : montant du contrat; effort administratif requis; concurrence dans le marché; plus-value anticipée d utilisation de la procédure; impact sur l économie régionale; possibilité de rotation parmi les concurrents; considérer et prioriser l achat ou la location de biens et de services pouvant être utilisé par une personne ayant un handicap (L.R.Q., c. E-20.1 à l article 61.3); développement durable. Sous réserve de ce qui peut être mentionné spécifiquement ci-après selon la nature du contrat à être octroyé, les règles prévues en vertu de la Loi, ses règlements et dans la Directive concernant la gestion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics doivent être considérées de manière générale par le GACEQ lorsqu il initie un processus de sollicitation. 6.1 Détermination des motifs à l appui de l utilisation d une exception à l appel d'offres public Les motifs à l appui de l une ou l autre des exceptions à l utilisation de l appel d offres public doivent être consignés par écrit par le gestionnaire de dossiers en collaboration avec les utilisateurs, le cas échéant. Le rapport sommaire ainsi produit doit ensuite être transmis au chef de négociations qui validera sa recevabilité quant à la pertinence des motifs invoqués et verra à le soumettre au directeur général afin d obtenir l autorisation de conclure le contrat même dans les cas où son autorisation n est pas nécessaire. 6.2 Accords intergouvernementaux Appel d offres régionalisé Sous réserve des accords intergouvernementaux et de l autorisation du Directeur général, lorsque le GACEQ sollicite un contrat, il doit considérer le recours à l appel d'offres régionalisé. La détermination de la région peut varier selon les besoins et les installations du GACEQ visés par la sollicitation, en lien avec la présence d'un nombre suffisant de concurrents. 4

8 6.2.2 Ouverture du marché à l extérieur des Accords intergouvernementaux applicables Sous réserve d une étude sérieuse et documentée et de l autorisation du Directeur général, le GACEQ peut ouvrir son marché aux pays non-membres des Accords de libéralisation seulement si le nombre de concurrents à l intérieur des Accords est insuffisant. 6.3 Rotation parmi les fournisseurs De même, le GACEQ doit assurer une rotation parmi les différents fournisseurs et, à cette fin, il doit, dans la mesure du possible, lorsqu il s agit d'une sollicitation suite à un appel d'offres sur invitation écrite ou verbale, ou une sollicitation de gré à gré, inviter les nouveaux concurrents qui n auraient pas été sollicités lors d une adjudication antérieure. 6.4 Modes d adjudication des contrats (Annexe 2) Lorsqu il procède à un appel d'offres public ou sur invitation, le GACEQ peut retenir l une ou l autre des quatre méthodes d évaluation : Le prix seulement ; Le prix le plus bas parmi les fournisseurs qui ont atteint le niveau de qualité demandé ; Le prix le plus bas ajusté en fonction de la qualité ; La qualité seulement. Les méthodes d évaluation obligatoires, es et possibles en fonction des différents types de dossiers sont détaillées à l annexe 2 de la Politique. 7 AUTRES CONSIDÉRATIONS 7.1 Détermination du facteur K Pour les fins d adjudication d'un contrat en approvisionnement ou un contrat de services, le facteur K doit être établi entre 15 % et 20 %. Ce pourcentage est établi par le chef de négociations, suite aux recommandations ou commentaires formulés par le gestionnaire de dossier et les utilisateurs. Advenant que ces personnes ne puissent convenir de la valeur de ce facteur K ou que les utilisateurs et le gestionnaire de dossiers recommandent un facteur K de plus de 20 %, le tout est soumis au Directeur général et au Directeur des opérations et ce dernier, suite aux commentaires de chacune de ces personnes, décide de cette valeur. 5

9 7.2 Coût d impact La décision de considérer les coûts d impacts liés à l acquisition dans un contrat d approvisionnement est établie par le Directeur général suite aux commentaires émis par le comité de travail du dossier. Ce coût d impact est établi sur la base des informations fournies par le comité de travail du dossier et pourra tenir compte notamment des coûts rattachés à la formation de la main-d œuvre et à la réévaluation des méthodes de travail et tous les autres frais associés à cette intégration. 8 Entrée en vigueur La présente Politique relative à l attribution des contrats et à la gestion contractuelle est entrée en vigueur le jour de son adoption par le conseil d administration, soit le 21 janvier 2015 et a été amendée le 9 avril 2015 et ce jour, soit le 30 septembre 2015 Pour le conseil d administration du GACEQ : François Latreille, président Jacques Lambert, secrétaire 6

10 ANNEXE 1 MODES DE SOLLICITATION Types de contrat - Contrat d approvisionnement - Contrat de services professionnels et techniques MODES DE SOLLICITATION Gré à gré Appel d offres sur invitation verbale Appel d offres sur invitation écrite Appel d offres public 0 $ à $ Mode $ à $ Exception Non applicable Mode $ et plus Exception (1) Non applicable Non applicable Mode Exceptions pour contrats conclus de gré à gré : (1) Selon la Loi, art. 13.

11 ANNEXE 2 MODES D ADJUDICATION Secteurs d activité Contrat d approvisionnement Prix seulement Mode Art. 10 du RCA MODES D ADJUDICATION Prix le plus bas parmi les fournisseurs qui ont atteint le niveau de qualité demandé Art. 19 et 22 du RCA Prix le plus bas ajusté en fonction de la qualité Art. 19 et 23 du RCA Qualité seulement Non applicable Contrat de services de nature technique Mode Art. 10 du RCS Art. 33 et 20 du RCS Art. 33 et 21 du RCS Rare Art. 33 et 22 du RCS Contrat de services professionnels, sauf pour un contrat d architecture ou de génie Art. 34 du RCS Art. 16, 19 et 20 du RCS Mode Art. 16, 19 et 21 du RCS Obligatoire pour un contrat d architecture ou de génie Art. 24 du RCS si tarif pour le contrat visé Art. 23 du RCS pour un contrat de campagne de publicité Art. 39 du RCS pour un contrat de services de voyage $ Art. 41 du RCS

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