Avenant n 1 à la CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE PERSONNEL du 13 juin 2006 reçue en préfecture le 14 juin 2006

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1 Avenant n 1 à l annexe 3 à la convention triennale d objectifs Avenant n 1 à la CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE PERSONNEL du 13 juin 2006 reçue en préfecture le 14 juin 2006 ENTRE : LA COMMUNAUTE URBAINE DE BORDEAUX, Représentée par son Président, Monsieur Vincent FELTESSE, dûment habilité aux fins des présentes en vertu d'une délibération du Conseil de Communauté n XXXXXXXXX en date du 21 septembre 2007, domiciliée à Bordeaux, esplanade Charles de Gaulle, Bordeaux cedex. ci-après désignée "la Communauté" ET : L'ASSOCIATION COMITE DES ŒUVRES SOCIALES DU PERSONNEL DE LA COMMUNAUTE URBAINE DE BORDEAUX. Association de type loi de 1901, déclarée en Préfecture le 15 février 2000 et dont le siège social est situé Hôtel de Communauté, esplanade Charles de Gaulle, Bordeaux cedex, représentée par sa Présidente, Madame Danielle MALANDAIN, dûment habilitée aux fins des présentes en vertu d'une décision du Conseil d Administration de l association en date du 22 mars ci-après désignée "l'association" 1

2 EXPOSE PREALABLE Par convention du 13 juin 2006 reçue en Préfecture le 14 juin 2006 la Communauté Urbaine de Bordeaux met trois fonctionnaires à disposition de l Association du Comité des Ouvres Sociales du personnel de la Communauté Urbaine de Bordeaux. En application des dispositions de la délibération du Conseil susvisée du 21 septembre 2007, la Communauté Urbaine met un quatrième agent à disposition de l Association. Le présent avenant modifie donc en conséquences les dispositions de la convention du 13 juin 2006 pour y inclure cette nouvelle mise à disposition. L ensemble des clauses de la convention du 13 juin 2006 est maintenu. Seuls sont adaptés : - le préambule de la convention initiale qui mentionne quatre agents au lieu de trois, - l annexe 1 «fiche de postes» des agents mis à disposition qui inclut le quatrième poste mis à disposition, - et l annexe 2 qui se substitue à l annexe 2 «valorisation des trois agents valeur 2006» pour établir la «valorisation annuelle des 4 agents mis à disposition en valeur 2007.» Afin de faciliter la lecture et le suivi de la convention ainsi modifiée il est procédé à une consolidation intégrale du texte de la convention incluant ces modifications. Le texte de la convention initiale modifié par le présent avenant est repéré en caractères italiques. 2

3 La Communauté met à disposition de l'association quatre fonctionnaires de l établissement, chargés de mettre en œuvre les décisions du Conseil d'administration de l Association. La liste mentionnant la catégorie des agents, la valorisation annuelle charges comprises de cette mise à disposition et la fiche de poste de chaque agent sont annexées à la présente convention (annexes 1 et 2). Les fonctionnaires mis à disposition de l Association par la Communauté sont soumis aux dispositions du Décret n du 8 octobre 1985 et de la loi n du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale (notamment articles 61, 62 et 63). Art. 1 : Autorité Les agents concernés par la présente convention sont placés sous la responsabilité du Président de l Association. Ils restent toutefois soumis à l autorité hiérarchique du Président de la Communauté urbaine de Bordeaux conformément aux dispositions législatives et réglementaires. Art. 2 : Congés et Temps de travail Le Président de l Association fixe les modalités de travail du personnel. Il prend les décisions relatives aux congés annuels des agents mis à disposition et transmet à la DDRH les justificatifs dûment complétés. Le régime des congés est celui en vigueur pour le personnel communautaire. Les agents mis à disposition sont soumis au régime relatif au temps de travail applicable au personnel communautaire dans le respect de la délibération du Conseil de Communauté du 19 avril Art. 3 : Rémunération Les agents mis à disposition continuent à percevoir la rémunération correspondant à leur grade, emploi et échelons qu ils détiennent. La rémunération comprend le traitement et ses compléments, les accessoires obligatoires du traitement et les primes et indemnités prévues pour le grade et l emploi de l agent. Les agents mis à disposition ne perçoivent pas les indemnités liées à l exercice effectif des fonctions au sein de la Communauté urbaine de Bordeaux. La rémunération et les charges sociales y afférent sont remboursées par l Association. Cette valorisation annuelle est détaillée en annexe de la présente convention. Art. 4 : Sujétions particulières L Association, à l exclusion de la Communauté, peut prendre à sa charge l indemnisation des éventuels frais et sujétions découlant de l exercice de son activité. Art. 5 : Formation La Communauté urbaine de Bordeaux autorise les congés de formation professionnelle après accord de l Association. Le coût des formations des agents mis à disposition est pris en charge par la Communauté en application du plan de formation. Art. 6 : Notation La notation d un agent mis à disposition est effectuée par l autorité territoriale au vu d un rapport du Président de l Association sur la manière de servir. 3

4 Art. 7 : Discipline L autorité territoriale conserve seule le pouvoir disciplinaire à l encontre des agents mis à disposition. Le Président de l Association peut toutefois saisir la Communauté en l informant des fautes reprochées à l agent. Art. 8 : Garanties Les fonctionnaires mis à disposition sont maintenus au sein des effectifs de la CUB. Ils bénéficient par conséquent du déroulement de carrière et des avantages accordés aux agents du cadre d emploi correspondant. Art. 9 : Fin de la mise à disposition La mise à disposition des fonctionnaires est prononcée pour une durée maximale de trois années. Elle est renouvelable par période n'excédant pas trois années, par arrêté de l autorité territoriale, après avis de la commission administrative paritaire pour une période maximale de trois ans. La mise à disposition prend fin avant le terme fixé par l autorité territoriale, à la demande de celle-ci, de l Association ou du fonctionnaire mis à disposition. Si le fonctionnaire ne peut, à la fin de sa mise à disposition, être affecté dans les fonctions qu il exerçait au sein de la CUB avant sa mise à disposition, il est affecté, après avis de la commission administrative paritaire, dans les fonctions d un niveau hiérarchique comparable. Art. 10 : Durée de la Convention La durée de la présente Convention est fixée à trois ans à compter de son entrée en vigueur. Elle peut être modifiée par avenant pendant cette période d un commun accord entre les parties. Art. 11 : Pièces annexes : Annexe 1 : Fiches de poste des agents mis à disposition incluant le quatrième poste mis à disposition Annexe 2 : Valorisation des agents mis à disposition valeur FAIT A BORDEAUX, LE Le Président du Comité des Œuvres Sociales (C.O.S), Le Président de la Communauté Urbaine de Bordeaux (C.U.B), Danielle MALANDAIN Vincent FELTESSE 4

5 ANNEXE 1 à la convention de mise à disposition du personnel FICHES DE POSTE DES AGENTS MIS A DISPOSITION Accueil : 1 adjoint administratif ou 1 agent administratif Secrétariat classique : 1 adjoint administratif Ces deux postes sont polyvalents pour : - Accueil téléphonique - Accueil des adhérents ou de leurs familles à la permanence du COS pour informations, renseignements, calculs anticipés des paiements réels sur les demandes des diverses prestations. - Accueil des différents organismes : Prestataires services (logiciel), Assurances, Banques, Sponsor et partenaires (ANCV AROEVEN VALT 33 etc ). - Relations inter collectivités. - Secrétariat classique : contrôle listing adhérents, vérification des justificatifs des divers dossiers de prestations avant paiement, vérification statutaire et contractuelle (contrats d assurances). - Frappe diverse du courrier (logiciels Word, Excel, connexion Internet) classement. - Réception/distribution du courrier. Enregistrement. - Mise en forme, traitement et suivi des dossiers : calculs des diverses prestations et instruction des dossiers des prêts immobiliers, des prêts d honneur et aides pécuniaires. - Traitement informatique. - Courrier de suivi des dossiers courrier fonctionnement, CR-PV divers. - Préparation et organisation des réunions de : o Bureau chaque semaine avec préparation des commissions : Primes mariage et naissance médailles aide à la retraite aide aux obsèques, Prêts d honneurs et aides pécuniaires, Petite enfance chèques vacances, Aides vacances : centres aérés, bourses parents amis, parascolaire, vacances pour tous, location, centres de vacances, Prêts immobiliers : accession et amélioration, Aide à la rentrée scolaire : mise en place pour septembre Préparation des Assemblées Générales (logiciels Word-Excel-Power Point souhaité), des Conseils d Administration, CR-PV divers, classement. - Relations avec le Département Social, D.D.R.H, relations ANCV : commande/réception/vérification des chèques vacances. 5

6 Comptabilité : 1 adjoint administratif ou possibilité 1 rédacteur - Ecritures comptables : établissement des bordereaux, bons d achat : commandes/réceptions/ vérifications et distributions. - Suivi des opérations comptables de l exercice : rapprochements bancaires. - Bilan et résultats comptables, gestion prévisionnelle relation avec le commissaire aux comptes et cabinet comptable. - Relations avec la banque. - Mise à jour de l état de suivi extra-comptable. - Maîtrise des logiciels Ciel (CIEL COMPTA) Power Point Word et Excel. - Classement. Par ailleurs, cet agent polyvalent assure aussi l accueil et les diverses tâches de secrétariat classique. 6

7 Quatrième poste mis à disposition : Accueil,Secrétariat classique, comptabilité: 1 adjoint administratif Poste polyvalent chargé des fonctions suivantes : - Accueil téléphonique - Accueil des adhérents ou de leurs familles à la permanence du COS pour informations, renseignements, calculs anticipés des paiements réels sur les demandes des diverses prestations. - Accueil des différents organismes : Prestataires services (logiciel), Assurances, Banques, Sponsor et partenaires (ANCV AROEVEN VALT 33 etc ). - Relations inter collectivités. - Secrétariat classique : contrôle listing adhérents, vérification des justificatifs des divers dossiers de prestations avant paiement, vérification statutaire et contractuelle (contrats d assurances). - Frappe diverse du courrier (logiciels Word, Excel, connexion Internet) classement. - Réception/distribution du courrier. Enregistrement. - Mise en forme, traitement et suivi des dossiers dans logiciel ODACE: calculs des diverses prestations et instruction des dossiers des prêts immobiliers, des prêts d honneur et aides pécuniaires et aides vacances. - Traitement informatique. - Courrier de suivi des dossiers courrier fonctionnement, CR-PV divers. - Préparation et organisation des réunions de : o Bureau chaque semaine avec préparation des commissions : Primes mariage et naissance médailles aide à la retraite aide aux obsèques, Prêts d honneurs et aides pécuniaires, Petite enfance chèques vacances, Aides vacances : centres aérés, bourses parents amis, parascolaire, vacances pour tous, location, centres de vacances, Prêts immobiliers : accession et amélioration, Aide à la rentrée scolaire - Préparation des Assemblées Générales (logiciels Word-Excel-Power Point souhaité), des Conseils d Administration, CR-PV divers, classement. - Relations avec le Département Social, D.D.R.H, relations ANCV : commande/réception/vérification des chèques vacances. - Par ailleurs, cet agent polyvalent assurera aussi la comptabilité et le suivi des linéaires. 7

8 ANNEXE 2 à la convention de mise à disposition du personnel VALORISATION DU PERSONNEL COMMUNAUTAIRE MIS A DISPOSITION DU C.O.S Valeur annuelle (valeur 2007). GRADE CATEGORIE VALORISATION Adjoint administratif principal 2 ème classe Adjoint administratif 1ère classe Adjoint administratif 2 ème classe Adjoint administratif 2 ème classe C C C C Total annuel euros Total 2007 compte tenu d une mise à disposition de l adjoint administratif principal 2 ème classe au 1 er octobre 2007 :