1.1 Informations utiles à la saisie d'une formule de calcul simple Créer une formule de calcul simple... 2

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1 1. Créer une formule de calcul simple Informations utiles à la saisie d'une formule de calcul simple Créer une formule de calcul simple Recopier une formule de calcul Recopier une formule de calcul Figer les cellules Les fonctions de calculs courantes Additionner (Somme automatique) Calculer une moyenne Calculer le Maximum Calculer le Minimum Compter le nombre de cellules L assistant semi-automatique des fonctions Assistant Fonctions Onglet Formules Les fonctions conditionnelles Fonction conditionnelle simple Fonction conditionnelle imbriquée Ce support de cours n'est pas un outil d'auto-formation. Il a été conçu pour être la base du cours animé par Marc-Antoine D HULST et doit s'utiliser comme un support de référence. Des démonstrations et des travaux pratiques seront menés lors du cours en complément du présent document. Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 1

2 Les formules les plus simples que l'on peut inscrire dans les cellules sont sans doute celles dans lesquelles des nombres, ou le plus souvent des références de cellules, sont combinés entre eux par le biais des quatre opérations fondamentales (+ - * /). - Une formule de calcul doit toujours débuter par le signe = - Dans une formule, les opérateurs sont traités dans l'ordre de priorité. C'est pourquoi, lorsqu'une formule de calcul contient plusieurs opérateurs, il est nécessaire de redéfinir l'ordre des priorités en ajoutant des parenthèses. Les opérateurs utilisés sont les suivants : - Sélectionnez la cellule qui devra contenir le résultat du calcul - Saisissez le signe = - Saisissez la référence d'une 1ère cellule (ou cliquez dans celle-ci pour que sa référence s'affiche dans la formule en cours) - Indiquez l'opérateur de calcul souhaité : +- *ou / - Indiquez la 2ème référence de cellule - Puis validez avec la touche Entrée du clavier Le résultat du calcul s'affiche dans la cellule. La formule, elle, s'affiche dans la barre de formule située dans la partie supérieure de l'écran. Sauf paramétrage contraire, les résultats des calculs sont automatiquement mis à jour lorsque les données sont modifiées. Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 2

3 Très souvent dans un tableau, une même formule de calcul s'applique à plusieurs lignes ou colonnes adjacentes. Après avoir réalisé une première fois la formule, il suffit de la recopier. - Placez-vous dans la cellule contenant la formule à copier - Puis tirez sur la poignée de recopie située dans le coin inférieur droit de la cellule active Procédez de la même façon pour recopier une formule vers le bas Astuce : Un double-clic sur la poignée de recopie permet de recopier rapidement jusqu'en bas de la Colonne Lorsque vous recopiez une formule de calcul, par défaut, Excel travaille en mode relatif, c'est-à-dire que les références des cellules utilisées dans la formule sont automatiquement modifiées selon le sens de la recopie. Cependant, vous pouvez empêcher cela en utilisant des références absolues dans vos formules. Ainsi, lors de la recopie, ces cellules sont "figées". Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 3

4 Figer les cellules en références absolues - Placez-vous dans la cellule contenant la formule de calcul - Dans la barre de formule, placez votre curseur sur la référence de la cellule à bloquer (devant, entre le nom de la ligne et celui de la colonne, ou juste après) - Appuyez sur la touche F4 du clavier. Le symbole $ est automatiquement placé devant la lettre de la colonne et le numéro de la ligne. - Validez en appuyant sur la touche Entrée - Vous pouvez ensuite recopier la formule. Dans cet exemple, le prix est différent pour chaque article, mais le taux de remise appliqué est identique. Il est donc nécessaire de figer en référence absolue la cellule précisant le Taux de remise. Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 4

5 Utiliser des références mixtes Il existe aussi des références dites "mixtes", c'est-à-dire que seule la référence de la ligne ou celle de la colonne est figée avec un seul $. - Placez-vous dans la cellule contenant la formule de calcul - Dans la barre de formule, cliquez juste après la référence de la cellule à bloquer - Appuyez sur la touche F4 du clavier plusieurs fois jusqu'à placer le symbole $ devant la référence de la ligne ou de la colonne En effet, selon l'emplacement du $, la référence devient absolue pour la ligne ou pour la colonne. Exercice - Ouvrez la feuille exercice 1 du fichier exercices.xlsx. - À l aide des références mixtes, personnalisez la barre de formule puis utilisez la poignée de recopie pour obtenir le même résultat que ci-dessous. Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 5

6 Deux fonctions de calcul permettent de compter le nombre de cellules dans une plage sélectionnée. Il faut cependant bien en comprendre la différence... Utiliser la fonction NB (COUNT) Cette fonction compte de nombre de cellules contenant des valeurs numériques. - Activez la cellule dans laquelle vous souhaitez le résultat - Déroulez la liste des fonctions proposées au niveau du bouton Somme automatique - Sélectionnez la fonction NB (COUNT) - Sélectionnez les cellules à compter - Validez la formule par la touche Entrée Vous constatez sur cet exemple que seules les cellules contenant une valeur numérique ont été comptées. Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 6

7 Utiliser la fonction NBVAL (COUNTA) Cette fonction compte de nombre de cellules qui ne sont pas vides. - Activez la cellule dans laquelle vous souhaitez le résultat - Déroulez la liste des fonctions proposées au niveau du bouton Somme automatique - Sélectionnez Autres Fonctions Excel affiche l'assistant fonction : - Sélectionnez la fonction NBVAL (COUNTA) - Sélectionnez la plage de cellules puis validez Vous constatez sur cet exemple que toutes les cellules occupées (par un nombre ou un texte) ont été comptées (cette fonction se retrouve dans la thématique «statistiques»). Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 7

8 Si vous préférez saisir directement votre fonction de calcul, l assistant semi-automatique vous évitera des erreurs de syntaxe. - Placez-vous dans la cellule ou doit être saisie la formule de calcul - Saisissez le signe = et les premières lettres de la fonction a utiliser Excel affiche alors toutes les fonctions commençant par ces lettres : - Un simple clic sur une fonction permet d'en visualiser la description, un double-clic permet de la sélectionner - Complétez la formule de calcul par les valeurs nécessaires puis validez Une fonction est une formule de calcul prédéfinie. Il existe plusieurs catégories de fonctions statistiques, financières, logiques... Il existe de très nombreuses fonctions sur Excel. Voir fichier fonctions.pdf Utiliser l'assistant fonction - Placez-vous dans la cellule ou vous souhaitez afficher le résultat - Dans l Onglet Formules, cliquez sur le bouton Assistant fonction de la barre de formule Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 8

9 - Sélectionnez une catégorie de fonctions, puis la fonction correspondant à votre calcul Pour chaque Fonction, Excel affiche sa syntaxe et sa description. N hésitez pas a activer l Aide. - Complétez la Boîte de dialogue en y inscrivant les arguments Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 9

10 Un autre moyen d accéder aux formules et aux fonctions est d utiliser l onglet contextuel. La fonction logique SI (IF) permet de tester le contenu d'une cellule et de renvoyer une valeur ou une autre, selon le résultat d'une condition. Utiliser la fonction logique SI (IF) - Dans l'onglet FORMULES, cliquez sur le bouton Fonctions Logiques puis sélectionnez la fonction SI - Complétez les arguments comme ci-dessous : Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 10

11 Sur cet exemple, on indique le texte «AU BOULOT» si le Meilleur Temps est supérieur à la Prévision. On indique «OK» si celui-ci est inférieur. Les arguments "Valeur_si_vrai" ou "Valeur_si_faux» peuvent aussi correspondre à une formule de calcul. Pour élaborer des tests complexes, il est nécessaire d'imbriquer plusieurs fonctions conditionnelles. Pour exemple, nous calculerons le montant de la prime en fonction du Total. S'agissant de 3 résultats possibles de prime, nous aurons besoin d'imbriquer plusieurs conditions. Utiliser une fonction conditionnelle imbriquée - Dans l'onglet FORMULES, cliquez sur le bouton Logique - Puis sélectionnez la fonction conditionnelle SI (IF) - Complétez les arguments "Test_logique" et " Valeur_si_vrai' Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 11

12 - Cliquez dans la zone d'argument "Valeur_si_faux", puis recherchez à nouveau une fonction SI dans la liste déroulante des fonctions (à gauche de la barre de formule) Cette liste déroulante affiche les dernières fonctions de calcul utilisées. Une nouvelle fenêtre s'affiche. - Vous pouvez alors redéfinir un nouveau test logique - Validez La fonction secondaire SI vient alors s'imbriquer dans la fonction principale SI. - Recopiez la formule pour les cellules suivantes Dès qu'il y a modification des données, le tableau est recalculé en conséquence. Dans notre exemple, la prime est donc modifiée. Il est possible d'imbriquer jusqu'à 64 fonctions SI. Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 12

13 Vous trouverez ci-dessous la description des deux exercices : Exercice1 pour le contrôle continu 1. Ouvrez le tableur controle1.xls et la feuille Exercice_CC 2. A l aide des différents outils, réalisez la mise en forme et les calculs simples pour obtenir le résultat ci-dessous : Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 13

14 Exercice 2 pour le contrôle continu 1. Ouvrez le tableur controle1.xls et la feuille Exercice 2_CC 2. À l aide des différents outils, réalisez la mise en forme, appliquez les fonctions et réalisez le graphique comme ci-dessous (la largeur des colonnes est de 15 pt et la hauteur des lignes est de 30 pt) Marc-Antoine D HULST Excel 2013 page 14