Mise en œuvre d'outlook Express

Transcription

1 Mise en œuvre d'outlook Express Démarrage d'outlook Express Vous pouvez appeler Outlook Express à partir d'internet Explorer ou de manière autonome : Dans la fenêtre Microsoft Internet Explorer, cliquez sur le bouton Courrier puis sur la commande Lire le courrier ou Lire les news ou utiliser le menu par la commande Aller à/courrier ou Aller à/news. Accédez au courrier électronique par l'intermédiaire d'internet Explorer... Ou choisissez la commande Démarrer/Programme/Internet Explorer/Outlook Express

2 ...ou à partir du bureau de Windows Si vous avez installé l'extension du bureau, cliquez directement sur le bouton Démarrer Outlook Express dans la barre de tâches. la barre de tâches contient le bouton Démarrer Outlook Express si l'extension du bureau est installée. Préparation du courrier La fenêtre de travail d'outlook Express

3 Préparation d'un courrier Règle générale : habituez-vous à lire et rédiger vos messages hors ligne afin d'économiser de l'argent ou du temps. Pour afficher la fenêtre de composition d'un message, cliquez sur le bouton Composer un message ou choisissez la commande Message/Nouveau message avec. Vous obtenez ainsi la fenêtre nécessaire pour composer votre courrier électronique. Un courrier électronique se compose de deux parties : l'en-tête du message (header) : contient les coordonnées du destinataire et d'autres informations similaires. le corps du texte (body) : il s'agit du texte proprement dit du message. Cette structure se reflète clairement dans la fenêtre de composition du message. Fenêtre de composition d'un message Dans la zone de saisie À, indiquez l'adresse Internet du destinataire. Si vous souhaitez adresser une copie de ce message à d'autres destinataires, indiquez leur adresse dans la zone de saisie Cc (Carbon Copy). Dans la zone de saisie Objet, précisez l'objet de votre message en quelques mots. Dans la deuxième fenêtre, écrivez votre message exactement comme sous un traitement de texte.

4 Un prêt à partir Envoi du courrier Le message étant rédigé, cliquez sur le bouton Envoyer ou appelez la commande Fichier/Envoyer un message. Envoyez votre message en cliquant sur le bouton Envoyer En fonction du paramétrage d'outlook Express votre message est soit envoyé immédiatement (la connexion étant établi automatiquement) ou soit stocké dans le dossier Boîte d'envoi. Dans ce cas l'envoi de votre message est différé et ne sera effectif qu'à la prochaine connexion au réseau en procédant comme indiqué ci-dessous. Cliquer sur ce bouton pour transférer vos messages Vidage du dossier Boîte d'envoi Etablissez une connexion au réseau. Cliquez sur le bouton Envoyer et Recevoir

5 Dés lors que la connexion est établie avec votre serveur Internet, Outlook Express lui envoie l'ensemble de vos messages sortants. Celui-ci se charge alors de les diriger vers les boîtes aux lettres des destinataires. La fenêtre d'envoi et de réception des messages Si vous quittez Outlook Express alors que le dossier Boîte d'envoi contient encore des messages, le programme vous avertit de cette situation. Vous pouvez envoyer vos messages à ce moment là ou les laisser dans le dossier afin de les transmettre automatiquement lors de votre prochaine session sur le réseau. Il vous reste des messages à envoyer.

6 Réception du courrier Il vous suffit de cliquer sur le même bouton que celui de l'envoi de courrier pour rapatrier sur votre ordinateur tous les messages stockés sur le serveur de messagerie de votre fournisseur d'accès. Aussitôt après votre action, Outlook Express recherche le courrier sur le serveur et le télécharge sur votre ordinateur. Il en profite également pour envoyer les messages en attente dans votre dossier Boîte d'envoi. Lecture des messages entrants Outlook Express enregistre vos nouveaux messages dans le dossier Boîte de réception. Un simple clic suffit pour lire chacun de ces messages : Cliquez sur le dossier Boîte de réception afin de visualiser son contenu le dossier Boîte de réception contient 3 nouveaux messages. Dans la liste des messages Outlook Express mentionne tous les messages contenus dans ce dossier. Les messages non lus sont affichés en gras. Cliquez sur le message que vous voulez lire. Outlook Express affiche son texte dans le volet de visualisation, s'il est activé. Pour lire le message dans une fenêtre indépendante, double-cliquez sur son entrée dans la liste des messages.

7 Répondre aux messages Répondre à un courrier électronique est une tâche qui s'exécute en quelques petites manipulations. Sélectionner le message dans la liste des messages. Cliquez sur le bouton Répondre à l'auteur: Outlook Express ouvre une nouvelle fenêtre ou de nombreuses entrées sont déjà saisies L'adresse de l'expéditeur du message fait office de destinataire. la ligne d'objet est reprise et elle est précédée de l'abréviation Re (Reply). Le texte du message d'origine est cité dans le nouveau message. La réponse peut-être rédigée dans la zone de texte. Une fois prêt le message peut-être transmis aux destinataire par l'intermédiaire du bouton Envoyer. La fenêtre de réponse à un message.

8 Options complémentaires La mise en forme d'un message Outlook génère ses messages au format HTML, c'est à dire au même format que les pages Web. Il permet de mettre en valeur le texte par des couleurs, par des polices de tailles et de types différents et par l'insertion d'images ou d'autres éléments. Convertissez le format du message en HTML si cela est nécessaire. La commande requise pour cette action s'appelle Format/Texte enrichi (HTML). Elle est disponible dans la fenêtre du message. Entre l'en-tête et le corps du message Outlook Express affiche une nouvelle barre d'outils spécifiques pour la mise en forme du message. La barre de mise en forme du message Le texte du message peut-être agrémenté en outre d'une image ou d'une couleur. A cet effet, appelez la commande Format/Arrière-plan/Image. Sélectionner une image prédéfinie dans la liste ou cliquez sur parcourir pour charger une image de votre choix. Attention : si vous n'êtes pas sur que le destinataire du message utilise un logiciel de messagerie interprétant le format HTML, abstenez-vous de lui envoyer un message avec ce format car il serait incompréhensible. Dans ce cas utilisez le format Texte brut en activant cette option par l'intermédiaire de la boite de dialogue Outils/Options/Envoyer. Envoyez par défaut vos messages au format texte brut

9 Envoi d'une adresse (URL) d'une page Web Si vous souhaitez envoyer à l'un de vos correspondants l'adresse d'un page Web susceptible de l'intéresser, la marche à suivre est très simple : Affichez la page dans Internet Explorer Choisissez la commande Fichier/Envoyer ou cliquez sur le bouton Courrier. Choisissez Lien par courrier électronique. Envoyer une adresse Web par . Vous obtenez une nouvelle fenêtre de message électronique dans laquelle vous pouvez éditer et transmettre votre selon la méthode traditionnelle.

10 L'adresse vers un site Web figure dans la fenêtre du nouveau message Envoi d'un fichier par . Vous pouvez utiliser la messagerie comme moyen de transport universel de vos données. Lors de la préparation de votre message, cliquez sur le bouton Insérer fichier qui est situé dans la barre outil de la fenêtre Nouveau message. le bouton d'attache de fichier Une fenêtre de lecteur vous permet alors de sélectionner le fichier. Choisissez le et confirmez votre choix par OK Joindre un fichier Word au message.

11 L'icône du fichier inséré apparaît sous le texte du message, dans un volet indépendant du texte. Lorsque vous envoyez votre message, le fichier inséré est expédié simultanément. le fichier est "attaché" au message. Attention : pour accélérer le transport du courrier et réduire simultanément les frais de connexion, compressez le fichier à l'aide d'un programme approprié. Vérifiez cependant que le destinataire dispose du même programme pour décompresser votre fichier. Le carnet d'adresses Le carnet d'adresses d'outlook Express permet de mémoriser les adresses s, les noms, les coordonnées personnelles et professionnelles, les informations complémentaires de vos correspondants. Ouvrir le carnet d'adresses Pour ouvrir le carnet d'adresses, cliquez sur le bouton Carnet d'adresses barre d'outils d'outlook Express. de la Dans la fenêtre Carnet d'adresses, chaque contact est représenté dans une ligne spécifique au sein d'une liste parfaitement organisée.

12 La fenêtre du carnet d'adresse Ajout d'une adresse Pour ajouter une adresse dans le carnet, cliquez sur le bouton Nouveau contact (lorsque la fenêtre Carnet d'adresses est ouverte). Outlook Express ouvre la boîte de dialogue nécessaire pour saisir les données du contact. La fenêtre pour saisir les données du contact Envoi d'un message à partir du carnet d'adresses Pour envoyer un message à une personne gérée par le carnet d'adresses, sélectionnez son entrée et cliquez sur le bouton Envoyer du courrier. Outlook express ouvre une fenêtre nouveau message dont la zone À contient l'adresse de la personne choisie.

13 Création d'un groupe d'adresses Si vous envoyez régulièrement des messages aux mêmes destinataires, il est possible de créer un groupe dans le carnet d'adresses contenant les adresses de ces personnes. Cliquez sur le bouton Nouveau groupe d'adresses de la barre d'outil du carnet Outlook Express ouvre une nouvelle boîte de dialogue où vous pouvez définir le nom du groupe et la liste de ses membres La fenêtre de création d'un groupe Cliquez sur Sélectionner les membres pour constituer le groupe à partir des contacts du carnet d'adresses. La gestion du courrier électronique Outlook Express vous aide à maintenir de l'ordre dans votre correspondance échangée sur le réseau. Vous avez la possibilité de répartir votre courrier dans différents dossiers, de façon à trier les messages reçus suivant des critères de votre choix. Création d'un dossier Choisissez la commande Fichier/Dossier/Nouveau dossier. Attribuez un nom au dossier que vous êtes en train de créer. Sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter le nouveau dossier. En procédant ainsi, imbriquez les dossiers entre eux.

14 Confirmez par OK la création du nouveau dossier. Déplacement d'un message Cliquez sur le dossier contenant le message. Cliquez sur le message puis, en maintenant le bouton gauche de la souris appuyé, déplacez le vers le dossier voulu. Si vous souhaitez copier et non déplacer le message, maintenez la touche Ctrl enfoncée lors du déplacement. Supprimer un message Pour enlever des messages obsolètes de vos dossiers, sélectionnez-les et appuyez sur la touche Suppr. Outlook Express déplace les messages supprimés vers le dossier Eléments supprimés. Si vous changez d'avis vous pouvez toujours les récupérer et les stockés dans un autre dossier.