POLITIQUE DE FRAIS DE SÉJOUR ET DE DÉPLACEMENT

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1 POLITIQUE DE FRAIS DE SÉJOUR ET DE DÉPLACEMENT (RF-P-01) ADOPTION : CC MISE EN VIGUEUR : 1 er juillet 2007 AMENDEMENT : CC CC CC CC CC CC CC CC CC CC

2 1. BUT DE LA POLITIQUE Déterminer les règles relatives au remboursement des frais de déplacement et de séjour pour les employés de la Commission scolaire de la Riveraine (ci-après nommée «la commission») et les membres du conseil des commissaires dans l exercice de leurs fonctions respectives. Permettre un remboursement équitable, dans un délai raisonnable et assurer un contrôle efficace des frais de déplacement et de séjour. 2. PRINCIPES 2.1 La commission reconnaît que les personnes tenues de se déplacer dans l exercice de leurs fonctions ont droit à une compensation pour les dépenses encourues à cette fin. 2.2 Dans le contexte d une saine gestion des fonds publics, toute dépense doit être nécessaire et raisonnable. 2.3 Les frais de déplacement pour se rendre de sa résidence à son port d attache et en revenir ne sont pas remboursés. 2.4 Lorsque plusieurs personnes se rendent à un même endroit, la commission encourage le covoiturage par la bonification suivante des tarifs relatifs aux frais de déplacement : 1 passager : 1,25 fois le tarif prévu 2 passagers et plus : 1,50 fois le tarif prévu 2.5 Toute personne tenue de se déplacer avec son véhicule automobile dans l exercice de ses fonctions a la responsabilité de se protéger à cette fin au moyen d une assurance appropriée, étant entendu que la surprime d assurance, s il y a lieu, est incluse dans les compensations prévues pour le kilométrage. 2.6 La présente politique s applique sous réserve du budget, des règlements et politiques, des conventions collectives et autres encadrements administratifs ainsi que des lois en vigueur. 3. DÉFINITIONS 3.1 Frais de déplacement Ensemble des coûts encourus reliés au déplacement (trajet) par un employé ou un membre du conseil des commissaires dans l exercice de ses fonctions, dans les limites de la présente politique. 3.2 Frais de séjour L ensemble des dépenses (logement, stationnement, repas etc.) reliées à l obligation par une personne de séjourner temporairement à l extérieur de son lieu habituel de travail lorsqu elle est autorisée par son supérieur immédiat. 3.3 Pièces justificatives À moins d indication contraire dans la présente politique, toute demande de remboursement de frais de séjour doit contenir les pièces justificatives. Codification : RF-P-01 Page 2 sur 8

3 Seront acceptées comme pièces justificatives : A) pour le logement : la note détaillée de l établissement hôtelier des frais encourus et la preuve de paiement. B) pour le repas : la copie client d une carte de crédit ou un reçu; les réclamations justifiant des frais de repas de plusieurs personnes doivent indiquer le nom des personnes concernées. C) pour les autres dépenses : une preuve de paiement disponible sauf dans les cas où cela n est pas requis dans la politique. 3.4 Port d attache Le port d attache est le lieu de travail déterminé par l employeur. Pour les commissaires, le port d attache est le lieu de résidence principale. 3.5 Employé Une personne ayant un lien d emploi avec la commission. 3.6 Commissaire Tout membre du conseil des commissaires conformément à l article 143 de la Loi sur l instruction publique. 4. APPLICATION 4.1 La présente politique s applique aux membres du conseil des commissaires et aux employés de la commission dans l exercice de leurs fonctions respectives. 4.2 Les membres du personnel enseignant, du personnel professionnel et du personnel de soutien, dans le cadre des activités de formation et de perfectionnement réalisées en vertu de leurs conventions collectives respectives, sont soumis aux règles de leurs conventions collectives. 4.3 Les comités de perfectionnement peuvent établir des normes différentes de celles prévues à la présente politique. 4.4 Les membres du personnel de direction d école ou de centre et les administrateurs (personnel cadre de service et gérance), dans le cadre des activités de formation et de perfectionnement ou de représentation réalisées en vertu des politiques de gestion, sont soumis aux règles de leurs politiques de gestion. 4.5 Le directeur général ou la présidente du conseil des commissaires peut autoriser certaines dépenses ou frais de représentation dans des situations particulières. Le conseil des commissaires fixe, par résolution, les différents tarifs applicables à cette politique. 5. TYPES D ACTIVITÉS RECONNUES En plus des activités normalement réalisées dans l exercice des fonctions des membres du conseil des commissaires et des employés de la commission, les activités suivantes sont reconnues : congrès, collo- Codification : RF-P-01 Page 3 sur 8

4 que, journée pédagogique, journée de formation, stage, réunion, exposition ou toute autre activité, convoquée ou organisée par la commission ou par un organisme québécois, régional ou local. Les déplacements des commissaires pour assister aux séances du Conseil des commissaires, du Comité exécutif ou d un comité plénier sont exclus de la présente politique. 6. AUTORISATION ET APPROBATION DES DÉPENSES ENCOURUES Les activités reconnues font l objet d autorisation ou de délégation par le supérieur immédiat dans le cadre des budgets alloués. 7. ADMISSIBILITÉ DES FRAIS ENCOURUS Règle générale, les frais de déplacement pour se rendre à son port d attache et en revenir et les frais de repas pris dans la municipalité du port d attache de l employé sont considérés comme dépenses personnelles, donc non admissibles à un remboursement. Cependant, la personne qui est tenue de se déplacer à l intérieur ou à l extérieur de la commission scolaire pour l accomplissement de sa tâche peut demander un remboursement pour les dépenses encourues, sur présentation de pièces justificatives, aux conditions suivantes. 7.1 Déplacement Calcul du kilométrage A) La modalité de remboursement est la suivante : le kilométrage réel parcouru de la résidence comme point de départ à la résidence comme point d arrivée, duquel kilométrage l on retranche la distance aller et retour entre la résidence et le port d attache. B) Lorsqu une personne détient plus d un poste, les frais de déplacement sont déterminés séparément, en fonction de chacun des postes détenus. Il n y a pas de frais de déplacement lorsqu une personne se déplace en vue d aller occuper un autre poste. C) Lorsqu un employé doit se déplacer après sa journée régulière de travail pour se rendre à un lieu de travail où sa présence est requise dans une localité autre que celle de sa résidence, il est remboursé selon la distance réellement parcourue. Cette situation ne s applique pas.au personnel enseignant en ce qui a trait aux trois rencontres de parents prévues à leur convention collective. D) L enseignant dispensant des cours à domicile n a pas droit aux frais de déplacement, le domicile de l élève étant le lieu de travail désigné. Cela ne s applique cependant pas à l enseignant déjà à contrat avec la commission scolaire. Dans ce cas, le domicile de l élève devient un autre lieu d affectation et le calcul se fait selon la méthode décrite au paragraphe A) de la présente politique. E) Une allocation minimale est accordée par déplacement dans la localité de son lieu de travail pour des tâches commandées. (Montant inscrit en annexe) F) Lorsqu applicable, le tableau des distances entre les établissements établi par la commission scolaire doit être utilisé pour le calcul du kilométrage parcouru sur le territoire de la commission scolaire (Ce tableau est joint en annexe). Codification : RF-P-01 Page 4 sur 8

5 7.1.2 Tarification A) La tarification établie dans la présente politique inclut tous les frais encourus pour l utilisation d un véhicule. Sans restreindre la portée de ce qui précède, il est entendu que la commission scolaire ne remboursera aucun frais résultant d une contravention au Code de sécurité routière ou aux règlements municipaux. B) Les frais de stationnement, de péage et de transport en commun encourus lors de déplacements sont défrayés sur présentation de pièces justificatives Transports autorisés A) Transport en commun Le coût du billet en classe économique pour l avion, le train, l autobus, le minibus ou le coût de location, selon la situation, le tout après entente avec le supérieur immédiat. B) Voiture personnelle Le conseil des commissaires fixe, par résolution les tarifs pour le remboursement des frais de kilométrage. (Montants inscrits en annexe) C) Taxi 7.2 Séjour Logement La dépense encourue pour les déplacements dans l arrondissement où se tient l activité. A) Les frais de logement encourus peuvent débuter la journée précédant l activité lorsque celle-ci se déroule à plus de 100 kilomètres de son domicile et débute le lendemain avant 9 h 30 min. B) Dans le cas de perfectionnement, congrès ou colloque, le commissaire ou l employé doit s inscrire dans un établissement hôtelier recommandé par l organisation ou à tout autre endroit qui exige un taux équivalent ou inférieur. C) Un montant fixe par jour est accordé sur demande pour un séjour chez des parents ou amis (reçu non nécessaire). Dans ce cas, le kilométrage effectué pour se rendre du lieu où se tient l activité à l endroit du coucher est remboursé jusqu à concurrence de 50 kilomètres aller-retour. (Montant inscrit en annexe) D) Pour un séjour à l extérieur comportant au moins un coucher à un établissement hôtelier, un montant forfaitaire est accordé pour couvrir des frais divers (reçu non nécessaire), tels que pourboires, etc. (Montant inscrit en annexe) Appels téléphoniques Les frais pour appels téléphoniques relatifs aux tâches effectuées sont remboursés sur présentation de pièces justificatives Inscription Le coût de l inscription, lorsqu exigé, est remboursé. Codification : RF-P-01 Page 5 sur 8

6 7.3 Repas Admissibilité Si l employé doit se déplacer dans l exercice de ses fonctions et que le temps de déplacement couvre une période de repas, la commission effectue le remboursement du repas dans les cas et aux conditions suivantes : Le repas doit être pris dans une localité autre que le port d attache pour la personne qui ne possède qu un seul lieu de travail assigné pour sa prestation de service. Le repas doit être pris dans une localité autre que le port d attache ou les autres lieux assignés pour la personne qui possède, intégré à son horaire ou à sa tâche, plus d un lieu de travail assigné (ex. : une direction, un psycho-éducateur œuvrant dans deux ou plusieurs écoles) Frais Cas particuliers a) Les enseignants spécialistes qui doivent utiliser leur période de repas pour se déplacer entre deux écoles ont droit à une compensation sans reçu pour le repas pris sur le pouce. (Montant inscrit en annexe) b) Une personne autorisée peut se faire rembourser un repas s il est en relation avec le travail ou pour des fins de développement ou de représentation même s il est pris dans la localité même du port d attache. c) Dans le cas défini au paragraphe C, un employé pourra se faire rembourser un souper s il préfère demeurer sur place. (Ne s applique pas au personnel enseignant en ce qui a trait aux trois rencontres de parents prévues à leur convention collective.) Le montant maximum autorisé incluant les taxes et le pourboire est de : (Montants décrits en annexe). Ces montants sont cumulables avec un maximum pour trois repas consécutifs en lien avec le même événement. (Voir annexe) Aucune réclamation ne doit être produite lorsque des frais de repas sont inclus dans les frais d inscription ou autres. 8. FORMULAIRES À COMPLÉTER Tout commissaire ou employé qui a des frais de séjour ou de déplacement à réclamer doit compléter le formulaire approprié. La personne qui approuve une demande de remboursement des frais de déplacement et de séjour est responsable de l acheminer au Service des ressources financières. 9. PRÉSENTATION DE LA RÉCLAMATION 9.1 Une réclamation présentée dans un délai de plus de 60 jours après l événement peut être refusée par la commission scolaire. Codification : RF-P-01 Page 6 sur 8

7 9.2 Pour être remboursée, la personne doit compléter et signer le formulaire prévu. La réclamation doit être appuyée des pièces justificatives complètes et des renseignements exigés ou requis par la présente politique. Le Service des ressources financières retournera au supérieur immédiat tout formulaire incomplet ou comportant des erreurs pour être corrigé et représenté de nouveau pour traitement. 9.3 Les comptes de dépenses doivent être vérifiés et approuvés par le supérieur immédiat et, dans le cas ou la personne est différente, par le responsable du budget. 9.4 Le remboursement des frais s effectuera par virement bancaire en même temps que la paie. Les frais ne peuvent être remboursés par une «petite caisse». Sauf exception, un remboursement dans les 30 jours de la production de toutes les pièces justificatives demandées est considéré comme un délai normal. 10. PARTICULARITÉS 10.1 La présidente de la commission et le directeur général sont autorisés à présenter des factures collectives Le comité exécutif de la commission peut autoriser une dérogation à la présente politique La présente politique entre en vigueur le 1 er juillet 2007 suite à son adoption par le conseil des commissaires La responsabilité de l application et du contrôle de la politique relève du supérieur immédiat La direction du Service des ressources financières est responsable du suivi de la présente politique et des documents de réclamation. Codification : RF-P-01 Page 7 sur 8

8 ANNEXE Description Tarifs Calcul du kilométrage : - Allocation minimale accordée par déplacement dans la localité de son lieu de travail pour des tâches commandées : 2 $ Transports autorisés : - Voiture personnelle : - Personnel ouvrier utilisant sa camionnette : 0,40 $ / km 0,50 $ / km Logement : - Montant fixe pour un séjour chez des parents ou amis : - Montant forfaitaire pour couvrir les frais divers lors d un coucher à un établissement hôtelier : 50 $ 10 $ Admissibilité : (cas particuliers) - Enseignants spécialistes devant se déplacer entre deux écoles durant leur période de repas : 4 $ Frais : - Montant autorisé pour le déjeuner : - Montant autorisé pour le dîner : - Montant autorisé pour le souper : - Montant maximum autorisé pour trois repas consécutifs : 10 $ 12 $ 28 $ 50 $ Codification : RF-P-01 Page 8 sur 8