CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR SUR VOTRE ASSURANCE SANTÉ Professionnels, cadres et directeurs de service

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1 CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR SUR VOTRE ASSURANCE SANTÉ Professionnels, cadres et directeurs de service Q1. À qui s'adresse la couverture d'assurance santé? DISPOSITIONS GÉNÉRALES Toute personne ayant le droit de participer au régime d assurance collective en vertu de la Convention entre l Université Laval et l Association du personnel professionnel administratif de l Université Laval, ou en vertu du Règlement de l Université Laval régissant les conditions d emploi des cadres, ou en vertu du Règlement de l Université Laval régissant les conditions d emploi des directrices et directeurs de service. Q2. Est-ce que l'adhésion à la couverture d'assurance santé est obligatoire? Oui. Tous les professionnels, cadres et directeurs de service répondant aux critères d'admission (voir question ci-dessus) doivent adhérer à la couverture d'assurance santé, sauf ceux qui décident de s'assurer par l'assurance offerte par l'employeur de leur conjoint (pour plus de détails voir la section «Dispositions si vous avez un conjoint»). Q3 Quels sont les choix de type de protection? Trois types de protection sont offerts : individuelle, monoparentale et familiale. La protection individuelle est offerte au professionnel, cadre et directeur de service qui n'ont aucune personne à charge admissible ou dont les personnes à charge sont déjà couvertes par un autre régime d'assurance collective. Les deux autres choix offerts au professionnel, cadre et directeur de service permettent de couvrir ses personnes à charge : professionnel, cadre et directeur et enfants à charge : protection monoparentale ; professionnel, cadre et directeur, conjoint et enfants à charge : protection familiale. Q4 Quand peut-on changer de type de protection? Plusieurs événements peuvent conduire à une modification du type de protection (individuelle, monoparentale et familiale). Entre autres choses, un mariage, un décès, une naissance ou une adoption, une fin d'admissibilité d'un enfant à charge, l'acquisition ou la perte pour le conjoint du droit d'adhérer au régime collectif de son employeur, etc. Le changement de type de protection doit normalement s effectuer dans les 31 jours suivant l événement. Vous devrez dans ce cas compléter le formulaire «Modification à l assurance maladie». Veuillez consulter la section «Documents de référence et formulaires» sur le site web du Service des ressources humaines de l Université Laval à la section «Assurances collectives». À noter que le changement de type de protection peut aussi s'effectuer à tout autre moment, mais une preuve d assurabilité pourrait être demandée. Q5. Quand peut-on changer de régime (régime d assurance santé de base / régime d assurance santé élargi) Un participant qui quitte le régime d assurance santé de base pour le régime d assurance santé élargi doit conserver le régime d assurance santé élargi pendant trois ans avant de pouvoir modifier à nouveau son régime. Un participant qui quitte le régime d assurance santé élargi pour le régime d assurance santé de base doit conserver le régime d assurance santé de base un an avant de pouvoir modifier son régime à nouveau. Pour ce faire, il vous faut compléter le formulaire «Modification à l assurance santé». Veuillez consulter la section «Documents de référence et formulaires» sur le site web du Service des ressources humaines de l Université Laval à la section «Assurances collectives». À noter que le changement de régime peut aussi s'effectuer à tout autre moment, mais une preuve d assurabilité pourrait être demandée. Q6. Quelles sont les coordonnées de la régie de l assurance maladie du Québec (RAMQ)? Le numéro de téléphone est le et l adresse internet est le Mise à jour : 26 août 2010 page 1/5

2 Q1. Quelle est la définition d'un conjoint? DISPOSITIONS SI VOUS AVEZ UN CONJOINT La personne légalement mariée à un participant ou unie civilement (pourvu que le participant n'ait pas de conjoint de fait) ou la personne désignée par le participant, qu'il présente publiquement comme son conjoint et avec qui il cohabite en permanence depuis au moins un an. Q2. Est-ce que les conjoints peuvent adhérer au régime offert par l'université Laval? La loi sur l'assurance médicament du gouvernement du Québec oblige les employeurs qui offrent des protections d'assurance collective à couvrir les conjoints et les enfants à charge. Les conjoints doivent donc adhérer au régime offert par l'université Laval sauf s'ils décident de s'assurer par l assurance offerte par leur propre employeur. En aucun cas ils peuvent adhérer à celle de la Régie de l assurance maladie du Québec (RAMQ). Q3. Qui débourse le coût de l'assurance santé des conjoints? Une partie du coût de l assurance santé d un conjoint est prélevé de façon périodique sur la paie du professionnel, cadre ou directeur de service. Q4. Quelles sont les protections offertes aux conjoints? Tous les participants au régime d'assurance santé possèdent les mêmes couvertures. Les conjoints ont donc les mêmes protections que les professionnels, cadres et directeurs de service. Q5. Quels sont les choix possibles si l'employeur de mon conjoint offre également une assurance santé? Lorsque les employeurs de chacun des conjoints offrent une protection d'assurance santé, quatre choix sont possibles : chacune des personnes s'assure avec l'assureur de son employeur ; les deux personnes s'assurent au même endroit ; les deux personnes s'assurent aux deux endroits ; une personne s'assure avec l'assureur de son employeur et l'autre s'assure aux deux endroits. Le meilleur choix dépend de la situation de chaque couple. La participation de l'employeur au coût de l'assurance santé et la protection offerte sont, entre autres, des éléments dont il faut tenir compte. Toutes les couvertures d'assurance n'étant pas identiques, vous devez aussi savoir sous quelles conditions l'assureur de votre conjoint lui permet d'être exempté de son assurance collective. Q6. À quel moment les conjoints peuvent-ils être ajoutés ou retirés des personnes à charge? L'ajout ou le retrait d'un conjoint pour la couverture d'assurance santé offerte à l'université Laval peut s'effectuer à n'importe quel moment. Cependant, vous devez savoir à quel moment la couverture dont bénéficie actuellement votre conjoint permet son retrait ou sa réintégration. Certaines assurances permettent des changements qu'à certains moments bien précis dans l'année ou selon des circonstances bien établies. Si votre conjoint est actuellement couvert par la RAMQ, vous devrez l'ajouter immédiatement à l'assurance santé offerte à l'université Laval. Q7. Comment ajouter ou retirer les conjoints de la protection d'assurance santé? Si vous désirez ajouter ou retirer un conjoint de la couverture offerte à l'université Laval après avoir complété le formulaire d'adhésion, vous devez compléter le formulaire Modification à l assurance santé. Veuillez consulter la section documents de référence et formulaires sur le site web des prévoyances collectives de l Université Laval. Q8. À quel moment peut-on joindre l'assurance offerte par l'employeur de nos conjoints? Tout dépend des règles d'adhésion et d'admissibilité mises en place par l'assurance des conjoints. Par ailleurs, un professionnel, cadre et directeur de service peut demander d'être exempté de l'assurance santé offerte à l'université Laval à n'importe quel moment en fournissant une preuve qu'il est assuré par l'assurance offerte par l'employeur de son conjoint. Q.9. Que doit-on faire si on est déjà couvert par l'assurance offerte par l'employeur de notre conjoint? Si vous désirez demeurer à cet endroit et ne pas profiter de la couverture mise en place à l'université Laval, vous devrez fournir une preuve que vous y êtes assuré. Si vous désirez demeurer à cet endroit et profiter de la couverture mise en place à l'université Laval, vous n'avez qu'à choisir le type de protection désiré sur le formulaire d'adhésion. Si vous désirez ne plus demeurer à cet endroit et profiter de la couverture mise en place à l'université Laval vous devrez d'abord choisir le type de protection que vous désirez à l'université Laval puis demander, par l'entremise de votre conjoint, de ne plus être couvert par son assurance collective. Mise à jour : 26 août 2010 page 2/5

3 Q1. Quelle est la définition d'un enfant à charge? DISPOSITIONS SI VOUS AVEZ DES ENFANTS À CHARGE Tout enfant célibataire du participant ou de son conjoint qui remplit au moins une des conditions suivantes : est âgé de moins de 21 ans ; est âgé de moins de 26 ans et fréquente à temps plein, à titre d'étudiant dûment inscrit, une institution d'enseignement reconnue ; est devenu invalide de façon totale et permanente alors qu'il était considéré comme enfant à charge en vertu des deux points cidessus. Q2. Est-ce que les enfants à charge peuvent adhérer au régime offert par l'université Laval? La loi sur l'assurance médicaments du gouvernement du Québec oblige les employeurs qui offrent des protections d'assurance collective à couvrir les conjoints et les enfants à charge. Les enfants à charge doivent donc être couverts par le régime offert par l'université. Vous pouvez les exempter de la couverture si vous vous trouvez dans une des situations suivantes : vous êtes couvert uniquement par l'assurance de votre conjoint, dans quel cas les enfants à charge le seront aussi ; vos enfants à charge sont couverts par l'assurance de leur autre parent et vous décidez de les laisser uniquement à cet endroit. Q3. Qui débourse le coût de l'assurance santé des enfants à charge? Dans la mesure où des sommes sont disponibles, l'université Laval contribue financièrement à l'assurance des enfants à charge. Dans l'éventualité où une partie ou l'ensemble des coûts devraient être assumés par les professionnels, cadres ou directeurs de service, un montant sera prélevé de façon périodique sur la paye. Q4. Quelles sont les protections offertes aux enfants à charge? Tous les participants au régime d'assurance santé possèdent les mêmes couvertures. Les enfants à charge ont donc les mêmes protections que les professionnels, cadres et directeurs de service. Q5. Quels sont les choix si les employeurs des deux parents offrent une assurance santé? Lorsque les employeurs de chacun des parents offrent une protection d'assurance santé, et que chacun des parents a adhéré à l'assurance de son employeur, deux choix s'offrent à vous : assurer les enfants à charge à un des deux endroits ; assurer les enfants à charge aux deux endroits. Si les parents sont conjoints et sont assurés à un seul des deux endroits, les enfants à charge doivent alors être assurés à ce même endroit. Q6. À quel moment les enfants à charge peuvent-ils être ajoutés ou retirés de la protection d'assurance santé? L'ajout ou le retrait des enfants à charge pour la couverture d'assurance santé offerte à l'université Laval peut s'effectuer à n'importe quel moment. Si un enfant à charge n'est plus admissible, l'assureur le retirera automatiquement. Si vous décidez de retirer un enfant à charge pendant qu'il est toujours admissible, n'oubliez pas qu'il devra alors être couvert par une autre assurance médicaments que celle de la RAMQ. Q7. Comment ajouter ou retirer les enfants à charge de la protection d'assurance santé? Si vous désirez ajouter ou retirer un enfant à charge de la couverture offerte à l'université Laval après avoir complété le formulaire d'adhésion, vous devez compléter le formulaire «Modification à l assurance santé». Veuillez consulter la section «Documents de référence et formulaires» sur le site web du Service des ressources humaines de l Université Laval à la section «Assurances collectives». Q8. Que doit-on faire lorsque un enfant à charge atteint l'âge de 21 ans? Vous devez compléter le formulaire attestant que votre enfant à charge, âgé de moins de 26 ans, fréquente à plein temps une institution d enseignement reconnu à titre d étudiant dûment inscrit. Le formulaire «Confirmation du statut d étudiant» est disponible à la section «Documents de référence et formulaires» sur le site web du Service des ressources humaines de l Université Laval à la section «Assurances collectives». Ce formulaire est suffisant pour que la compagnie d'assurance procède au remboursement (aucun document formel de l'institution d'enseignement n'est requis). De plus, l'industrielle Alliance fait parvenir une fois l'an un document à compléter par les adhérents afin de connaître la situation de leurs personnes à charge. Mise à jour : 26 août 2010 page 3/5

4 DEMANDE DE REMBOURSEMENT Q1. Comment soumettre une demande de remboursement de frais médicaux? Médicaments Carte de paiement différé Cette carte de paiement différé lorsque présentée au pharmacien, permet à ce dernier d effectuer la transmission électronique de la réclamation chez l assureur. Le professionnel, cadre et directeur de service doit acquitter la totalité des frais encourus et le remboursement de ces frais, sous réserve des conditions énoncées dans le régime d assurance collective, lui parviendra de l assureur. Pour toutes autres demandes de remboursement de soins complémentaires, vous devez remplir au complet une «Demande de règlement - Frais médicaux». Le formulaire et les instructions sont disponibles à la section «Documents de référence et formulaires» sur le site web du Service des ressources humaines de l Université Laval à la section «Assurances collectives». Bien vouloir y joindre les reçus originaux. Veuillez à ce que votre numéro de groupe, le nom du titulaire du contrat et votre numéro de certificat soient inscrits sur le formulaire. Veuillez conserver une photocopie du formulaire et des reçus au cas où votre demande originale ne parvienne pas à l'industrielle Alliance. Faites parvenir l'original du formulaire ainsi que les reçus originaux à l'adresse suivante : Industrielle Alliance, Assurance et services financiers Service des règlements, Assurance collective C. P. 800 Succursale Maison de la Poste Montréal (Québec) H3B 3K5 Toute demande de règlement doit parvenir à l Industrielle Alliance dans les 12 mois suivant la date où les frais ont été engagés. Q2. Comment soumettre une demande de remboursement de frais dentaires (si vous êtes couvert par l assurance santé élargie)? Vous pouvez faire votre réclamation par formulaire (voir question précédente) ou encore vous pouvez procédez par transmission électronique. Transmission électronique La plupart des dentistes sont en mesure d effectuer la transmission électronique de votre réclamation chez l assureur. Pour ce faire, l adhérent doit fournir le nom de l assureur, le numéro de police et votre numéro d employé. L adhérent devra tout de même acquitter la totalité des frais encourus. Le remboursement de ces frais, sous réserve des conditions énoncées dans le régime d assurance collective, lui parviendra de l assureur. Aucune cession des sommes au dentiste n est possible. Q3. Comment soumettre une demande de remboursement si je suis couvert par deux assurances? Tous les frais que vous avez engagés doivent être d'abord soumis auprès de l assurance offerte par l Université Laval. Une fois que l assureur vous a remboursé, toute portion impayée de la demande de remboursement doit être soumise au régime de votre conjoint aux fins de remboursement. Lorsque vous soumettez cette demande de remboursement à l'assureur de votre conjoint, veuillez joindre les photocopies des reçus et le relevé jumelé au paiement des prestations que vous avez obtenu. Q4. Comment soumettre une demande de remboursement si mon conjoint est couvert par deux assurances? Votre conjoint doit d'abord soumettre la demande de remboursement auprès de son assureur. Une fois que votre conjoint a été remboursé, vous devez soumettre la portion impayée de la demande (le cas échéant) à l assurance de l Université Laval. Lorsque vous soumettez une demande de remboursement, veuillez joindre les photocopies des reçus et le relevé jumelé au paiement des prestations que votre conjoint a obtenu. Q5. Comment soumettre une demande de remboursement si un enfant à charge est couvert par deux assurances? Si les frais ont été engagés pour un enfant à charge qui est couvert en vertu de votre régime et de celui de votre conjoint, la demande de remboursement doit être d'abord soumise au régime collectif de la personne (père ou mère) dont la date de naissance (jour et mois) tombe en premier au cours de l'année civile. Une fois que la demande de remboursement présentée à l'égard d'un enfant a été payée, vous devez soumettre la portion impayée de la demande à l'autre assureur. Lorsque vous soumettez une demande de remboursement, veuillez joindre les photocopies des reçus et le relevé jumelé au paiement des prestations de l'autre assureur. Important : si les parents sont séparés ou divorcés, soumettez la demande de remboursement d'abord auprès du régime de la personne (père ou mère) qui a la garde de l'enfant. Mise à jour : 26 août 2010 page 4/5

5 Questions et commentaires N'hésitez pas à nous contacter pour toutes questions et commentaires sur le présent document ou sur les couvertures d'assurances qui vous sont offertes. Pour nous joindre : Secteur Rémunération et avantages sociaux Assurances collectives du personnel professionnel et cadre de l Université Laval Téléphone : , poste 6459 Courriel : assurances.p@srh.ulaval.ca Ce document vous est fourni à titre informatif seulement et ne fait pas partie intégrante de l'attestation d'assurance. Il ne change en rien les conditions et dispositions du contrat et seule la police d'assurance collective peut servir à trancher les questions d'ordre juridique. Pour tout complément d'information vous référez au dépliant d'assurance fourni par l'assureur. Le genre masculin est utilisé dans l'unique but d'alléger le texte et ne vise pas à exclure le féminin. Mise à jour : 26 août 2010 page 5/5