NKGB - CNHB FCA Release 3.0

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1 Information relative à l'enregistrement et l'accès des médiateurs de dettes 1. Introduction / Documents Par la loi du 14/01/2013, publiée au Moniteur Belge du 01/03/2013, tous les médiateurs de dettes obtiennent à partir du 01/09/13 un accès direct au FCA, à savoir le Fichier Central des Avis de saisie. Ils sont en fait responsables de l'encodage de toutes les modifications apportées aux avis de Règlement Collectif de Dettes (avis RCD) dans lesquels ils sont désignés comme médiateur de dettes. Cet accès passe par un système Central d'identification et d'authentification (CIA) nommé la SCM, Source Centrale des Médiateurs de dettes qui est mise à disposition et gérée par la CNHB qui est également le gestionnaire du FCA. Tous les documents avec information concernant le FCA, comme des manuels, Release Notes, listes, etc., sont disponible via la fonction <Echange de fichiers> sur l application web FCA. Sur la page web de <Echange de fichiers> vous avez la possibilité d introduire une adresse qui sera utilisé pour vous envoyer un mail de notification chaque fois que des nouveaux documents sont mis à disposition. De cette façon vous restez à jour de toutes les nouveautés / modifications. 2. L'enregistrement Dans les premiers mois après le démarrage du Release 3.0 le 01/09/13 les greffes des Tribunaux du Travail s occupaient de l enregistrement des médiateurs de dettes. A cet effet une application web spécifique était mise à disposition de ces greffes. Un nombre important de médiateurs de dettes ont été enregistré par cette voie. SPF Justice a demandé la CNHB de reprendre l enregistrement pour tous les types d utilisateurs. A cet effet la CNHB a envoyé une communication à toutes les institutions de médiation de dettes avec la demande de remplir un Formulaire de demande d accès au FCA et de le renvoyer signé à la CNHB s ils n étaient pas encore enregistrés. Les greffes des Tribunaux du Travail gardent quand même la possibilité d enregistrer des médiateurs de dettes et d adapter certaines données, comme p.ex. lier un bureau (supplémentaire) à un médiateur de dettes. 3. Création des avis RCD C'est toujours le greffe du Tribunal du Travail qui a le seul droit de créer de nouveaux avis RCD. Voir la nouvelle version du manuel application web FCA Release 3.0 pour plus d'information sur la façon dont les données du médiateur de dettes doivent être encodées: Via <Recherche directe partie> sur base du RRN ou le n TER du médiateur de dettes ; PS : cela ne marchera qu après le médiateur de dettes est enregistré et qu il a été lié à ces avis RCD (à ce moment le FCA crée la fiche partie interne et attribue le n TER), cela parce que la recherche se fait toujours sur la SCM. Par une recherche SCM (via <Recherche avancée>): si le médiateur de dettes est retrouvé, alors ses données sont directement remplies dans l'avis ; s'il y a plusieurs résultats, il faudra en sélectionner un seul. Si le médiateur de dettes n'est pas encore enregistré, il ne sera bien entendu pas retrouvé et il faudra alors cliquer sur le bouton <Partie non retrouvée>, et on revient alors dans l'avis où on peut encoder de façon manuelle les données du médiateur de dettes. PS : cette possibilité ne sera disponible que temporairement, i.e. jusqu a ce que tous les médiateurs de dettes ont été enregistré. PS : le médiateur de dettes ne sera capable de retrouver et modifier un avis pareil après qu il a été enregistré dans la SCM et que l avis a été lié à son enregistrement. La procédure ci-dessus est aussi applicable si un médiateur de dettes doit encoder les données d un nouveau médiateur de dettes remplaçant. CNHB_FCA-Rel3.0_Info-Mediateurs_ and IPR owned by NKGB-CNHB 2013 Page 1 of 6

2 En attendant qu'un médiateur de dettes soit enregistré dans la SCM le Tribunal du Travail sera toujours en mesure de modifier les avis RCD; cette possibilité demeure existante. 4. Gestion d accès des médiateurs de dettes Avant qu'un médiateur de dettes ne puisse obtenir l'accès au FCA, il devra d'abord activer sa carte eid sur le site web authentification de la SCM PS : cela est possible immédiatement après l enregistrement par le greffe du tribunal du travail ou par la CNHB La procédure à suivre est : L accès au site d authentification de la SCM se fait par la carte eid et votre code PIN Alors un écran apparait ou vous pouvez activer votre carte eid en cliquant sur Ensuite l utilisateur doit encoder un mot de passe personnel et choisir la langue dans laquelle il souhaite travailler avec l'application FCA (NL / FR / DE) Pour terminer l opération cliquez sur le bouton vert Via cette application web (Gestion des utilisateurs) le médiateur de dettes peut également donner accès à ses collaborateurs en les enregistrant dans la SCM. Ceci se fait par: la lecture de la carte eid du collaborateur la désignation du type de relation (collaborateur ou administrateur FCA) l'octroi des droits / fonctions correctes l'encodage d'un mot de passe la désignation de la langue dans laquelle le collaborateur souhaite travailler la conservation des données Pour plus de détails voir le document FCA Manuel User Management Médiateurs de dettes, que vous pouvez télécharger via la fonction <Echange de fichiers> du FCA ou via la page Manuels (voir menu). 5. Accès au FCA / Modification des avis RCD Après que le médiateur de dettes a activé sa carte eid, il/elle peut se connecter au site web Applications du SCM: Si vous êtes enregistré dans plusieurs bureaux / institutions comme médiateur de dettes alors vous serez présenté d abord un écran où vous devez confirmer pour quel bureaux / institutions vous voulez accéder le FCA : cliquez sur <Select> à gauche du bureau / institution voulu, introduisez votre mot de passe et cliquez sur <Confirmer>. Ensuite un écran apparait où se fait la connexion au FCA par le bouton <F.C.A.> au milieu de l'écran. CNHB_FCA-Rel3.0_Info-Mediateurs_ and IPR owned by NKGB-CNHB 2013 Page 2 of 6

3 Toute l'information relative à l'utilisation de l'application web FCA peut être retrouvée dans le Guide de l'utilisateur application web FCA' pour le Release 3.0. Voir le chapitre sur l'avis RCD ainsi que les chapitres concernant les fonctions et les critères de recherches. Ce document peut être téléchargé via la fonction <Echange de fichiers> du FCA, voir le fichier: CNHB_GUT_FCAappweb-Rel.3.0_V1.0, ou bien via la page Manuels (voir le lien dans le bar bleu en haut à droite). Le médiateur de dettes pourra d'ailleurs modifier ses avis RCD après qu'il: est enregistré dans la SCM est lié à un bureau (avec n BCE) est lié aux avis dans lesquels il est mentionné en tant que médiateur de dettes, ce qui ne pourra pas toujours se dérouler automatiquement (le FCA doit pouvoir lier les données dans ces avis aux données de son enregistrement) Si un médiateur de dettes constate qu'il ne peut retrouver ou modifier certains de ses avis dans le FCA, il doit le signaler à la CNHB au en indiquant son nom et numéro BCE ainsi que le nom des requérants-débiteurs et la référence de dossier de la greffe des avis concernés. Remarque importante : Les avis RCD qui datent d avant le démarrage du FCA (29/01/2011) ne seront introduits dans le FCA par les greffes des tribunaux du travail que dans le cas où une modification doit être effectuée à cet avis. Cela implique que tous les avis RCD qui datent d avant le 29/01/2011 et pour lesquels aucune modification était encore nécessaire, ne sont PAS encore disponible dans le FCA, et par conséquence ne pourront pas être retrouvés via les fonctions de recherches. Si le médiateur de dettes doit effectuer une modification à un avis pareil, alors il doit d abord demander au tribunal du travail compétent d encoder l avis en question dans le FCA. 6. Rechercher les avis au nom d une personne Article 63 du loi du 14/01/2013 stipule : Les médiateurs de dettes peuvent prendre connaissance, pour l accomplissement de leurs missions légales, des avis visés aux articles 1390 à 1390quater (ce sont les avis de commandement/saisi, de cession, de délégation et de règlement collectif de dettes) établis au nom du requérant-débiteur et au noms des personnes qui partagent une communauté ou une indivision avec lui. CNHB_FCA-Rel3.0_Info-Mediateurs_ and IPR owned by NKGB-CNHB 2013 Page 3 of 6

4 Des recherches pareilles peuvent être exécutées avec la fonction <Rechercher un avis (chercher dans tous les avis)> qui offre un certain nombre de critères de recherche, comme : Le numéro national (recommandé) Nom (+ éventuellement prénoms) + date de naissance Nom (+ éventuellement prénoms) + adresse (minimum numéro de maison et code postal) Pour plus de détails voir le manuel utilisateurs application web FCA. Note: Les recherches dans tous les avis sont toujours payants, la rétribution actuelle est 4 EUR. Cela inclus la consultation et/ou l impression de chaque avis qui fait partie du résultat de la recherche, c est donc uniquement la recherche même qui est payante, même si aucune donnée n est trouvée. Il existe aussi une fonction gratuite <Rechercher une partie> qui permet de rechercher une partie sur plusieurs critères et avec plus de flexibilité (par exemple en utilisant des wildcards / jokers). Dans le résultat de cette recherche un lien <Avis> est prévu qui vous permet de lancer une recherche payante dans tous les avis, cela après avoir introduit une référence du dossier (ce qui est un champ obligatoire). Remarque concernant le champ obligatoire Référence du dossier (objet de la recherche) : Cela est une référence qui peut être utilisée dans le cadre de la loi sur la vie privée et qui donne la CNHB le droit de faire un audit de n importe quelle recherche sur FCA, afin de vérifier si ces recherches étaient justifiées (c.-à-d. avaient une 'finalité'). Il faut savoir que toutes les transactions sur FCA sont conservées (logging) de façon qu il est toujours possible de vérifier qui a fait quelle recherche, quand et pourquoi (c est la référence du dossier). Cela nous est imposer par la commission sur la vie privée. Dans le cas de recherches par un médiateur de dettes dans ces propres avis afin de retrouver et éventuellement modifier un avis, cela semble moins important, néanmoins nous conseillons de toujours encoder votre numéro de dossier dans ce champ. 7. Recherche des avis RCD par un médiateur de dettes Avec la fonction <Rechercher un avis (Chercher dans ces propres avis)> un médiateur de dettes peut rechercher et éditer (gratuitement) les avis RCD dans lesquels il est mentionné comme médiateur de dettes et qui ont été liés à son enregistrement dans la SCM. Note: Les recherches dans ces propres avis et sur Id. FCA sont toujours gratuites. La fonction de recherche <Rechercher un avis (Chercher dans ces propres avis)> donne les possibilités de recherche suivantes: (1) Date de naissance, les combinaisons possibles des critères de recherches sont: nom + prénom (PS: le nom est toujours obligatoire, le prénom est optionnel) optionnel: la date de naissance optionnel: une marge (période) pour la date de naissance si on ne la connait pas exactement CNHB_FCA-Rel3.0_Info-Mediateurs_ and IPR owned by NKGB-CNHB 2013 Page 4 of 6

5 (2) Date de dépôt, les critères de recherches possibles sont : Type d avis: doit toujours être règlement collectif de dettes La date de dépôt de l avis Une période (de à) dans laquelle la date de dépôt se situe (max. 2 mois) (3) Echéance: n est pas applicable aux avis RCD (4) Numéro de dossier, les critères de recherches possibles sont : Type d avis: doit toujours être règlement collectif de dettes Le numéro de dossier du tribunal de travail (Référence de la greffe) Ou bien son propre numéro de dossier (dans le bloc info médiateur de dettes) Le résultat est toujours une liste d avis RCD qui correspondent aux critères de recherche. CNHB_FCA-Rel3.0_Info-Mediateurs_ and IPR owned by NKGB-CNHB 2013 Page 5 of 6

6 À la gauche de chaque avis les icones suivants sont disponible sur lesquels vous pouvez cliquer: : pour modifier l avis : pour consulter l avis : pour imprimer l avis (génère un fichier PDF que vous pouvez ouvrir ou sauvegarder) Si vous disposez de l Id. FCA de l avis RCD ainsi que du n TER du requérant, alors vous pouvez utiliser la fonction < Rechercher sur Id. FCA>. PS: Le n TER du requérant est un numéro interne du FCA qui est attribué par le FCA à chaque partie et que vous pouvez retrouver dans l avis. 8. Quoi faire en cas de problèmes / questions Alors vous pouvez contacter le helpdesk de la CNHB envoyez un à: en spécifiant les données suivantes: sujet: nom du bureau / institution + brève indication du problème une explication brève et claire du problème / question Votre nom et coordonnées: n téléphone et adresse S il s agit d un message d erreur qui apparait sur l écran, alors ajouter s.v.p. un printscreen de cet écran Notre système helpdesk attribuera un n de ticket que vous ne pouvez pas modifier lors des communications ultérieures. Nos collaborateurs du helpdesk vous contacterez aussi vite que possible. PS: Si vous avez des questions juridiques ou procédurales concernant les règles à suivre pour encoder certaines données dans un avis RCD, alors il faut vous adresser à votre propre organisation professionnelle, comme OBFG, FRNB, Service ou Centre de Référence en médiation de dettes. CNHB_FCA-Rel3.0_Info-Mediateurs_ and IPR owned by NKGB-CNHB 2013 Page 6 of 6

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