Check-list Tiers. Learning Management System (LMS).

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1 Check-list Tiers. Learning Management System (LMS).

2 Table des matières. Comment puis-je obtenir un accès en tant qu entreprise ou personne de contact si je n ai pas été automatiquement enregistré dans le LMS? Accès en qualité d entreprise et de personne de contact Autorisation en tant que personne de contact dans le LMS Tâches en tant que personne de contact dans le LMS Comment se connecter au LMS en tant que personne de contact? Nouvel enregistrement dans le LMS Enregistrement automatique dans le LMS Quelle est mon interface en tant que personne de contact? Interface LMS pour personne de contact Fonction de recherche En qualité de personne de contact, de quelles fonctions ai-je besoin afin de gérer les participants? 4.. Fonction «Mes collaborateurs» Procédure en cas de collaborateur manquant Inscrire/désinscrire des collaborateurs Assigner/supprimer une formation Approbations Définir un suppléant pour la personne de contact Mutation des données relatives aux participants Quels courriels sont adressés à quel moment à la personne de contact? Confirmation d inscription Modification du plan de formation Invitation Demande de feed-back et courriel de confirmation À quel moment les factures me sont-elles adressées? Date de l imputation et facturation Procédure en cas de nouvelle adresse du créancier À qui puis-je m adresser en cas de question concernant l utilisation du LMS ou de problème lié au système?... 3 Page /4

3 Accès en tant qu entreprise et personne de contact.. Comment puis-je obtenir un accès en tant qu entreprise ou personne de contact si je n ai pas été automatiquement enregistré dans le LMS?.. Accès en qualité d entreprise et de personne de contact Vous devez être enregistré auprès des CFF pour accéder au LMS. Une procédure d enregistrement pour les entreprises, les personnes de contact, les participants appartenant à des entreprises et les particuliers est disponible sur Internet. Le lien suivant permet d accéder directement à la page correspondante: Par souci de lisibilité, le présent texte est rédigé au masculin générique. Il désigne bien entendu aussi bien les femmes que les hommes. Page 3/4

4 .. Autorisation en tant que personne de contact dans le LMS Si vous êtes enregistré dans le LMS en tant que personne de contact, vous disposez du même rôle que les supérieurs des CFF dans le LMS. Vous avez dès lors accès à votre plan de formation personnel, mais aussi à celui de vos collaborateurs ou des collaborateurs de votre entreprise dont la gestion vous a été confiée..3. Tâches en tant que personne de contact dans le LMS Cette check-list énumère les tâches qui vous incomberont dans le LMS en tant que personne de contact. Chacune des tâches vous est expliquée dans la présente check-list à l aide de modes d emploi «pas à pas». Remarque: la recherche dans le catalogue vous est expliquée au point 3.. Vous pouvez y effectuer une recherche en saisissant les termes «e-learning LMS pour entreprises et particuliers». Un e-learning comportant cet intitulé apparaît alors à l écran. Cet e-learning vous permettra de découvrir les fonctionnalités et les possibilités du nouveau LMS. La terminologie se fonde toutefois sur le rôle des supérieurs des CFF, puisqu elle a été conçue à l intention de ce groupe cible. Les séquences de l e-learning fournissent néanmoins un aperçu satisfaisant des thèmes pertinents pour vous en tant que personne de contact, étant donné que votre autorisation dans le système est identique à celle des supérieurs des CFF. Page 4/4

5 Accès au LMS.. Comment se connecter au LMS en tant que personne de contact?.. Nouvel enregistrement dans le LMS Si vous vous êtes enregistré comme décrit au point., vous avez reçu un courriel «Bienvenue dans SuccessFactors» semblable à celui illustré ci-dessous. Ouvrez le lien contenu dans ce courriel pour définir votre mot de passe et vous connecter au LMS. Le masque de connexion de SuccessFactors est décrit plus en détail dans la section suivante. Page 5/4

6 .. Enregistrement automatique dans le LMS Si vous avez déjà été enregistré automatiquement dans le LMS, vous avez récemment reçu un courriel de bienvenue. Ce courriel comporte un lien vers le LMS ainsi que vos données de connexion (nom d utilisateur et lien pour la définition de votre mot de passe). Vous avez impérativement besoin de ces informations pour accéder au système LMS. Sélectionnez login (ou cliquez sur le lien direct que vous avez obtenu par courriel). La page de connexion SuccessFactors s ouvre. 3 3 Saisissez votre nom d utilisateur (numéro personnel UE). Saisissez votre mot de passe. Cliquez sur Connexion. Page 6/4

7 Remarque: Si vous souhaitez modifier le mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié? Si vous n avez pas reçu de mot de passe, cliquez également sur «Mot de passe oublié?» dans le masque de connexion afin de générer un nouveau mot de passe. Vous recevrez alors un courriel généré par le système pour procéder à la modification. Vous êtes maintenant connecté au système. Page 7/4

8 Procédez comme suit pour accéder à la vue Formation. Cliquez sur Accueil. Sélectionnez Formation. Votre plan de formation s affiche. Page 8/4

9 Navigation. 3. Quelle est mon interface en tant que personne de contact? 3.. Interface LMS pour personne de contact Votre affichage dans le LMS correspond à celui d un supérieur des CFF. Vous avez accès à votre propre plan de formation ainsi qu à ceux des collaborateurs de votre entreprise qui sont enregistrés. Vous y trouverez une vue d ensemble des informations relatives à votre LMS et aux collaborateurs de votre entreprise. Page 9/4

10 3.. Fonction de recherche Se trouvant sous l onglet «Formation», la recherche dans le catalogue vous permet d effectuer une recherche à l aide de mots-clés. Vous pouvez soit saisir un mot-clé et cliquer sur «OK» (le terme «e-learning» a été saisi ici à titre d exemple), soit cliquer sur l hyperlien Rechercher toutes les manifestations afin de faire apparaître toutes les formations. La seconde variante (cliquer sur «Rechercher toutes les manifestations») est utilisée ici. Apparaissent alors toutes les manifestations pouvant être commandées pour des tiers. 3 4 Sur cette page, les fonctions suivantes sont disponibles pour affiner votre recherche. 3 4 Rechercher par mots-clés Filtrer par catégorie, catégorie d offre ou langue utilisée Afficher les dates des manifestations dans un calendrier Trier par pertinence, titre ou prix Page 0/4

11 Gestion des participants. 4. En qualité de personne de contact, de quelles fonctions ai-je besoin afin de gérer les participants? 4.. Fonction «Mes collaborateurs» En tant que personne de contact, vous pouvez gérer toutes les fonctions relatives aux collaborateurs de l entreprise dans l interface Mes collaborateurs. Sélectionnez Mes collaborateurs. Page /4

12 Aperçu de la page Mes collaborateurs Tous les collaborateurs enregistrés apparaissent dans la colonne de gauche. (Afin de permettre une présentation plus claire dans cet exemple, il a délibérément été choisi de faire apparaître un seul collaborateur enregistré). Le plan de formation du collaborateur sélectionné apparaît à l écran. Pour une meilleure vue d ensemble, vous pouvez appliquer des filtres. Les «Liens de supérieurs» sont essentiels. D un simple clic, on peut y effectuer les tâches suivantes dans le LMS: - Inscrire/désinscrire des collaborateurs (précisions au point 4.) - Assigner/supprimer une formation (précisions au point 4.3) - Tableau de bord (n est pour l heure pas utilisé) - Approbations (précisions au point 4.4) Le statut peut être affiché pour chaque collaborateur et fournit une vue d ensemble de son historique de formation (formations achevées) et de ses formations en cours (ou parcours de formation/programmes). À l aide de l encadré «Statut» et du plan de formation, il est aisé d avoir une vue d ensemble des formations prévues et achevées d un collaborateur. Remarque: en tant que personne de contact, il n est pas possible d avoir un aperçu de tous les collaborateurs et de leurs formations en même temps. Page /4

13 4... Procédure en cas de collaborateur manquant Si les noms de collaborateurs dont vous êtes responsables n apparaissent pas dans la colonne de gauche, il peut y avoir deux raisons. Soit le collaborateur n est pas encore enregistré et dans ce cas, il convient de l enregistrer au préalable (voir point.); soit le collaborateur possède déjà un numéro personnel UE, mais n est malgré tout pas visible pour vous et dans ce cas, nous vous prions de bien vouloir contacter l assistance à l aide du formulaire de contact (voir point 7). 4.. Inscrire/désinscrire des collaborateurs Pour inscrire des collaborateurs à une formation, veuillez procéder de la façon suivante. Dans l encadré «Liens de supérieurs», cliquez sur le lien Inscrire/désinscrire des collaborateurs. Sélectionnez Inscrire des utilisateurs. Cliquez sur Suivant. Remarque: si vous souhaitez désinscrire un collaborateur d une formation, sélectionnez alors Désinscrire des utilisateurs. Ce faisant, veuillez tenir compte des conditions générales des CFF. Page 3/4

14 Saisissez un mot-clé ou l intitulé exact de la manifestation pour afficher toutes les manifestations disponibles (dans cet exemple, il s agit de «projekt»). Cliquez sur Suivant. Toutes les manifestations disponibles apparaissent alors (seulement deux dans cet exemple). Sélectionnez la manifestation souhaitée. Cliquez sur Suivant. Apparaissent ensuite tous les collaborateurs enregistrés dont vous êtes la personne de contact (seulement une personne dans cet exemple) Sélectionnez la personne que vous souhaitez inscrire. Bien entendu, vous pouvez inscrire plusieurs personnes en même temps à la manifestation en cochant plusieurs cases. Facultatif: cette fonction vous permet de sélectionner tous les collaborateurs en une fois. Facultatif: cette fonction vous permet de supprimer toute votre sélection en une fois, notamment lorsque vous souhaitez désinscrire plusieurs collaborateurs en même temps. Cliquez sur Suivant. Page 4/4

15 Facultatif: vous avez ici la possibilité de saisir un commentaire concernant le collaborateur. En outre, vous avez ici à nouveau l occasion de supprimer des collaborateurs sélectionnés individuellement en cochant la case «Supprimer». Cliquez sur Suivant. Il vous est désormais demandé de confirmer les CG. Cliquez sur Suivant. Apparaît alors un aperçu de toutes les informations relatives à la manifestation. Cliquez sur Terminer pour clôturer le processus et finaliser l inscription. Page 5/4

16 Le message suivant s affiche alors. Pour vérifier l inscription, retournez dans Mes collaborateurs. La formation devrait désormais apparaître dans le plan de formation du collaborateur avec le statut INSCRIT-E. Vous avez inscrit avec succès le collaborateur à la manifestation. Remarque relative à l inscription à la formation: il est impossible de réserver des manifestations à l avance Assigner/supprimer une formation Si vous souhaitez attirer l attention d un collaborateur sur une formation intéressante sans toutefois l y inscrire, vous pouvez procéder de la façon suivante. Page 6/4

17 Grâce à cette fonction, vous pouvez lui assigner des éléments et des parcours de formation individuels. La procédure est comparable à l inscription, comme détaillé au point 4.. Dans l exemple ci-dessous, un élément intitulé «SBB Gestion de projet (Training)» a été assigné au collaborateur. Le résultat dans le plan de formation du collaborateur se présente comme suit. La manifestation apparaît dans le plan de formation du collaborateur. Le statut est toutefois «PAS DISPONIBLE», car il n y a pour l heure pas de date prévue pour cette formation (si des dates étaient disponibles, le statut serait «ASSIGNÉ»). Les éléments assignés peuvent aisément être supprimés du plan de formation. Cliquez sur la flèche vers le bas correspondant au statut. Sélectionnez l action souhaitée, p. ex. Supprimer. Page 7/4

18 4.4. Approbations Dans le système LMS, les collaborateurs peuvent s inscrire de façon autonome à certaines formations. Dès qu une personne s inscrit à une formation pour laquelle une procédure d approbation est prévue, vous devez, en tant que personne de contact, approuver sa participation. Un courriel vous informe de cette approbation en attente. Une remarque en rouge apparaît en outre tout en haut de votre propre plan de formation («Vous avez des approbations en attente»). Pour confirmer les approbations en attente, veuillez procéder de la manière suivante. Cliquez sur Approbations. Vous pouvez alors approuver ou refuser l inscription. Si vous souhaitez prendre une décision ultérieurement, p. ex. après avoir consulté le collaborateur, vous pouvez ignorer cette action. Dans l exemple ci-dessous, l approbation est accordée. Sélectionnez Approuver et cliquez sur Suivant. Page 8/4

19 Dans le champ de commentaires, vous pouvez éventuellement saisir les raisons de l approbation (ou du refus). Cliquez sur Suivant. Cliquez sur Confirmer pour clôturer le processus. Vous avez maintenant confirmé l approbation avec succès Définir un suppléant pour la personne de contact Si en qualité de personne de contact, vous souhaitez définir un suppléant pour vos tâches dans le LMS (p. ex. remplacement en cas de congés), vous pouvez le saisir de façon autonome dans le système. 3 3 Sélectionnez les trois petits points à droite du nom du collaborateur concerné. Deux fonctions vous sont alors proposées (Gérer les supérieurs de remplacement/envoyer un message) Veuillez choisir la première. Un nouveau masque de saisie s affiche. Choisissez la personne correspondante à laquelle vous souhaitez accorder une autorisation de remplacement pour ce collaborateur et ajoutez-la. Enregistrez votre saisie. Page 9/4

20 4.6. Mutation des données relatives aux participants La marche à suivre pour la mutation des données relatives aux participants n est pas encore définie. Page 0/4

21 Notifications. 5. Quels courriels sont adressés à quel moment à la personne de contact? Des différences d une entreprise à l autre peuvent être constatées en la matière, selon que l adresse électronique qui a été indiquée à l inscription est celle de la personne de contact ou celle du participant. Dans les explications ci-dessous, nous considérons que les adresses électroniques indiquées sont celles des participants. Si l adresse électronique communiquée est celle de la personne de contact, il lui incombe de transférer les notifications correspondantes aux participants. 5.. Confirmation d inscription Le système génère automatiquement une confirmation d inscription, envoyée directement lors de l inscription. Cette confirmation d inscription est adressée au participant (ou bien à la personne de contact indiquée) ainsi qu à la personne de contact. 5.. Modification du plan de formation Le lendemain de l inscription, entre 7h00 et 8h00, le système envoie automatiquement une notification au participant (ou bien à la personne de contact indiquée), l informant de la modification du plan de formation Invitation Entre 30 et 4 jours avant le début de la formation, l Administration de la formation de Formation CFF (BAD) adresse manuellement une invitation par voie électronique. Cette invitation envoyée aux participants (ou bien à la personne de contact indiquée) comporte toutes les informations essentielles relatives à la formation ainsi que des documents supplémentaires, par exemple un plan de situation Demande de feed-back et courriel de confirmation Après la formation, une fois que le formateur a confirmé la participation dans le système, le système envoie automatiquement une notification au participant, lui demandant de compléter le feed-back. Celui-ci se trouve dans le plan de formation du participant. La personne de contact reçoit parallèlement un courriel de confirmation généré automatiquement lui signifiant que le participant a bien pris part à la formation. Page /4

22 Facturation. 6. À quel moment les factures me sont-elles adressées? Chaque formation est imputée dans le LMS et ce, sur une base mensuelle. Chaque mois, une facture est établie par entreprise. 6.. Date de l imputation et facturation L imputation est effectuée en interne le 5 du mois. La facture est établie et envoyée le dernier jour du mois. La personne de contact de l entreprise reçoit la facture au cours de la première semaine du mois suivant. Exemple: la facture pour le mois de mars est établie et envoyée le 3 mars. La personne de contact reçoit cette facture durant la première semaine d avril. 6.. Procédure en cas de nouvelle adresse du créancier La marche à suivre en cas de nouvelle adresse du créancier est en cours de clarification. Page /4

23 Assistance. 7. À qui puis-je m adresser en cas de question concernant l utilisation du LMS ou de problème lié au système? En cas de questions relatives au LMS, veuillez transmettre votre demande en ligne via l encadré Contact. Page 3/4

24 Un formulaire de contact s affiche à l écran. Vous devez alors sélectionner l objet de votre demande. - Problèmes d accès/de mot de passe/de nom d utilisateur - Questions sur l utilisation du système - Questions sur l administration des cours Cette précision permet de transmettre votre demande directement au service compétent et partant, de réduire le délai de traitement. Si votre demande ne peut être traitée via ce formulaire de contact, veuillez vous adresser à votre interlocuteur au sein de Formation CFF. Page 4/4