GUIDE DE L UTILISATEUR EXTERNE

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1 PAIEMENTS DE TRANSFERT - CLASSEUR DE RAPPORT DES PRÉVISIONS DES DÉPENSES GUIDE DE L UTILISATEUR EXTERNE Ministère de la Formation et des Collèges et Universités Division de l emploi et de la formation Juin 2012

2 NAGEMENTMEWORK TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION But Structure du modèle du RPD Exigences en matière de présentation de rapports trimestriels Ressources de soutien du Ministère Caractéristiques du modèle du RPD dans Microsoft (MS) Excel Configuration de MS Excel LIGNE DIRECTRICES POUR REMPLIR LES FEUILLES DE CALCUL DES RAPPORTS TRIMESTRIELS

3 1. INTRODUCTION 1.1 But Le classeur du Rapport des prévisions des dépenses (RPD) facilite la collecte par le Ministère des données financières cumulatives à ce jour pour l année auprès de ses fournisseurs de services tiers (bénéficiaires de paiements de transfert). Le classeur du RPD a été mis en œuvre pour les programmes suivants d Emploi Ontario (EO) : Services d emploi (SE) Fournisseurs de services et organismes de soutien Alphabétisation et formation de base (AFB) Services d'aide à l'emploi de l'ontario (SAEO) Coordonnatrices et coordonnateurs de Prestations d'aide au travail indépendant de l'ontario (PATI) Initiatives ciblées pour les travailleurs âgés (ICTA) 1.2 Structure du modèle du RPD Le modèle du RPD se compose de 5 feuilles de calcul : Menu Cette première feuille de calcul indique l entente et le site auxquels se rattache le RPD. La feuille de calcul contient aussi des boutons menant aux autres feuilles de calcul/sections du RPD. Rapports trimestriels Il y a quatre feuilles de calcul identiques pour les rapports trimestriels (une par trimestre). Les fournisseurs de services doivent y consigner leurs données dans les cellules en grisé bleu clair. Les feuilles de calcul contiennent également un bouton pour revenir au Menu et un autre bouton pour faire apparaître la fenêtre «Imprimer». 1.3 Exigences en matière de présentation de rapports trimestriels Les fournisseurs de services doivent s assurer que leurs rapports trimestriels remis au Ministère : 1. rendent bien compte de leurs dépenses réelles à ce jour; 2. respectent les politiques et lignes directrices de programmes respectives; et 3. que les projections financières/rapports financiers reposent sur les exigences du Ministère en matière de vérification et de responsabilité et qu ils rendent compte du total des dépenses nettes de fin d exercice qui sont admissibles. 1.4 Ressources de soutien du Ministère Veuillez vous référer à Espace Partenaires Emploi Ontario ( pour connaître les exigences en matière de vérification et de responsabilité propres au programme. 2

4 2. Caractéristiques du modèle du RPD dans Microsoft (MS) Excel Voici les caractéristiques du modèle du RPD dans MS Excel : Le modèle du RPD a été créé à l aide de MS Excel 2003 pour des raisons de compatibilité entre les versions MS Excel 2003 et 2007 (et des versions plus récentes). Pour que ce modèle fonctionne bien, vous devrez modifier la configuration de la sécurité des macros dans MS Excel comme cela est expliqué ci-après dans la section intitulée «Configuration de MS Excel». Si vous utilisez MS Excel 2007 ou des versions plus récentes, un message d avertissement «Vérificateur de compatibilité» s affichera. Des détails sont fournis à ce sujet dans la section intitulée «Configuration de MS Excel». Au moment d imprimer le modèle du RPD, utilisez les boutons «Imprimer» intégrés dans le modèle; n utilisez pas «Fichier Imprimer» vu que l imprimante ne sera pas automatiquement configurée. Protection des fichiers les fournisseurs de services recevront le modèle du RPD dans un format protégé. Veuillez ne pas tenter de déprotéger ce modèle, car cela pourrait altérer l utilisation à l interne du modèle par le Ministère. 2.1 Configuration de MS Excel Configuration de la sécurité des macros dans MS Excel 2003 Dans la barre de menu, cliquez sur «Outils», puis sur «Options», pour afficher la fenêtre «Options». 3

5 Dans la fenêtre «Options», choisissez l onglet «Sécurité» et cliquez sur le bouton «Sécurité des macros». Dans la fenêtre «Sécurité», choisissez l onglet «Niveau de sécurité», puis «Faible» (en bas de la liste) et cliquez sur «OK». Configuration de la sécurité des macros dans MS Excel 2010 Cliquez sur l onglet «Développeur» dans la barre de menu. Cliquez ensuite sur le bouton «Sécurité des macros».. Puis, dans «Paramètres des macros», choisissez la dernière option «Activer toutes les macros» et cliquez sur «OK». 4

6 Vérificateur de compatibilité dans MS Excel Cette fenêtre s affiche en cas d utilisation de MS Excel 2007 ou d une version plus récente, car le modèle du RPD est sauvegardé comme un fichier MS Excel 2003 qui a des limites inférieures quant au nombre de lignes et de colonnes que la version 2007 et des versions plus récentes. Appuyez sur le bouton «Continuer» si cette fenêtre apparaît. 5

7 3. LIGNES DIRECTRICES POUR REMPLIR LES FEUILLES DE CALCUL DES RAPPORTS TRIMESTRIELS Chaque feuille de calcul pour les rapports trimestriels est identique quant à sa mise en page, mais elle couvre une période visée par le rapport qui est différente. Les cellules en blanc contiennent des données ou des formules préalimentées et elles sont bloquées, car elles sont réservées à l usage du Ministère. Les cellules en grisé bleu clair servent à la saisie des données par les fournisseurs de services. Voici la description des données devant être consignées dans les cellules en grisé bleu clair : Dépenses à ce jour C est dans la colonne «Dépenses à ce jour» que les fournisseurs de services doivent consigner les données relatives à leurs dépenses pour la période concernée, et ce, conformément aux exigences en matière de vérification et de responsabilité. Dépenses prévues jusqu au 31 mars La colonne «Dépenses prévues» représente les dépenses anticipées par les fournisseurs de services jusqu au 31 mars. Le Ministère s attend à ce que ces données prévisionnelles se basent sur des analyses des tendances antérieures, des renseignements actuels sur le fonctionnement, et des prévisions futures. Intérêts gagnés Indiquez les intérêts gagnés pour la période visée par le rapport conformément aux paragraphes 4.6 et 4.7 de l entente. Cession de biens Indiquez les fonds tirés de la cession de biens pour la période visée par le rapport conformément au paragraphe 5.2 de l entente. Explication de la variation à ce jour Le modèle signale qu il faut fournir une explication de la variation du poste budgétaire si la colonne «Dépenses à ce jour % de l allocation» (colonne C) devient rouge. La colonne C deviendra rouge si les dépenses à ce jour excédent de +/- 5 % celles du trimestre concerné. Le point de référence pour chaque trimestre est T1 25 %, T2 50 % et T3 75 %. Pour chaque poste budgétaire, le Ministère souhaite savoir s il existe des variations dépassant de +/- 5 % entre les dépenses à ce jour et les dépenses de base prévues. Également, s il existe des variations supérieures à +/- 5 % entre les postes budgétaires et le service correspondant et/ou les engagements financiers, le Ministère exige que les fournisseurs de services incluent de l information sur les niveaux d engagement des dépenses à ce jour. Toutes les explications concernant les variations doivent contenir des détails sur la manière dont le fournisseur de services traitera la variation. Explication de la variation prévue Le modèle signale qu il faut fournir une explication de la variation du poste budgétaire si «% de l allocation prévu» (colonne F) devient rouge. La colonne F deviendra rouge si les prévisions sont inférieures à 98 % ou supérieures à 100 % de l allocation. La colonne «Dépenses prévues» (colonne D) représente les dépenses anticipées par les fournisseurs de services jusqu au 31 mars. Le Ministère s attend à ce que ces données prévisionnelles se basent sur des analyses des tendances antérieures, des renseignements actuels sur le fonctionnement, et des prévisions futures. 6

8 Nota : Le fait de déclarer plus de 100 % de votre allocation ne garantit pas que des fonds supplémentaires ou des transferts de poste budgétaire seront approuvés. Toute demande de financement supplémentaire ou de transfert de poste budgétaire doit être adressée par écrit au Ministère et être approuvée par ce dernier avant la fin de l exercice financier. Impression Les feuilles de calcul de chaque trimestre ont deux boutons permettant aux utilisateurs d afficher la fenêtre «Imprimer» à partir de laquelle ils peuvent imprimer le rapport trimestriel afin de le vérifier et de l approuver (en le signant). Pour pouvoir imprimer tout le classeur, il faut utiliser le bouton «Imprimer tout» qui se trouve à la page de menu. Signature Chaque rapport trimestriel doit être signé par un signataire autorisé du fournisseur de services. Transmission Chaque rapport trimestriel doit être transmis avec les documents suivants : une copie numérisée du rapport trimestriel signée par le signataire autorisé du fournisseur de services; et une copie du fichier électronique (fichier MS Excel) contenant les données consignées par le fournisseur de services. Ces documents doivent être transmis avant la date limite indiquée sur chaque feuille de calcul des rapports trimestriels, et ils doivent l être en respectant les procédures régionales précédemment communiquées. VEUILLEZ COMMUNIQUER AVEC VOTRE CONSEILLÈRE/CONSEILLER EN EMPLOI ET EN FORMATION SI VOUS AVEZ BESOIN D AIDE SUPPLÉMENTAIRE 7