PROJET RESEAU SOCIAL INTERNE COLLABORATIF

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1 Direction de l Innovation et de la RSE PROJET RESEAU SOCIAL INTERNE COLLABORATIF CCE du 29 avril 2015

2 DEFINITION D UN RESEAU SOCIAL INTERNE Qu est-ce qu un Réseau social interne? C est une plateforme collaborative virtuelle ouverte à tous et «décloisonnée» qui répond au besoin de fluidifier l information, d en faciliter l accès, de permettre l'instantanéité des réponses, des réactions, des propositions. Son ambition est de favoriser l échange entre pairs pour trouver des réponses à l occasion de la réalisation de son activité. Il contribue également à renforcer les liens au travers de centres d intérêt partagés. C est un outil qui favorise l intelligence collective et le management participatif. Quelle est la place d un Réseau social interne parmi les autres outils? Il doit s inscrire de façon cohérente et articulée dans un environnement numérique global avec l Intranet (communication large), la messagerie (échange ciblé), la gestion documentaire (base d information). Il est proposé de l utiliser pour améliorer les processus et outils métiers. 2

3 LES BENEFICES D UN RESEAU SOCIAL INTERNE A POLE EMPLOI ENJEUX Accompagner la stratégie 2020 de Pôle emploi Garantir une cohérence entre l ODS digitale externe et interne ATTENTES (recueillies auprès d un panel d une cinquantaine d agents DT, DAPE, RESP, Conseillers, Fonctions supports) Introduire des fonctionnalités sociales encore peu développées (aspect collaboratif inter-individuel par opposition aux pratiques encore centrées sur la gestion documentaire et le mail) Répondre à un besoin de développement de relations transverses et collaboratives (entraide et bonnes pratiques partagées) Faciliter l accès à l information en évitant «l infobésité» (trop plein d informations reçues), et mieux connaître les autres métiers BENEFICES ATTENDUS Contribuer à améliorer l efficacité opérationnelle (expertise métier via l information partagée et capitalisée) Soutenir la transformation de Pôle emploi (digitale, managériale) Contribuer à améliorer la qualité de vie au travail (échange de pair àpair, rompre l isolement, renforcer le sentiment d appartenance) 3

4 DEMARCHE POUR INTRODUIRE UN RESEAU SOCIAL INTERNE Quelques principes guident la réflexion Une utilité perçue par l utilisateur Une finalité de l outil partagée par tous Une opportunité pour le management Une solution simple et conviviale Une solution intégrée dans l environnement digital interne La réponse : une stratégie des petits pas Tester sur des périmètres limités (fonctions et utilisateurs) Vérifier l utilité et les impacts, mesurer la satisfaction des utilisateurs Améliorer, compléter avant d élargir à d autres tests et d autres utilisateurs 4

5 UN TEST EN DEUX PHASES A MINIMA 1/ La période juin à septembre 2015, dite test phase 1 (4 mois) tester la solution d un point de vue technique et fonctionnel sur un périmètre restreint (en termes de fonctionnalités activées et de taille/nombre des communautés) préparer tous les principes fonctionnels structurants du réseau social interne : approfondir les usages et besoins, définir l organisation et les règles de fonctionnement du réseau social interne, stabiliser la charte de fonctionnement, définir le plan de communication et de formation, stabiliser la partie technique le test permet un enrichissement au fil de l eau des réflexions sur les principes fonctionnels. Toutes les directions parties prenantes sont associées : DSORE, DRH-RS, DSI et représentants DR 2/ La période octobre 2015 avril 2016, dite test phase 2 (7 mois) tester la solution améliorée et enrichie par les retours réalisés sur la phase 1 sur un périmètre élargi affiner, amender et stabiliser les questions traitées en phase 1. Les actions sont portées par toutes les directions parties prenantes. Cette phase est dimensionnée et démarre en fonction des résultats du premier test et de la stabilisation de la charte de fonctionnement. 5

6 CONTENU DU TEST PHASE 1 PERIMETRE PHASE 1 Juin à Septembre 2015 Des communautés limitées et spécifiques 8 communautés initiées par l établissement avec des membres pré-identifiés (350 utilisateurs environ). les animateurs des communautés et les 350 utilisateurs du réseau social pourront échanger au sein de 2 communautés dédiées au fonctionnement du réseau social Les personnes sont libres d accéder et d intervenir dans les espaces communautaires accessibles. L animation d une communauté «métier» est assurée par une personne du «métier» Fonctions disponibles lancer des discussions poser des questions partager des documents dans une bibliothèque partager un calendrier lancer des invitations depuis le calendrier remplir son profil 6

7 CONTENU DU TEST PHASE 1 En vue d énoncer les principes fonctionnels structurants du réseau social, différentes thématiques doivent être traitées (non exhaustif) : RH : règles du RSI en lien avec les règles et processus RH, gestion des communautés, définition des rôles (animateur de communauté, community manager, modérateur) Juridique : protection des données, CNIL Management : prise en compte du RSI dans l activité, usages et rôle dans le RSI Organisation / Métier : utilisation et exploitation du réseau social dans la délivrance des services et ses modalités, intégration dans les activités opérationnelles Communication : intégration du RSI dans l environnement Intranet et autres circuits / outils de communication, animation Accompagnement au changement : modalités de communication, de formation et d appropriation du RSI, dimension qualité de vie au travail SI : intégration d autres outils (ex des SharePoint), liens avec d autres outils (Intranet, mail, BUDI, Innovaction), ergonomie et accessibilité 7

8 CONTENU DU TEST PHASE 1 Information Projet Expertise Les conditions du test technico-fonctionnel Une solution de l éditeur Jalios intégrée par la DSI en mode hébergé avec un accès depuis l Intranet et un identifiant 8 communautés de taille réduite testeront la plateforme. Ces communautés, mises en œuvre par Pôle emploi sont l émanation de réseaux préexistants qui sont déjà animés sur des modalités classiques (réunions, documents partagés sur des SharePoint ) en lien avec une activité ou un projet Pour chacune de ces communautés a été identifié un besoin spécifique lié à une activité ou un projet et les fonctionnalités présentes dans le réseau social phase 1 peuvent y répondre. Un animateur et des membres de la communauté sont identifiés pour chaque communauté. Ils font partie du réseau préexistant, leur activité au titre de ce réseau reste identique. Le réseau social leur offre une nouvelle modalité de contribution. L animation de la communauté est un facteur de réussite déterminant qui est bien pris en compte. L animateur est celui qui anime déjà son réseau. Il ajoute une nouvelle modalité dans son activité d animation. Les managers des membres identifiés de la communauté sont informés du test, des finalités et des modalités de fonctionnement de la communauté. Les règles de gestion d une communauté s inscrivent dans le cadre général du pilotage et de l animation du réseau. L usage du réseau social reste complémentaire de l ensemble des autres modalités d animation du réseau. Ainsi, les membres du réseau qui ne participeraient pas à la communauté restent informés dans tous les cas. L objectif est toutefois de rendre attractifs et utiles pour le plus grand nombre les échanges sur la communauté. L animateur y veillera. 8

9 CONTENU DU TEST PHASE 1 Les conditions du test technico-fonctionnel Les 8 communautés spécifiques et 2 transverses Les correspondants de la politique d accompagnement global (conseillers, coordinateurs départementaux, DT) Besoin : échanger sur les pratiques et questions/ réponses 120 personnes Animateur : DPTRE Les correspondants «contrats de ville» (en DR, DT et agence) Besoin : échanger sur les pratiques et questions/ réponses 60 personnes Animateur : DPTRE Le réseau des correspondants Innovaction et la DIRSE Besoin : échanger sur l activité de la plateforme Innovation 50 personnes Animateur : DIRSE Le réseau des correspondants régionaux et la DIRSE Besoin : échanger autour d une veille partagée 50 personnes Animateur : DIRSE Les animateurs des communautés Besoin : accompagner l activité animation de communauté, en prolongement de la formation 20 personnes Animateur : DIRSE et organisme de formation externe Les REP d une région Besoin : installer la nouvelle organisation à l occasion de la mise en place des conseillers à dominante entreprise en construisant des solutions partagées 30 personnes Animateur : en DR Les correspondants du déploiement et relations clients Besoin : Accompagner la mise en place des nouveaux outils S.I. (projet appropriation des outils) 40 personnes Animateur : DDRC (DSI) Le réseau des responsables études et statistiques en région et la DSEE Besoin : alimenter la réflexion sur des thématiques 40 personnes Animateur : DSEE Les contributeurs des POC réseaux sociaux Besoin : échanger sur le suivi des POC 15 personnes Animateur : DIRSE Les utilisateurs du réseau social interne Besoin : accompagner l appropriation de la plateforme, en prolongement des supports à disposition 350 personnes Animateur : Direction multi canal - DSI 9

10 ACCOMPAGNEMENT PREVU PENDANT LE TEST PHASE 1 Un accompagnement spécifique pour les animateurs de communauté Une appropriation technique de la plateforme est prévue avec des supports didactiques (1/2 journée et une assistance directe par la DIRSE) Une formation de 1 jour en présentiel permettra l acquisition des compétences liées à l animation d une communauté sur un réseau social (comprendre les enjeux du mode collaboratif et le rôle de l animateur, créer une communauté, définir une stratégie de contenu, adapter les registres, modérer). Cette formation sera dispensée en intra et animée par un organisme de formation spécialisé. La communauté des animateurs permettra la mise en œuvre des acquis de la formation avec un format collaboratif. Elle sera animée par la DIRSE. Tout au long du test phase 1, l organisme de formation restera en accompagnement des animateurs de communauté par le biais d 1 session mensuelle de 2h (via web conférence) et pour un total de 5 sessions. La DIRSE propose une offre de service à chaque animateur à l issue de la formation : élaboration d'un plan d'action d'animation au démarrage, assistance via des points réguliers et sur demande. 10

11 ACCOMPAGNEMENT PREVU PENDANT LE TEST PHASE 1 Un accompagnement de l ensemble des membres des communautés Des supports de communication seront élaborés à l attention des animateurs des communautés pour faciliter l information sur le test tant auprès des membres des communautés que de leur hiérarchie. Des supports didactiques seront disponibles pour les membres (sur le modèle de ceux plus complets prévus pour les animateurs). La communauté des membres du réseau social interne permettra de répondre aux questions et de partager les expériences relatives à l utilisation de la plateforme. Cette communauté ouverte permettra aussi à l ensemble des membres de se connaître. Elle sera animée par la DSI (sous la forme de questions/réponses, discussions, ) 11

12 LES PERSPECTIVES DU RESEAU SOCIAL INTERNE Les enseignements du test technico-fonctionnel et la définition des principes fonctionnels structurants à l issue du test phase 1 sont déterminants pour orienter la suite Un bilan s appuiera sur la mesure et l appréciation de l ergonomie et la robustesse de la solution, l activité des communautés, les usages observables des fonctionnalités, la plus-value constatée dans le cadre de l animation globale des réseaux, la satisfaction perçue des animateurs et des membres. Le bilan d activité des 2 communautés transverses apportera aussi des enseignements spécifiques sur le potentiel de création de liens collaboratifs. Ce bilan devra donner des réponses sur les attentes initiales (Cf. page 3) Les travaux visant à énoncer les principes fonctionnels structurants devront être stabilisés et présentés en CCE à l issue de la phase test 1. La seconde phase du test permettrait un élargissement Sur la base de règles de fonctionnement approfondies, le test phase 2 doit permettre de tester davantage de fonctionnalités sur la solution technique et de modalités collaboratives sur un périmètre élargi. 12