Réaliser un projet. Adaptation d un outil de la Fédération des parents francophones de l Alberta

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1 Réaliser un projet Adaptation d un outil de la Fédération des parents francophones de l Alberta Objectifs Apprendre à réaliser un projet individuel ou collectif. Comprendre le processus de planification d'un projet. Se familiariser avec les étapes de gestion d'un projet. Se familiariser avec les étapes de gestion des ressources humaines d'une communauté. Définition Une courte synthèse permet de bien connaître les caractéristiques d un projet : Un projet spécifie clairement le but et les objectifs visés. Dès le départ, un projet établit les critères de succès qu'on utilisera pour en évaluer la réussite. Généralement, un projet se concrétise sur une période de temps prédéterminée. Les activités liées à un projet sont uniques et elles sont adaptées au but du projet. De plus, il faut noter qu'ordinairement, dans un contexte régulier, un groupe ou une organisation responsable ne s'adonnerait pas à ces activités. Les projets constituent habituellement des activités qui viennent s'ajouter aux activités régulières. Ordinairement, un projet est réalisé à l'intérieur d'un budget défini. Un projet produit généralement des résultats concrets, tels qu'un rapport, la construction d'une maison, une étude des besoins, etc.

2 Types de projet Voulez-vous des projets? Il y a des projets de collecte de fonds, des projets dans le domaine des arts (pièces de théâtre, expositions, spectacles), dans le domaine des sports (les Jeux franco ontariens), de même que des projets en éducation (sondages, recrutement des ayants droit, etc.). Ci-après vous trouverez quelques exemples de types de projet : Sondage ou cueillette d information Le but de ce type de projets est de recueillir et de présenter de l information. Le but pourrait aussi consister à faire une recherche afin de clarifier les besoins de la population desservie (parents, enfants). Activités On vise ici à organiser des activités répondant aux besoins des autres parents et à ceux de l école, telles une conférence, une collecte de fonds spéciale, des activités culturelles ou parascolaires, etc. Développement de lignes de conduite pour l école Le but de ce type de projet est de développer des critères qui guideront l action des parents ou celle de l école dans la gestion de l éducation des enfants. Mise sur pied de nouveaux services Le but est de mettre sur pied un nouveau service, par exemple la mise sur pied d un centre de

3 ressources préscolaires. Évaluation de programmes On essaie d évaluer le programme afin d y apporter des ajustements. À ce stade-ci, il est également possible que le programme soit éliminé. Il faut noter que les projets comportent souvent plus qu un but. La plupart des projets incluent une étape de cueillette d information afin d évaluer ou de développer un programme. Étapes de gestion des projets Identifier un problème ou une situation demandant la mise sur pied d'un plan d'action. Prendre une décision de groupe afin de réaliser le projet. Recueillir et recruter les ressources humaines et financières nécessaires à la réalisation du projet. Développer un plan de réalisation du projet. Gérer la réalisation du projet. Évaluer les résultats. Diriger l'élément humain. Modèle de gestion des projets La gestion de projets exige une constante rigueur. Le modèle proposé se veut un outil de travail pour aider les parents à se poser les questions adéquates afin d être en mesure de passer à l action au moment propice. Le modèle est composé de quatre grandes étapes : La vision. La planification. La gestion.

4 L'évaluation. Références Ministère de l Éducation 900, rue Bay, Édifice Mowat Toronto (Ontario) M7A 1L2 Téléphone : (416) Sans frais : 1 (800) Télécopieur : (416) Courriel : info@edu.gov.on.ca Internet : Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de ce module, faites parvenir un courriel à Parents partenaires en éducation. Pour approfondir Le modèle de gestion proposé s articule autour de quatre éléments, la vision, la planification, la gestion elle-même et l évaluation. Ces quatre étapes ne sont pas linéaires et elles interagissent les unes avec les autres. De plus, contrairement à d autres modèles de gestion de projet, un mécanisme d appui concernant la dimension humaine est suggéré afin d assurer une saine gestion des quatre étapes. Vision La vision est en soi le point de départ d un projet. Il faut d abord identifier un problème ou une situation qui demande la mise sur pied d un plan d action. Ensuite, il faut prendre du temps pour

5 développer une image claire et précise de ce que l on veut créer. Lorsque l image est claire, le groupe peut alors prendre une décision afin de réaliser le projet. Planification La deuxième étape du processus de gestion de projet fait suite à l identification de la vision. Cette étape vise principalement à développer un plan d action qui précisera la façon dont le groupe s y prendra pour réaliser le projet. Le but principal de l exercice de planification n est pas de produire un plan, mais bien d atteindre des résultats. Il faut se rappeler que ce sont les individus, et non pas le plan, qui produisent les résultats. Aussi, il faut prendre le temps, s il y a lieu, de recueillir les ressources financières nécessaires. Il faut aussi évaluer les ressources humaines disponibles et la nécessité de recruter des bénévoles qui pourront assurer le déroulement du projet. Il est conseillé de poursuivre l implication des membres et de la communauté dans le processus, et ce afin que ces derniers fournissent leur appui au plan. Gestion Cette troisième étape devrait en principe permettre le passage de la vision à l action. Le but visé est d implanter les activités nécessaires qui permettront la réalisation des étapes du projet. Il est important de se montrer rigoureux. De plus, il faut très tôt considérer les réactions possibles des personnes se trouvant négativement ou positivement affectées. Il est primordial que chaque membre comprenne bien ce qu il doit faire. Dans ce contexte, le défi réel de la gestion du projet se situe au niveau de la dynamique interpersonnelle. Certaines personnes voudront modifier le plan d action, d autres quitteront le projet en cours de route et d autres viendront s y ajouter. Cette réalité peut provoquer des incertitudes et affecter le groupe de façon positive ou négative. Il faut donc faire en sorte d éviter que le projet s en trouve affecté. Il est important de comprendre que la période de gestion sera ponctuée d ajustements. Aussi, sur ce plan, des rencontres régulières viendront atténuer les ambiguïtés.

6 Évaluation Cette quatrième étape d évaluation est essentielle. Il faut surtout vous rappeler que pour apprendre quelque chose, il vous faudra d abord déceler vos erreurs. Vous pourrez ensuite planifier de nouvelles actions qui seront plus appropriées. Il sera donc nécessaire de discuter ouvertement de vos succès et de vos difficultés avec vos collègues. La quatrième colonne du tableau suggère quelques questions que vous pouvez vous poser afin de constamment améliorer les projets sur lesquels vous travaillez. Mécanismes d appui L élément humain est souvent délaissé lorsqu il est question de gérer des projets. Les bénévoles qui offrent de participer au projet le font pour diverses raisons, par exemple : Pour acquérir de nouvelles compétences. Pour aider les autres. Pour rencontrer des gens et avoir de la compagnie. Pour favoriser une cause à laquelle ils croient. La ligne au bas du tableau identifie le mécanisme d appui qui lie entre elles toutes les étapes du processus de gestion de projet. Dans la mesure du possible, on devrait utiliser des stratégies coopératives. Ces stratégies sous-entendent de fixer des objectifs communs et de partager les responsabilités. Les éléments suivants proposent quelques principes de base dont un parent pourrait s inspirer pour mieux gérer l élément humain : Partager l information pertinente sur une base continue. Préciser ses attentes. Faire la distinction entre ce qui est nouveau et ce qui existait avant.

7 Donner rapidement de la rétroaction. Récompenser (de façon formelle ou non) ce qui est apprécié. Lorsqu il y a insatisfaction, en informer rapidement la personne concernée et préciser ses propres attentes. Célébrer les succès. Prôner par l exemple. Reconnaître le travail des membres du groupe. Rassembler les talents et les responsabilités des bénévoles. La réussite de tout projet requiert une administration rigoureuse du processus de gestion. DÉVELOPPER UN PLAN D ACTION Objectifs Préciser les ressources humaines et financières nécessaires à la réalisation d un projet. Clarifier les étapes à suivre. Assurer un partage des responsabilités. Préciser les critères de succès. Réduire les ambiguïtés et limiter les pertes de temps. Avantages du développement d un plan d action Justifie et ordonne les activités. Assure une utilisation maximale des ressources. Permet d anticiper. Permet de contrôler le déroulement du projet. Encourage l accomplissement. Offre une vue d ensemble.

8 Permet de gérer l avenir. Inconvénients du développement d un plan d action Retarde l action. Réduit la marge d initiative. Repose sur des données incertaines. Coûteux en termes d énergie humaine et financière de même qu en temps. Description du processus 1. Clarifier le projet à réaliser. 2. Identifier les objectifs visés. 3. Identifier les actions et les activités nécessaires : Quelles sont les activités les plus susceptibles de favoriser l accomplissement des objectifs? Quelle est la séquence des activités désirée? 4. S entendre avec les autres membres sur la marche à suivre la plus adéquate. 5. Choisir de 5 à 10 étapes principales de réalisation et déterminer, dans chaque activité : La responsabilité (qui?). L horaire (quand?). Les ressources (argent, temps, individus). Les critères de succès.

9 Les moyens de communication. 6. Réviser le plan avec les autres comités, si c est nécessaire. Définition des éléments d un plan d action Titre : Le nom du projet. But : Le but, c est la vision générale du projet. Objectifs : Ceux-ci sont mesurables et ils précisent les résultats à atteindre selon une période donnée. Activités : Les activités représentent les actions qui devront être entreprises afin d atteindre les objectifs fixés. Il faut identifier de 5 à 10 activités majeures. Responsables : On tente, par cette information, d identifier les personnes responsables de l action. Ressources financières : Celles-ci incluent tous les coûts (équipement, matériel, employés contractuels, etc.). Succès : Ce type d information cherche à préciser des facteurs mesurables qui permettront de vérifier le succès des objectifs fixés. Ces facteurs indiquent le niveau de performance à atteindre. Moyens de communication : Ceux-ci servent à faire le suivi du dossier (mémos, rapports, téléphone, etc.). Échéance : Cette partie est importante, car elle cherche à préciser le moment propice au début des activités, de même que le moment où celles-ci devraient être terminées. Il ne faut pas oublier de faire preuve de flexibilité.

10 MODÈLE DE GESTION DE PROJET Vision Planification Gestion Évaluation Faire le point Quelle est la situation actuelle? Que veut-on créer? Quelle est notre image de l'avenir? Quels sont nos besoins? Quels sont nos désirs? Quels sont les impacts probables de cette vision? Résultats attendus Quelle est la situation souhaitée? Quels sont les critères de succès? Quels sont nos objectifs? Plan d action Moyens? Ordre des activités? Personnes responsables? Ressources (humaines, financières, temps disponible) Assurer l implantation Qui s occupera de l implantation? Comment se fera le suivi? Doit-on faire des ajustements? Doit-on modifier des activités? Doit-on ajouter des ressources ou les déduire? Évaluation des résultats Avons-nous atteint nos objectifs? Quels ont été les effets sur le système? Quel est le rapport coûtsbénéfices? Faut-il planifier de nouvelles actions? Amélioration Comment peut-on faire mieux? Comment peut-on améliorer les résultats obtenus? Qui devons-nous impliquer? Échéance? Quels seront les résultats possibles? Mécanisme d'appui Identifier qui perd quoi?

11 Qui sera affecté? Quelles sont les résistances? Quels sont les besoins des individus affectés?