L ENTRETIEN ANNUEL D EVALUATION

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1 L ENTRETIEN ANNUEL D EVALUATION Martine Jourdan 0

2 SOMMAIRE 1. La préparation de l entretien annuel d évaluation 1.1 A quel moment le situer 1.2 Combien de temps prévoir 1.3 La préparation du collaborateur 1.4 La préparation personnelle du responsable 2. Les conditions de réussite de l entretien 2.1 Favoriser le dialogue 2.2 S exprimer positivement 2.3 Valoriser l interlocuteur 2.4 Présenter l objectif de l entretien et proposer un plan 2.5 Obtenir l adhésion du collaborateur 2.6 Enchaîner sur une question ouverte 1

3 1. La préparation de l entretien 1.1 A quel moment situer l entretien annuel d évaluation? Dans une période calme ; éviter, par exemple de le placer juste après un incident, car chacun aura tendance à s y référer pour justifier ses arguments. 1.2 Combien de temps prévoir pour l entretien? Eviter les extrêmes : un quart d heure ou une demi-journée La bonne moyenne se situe entre une et deux heures. Il vaut mieux prévoir un peu large quitte à se retrouver disponible un peu plus tôt ; l important est de ne pas se retrouver bloqué par une urgence à un moment crucial de l entretien. 1.3 La préparation de salarié(e)s L enjeu est majeur pour eux : De l issue de cet entretien dépendra leur taux de Rémunération Individuelle Supplémentaire.Il faut éviter qu ils l envisagent, en plus, comme une épreuve ou un examen ; Ils peuvent se poser, surtout la 1 année, un certain nombre de questions sur le but de cette procédure, le sens des critères d évaluation proposés, ce qu ils risquent ou ce qu ils peuvent attendre de cet entretien. Voilà pourquoi il faut établir des «règles du jeu» très claires tant pour eux que pour vous. Un entretien bien préparé permet de gagner du temps ; il est donc important de leur fixer un rendez-vous au moins huit jours à l avance et de leur demander de préparer leur entretien ; vous pouvez leur remettre la fiche Bilan/Projection qui leur permettra de réfléchir activement et d envisager également les autres points qu ils souhaitent évoquer au cours de l entretien. Si vous demandez au collaborateur de remplir lui-même un exemplaire vierge et de le comparer, lors de l entretien avec l exemplaire que vous auriez vousmême rempli «de votre côté», Attention aux risques possibles : 2

4 - mettre mal à l aise certains qui craignent de se sur-évaluer ou de se sousévaluer ; - rabaisser l entretien à un jeu de bataille navale où chacun recherche un compromis honorable entre deux appréciations différentes au lieu d analyser ensemble le bilan et les projets de l année ; il est important que le collaborateur ait fait le point sur ses fonctions, réfléchi sur ses propres objectifs, préparé quelques questions mais ces éléments doivent servir de base à un dialogue constructif et non être les enjeux d une négociation de «marchands de tapis» où chacun cherche à l emporter. 1.4 La préparation personnelle du responsable Attention! : La discussion devra porter sur les actes du salarié, sur CE QU IL FAIT et non pas sur ce qu il est : il faudra vous appuyer sur des exemples précis, des faits concrets; Autrement dit, il vous faudra une collecte ou une remise en mémoire d informations dont certaines peuvent remonter à plusieurs mois. La clarification de vos propres objectifs concernant le salarié est primordiale ; notez-en 2 ou 3 au cours de votre préparation. Ainsi vous pourrez écouter les analyses et les propositions de votre collaborateur sans risque de les oublier. 3

5 2. Les conditions de réussite de l entretien 2.1 Favoriser le dialogue par une attitude ouverte : Soyez calme, asseyez-vous bien en face de votre interlocuteur et vérifiez que votre position est confortable pour vous et ouverte envers lui. Prenez votre temps, ne bousculez pas le dialogue. 2.2 S exprimer avec des mots positifs : Vous créerez un meilleur climat relationnel si vous bannissez les mots ou expressions négatives : «Nous allons faire ensemble le bilan de cette année» ou «nous allons étudier ensemble vos propositions pour l année prochaine» plutôt que «on va voir vos problèmes» 2.3 Valoriser son interlocuteur : Il ne s agit pas «de lui passer de la pommade» mais si vous disposez d un fait concret que vous avez personnellement remarqué, profitez-en pour l évoquer au cours de l entretien, on ne perd jamais une bonne occasion de reconnaître l autre et de le motiver. 2.4 Présenter les objectifs de l entretien et proposer un plan : Si certains collaborateurs sont méfiants, c est qu ils ne savent pas à quoi s attendre. La réponse la plus adaptée consiste donc d abord à leur proposer une «règle du jeu» claire à travers laquelle ils pourront constater que le responsable ne les attend pas «au coin du bois» ; Voici, par exemple, une façon simple de commencer (il y en a d autres) : «Au cours de cet entretien, nous allons faire ensemble un bilan de votre année dans l exercice de votre métier, puis nous étudierons ensemble les perspectives et vos projets 2010 dans un but d évolution personnelle et/ou professionnelle». Ce début d entretien a l avantage de présenter le dialogue à venir comme un travail commun plutôt qu une évaluation unilatérale du responsable ou une négociation au cours de laquelle ce que l un gagne est automatiquement perdu par l autre. 4

6 2.5 Obtenir l adhésion du collaborateur Une simple phrase du type : «Qu en pensez-vous?» ou «voyez-vous autre chose?» vous permettra : - d obtenir son accord sur le plan de l entretien si la conversation s égare ; - de lui permettre de prendre la parole pour évoquer les points qui lui tiennent à cœur : «J aimerais aussi qu on puisse discuter d une partie de mon travail qui ne me plaît pas beaucoup» ou «de ma place dans l équipe» etc - de repérer d entrée certaines objections telles que : «je ne vois pas très bien à quoi sert ce type d entretien puisqu on se voit tous les jours» ou «je doute que vous soyez très objectif, vu nos relations depuis un moment» 2.6 Enchaîner sur une question ouverte Pourquoi? - Vous êtes son responsable et le collaborateur peut s attendre à ce que vous exprimiez un avis puisque c est vous qui avez initié l entretien ; il peut avoir une attitude passive ou agressive. - Vous venez de parler pendant environ 30 secondes : le pli est pris et il peut tout simplement attendre la suite. A la fin de la présentation de l entretien, apparaît souvent un léger silence, presque toujours rompu par le responsable qui, s il n a pas prévu de questions ouvertes, risque de se lancer dans un monologue qui compromettra les chances d un échange égalitaire. Voici quelques exemples de questions ouvertes : Peu impliquantes (pour démarrer facilement l entretien) 5

7 - Quel bilan tirez-vous de cette année? - En quoi votre travail a-t-il changé cette année? Plus personnelles afin de faciliter l implication de l interlocuteur - Quelles satisfactions avez-vous ressenties? - Quelles ont été vos difficultés? - Quels sont les aspects de votre fonction qui vous plaisent le plus? ceux que vous appréciez le moins? 6

8 4. Les techniques d écoute active en entretien 4.1 Les questions que vous pouvez poser 1 phase : Approfondissement de votre connaissance du collaborateur, analyse de sa mission et de ses responsabilités de l année. QUE FAIT- IL? Questions possibles : - (Pour un nouveau) Comment avez-vous été accueilli et comment vous sentezvous dans la structure? - Quels ont été pour vous, les actions, les missions, les événements, les faits significatifs de cette année? - Quelles difficultés avez-vous rencontrées pour remplir votre mission? - Quels été vos objectifs prioritaires cette année? Cette 1 phase de l entretien peut permettre d obtenir des éléments d information sur des facteurs extérieurs du collaborateur qui peut également faire part des moyens qui lui ont manqué dans l accomplissement de sa mission. 7

9 2 phase : Résultats obtenus, réussites, difficultés COMMENT LE FAIT-IL? QUELS SONT SES RESULTATS? COMMENT LES OBTIENT- IL? - Quel bilan faites-vous de votre travail pour cette année? - Globalement que pensez-vous de la manière dont vous avez accompli votre mission? - Quelles améliorations avez-vous apportées? Lesquelles restent à réaliser? - Quelles sont vos réussites et vos déceptions? - Quelles appréciations portez-vous sur vous-même et sur votre façon de travailler? - De quoi êtes-vous légitimement fier ou satisfait (ou déçu ou mécontent) dans votre action? 8

10 3 phase : Souhaits et aspirations du collaborateur : évolution du poste, formation - Cette fonction fait-elle appel à toutes vos compétences? En avez-vous d autres? - Avez-vous des projets d évolution de votre poste? - Qu est ce qui augmente (ou diminue) votre degré de motivation? - Quelle est l évolution prévisible de votre fonction et comment vous y préparezvous? - Telle donnée nouvelle est apparue (ou va apparaître) dans votre domaine : comment (pensez-vous vous y adapter) vous y êtes-vous adapté? - Quels sont vos besoins en formation? - Qu est ce qui pourrait vous rendre encore plus efficace? - Quelles sont vos propositions pour améliorer la qualité de votre travail? - Comment pouvons nous vous y aider? 9

11 Schéma récapitulatif de l entretien d évaluation 1. Accueillir l intéressé et le mettre à l aise 2. Lui préciser le but de l entretien : faire le point sur son travail et chercher des améliorations 3. Lui proposer de dire ce qu il pense : - de son travail et de ses performances - des difficultés qu il rencontre - des points sur lesquels il a besoin d aide (reformuler pour l aider à approfondir) 4. L amener à préciser certains points - quelles causes il attribue à certaines difficultés - comment il les aborde déjà - quelles solutions il envisage (questionner en se centrant sur le problème) 5. Conclure en : - reformulant le positif et le négatif - lui proposant votre aide sur tel ou tel point - prenant note de ses suggestions et des objectifs sur lesquels vous vous êtes mis d accord - réaffirmant votre disponibilité en cas de besoin 10

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