LSC et les prélèvements SEPA

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1 LSC et les prélèvements SEPA La version de LSC intègre le norme SEPA (Single Euro Payment Area ou Espace Unique de Paiements en Euro). A partir de cette version, il est possible de gérer les prélèvements SEPA. Le prélèvement SEPA Contrairement au virement, le prélèvement SEPA est beaucoup plus qu'une simple modification de format. C'est d'abord une obligation faite au créditeur d'apporter, en cas de contestation, toute preuve vis-à-vis d'un débiteur. Cette obligation tient principalement dans la mise en place d'un mandat de prélèvement, mais également par l'historisation de tous les événements liés à ce mandat, et en particulier, les rejets de prélèvement. La Solution Crypto s'appuie sur une platerforme externe, intitulée "plateforme SEPA" pour la gestion des mandats, la constitution des fichiers de prélèvements, intitulés SDD (SEPA Direct Debit) et correspondant aux messages pain de la norme ISO et l'historisation des évènements liés au mandat, en particulier, les rejets de prélèvements. Ce système nécessite donc une connexion internet. Le créancier, émetteur de prélèvements, est identifié par un code unique délivré par la Banque de France, intitulé ICS (Identifiant Créancier SEPA). Un mandat de prélèvement est identifié par un numéro unique, intitulé RUM (Référence Unique de Mandat) Les comptes à débiter ne sont plus identifiés par un RIB, mais par un couple BIC (Business Identifier Code) + IBAN (International Bank Account Number) Les actuelles autorisations de prélèvement restent valides et doivent être obligatoirement migrées en mandat de prélèvement. En clair, une RUM doit être attribuée à chaque autorisation de prélèvement. Il existe également une obligation d'informer le débiteur.

2 Comment générer des prélèvements SEPA? Etape n 1 : convertir les RIB en BIC + IBAN A partir de l'afficheur (F5), Préférences et Administration Puis, Administration, Comptabilité, Conversion RIB -> IBAN Le traitement peut s'effectuer par modules :

3 puis, sur sélection de comptes : En choisissant "Tout Traiter" ou "Traiter la sélection", la conversion de chaque compte se réalise. Pour faire cette conversion, nous interrogeons une base de données de la Banque de France permettant la transformation d'un RIB en couple BIC + IBAN. A l'issue du traitement, les comptes non traités apparaissent en erreur. Il convient alors d'intervenir manuellement pour vérifier les comptes concernés. Les erreurs proviennent principalement de RIB trop anciens. Etape n 2 : définir le type de format dans les paramètres A partir de l'afficheur (F5), Préférences et Administration Puis, Admministration, Comptabilité, Configuration Comptabilité Vous pouvez choisir le mode "SEPA" pour "Prélèvement" Etape n 3 : identifier les créanciers Le créancier est défini au niveau de la fiche ENTITE. Il convient donc de renseigner, sur chaque entité, les informations nécessaires à l'exécution des prélèvements : l'ics le BIC et l'iban du compte à créditer

4 Ces données sont présentes sur l'onglet "Données de base" de la fiche entité : Etape n 4 : générer un fichier de test A partir de l'afficheur (F5), Préférences et Administration Puis, Administration, Comptabilité, Tester un fichier de prélèvement Cette option permet de valider les données concernant le créancier, ainsi que le formalisme du fichier. Il peut être transmis à votre banque pour test. Il n'a aucune incidence comptable. Après l'exécution, un évènement est créé, avec, en pièce jointe, le fichier généré.

5 Etape n 5 : migrer les autorisations de prélèvements A partir de l'afficheur (F5), Préférences et Administration Puis, Administration, Comptabilité, Migration des autorisations de prélèvement Le traitement peut s'effectuer par modules : puis, sur sélection de comptes :

6 Sont présentés, les comptes ayant pour mode de réglement et dont le numéro de compte commence par le préfixe locataire (Gérance), copropriétaire (Syndic) ou client (Comptabilité) En choisissant "Tout Traiter" ou "Traiter la sélection", un mandat de prélèvement sera créé pour chacun des comptes sélectionnés. Les mandats auront comme date de signature, celle indiquée sur l'écran. Pour le module Gérance, lorsque des indivisaires sont définis sur un compte locataire, le mandat n'est pas créé sur le compte du locataire mais un mandat est créé sur chacun des indivisaires. Etape n 6 : informer les débiteurs Une variable vrum permet d'intègrer le numéro de mandat dans les courriers à destination des locataires, des copropriétaires ou des clients. A utiliser à partir du module courrier. Etape n 7 : générer les prélèvements via le module de paiement Le fonctionnement du module reste similaire à celui des versions antérieures

7 Après le choix des comptes à débiter, la génération des ordres de prélèvement est possible : Le bouton "Préférences..." permet de sélectionner le répertoire de destination des fichiers générés : Par défaut, les fichiers sont générés dans un répertoire "SEPA", situé dans le répertoire "Crypto.lsc" : Reste à transmettre les fichiers à la banque. Une différence par rapport au comportement antérieur, c'est l'attribution, à chaque écriture comptable générée d'une zone "Communication". Cette zone est destinée à recevoir une identification EndToEnd(EndToEndId), c'està-dire une référence définie par l'émetteur et qui sera propagée, sans être altérée, dans tout le cycle de traitement du prélèvement.

8 Comment saisir un rejet de prélèvements SEPA? Le rejet de prélèvement doit être saisi en mentionnant la référence de l'opération : Après validation, un nouvel écran est proposé. Cet écran permet de renseigner la motif du rejet et le montant des frais attachés. Toutes ces informations doivent être renseignées et transmises à la plateforme SEPA pour historisation sur le mandat concerné. Dans une prochaine version, nous intégrerons une gestion automatique des rejets de prélèvements par

9 l'intégration du fichier de retour (camt ). Comment créer un mandat SEPA? L'accès au mandat de prélèvement se fait, soit par la fiche "Compte", soit par la fiche "Compte indivision". Dés lors qu'un compte a pour mode de réglement "Prel@", un bouton "Mandat de prélèvement" est visible : L'accès au mandat est protégé par un mot de passe optionnel :

10 Il existe plusieurs méthodes pour créer un mandat : le mandat vierge : dans ce cas, la RUM sera attribuée ultérieurement et devra être reprise manuellement sur le mandat signé. L'action "Nouveau mandat" permettra alors la création du mandat et l'attribution de la RUM le mandat pré-rempli avec RUM : dans ce cas, la RUM est attribuée dès l'impression du mandat. Lorsque le mandat sera retourné signé par le débiteur, il faudra alors utiliser l'option "Réception d'un mandat signé" la reprise d'un mandat existant : permet de transférer un mandat en lui attribuant une nouvelle RUM

11 Comment vérifier les informations présentes sur la plateforme SEPA? A partir de l'afficheur (F5), Préférences et Administration Puis, Administration, Comptabilité, Comparer avec la plateforme SEPA Cet utilitaire permet de vérifier que les données sont bien synchronisées entre LSC et la plateforme. En cas de discordance, un rapport d'erreur peut être imprimé.