Avis de convocation à l Assemblée Générale Annuelle

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1 Sydney le 26 Octobre 2016 Avis de convocation à l Assemblée Générale Annuelle Le Comité de gestion invite tous les membres du Lycée Condorcet The International French School of Sydney Limited (ACN ) à L ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE Qui se tiendra : Date: Jeudi 17 novembre 2016 Heure: 18h 20h30 Endroit: Théâtre de l Ecole 758 Anzac Parade, Maroubra NSW 2035 Sébastien VALLERIE Président, Comité de gestion Selon la réglementation du NSW toute la documentation officielle doit être produite en anglais et l assemblée générale se déroulera en anglais. Néanmoins, une assistance de traduction sera proposée en cas de besoin. Le Lycée Condorcet est une société à responsabilité limitée. Tout parent d élève est membre de la société, si les frais sont acquittés. Chaque membre de la société est invité à participer et à voter à l assemblée générale soit en personne, soit par procuration. Il est dans l intérêt du lycée et de chacun des membres, qu autant de parents que possible participent aux activités de la société. Veuillez lire attentivement la documentation qui accompagne le formulaire pour la nomination aux élections du Comité de gestion. Si vous nommez quelqu un pour vous représenter, votre représentant doit remettre la procuration à la réception au plus tard à 16h le mardi 15 novembre 2016 (remise en personne ou document pdf par envoi électronique à agm@condorcet.com.au ) pour que votre procuration soit enregistrée. Inclus: l instrument de procuration, le formulaire pour nomination aux élections du Comité de gestion qui doit être reçu à la réception avant 16h le jeudi 3 novembre 2016 (remise en personne ou envoi électronique à l adresse agm@condorcet.com.au) et la documentation afférente, les Minutes de l Assemblée Générale Ordre du jour Sous la présidence de Sébastien VALLERIE 1) Bienvenue 2) Adoption de l ordre du jour 3) Début de l élection des membres du Comité de Gestion 4) Adoption des minutes de la dernière Assemblée Générale 5) Rapport du Président 6) Rapport du Chef d Etablissement 7) Rapport du Comité Immobilier 8) Rapport du Trésorier, approbation des comptes audités 9) Varia 10) Fin du vote et Clôture

2 26 October 2016 Notice of Annual General Meeting The School Board is inviting all members of Lycee Condorcet The International French School of Sydney Limited (ACN ) to the ANNUAL GENERAL MEETING to be held: Date: Thursday, 17 November 2016 Date: 6.00 pm pm Venue : School Hall 758 Anzac Parade, Maroubra NSW 2035 Sébastien VALLERIE President, School Board Due to NSW regulations, all official documents must be presented in English, and the AGM will be conducted in English. The school is a company limited by guarantee. Each parent or guardian of a student is a member of the company, if the student s fees are up to date. Each member of the company is invited to attend and vote at the general meeting either in person or by proxy. It is in the interest of the school and of each member that as many members as possible participate in the activities of the company. Please carefully read all the documents that will be attached with the Nomination Form. If you cannot attend the meeting and wish to appoint a proxy, then your proxy must hand in the instrument of proxy to the school reception at the latest by 4.00 pm on Tuesday 15 November 2016 (either by hand or pdf document ed to: agm@condorcet.com.au) for your proxy to be registered. Attached: the Instrument of Proxy, the form for nomination to the School Board that must be received at the reception at latest by 4.00 pm on Thursday 3 November 2016 (either remitted by hand or sent electronically to: agm@condorcet.com.au) and accompanying documents, the Minutes of the 2015 AGM. Agenda of Meeting Chaired by Sébastien VALLERIE 1) Welcome 2) Adoption of the Agenda 3) Start of the ongoing election of the School Board 4) Adoption of the minutes of the last Annual General Meeting 5) President s Report 6) Principal s Report 7) Building Committee s Report 8) Treasurer s Report, Approval of accounts ) Varia 10) End of vote and Close

3 Lycee Condorcet - The International French School of Sydney Ltd Instrument de procuration pour l Assemblée Générale annuelle 17 novembre 2016 Je soussigné(e), (nom) Domicilié à (adresse) Suis membre du Lycée Condorcet - The International French School of Sydney (ACN ). Je nomme: (Nom du mandataire) Domicilié à (adresse) comme mandataire autorisé à voter en mon nom à l assemblée générale annuelle du Lycée Condorcet-The International French School of Sydney Ltd, qui aura lieu le 17 novembre (Veuillez noter que ce document, qui permet de voter par procuration, doit être remis au bureau d accueil de l école au plus tard le mardi 15 novembre 2016 à 16h afin d être pris en considération). Signature Date Membre Je soussigné(e) (nom du mandataire) (adresse) Accepte de voter à la place de (nom du membre) Signature Date Remarques: Mandataire 1- Chaque parent ou tuteur/tutrice d un élève est membre de la société, à la condition que les frais de scolarité de cet étudiant soient à jour. 2- Un membre qui se trouve dans l impossibilité d assister à l assemblée générale peut demander à une autre personne également membre de la société d assister et de voter à sa place. Il s agit d un vote par procuration. Vous pouvez nommer la personne de votre choix en tant que mandataire, y compris votre époux/épouse.

4 3- La personne mandataire doit remettre ce formulaire instrument de procuration, au bureau d accueil de l école au plus tard le mardi 15 novembre 2016 à 16h (remise en personne ou document pdf par envoi électronique à: agm@condorcet.com.au. Veuillez noter que ce formulaire ne peut pas contenir de corrections. Si vous faites une erreur, veuillez remplir un autre formulaire. 4- Un membre peut voter uniquement par procuration si cet instrument de procuration est rempli correctement. Des formulaires sont disponibles à l accueil de l école. Une photocopie de ce document est acceptée. 5- Une personne peut être mandataire pour un maximum de trois (3) personnes. A noter: Des photocopies sont disponibles au bureau d accueil de l école.

5 Lycee Condorcet The International French School of Sydney Ltd Instrument of Proxy for Annual General Meeting 17 November 2016 I, (name) Of (address) Am a member of Lycee Condorcet The International French School of Sydney (ACN ). I appoint: (Name of Proxy) Of (address) as my proxy to vote on my behalf at the General Meeting of the Lycee Condorcet The International French School of Sydney Ltd, to be held on 17 November (Please note that this proxy must be returned to the school reception at latest by 4 pm on Tuesday 15 November 2016 for it to be registered). Signed Date Member I, (name of proxy) Of (address) Agree to vote on behalf of (name of member) Signed Date Proxy Notes: 1- Each legal guardian of a student is a member of the company, if the fees of each student of that legal guardian are up to date. 2- A member who does not attend the meeting may ask another member to attend and vote on that member s behalf, this is called attending by proxy. You may appoint anyone to act as your proxy, including your spouse.

6 3- The person acting as a member s proxy must give this form, called an instrument of proxy, to the school reception at latest by 4 pm Tuesday 15 November 2016 (in person or pdf document ed to: agm@condorcet.com.au). Please note that this form must not be crossed or corrective liquid used. If you make a mistake, please fill in another form. 4- A member can only vote by proxy if this instrument of proxy is completed correctly. Extra copies of this form are available at the School reception. A photocopy of this instrument is acceptable. 5- A person may act as proxy for up to three (3) members. Note: More copies are available from the Reception.

7 PROPOSITION DE CANDIDATURE AU COMITÉ DE GESTION DU LYCÉE CONDORCET - THE INTERNATIONAL FRENCH SCHOOL OF SYDNEY LTD Je soussigné (nom et prénom) (adresse) Membre du lycée Condorcet-The International French School of Sydney Ltd (ACN ) accepte ma nomination en tant que candidat pour les élections du Comité de Gestion qui se tiendra le 17 Novembre Signature Date: Candidat Candidature Proposée par (nom et prénom) (adresse) Signature Date Personne proposant la candidature Soutenue par (nom et prénom) (adresse) Signature Date Personne appuyant la candidature Notes: A) L élection aura lieu pendant l Assemblée Générale Annuelle qui aura lieu le 17 novembre 2016 à 18h dans le Hall/Théâtre de l école, 758 Anzac parade, Maroubra NSW B) Une proposition de candidature est valable uniquement : - si elle est reçue à l administration avant 16h le 3 novembre 2016 (remise en personne ou envoi électronique à l adresse agm@condorcet.com.au) et - et si elle est correctement complétée en utilisant ce formulaire ou une copie de ce formulaire. - et si elle est accompagnée d un Working With Children Check C) Chaque candidat, chaque personne proposant un candidat et chaque personne appuyant une candidature, doit être membre du Lycée Condorcet The International French School of Sydney Ltd. Chaque représentant légal d un élève est membre de la société, si les frais de scolarité de chaque enfant (élève) de ce représentant légal sont à jour.

8 D) Il n est pas possible d être candidat au Comité de Gestion si l on est par ailleurs déjà membre d une autre instance élue de l école (Conseil d établissement ou Conseil d école notamment). E) Chaque personne éligible qui pense pouvoir contribuer de manière positive au Comité de Gestion est encouragée à se présenter. F) La liste des candidats sera affichée dans l'établissement après la date de clôture du 3 novembre 2016 pour consultation par les électeurs. G) Un candidat doit inclure une courte description de ses qualifications, expérience professionnelle, lettre de motivation expliquant la raison pour laquelle elle se présente et comment il/elle est susceptible de contribuer en tant que membre du Comité de Gestion. Veuillez compléter le profil de candidature ci-dessous. Toute information communiquée sera disponible dans l'établissement à partir du lundi 7 novembre Profil du candidat à compléter. Veuillez décrire les grandes lignes de vos qualifications, expérience professionnelle et la manière dont vous pouvez contribuer (environ 250 mots)

9 NOMINATION FOR ELECTION ON THE SCHOOL BOARD OF LYCEE CONDORCET THE INTERNATIONAL FRENCH SCHOOL OF SYDNEY LTD I (Name) Of (Address) Being a member of Lycee Condorcet The International French School of Sydney Limited (ACN ) accept nomination as a candidate for the November 17, 2016 election to the School Board. Signed Date Candidate Proposed By (Name) Of (Address) Signed Date Sponsor Seconded By (Name) Of (Address) Signed Date Seconder Notes: A) The election will take place at the Annual General Meeting held on 17 November 2016 at 6.00 pm in the School Hall, 758 Anzac Parade, Maroubra NSW B) A nomination is valid only if: - It is received at the school reception at latest by 4.00 pm on 3 November 2016 (either remitted by hand or sent electronically to: agm@condorcet.com.au and - And it is correctly completed using this form or a copy of this form. - And a valid Working with Children Check is attached C) Each candidate, proposer and seconder must be a member of the Lycee Condorcet The International French School of Sydney Ltd. Each legal guardian of a student is a member of the company, if the fees of each student child of that legal guardian are up to date D) A member of the Lycee Condorcet The International French School of Sydney Ltd cannot be a candidate to the School Board if they are already members of other elected bodies within the school (Conseil d Établissement or Conseil d École in particular).

10 E) Each eligible person who believes that he or she can contribute in a positive way to the School Board is encouraged to seek nomination. F) The list of candidates will be displayed at the school after the closing date of 3 November 2016, for voters to inspect. G) A candidate must enclose brief details of their qualifications, work experience, a note of motivation, which states why that person seeks election and how he/she may contribute as a Board Committee member. Please complete the candidate s profile section below. Any information provided will be available at the school as of Monday 7 November Candidate s profile to be completed. Provide an outline of qualifications, work experience and expertise and how you may contribute (about 250 words)

11 Proposition de candidature pour l élection au Comité de Gestion du Lycée Condorcet The International French School of Sydney Ltd Votre candidature doit être accompagnée d un profil de candidature de 250 mots environ qui décrit vos compétences, votre expérience et la contribution que vous aimeriez faire dans la gestion de l école. Ce profil sera remis à tous les membres de la compagnie avant les élections qui auront lieu le 17 novembre ***Avant de poser votre candidature, nous vous prions de lire les points d information ci-dessous qui décrivent brièvement les devoirs et responsabilités d un membre du Comité de Gestion. Responsabilités Les membres du Comité de Gestion: Ont des responsabilités juridiques sous la loi Australia Company Law due diligence. Sont responsables (personnellement et financièrement) pour l école et son fonctionnement et doivent agir dans les meilleurs intérêts de l établissement. Ne peuvent se présenter comme représentant d un groupe qui possède des intérêts particuliers. Doivent assurer la viabilité financière de l établissement ainsi que le respect des lois locales. Doivent être élus à l Assemblée Générale. La charge de travail peut être conséquente. Doivent être engagés dans la philosophie de l éducation, la mission et les valeurs de l établissement. Etre disposé à effectuer un mandat de deux ans tel que décrit à l art.28 de la constitution en date du 28 Février NB : Il est préférable que les membres du Comité de Gestion aient de l expérience et des compétences spécialisées Afin de devenir membre du Comité de Gestion il faut aussi: Passer le contrôle («Working with Children check») pour pouvoir travailler avec les enfants. La vérification de votre casier judiciaire. Ne pas être en situation de faillite ou faire l objet d autres procédures juridiques. Ne pas être membre élu ou potentiellement élu d un autre organe de l école. Le Président du Comité de Gestion doit être bilingue anglais/français. Signer un code d éthique. Signer un accord de confidentialité. Signer une déclaration de personne responsable

12 Nomination for election to the School Board of Lycee Condorcet The International French School of Sydney Ltd Your nomination must be accompanied by a candidate profile of 250 words outlining the skills, experience and contribution that you would make to the management of the school. This profile will be circulated to all members of the company prior to elections being held on 17 November ***Before nominating please read carefully the following summary information which briefly outlines the duties and responsibilities of a Board member. Responsibilities - Board Members: Have legal duties under Australian Company Law due diligence. Are ultimately responsible (personally and financially) for the whole of the school and its operations and must act in the best interests of the whole school. Cannot hold themselves out to be representative of any special interest group Ensure financial viability and ensure the school meets local laws. Are elected at the AGM voluntary position, which may involve considerable work. Be committed to the education philosophy, mission and values of the School Be committed to a 2-year serving mandate as detailed in art. 28 of the constitution adopted Feb 28, NB: It is desirable that Board members have experience and specialist skills To be a Board Member you must also: Undergo a Working with Children Check. Criminal record check. Must not be bankrupt or subject to any other relevant legal proceedings. Must not hold an elected or electable position in another school body. The President of the School Board must be bilingual French/English. Sign a code of ethics. Enter a confidentiality agreement to cover privacy matters. Sign a Responsible Person declaration