CONVENTION ASSURANCE QUALITÉ (QAA) FONCTION NÉGOCIANT

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1 1. Préambule 1.1 Généralités La présente convention d assurance qualité (QAA) définit les exigences posées aux fournisseurs REHAU en matière d assurance qualité. La QAA REHAU constitue des règles destinées à assurer la qualité des produits achetés. Avec pour objectif le principe du zéro défaut dans la chaîne d approvisionnement, on définit des interfaces fondamentales, des données et des tâches qui en résultent ainsi que la prise en compte des normes, lois et exigences des clients finaux de REHAU. Il est possible de procéder à des modifications ou compléments de la QAA REHAU, au cas par cas, suite à accord entre REHAU et le fournisseur (p. ex. dans les Conditions Techniques de Livraison Achats CTL). 1.2 Interface négociant Le fournisseur agissant comme négociant a obligation de déléguer à ses sous-traitants (entre autres fabricants, prestataires, transporteurs) dans la forme appropriée, les exigences relatives à l assurance qualité définies par la présente et de s assurer de leur respect de manière probante. Des dispositions contractuelles sont à prévoir avec le sous-traitant sous la responsabilité du fournisseur. Ceci implique la présentation de la liste de fournisseurs à REHAU, la transmission des exigences spécifiques aux clients (REHAU et clients finaux), la traçabilité ininterrompue de données et de documents ainsi que d autres stipulations nécessaires selon l appréciation du fournisseur. Tout changement de sous-traitant envisagé par le fournisseur doit être indiqué à temps à REHAU afin de convenir des procédés d échantillonnage et d autorisation nécessaires. 2. Système de management qualité 2.1 Exigences générales Les exigences de la norme ISO 9001 dans sa dernière version sont partie intégrante du présent contrat. Le fournisseur s engage à gérer un système de management qualité conforme à l ISO 9001 dans sa dernière version. En cas de fusions, d acquisitions et de rattachements et de mesures similaires avec un effet possible sur la structure de l entreprise ou ses usines, le fournisseur réalise une vérification du système de management qualité et informe immédiatement REHAU des faits et résultats de la vérification. 2.2 Exigences renforcées Si des produits / prestations de service sont intégrés dans des domaines impliquant des exigences renforcées (par ex. risque élevé de dommages consécutifs), REHAU le signale de manière appropriée (par ex. conditions de livraison techniques achat CTL). 2.3 Domaine automobile Si des produits / prestations de service sont intégrés dans le domaine automobile, un système de management qualité certifié selon ISO 9001 dernière version est nécessaire dans la chaîne d approvisionnement. L ISO / TS dans sa dernière version présente des exigences supplémentaires qui doivent être respectées. Le fournisseur informera immédiatement REHAU en cas d abandon ou de perte d une certification ISO 9001 dans la chaine des fournisseurs. D autres exigences automobiles sont présentées ci-après dans le cadre de cette convention Assurance Qualité. 3. Audit / contrôle du système de management qualité Le fournisseur permet à REHAU de réaliser des actions d audit. REHAU se réserve la possibilité de réaliser des actions d audit même lorsqu elle dispose des attestations de tierce partie. Le fournisseur prépare tous les documents / données nécessaires à cet effet et autorise l accès aux secteurs intéressant REHAU. 6835FR Page 1 de 5

2 Les actions d audits et les évaluations s effectuent de préférence sur la base des instructions du VDA (ex. audit processus VDA 6.3) et de l ISO / TS Un accord est pris si nécessaire avec le fournisseur pour définir des mesures d améliorations en précisant les responsabilités et les délais impartis. Un audit consécutif permet le cas échéant de surveiller l efficacité des actions correctives qui ont été menées.. 4. Evaluation des fournisseurs / convention d objectifs Le fournisseur a obligation de produire une prestation parfaite (objectif zéro défaut). En l absence d un accord sur des objectifs spécifiques (ex : conditions techniques de livraison achats, convention cadre, conventions dans le management de démarrage), la valeur objectif de zéro ppm est réputée convenue. Un accord spécifique intervenu sur des valeurs ppm n implique pas un niveau de qualité accepté par REHAU. Un accord sur des objectifs et des actions qualité ne limite pas la responsabilité du fournisseur au regard des revendications de garantie ou de dommages intérêts pour des livraisons défectueuses. Les livraisons / prestations défectueuses sont refusées par REHAU et sont à la charge du fournisseur. La performance de livraison en permanence est partie intégrante de l évaluation des fournisseurs par REHAU. Dans l attribution et le renouvellement de ses commandes, REHAU privilégie les fournisseurs qui ont été évalués comme performants dans le cadre de l évaluation des fournisseurs REHAU. En cas d objectifs qualité (par ex. cibles ppm) convenus entre REHAU et le fournisseur, un mécanisme d escalade est déclenché si les objectifs ne sont pas atteints. Le fournisseur s engage à présenter à REHAU un plan d action comportant des mesures correctives destinées à stabiliser la performance de livraison et à améliorer durablement la prestation ainsi qu à convenir d autres étapes avec REHAU. 5. Durabilité, environnement et sécurité Le fournisseur garantit que toutes les prescriptions légales afférentes à la protection du travail et de l environnement sont respectées en matière de fabrication et de manipulation des produits / prestations commandées. Ceci concerne les matières, installations, appareils et postes de travail nécessaires, ainsi que l organisation des stocks et les prestations de transport. La garantie d une utilisation responsable des ressources naturelles est à apporter. Les mesures favorisant la santé au travail doivent être soutenues. 6. Ordonnance sur les automobiles usagées / IMDS Pour les produits pour le secteur automobile, qui sont destinés à des membres de l Union Européenne, le fournisseur confirme respecter la directive 2000/53/CE (ordonnance UE sur les automobiles usagés) et les directives UE afférentes, en particulier 67/548/CEE, 2002/525CE ainsi que R76/769CEE et 2003/11/CE. Toutes les données relatives à la composition des produits livrés doivent être enregistrées dans l IMDS ( sous REHAU AG + Co, identification 210. L objectif étant une inscription à l IMDS acceptée par REHAU, au plus tard 4 semaines avant le délai d échantillonnage convenu. Le fournisseur aura à respecter d éventuelles prescriptions nationales s appliquant parallèlement aux directives UE et à définir au cas par cas avec REHAU les échanges de données nécessaires. 7. Contrôles de qualité / mesure, analyse et amélioration Le fournisseur assure l intégration nécessaire de sous-traitants afin de garantir les exigences suivantes dans l ensemble de la chaîne d approvisionnement. Le fournisseur peut faire appel, le cas échéant, à REHAU pour le soutenir. 6835FR Page 2 de 5

3 Afin de mettre en œuvre et de respecter les spécifications convenues, le fournisseur s engage à traduire les contrôles qualité nécessaires dans des exigences qualité adaptées et à les garantir par une documentation appropriée et maitrisée (par ex. plan de contrôle, procès verbal de contrôle). Sur demande, le fournisseur doit présenter les plans de contrôle et les procédés statistiques utilisés, tels que les études de capabilité, et le cas échéant les déterminer avec REHAU (cf. entre autres plan d échantillonnage). La production doit être surveillée en continue au travers des différents processus. Si REHAU n a communiqué aucun critère particulier de contrôle statistique de processus ni aucune valeur limite de capabilité concernant la spécification convenue (ex: sur le plan, dans les conditions techniques de livraison achats), la définition et l évaluation des caractéristiques produit / paramètres de processus, qui sont essentiels pour une utilisation conforme du produit, relèvent alors de la responsabilité du fournisseur en accord si nécessaire avec son sous-traitant. La qualité du produit doit pouvoir être certifiée sur demande. Les caractéristiques exigées, les niveaux de preuve nécessaires et le type de mise à disposition (par ex. fourniture des attestations / certificats de contrôle pour chaque lot / livraison) sont fixés par RE- HAU dans les conditions techniques de livraison achats. Le fournisseur assure, sous sa propre responsabilité, l archivage approprié et la traçabilité de la documentation (enregistrements production et qualité). Le délai de conservation fondamental s élève à au moins 5 ans. Pour les produits classés à risque par REHAU (selon CTL), le délai de conservation est porté à 15 ans après la dernière commande par REHAU. 8. Développement / échantillonnage En cas de commandes de développement, le fournisseur utilise, sous sa propre responsabilité, des méthodes éprouvées (entre autres une direction de projet définie, les plannings avec les jalons importants, les mécanismes de surveillance correspondants). Le stade d avancement dans le développement doit être indiqué à REHAU. REHAU se réserve le droit de procéder à une vérification / réception de la prestation de développement également auprès du fournisseur sur place. Le procédé d échantillonnage formel sert à la vérification technique des degrés de maturité et sert de preuve d aptitude des produits achetés / des prestations à réaliser. Il faut présenter les premiers échantillons à REHAU avant le commencement de la livraison en série, sur la base des spécifications de produit et de processus. L échantillonnage s appuie sur les directives VDA 2 ou la procédure PPAP. REHAU communique au fournisseur et détermine avec lui les éventuelles alternatives touchant les procédés d échantillonnage ou encore les modifications par rapport au déroulement des échantillonnages. Les conteneurs / emballages et les identifications correspondants pour une livraison conforme, le traitement et la traçabilité sont proposés par le fournisseur et présentés à REHAU si ce dernier n a rien stipulé de spécifique. Les conventions et acceptations concernant l identification du produit et des unités d emballage ont lieu dans le cadre de la planification des contrôles et du déroulement des échantillonnages. Dans le domaine automobile, le marquage des pièces, produits semi-finis ainsi que leurs emballages doit indiquer le statut de la génération conformément à l historique des pièces REHAU (imp. n 7600 REHAU). Toute livraison antérieure à la validation définitive de l échantillonnage (note 1) doit être accompagnée d un imprimé actualisé de l historique des pièces. REHAU peut au besoin fournir le modèle de format correspondant sur demande. 6835FR Page 3 de 5

4 Le volume des contrôles (caractéristiques, nombre de prélèvements, valeurs limites de capabilité, etc.) est fixée par le fournisseur sous sa propre responsabilité. Dans certains cas (ex: produits à risques), le volume des contrôles peut être spécifié par REHAU (ex: Conditions techniques de livraison - Achats). Les contrôles accompagnant les séries doivent être de nature à prouver à tout moment la conformité des produits aux spécifications. Au besoin REHAU peut être impliqué par le fournisseur pour les conventions avec les sous-traitants. Le fournisseur s engage en outre sur un contrôle de requalification (contrôle dimensionnel et fonctionnel complet sur la base des spécifications afférentes) des produits à livrer qui est à réaliser à intervalles réguliers ou tous les ans si rien n est indiqué dans les CTL. Le fournisseur communique le résultat du contrôle de requalification sur demande de REHAU à l identique d une présentation d échantillonnage initial. Toute forme de modification touchant les composants, le processus et le site de fabrication et qui a une incidence sur la spécification convenue ou sur la qualité du produit, doit faire l objet d une validation par l intermédiaire d un nouvel échantillonnage. La mise en œuvre et le volume des nouveaux échantillonnages doivent être convenus à l avance avec REHAU. Le fournisseur met à disposition sur demande de REHAU, les documents de planification des contrôles en guise de preuves. La livraison de série ne peut intervenir qu à la suite d un accord écrit de REHAU 9. Traçabilité, emballage, manipulation Les identifications des produits et emballages, y compris l étiquetage, sont prescrits dans les spécifications (par ex. plan, conditions techniques de livraison achats). Lorsque le fournisseur estime que des données complémentaires relatives à la traçabilité / la délimitation de lots de fabrication et de livraison éventuellement défectueux sont nécessaires, il procède alors à une clarification avec REHAU. Les modifications prévues par le fournisseur par rapport aux spécifications convenues doivent faire l objet, suffisamment tôt, d un accord et d une convention avec REHAU (cf. aussi échantillonnage). Pour les produits ayant une durée limitée de conservation / stockage, il faudra veiller à ce que le délai nécessaire qui sépare la date de fabrication de la date de livraison à REHAU n excède pas 20 % au maximum de la durée de conservation (valeur indicative). Le service Achats de REHAU s accorde le cas échéant avec le fournisseur au cas par cas. 10. Contrôle d entrée de marchandise chez REHAU La responsabilité d une performance de livraison parfaite incombe au fournisseur. REHAU s attache par conséquent à limiter les coûts liés aux contrôles de réception des marchandises à leur minimum. Sauf accord contraire, les contrôles d entrée de marchandise chez REHAU se définissent comme de simples contrôles d identification et de vérification des quantités ainsi que des dommages apparents de transport et d emballage. Aucune autre obligation de contrôle n incombe à REHAU. Les résultats du contrôle d entrée de marchandise et de la performance de livraison sont intégrés dans l évaluation des fournisseurs REHAU (cf. ci-dessus). 11. Non conformités qualité Lorsque le fournisseur constate des non conformités qualité ou les présume sur une marchandise déjà livrée / une prestation déjà réalisée, il doit immédiatement en informer REHAU et déterminer avec REHAU la suite à donner afin de minimiser les dommages consécutifs possibles FR Page 4 de 5

5 12. Réclamations 12.1 Exigences générales Si la livraison / la prestation fait l objet d une réclamation de la part de REHAU, le fournisseur envoie à REHAU, dans les trois jours ouvrés, une première prise de position par écrit. Sauf accord contraire au cas par cas, le fournisseur met à la disposition de REHAU, au plus tard deux semaines après entrée de la réclamation, un rapport de situation complémentaire / définitif. Le fournisseur évalue l efficacité des actions correctives apportées pour exclure des réclamations à caractère répétitif et délivre une confirmation finale formelle à REHAU. REHAU se réserve le droit de vérifier chez le fournisseur, sur place, l efficacité des actions correctives communiquées Domaine automobile Si la livraison / la prestation fait l objet d une réclamation de la part de REHAU, le fournisseur envoie à REHAU immédiatement, au plus tard dans les 24 heures après la signalisation par REHAU, un première prise de position par écrit. Au plus tard dans les trois jours ouvrés, le fournisseur envoie à REHAU un état d avancement intermédiaire par écrit sous la forme d un rapport 8D. Sauf accord contraire au cas par cas, le fournisseur met à la disposition de REHAU, au plus tard deux semaines après entrée de la réclamation, le rapport 8D complémentaire / définitif. En cas de non respect du délai réservé au fournisseur pour une prise de position écrite, REHAU se réserve le droit de prendre des mesures d urgence (ex: tri ou retour de la marchandise incriminée) même sans l accord express du fournisseur afin de limiter les dommages consécutifs éventuels (ex: arrêt de chaine / arrêt de production chez l OEM ou REHAU). 13. Performance qualité Si la performance de livraison, le niveau de qualité ou des doutes (fondés) concernant les capacités du fournisseur à assurer la qualité nécessitent une charge de travail plus importante par REHAU lors du contrôle d entrée de marchandise, la transformation et la livraison sur le marché, ce surplus de travail peut être facturé au fournisseur, après lui avoir démontré la situation et donné la possibilité de prendre position. Si un client final (OEM) de l industrie automobile retire au fournisseur ou à un de ses sous-traitants un label de qualité ou un statut de fournisseur formel conformément aux règlements de l OEM, le fournisseur doit en informer immédiatement REHAU (par ex. Ford Q1 revoked, Daimler Q-Help 3). 6835FR Page 5 de 5

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