Recueil de délais de conservation

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1 Recueil de délais de conservation

2 ABLE DES MAIÈRES Présentation du recueil Administration Générale... 4 CDCBM Recueil de délais de conservation 2

3 2.0 Gestion des ressources financières Gestion des ressources humaines Communications Index. 13 CDCBM Recueil de délais de conservation 3

4 RECUEIL DE DÉLAIS DE CONSERVAION Présentation du recueil L élaboration de cet ouvrage de référence a été entreprise pour répondre aux besoins exprimés par nos membres qui désiraient connaître les délais de conservation prescrits relatifs aux documents de gestion de leur organisme. Ce recueil se veut donc un outil de travail qui facilitera l administration des dossiers. Le but de cet outil est de simplifier la recherche et le classement des documents en fournissant les indications nécessaires à la sélection du type de conservation approprié. out organisme sans but lucratif, communautaire, de loisirs ou autres peut utiliser le Recueil de délais de conservation pour sa gestion. Ce document se veut facile d utilisation; c est la raison pour laquelle vous pourrez consulter un index alphabétique établi en fonction des mots-clés de titre et de la description de contenu des différents articles. Le Recueil de délai de conservation est avant tout un guide. Le gros bon sens et la logique forment le principe directeur d une saine gestion de la vie des documents d une Association. Vous pouvez élaborer vos propres règles de conservation sauf, bien sûr, pour les documents où la règle est prescrite par la loi. L année financière n est pas prise en compte dans le calcul des périodes de conservation. Le recueil est divisé en quatre grandes catégories à l intérieur desquelles se retrouvent tous les documents inhérents à la gestion d un organisme: 1.0 Administration générale 2.0 Gestion des ressources financières 3.0 Gestion des ressources humaines 4.0 Communications CDCBM Recueil de délais de conservation 4

5 CAÉGORIE: 1.0 ADMINISRAION GÉNÉRALE : Conservation en totalité, en permanence. itre de la série et des dossiers Description/Utilisation Conservation Conservation en archive 1.1 Documents relatifs à la constitution et/ou à l existence légale de l organisme Charte Lettres patentes Règlements généraux Liste des administrateurs Démission des administrateurs Sigle, logo Dissolution de l organisme (projet, étude, analyse, etc.) R (1) 1.2 Historique Documents relatifs à la création, l évolution, la croissance et l orientation de l organisme. 2 ans (2) 1.3 Règlements de régie interne Relatifs à l administration générale, au fonctionnement de l organisme et aux divers aspects de la gestion des ressources matérielles et humaines émises par l organisme. R 1.4 Matières juridiques Avis légaux D (2) (2) Contrats/Contrats de service D* * Durée du contrat 1.5 Délégations des pouvoirs de signature Extraits de procès-verbal (résolutions) R 5 ans E (1) 1.6 Plans d action Annuels et triennaux R (2) (2) CDCBM Recueil de délais de conservation 5

6 CAÉGORIE: 1.0 ADMINISRAION GÉNÉRALE : Conservation en totalité en permanence. itre de la série et des dossiers Description/Utilisation Conservation Conservation en archive 1.7 Statistiques administratives Documents de nature compilative relatifs aux divers aspects de la gestion et de l administration de l organisme. 2 ans (2) (2) 1.8 Assemblée générale annuelle et assemblée extraordinaire Avis de convocation Ordres du jour Procès-verbaux, résolutions (extraits) Documents afférents 2 ans (2) (2) 1.9 Ententes et protocoles Contrats et documents d entente de services, de collaboration entre organismes Réunions du Conseil d administration Avis de convocation Ordres du jour Procès-verbaux, résolutions (extraits) Documents afférents 1.11 Réunions comité de travail Comptes rendus Procès-verbaux Documents afférents 1.12 Rapports annuels Regroupe tous les rapports d activités de l Association, de ses comités ad hoc et de ses groupes de travail. D* (1) (2) * Durée du protocole 2 ans 2 ans E (1) 2 ans (2) (2) 2 ans (2) (2) CDCBM Recueil de délais de conservation 6

7 CAÉGORIE: 1.0 ADMINISRAION GÉNÉRALE : Conservation en totalité en permanence. itre de la série et des dossiers Description/utilisation Conservation Conservation en archive 1.13 Assurances Correspondance, polices, avenants, etc. R 5 ans E 1.14 Correspondance générale Correspondance non classée au sujet 2 ans 1 an S RECRUEMEN 1.15 Adhésion Formulaire d adhésion ou de renouvellement Cartes de membres 1.16 Membership Correspondance avec les membres, ou clients, ou usagers (transmises par l Association) Liste des membres, ou clients, ou usagers Statistiques sur les membres, ou clients, ou usagers Dossiers des membres, ou clients, ou usagers RESSOURCES MOBILIÈRES 1.17 Gestion des ressources mobilières Achat (appel d offres, soumissions retenues, correspondance et copies de facture) Vente (contrat de vente, correspondance, etc.) Location (correspondance, lettres d entente) Inventaire Contrat de services pour entretien de matériel et d équipement 2 ans 2 ans 2 ans R R D 2 ans 1 an* *Après signature du contrat D R D* * Jusqu à aliénation du bien 5 ans E E 2 ans E 5 ans (2) E (2) 6 ans (2) E (2) (2) E CDCBM Recueil de délais de conservation 7

8 CAÉGORIE: 1.0 ADMINISRAION GÉNÉRALE : Conservation en totalité en permanence. itre de la série et des dossiers Description/utilisation Conservation Conservation en archive RESSOURCES IMMOBILIÈRES 1.18 Gestion des ressources immobilières Achat (contrat d achat, correspondance, etc.) Vente Location (correspondance, baux, lettres d entente, etc.) Dossiers de construction, d amélioration ou de transformation (appels d offres, soumissions, contrats, correspondance, rapports de chantier, etc.) Plans et devis de construction 1 an D D D D* * ant que propriétaire, remise au nouveau propriétaire (2) (2) 6 ans (2) E 10 ans (2) S CDCBM Recueil de délais de conservation 8

9 CAÉGORIE: 2.0 GESION DES RESSOURCES FINANCIÈRES : Conservation en totalité en permanence. itre de la série et des dossiers Description/utilisation Conservation Conservation en archive 2.1 Prévisions budgétaires 2 ans 2.2 États financiers Mensuels Annuels 2 ans E 2.3 Plan comptable R 2.4 Impôts et taxes (Gouv. Québec et Canada) Correspondance, rapports et remises 2 ans 6 ans E 2.5 Déclaration de personne morale 2 ans 2.6 CN (Commission des normes du travail) Déclaration de prélèvements 2 ans 5 ans E 2.7 CSS Déclaration des salaires 2 ans 5 ans E 2.8 Vérification externe Rapport des vérificateurs, recommandations et suivi 2 ans 5 ans S* * Conserver les rapports 2.9 Subventions Correspondance, demandes de subvention, etc. D* * Durée de la subvention 2.10 Honoraires professionnels 2 ans 5 ans E 2.11 alons de chèques 2 ans E 2.12 Chèques Émis retournés par institution financière 2 ans 5 ans E CDCBM Recueil de délais de conservation 9

10 CAÉGORIE: 2.0 GESION DES RESSOURCES FINANCIÈRES : Conservation en totalité en permanence. itre de la série et des dossiers Description/utilisation Conservation Conservation en archive 2.13 Comptes de banque Liste des comptes, correspondance, etc. 2 ans 5 ans E 2.14 Bordereaux de dépôt 2 ans 5 ans E 2.15 Relevés de compte, conciliations bancaires 2 ans 5 ans E 2.16 Certificat de dépôt à terme et relevés D* 6 ans E * Durée du contrat 2.17 Contrats de prêts bancaires D* 6 ans E * Durée du contrat 2.18 Comptes à recevoir, à payer Factures, pièces justificatives 2 ans 5 ans E 2.19 Cartes de crédit 2 ans 5 ans E 2.20 Petite caisse Rapport des dépenses 2 ans 5 ans E 2.21 Cotisation Cotisations à une corporation, un regroupement ou fédération Cotisations des membres, ou clients, ou usagers 2 ans 5 ans E 2.22 Frais de déplacement Frais de déplacement, hébergement... 2 ans 5 ans E 2.23 Dons et souscriptions (reçus) 2 ans 5 ans E 2.24 Organismes de bienfaisance enregistrés Déclaration annuelle de renseignements (Revenu Canada) 2 ans 5 ans E CDCBM 10 Recueil de délais de conservation

11 CAÉGORIE: 3.0 GESION DES RESSOURCES HUMAINES : Conservation en totalité en permanence. itre de la série et des dossiers Description/utilisation Conservation Conservation en archive 3.1 Programmes d emploi gouvernementaux R E 3.2 Assurance-emploi R E 3.3 Engagement (curriculum vitae) Documentation générale et correspondance 2 ans 3 ans E 3.4 Cessation d emploi Suite à une démission, un congédiement, décès ou retraite R E 3.5 Formation et perfectionnement Programmes, rapport ou bilan des activités D* 2 ans (2) S Durée de l activité 3.6 Accidents de travail Documents explicatifs R E 3.7 Administration de la paie Fiches des salaires (P4, 4 et relevé 1) 2 ans 5 ans (1) E 3.8 Contrat de travail (employé permanent)/ avantages sociaux Description d emploi, horaire de travail, conditions de travail, congés et vacances R 3.9 Contrat de travail (contractuel) Avantages sociaux D* E * Durée du contrat 3.10 Assurances collectives Contrat, avenants, documents explicatifs, correspondance D* 5 ans E * Durée du contrat 3.11 Stages Programmes de stage et rapport 2 ans 3 ans S* * Conserver rapport et programme de stage CDCBM Recueil de délais de conservation 11

12 CAÉGORIE: 4.0 COMMUNICAIONS : Conservation en totalité en permanence. itre de la série et des dossiers Description/utilisation Conservation Conservation en archive ACIVIÉS PROMOIONNELLES 4.1 Colloques, conférences, congrès et autres événements organisés par l Association Inscription Programme/pochettes d information Liste des participants Ateliers et conférences (liste des conférenciers, textes) Rapport final Actes du congrès 2 ans 5 ans E 3 ans S 4.2 Colloques, conférences, congrès et autres événements non organisés par l Association 4.3 Associations, conseils, sociétés, fédérations et autres regroupements 4.4 Prix de l Association (concours organisé par l Association) Documents d information générale, programme, correspondance, etc. Documents d information générale, statuts, règlements, correspondance, rapports annuels, etc. Correspondance, fonctionnement, discours, diplôme, liste des candidats, dossiers des candidats retenus 2 ans S 2 ans E 2 ans 4.5 Expositions Correspondance, documentation des exposants 2 ans S 4.6 Cérémonies officielles et inaugurations Correspondance, invitations, discours, programmes, etc. 2 ans CDCBM 12 Recueil de délais de conservation

13 CAÉGORIE: 4.0 COMMUNICAIONS : Conservation en totalité en permanence. itre de la série et des dossiers Description/utilisation Conservation Conservation en archive 4.7 Campagnes de financement Formulaires, affiches, rapports, historique D* 2 ans S * Fin de la campagne PUBLICIÉ/MARKEING 4.8 Publicité-Correspondance 2 ans 4.9 Contrats de publicité D* 6 ans E * Durée du contrat 4.10 Documents publicitaires à publier 2 ans E 4.11 Dépliant sur l Association R 4.12 Communiqués 2 ans 4.13 Coupures de presse 2 ans PUBLICAION E DIFFUSION 4.14 Publications de l Association D* * * ant qu utile * Conserver 2 exemplaires 4.15 Dossiers d abonnements Fiches d abonnés, fiches d adresse Factures, commandes, bordereaux d envoi/enregistrement D* D * Durée de l abonnement E 6 ans E CDCBM 13 Recueil de délais de conservation

14 INDEX itre de la série de dossiers Numéro itre de la série de dossiers Numéro -A- Abonnements 4.15 Colloque 4.1, 4.2 Accidents de travail 3.6 Comité de travail 1.11 Adhésion 1.15 Comptes de banque 2.13 Administrateurs (liste, démission) 1.1 Comptes à recevoir, à payer 2.18 Administration de la paie 3.7 Commission des normes du travail (CN) 2.6 Amélioration (d un immeuble) 1.18 Communiqués de l Association 4.12 Appels d offres 1.17, 1.18 Conciliation bancaire 2.15 Assemblée générale annuelle et extraordinaire 1.8 Conférence 4.1, 4.2 Association (informations générales) 4.3 Congédiement 3.4 Assurances 1.13 Congrès 4.1, 4.2 Assurances collectives 3.10 Constitution de l organisme 1.1 Assurance-emploi 3.2 Construction (d un immeuble) 1.18 Avantages sociaux 3.8, 3.9 Contrats (pour entretien de matériel et d équipement) 1.17 Avis de convocation 1.8, 1.10 Contrat d entente de services avec des organismes 1.9 Avis légaux 1.4 Contrat de prêts bancaires 2.17 Contrats de service 1.4 -B- Contrat de travail (employé permanent) 3.8 Contrat de travail (contractuel) 3.9 Baux 1.18 Correspondance générale 1.14 Bordereaux de dépôt 2.14 Cotisation des membres, ou clients, ou usagers Coupures de presse C- CSS (déclaration des salaires) 2.7 Curriculum vitae 3.3 Campagnes de financement 4.7 Carte de crédit D- Cartes de membres 1.15 Cérémonie officielle 4.6 Déclaration de personne morale 2.5 Certificats de dépôt à terme et relevés 2.16 Déductions à la source et rapport 2.4 Cessation d emploi 3.4 Décès (cessation d emploi) 3.4 Charte de l organisme 1.1 Délégations des pouvoirs de signature 1.5 Chèques 2.12 Clients (liste, statistiques, dossiers, cotisation) 1.16 CDCBM 14 Recueil de délais de conservation

15 INDEX itre de la série de dossiers Numéro itre de la série de dossiers Numéro Démission d un administrateur 1.1 Gestion des ressources immobilières 1.18 Démission d un employé 3.4 Gestion des ressources mobilières 1.17 Dépliant de l Association 4.11 Devis de construction H- Dissolution de l organisme 1.1 Dons 2.23 Historique (de l organisme) 1.2 Dossiers des membres, ou clients, ou usagers 1.16 Hébergement 2.22 Honoraires professionnels E- -I- Engagement de personnel 3.3 Ententes de services 1.9 Impôts 2.4 Entretien (contrats) 1.17 Inauguration 4.6 Équipements (prêt et location) 1.17 Inventaire des ressources mobilières 1.17 États financiers (mensuels et annuels) 2.2 Expositions 4.5 -L- -F- Lettres patentes de l organisme 1.1 Liste des administrateurs 1.1 Facturation (abonnements) 4.15 Liste des membres, ou clients, ou usagers 1.16 Factures (clients) 2.18 Logo de l Association 1.1 Factures (des fournisseurs) 2.18 Fédérations (informations générales) 4.3 -M- Financement (campagne) 4.7 Formation, perfectionnement 3.5 Matières juridiques (avis légaux) 1.4 Formulaires d adhésion, renouvellement 1.15 Membership 1.16 Frais de déplacement 2.22 Membres (liste, statistiques, dossiers, cotisation) G- -O- Gestion et administration 1.7 Ordre du jour 1.18, 1.10 Gestion des ressources humaines et matérielles 1.3 Organisme de bienfaisance enregistré (déclaration 2.24 annuelle) CDCBM 15 Recueil de délais de conservation

16 INDEX itre de la série de dossiers Numéro itre de la série de dossiers Numéro -P- Ressources immobilières (achat, vente, location) 1.18 Paie (4, P4, relevé 1) 3.7 Retraite (cessation d emploi) 3.4 Perfectionnement 3.5 Réunions du conseil d administration 1.10 Petite caisse 2.20 Plan comptable 2.3 -S- Plans d action (annuels et triennaux) 1.6 Plans et devis 1.18 Santé et sécurité au travail 2.7, 3.6 Prêt bancaire 2.17 Sigle 1.1 Prêt d équipement 1.17 Signatures (délégations des pouvoirs) 1.5 Prévisions budgétaires 2.1 Soumissions retenues 1.17 Prix de l Association 4.4 Souscriptions 2.23 Procès-verbaux 1.8, 1.10, 1.11 Stage 3.11 Programmes d emplois gouvernementaux 3.1 Statistiques sur les membres, ou clients, ou usagers 1.16 Protocoles 1.9 Statistiques administratives 1.7 Publications de l Association 4.14 Subventions 2.9 Publicité 4.8, 4.9, R- âches (description) 3.8, 3.9 Rapport d activités 1.12 alons de chèques 2.11 Rapport annuel (de l organisme) 1.12 axes 2.4 Reçus de dons , P4 (fiches des salaires) 3.7 Règlements de régie interne 1.3 ransformation (d un immeuble) 1.18 Règlements généraux 1.1 Regroupement (informations générales) 4.3 -U- Relevé Relevés de compte 2.15 Usagers (liste, statistiques, dossiers, cotisation) 1.16 Remises gouvernementales 2.4 Renouvellement d adhésion V- Résolutions du C.A Ressources mobilières (achat, vente, location) 1.17 Vérification externe 2.8 CDCBM 16 Recueil de délais de conservation